Därför är kryssrutor Excels mest underskattade funktion

av

Excel-rutnät har många funktioner, men en av de mest underskattade är checkboxarna. Dessa enkla element kan faktiskt göra stor skillnad när det kommer till hur vi interagerar med och organiserar våra data i Excel. Genom att använda checkboxar effektivt kan du skapa interaktiva dokument som inte bara ser professionella ut utan också är användarvänliga och tidseffektiva. Från att skapa enkäter och formulär till att spåra uppgifter och tillämpa villkorlig formatering – möjligheterna är nästan oändliga. I den här artikeln kommer vi att titta på några enkla exempel på hur du kan använda checkboxar i Excel för att förbättra din produktivitet och organisera din information på ett effektivt sätt.

1 Skapa Interaktiva Enkäter och Formulär

Excel-checkboxar ger en möjlighet att skapa interaktiva enkäter och formulär som efterliknar sina online-motsvarigheter. Detta effektiviserar datainsamlingen och gör det idealiskt för interna undersökningar, enkla frågeformulär eller insamling av feedback.

Checkboxar möjliggör också datavalidering. Du kan till exempel kräva att användare samtycker till att dela sina e-postadresser innan de skriver in dem.

För att göra det, följ stegen nedan:

  • Klicka på textrutan där användaren måste ange sin e-postadress.
  • Välj fliken Data och klicka på Datavalidering i sektionen Dataverktyg på menyfliken.
  • I fliken Inställningar, klicka på rullgardinsmenyn under Tillåt och välj Anpassad.
  • I textrutan under Formel, skriv in ett lika med-tecken följt av cellen som innehåller checkboxen. I vår exempelformel är det =C21.
  • Välj fliken Felmeddelande.
  • I textrutan under Felmeddelande, skriv meddelandet du vill visa om användaren försöker skriva sin e-postadress utan att markera checkboxen.
  • Klicka på OK för att stänga dialogrutan och applicera ändringarna.

    • Om användaren anger sin e-postadress utan att markera checkboxen, kommer de att få ett felmeddelande.

    2 Spåra Uppgifter och Viktiga Punkter

    Du behöver inte ladda ner en separat app för att skapa en att-göra-lista. Du kan använda Excel’s checkboxar för att spåra uppgifter, projekt, inventering eller deltagare. Till exempel kan du skapa en att-göra-lista i en evenemangsplaneringsark med checkboxar för att markera kompletta uppgifter.

    För att ta det ett steg längre kan du använda FILTER-funktionen i Excel för att filtrera vissa uppgifter baserat på om de är markerade. Skapa ett nytt ark kallat ”Uppgifter som väntar” för att filtrera bort uppgifter som inte har slutförts.

    I det nya arket, välj cellen där du vill placera FILTER-formeln. Syntaxen kommer att se ut ungefär som följande:

    =FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

    I vårt exempel ligger både array- och filterområdena på att-göra-arket. Array-området är B4:B9, där uppgiftsbeskrivningarna finns, och filterområdet är F4:F9, där checkboxarna är. Så den faktiska formeln ser ut så här:

    =FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

    Denna formel säger i grunden att vi vill visa uppgifter som inte har markerats som slutförda (lika med FALSE). Citattecknen i slutet talar om för formeln att visa ingenting om inga resultat finns. På så sätt slipper vi ett felmeddelande när cellen är tom.

    Förutsatt att allt är korrekt inställt, borde alla ofullständiga uppgifter visas på ”Uppgifter som väntar” arket. När du markerar en uppgift som slutförd på att-göra-arket, borde den försvinna från ”Uppgifter som väntar” arket.

    Du kan till och med skapa ett annat ark för att spåra slutförda uppgifter. Ersätt bara FALSE i formeln med TRUE, så fungerar det.

    3 Tillämpa Villkorlig Formatering Baserat på Checkboxval

    Checkboxar möjliggör också villkorlig formatering i Excel, vilket gör ditt kalkylblad mer dynamiskt. Till exempel kan du ändra fyllnadsfärgen till grön för att göra slutförda uppgifter mer märkbara.

  • Välj det cellområde som du vill formatera.
  • I Stilar-sektionen på fliken Hem, klicka på Villkorlig formatering > Ny regel.
  • I dialogrutan, välj Använd en formel för att avgöra vilka celler som ska formateras.
  • Klicka in i texten under ”Formatera värden där denna formel är sann”, klicka sedan på den första checkboxen. Detta kommer att ge dig en formel som pekar på den checkboxen.
  • Ta bort det andra dollartecknet från formeln. Den bör se ut som =$F4.
  • Klicka på Format-knappen.
  • Välj fliken Fyllning, välj den färg du vill att den formaterade cellen ska ändras till och klicka på OK.

    • I Excel betyder dollartecken ($)
    absoluta referenser
    . När en formel har både raden och kolumnen som absoluta referenser tillämpas hela formateringsregeln på den första cellen. Det är därför vi tog bort det andra dollartecknet.

    Nu, när du klickar på en checkbox, kommer Excel automatiskt att tillämpa den villkorliga formateringen.

    Checkboxar i Excel kan göra mer än du kanske tror. Medan vi har täckt några grundläggande tillämpningar, kan du utforska ännu mer komplexa användningar genom att kombinera checkboxar med andra Excel-funktioner och funktionaliteter. Experimentera med dem i dina kalkylblad för att låsa upp deras fulla potential!

    Sammanfattning: Checkboxar i Excel är en kraftfull men ofta förbisedd funktion som kan göra dina kalkylblad mer interaktiva och användarvänliga. Genom att implementera dem kan du enkelt skapa enkäter och formulär, spåra uppgifter och tillämpa dynamisk formatering. Genom att använda checkboxar effektivt kan du optimerar ditt arbetsflöde och förbättra datahanteringen. Testa dessa tips och revolutionera hur du arbetar med Excel!