Bästa verktyget för att förändra arbetsflöden för kundsupport

av

Föreställ dig att förvandla ditt enkla Gmail-konto till en teamarbetsyta, instrumentpanel, CRM och helpdesk. Med Dra-appen kan du göra allt det och mer.

Vet du att 1 på 6 shoppare går bort från ett varumärke på grund av dålig kundsupport? Det är hög tid att varumärken letar efter sätt att förändra arbetsflöden för kundsupport.

Det finns dock en flaskhals. Många små och medelstora företag misslyckas med att etablera arbetsintensiva kundsupportprocesser inom sina skåp.

De flesta har inte ens råd med budgetdränerande prenumerationer av olika CRM, samarbets- och hanteringsverktyg. Produkter som G Suite eller ett enkelt Gmail-konto är allt som vissa företag har råd med för att hantera sin verksamhet.

Läs vidare för att utforska vad Drag-appen är, hur den förvandlar din Gmail till en arbetsyta och en steg-för-steg-guide för att konfigurera Drag-appen i din Gmail.

Vad är Dra-appen?

Dra är ett Gmail-inbyggt helpdesk-verktyg som återskapar din inkorg till en allt-i-ett-arbetsyta. Verktyget fungerar inifrån din Gmail och konverterar de statiska e-postloggarna till delbara och samarbetande arbetsbrädor.

Du kan använda dra-och-släpp Kanban-tavlor och delade inkorgar för att organisera och tilldela biljetter (e-post), skapa checklistor, logga aktiviteter och mer.

Utöver det är arbetsbrädorna laddade med funktioner för produktivitet, automatisering och samarbete. Spara ditt säljteam fram och tillbaka mellan Gmail, CRM, verktyg för uppgiftshantering och teamchatt.

Tanken är över sedan dess 80 % av företag använder e-post som en primär kommunikationskanal med kunder. Varför inte ta med hela konfigurationen till din Gmail, istället för att jonglera med flera appar?

För personer som har arbetat med ledningsverktyg tidigare kommer Drag inte att vara en utmaning att lära sig. Faktum är att vi fann dess gränssnitt ganska rent och lätt att navigera.

Key Takeaway

Dra-appen är en lättanvänd teamproduktivitetsapp som förvandlar Gmail till en samarbetsarbetsyta med hjälp av Kanban-tavlor och andra samarbetsfunktioner.

Nyckelfunktioner

Dra-appen har flera funktioner. Oavsett om det gäller produktivitet, samarbete eller datadrivet beslutsfattande – nedan är de bästa funktionerna vi kunde hitta på Drag-appen.

#1. Unified Inbox

Med Dra kan du skapa delade inkorgar eller Google-grupper. Dessa grupper låter dig lägga till personer från relevanta avdelningar så att alla håller sig uppdaterade och på samma sida.

Du kan till exempel skapa en separat Dragboard för kundsupportavdelningen och ombord på ditt serviceteam. Du kan sedan tilldela dem kort (biljetter), svara på deras vägnar och chatta i realtid.

För att förse ditt team med kunddata och ha all sammanhang kring en kundkonversation på ett ställe, lägg till anpassade fält i varje kort-e-post, kontaktinformation, att göra-listor, anteckningar, filer och konversationshistorik.

#2. Samarbete

Dra kommer med ett internt chattsystem inbäddat i din Gmail. Du kan använda den för att få uppdateringar om uppgifter, pinga teammedlemmar eller fråga help@mention dem i din teamchatt.

Utöver det hindrar Drags kollisionsdetekteringsfunktion teammedlemmar från att svara på samma e-post.

#3. Biljetthantering

Drag-appen har förenklat biljetthantering via Kanban-tavlor. Dra och släpp biljetter (e-postmeddelanden) till brädet för att skapa kort.

Dessutom kan du tilldela biljetter till personal med ett klick. Att se till att varje biljett har en ansvarig ägare gör människor ansvariga för sitt arbete.

Eller så kan du ställa in arbetsflöden för att automatiskt tilldela inkommande e-postmeddelanden baserat på nyckelord, e-postavsändare eller e-postmottagare. Senare kan du anpassa kort med taggar, etiketter, färger och förfallodatum för att effektivisera biljetthanteringsprocessen.

För att inte glömma de privata anteckningarna som du kan skriva på kort för att kommunicera internt. Använd den för att skriva ner personliga åsikter om uppgiften.

#4. E-postmallar

Det är inte ovanligt att kundsupportavdelningar hanterar monotona förfrågningar. Dra låter dig skapa och spara e-postmallar för dessa svar. Dessutom kan du dela åtkomst med ditt team, så att de kan förbättra mätvärden som svarstiden och första samtalsupplösningen.

#5. E-postspårning

Drags e-postspårningsfunktion är en sällsynt pärla. Det fungerar som WhatsApps blå bockar – vet om mottagaren såg dina e-postmeddelanden i realtid med dubbelteckningar.

#6. Automation och arbetsflöden

Drags ställ-och-glöm-automatiseringsförmåga hjälper till att effektivisera arbetsflöden för kundsupport. Den kan användas för olika användningsfall, såsom:

  • Utlösa uppföljande e-postmeddelanden vid schemalagda datum
  • Skicka massmeddelanden utan att kompromissa med anpassningen
  • Automatisera repetitiva uppgifter och svar

Vid massuppföljning med flera kunder infogar Dra automatiskt anpassade fält för att lägga till unik information till e-postmottagaren, såsom förnamn, efternamn och företag. Så du behöver inte fylla dem manuellt varje gång.

Bilderna nedan visar hur DragApp hjälper till att snabbt automatisera arbetsflöden för kundsupport.

I det här fallet, när ett kort tas emot på kundsupporttavlan, om avsändarens e-post innehåller @support, tilldela det sedan till [email protected].

#7. Plattformsöverskridande funktionalitet

Precis när du började älska Drag som ett Chrome-tillägg finns det även tillgängligt som en mobilapp. Du kan ladda ner den för iOS- och Android-enheter. Med appen kan du:

  • Se alla anslagstavlor, kort, uppdrag och förfallodatum.
  • Lägg till, tilldela, ta bort eller flytta kort över bräderna
  • Ändra styrelselayouter
  • Visa checklistor och anteckningar i skrivskyddat läge
  • Kommentera i interna chattar
  • Svara på e-postmeddelanden antingen som en enskild användare eller via en delad inkorg

Och viktigast av allt, missa aldrig att hjälpa kunder, oavsett var du är – stränder eller berg.

Ladda ner: Chrome-tillägg, iOS-appen, Android app

  • Det fungerar på:

  • Windows

  • iOS

  • Android

  • Mac OS

#8. Realtidsanalys

Drags planer på högre nivå låter dig spåra analyser och generera rapporter. Du kan analysera kort, tavlans aktivitet, leaderboard-flikar och jämföra tidigare och nuvarande trender.

Om du använder den kostnadsfria versionen kan du fortfarande få tillgång till vissa analyser, som att analysera antalet frågor eller arbetsbelastning per mottagare.

För en bättre överblick kan du filtrera rapporter efter bräda, användare och datum.

På fliken Kort kan du se statistik om volymen och typen av kort som ditt lag hanterar på olika brädor.

Fliken Styrelseaktivitet visar statistik för alla åtgärder som utförs på en viss tavla, inklusive dra-och-släpp, svar, omnämnanden, arkiv, uppgifter och kommentarer.

#9. Integrationer

Förutom Gmail integreras DragApp med Googles ekosystem, inklusive Google Workspace, Grupper och Kalender. Men appen begränsar dig inte till dessa.

Även om du vill integrera ett tredjepartsverktyg, låter Drags integration med Zapier dig ansluta till över 5 000+ appar.

Dra app-prissättning

Drag-appen erbjuder överkomliga priser, perfekt för små till medelstora företag. Du kan komma igång med en 7-dagars gratis provperiod och sedan välja att köpa en betalplan eller fortsätta med Drags gratisplan istället.

Hur ställer jag in DragApp på Gmail?

Dra-appen har en enkel installation utan installation eller extra kostnad. Så här kan du förändra dina arbetsflöden för kundsupport på några minuter.

Steg 1: Lägg till Dra-appen till Gmail

För att komma igång, lägg till Drag-apptillägget från Chrome webbutik.

När du har lagts till i Chrome omdirigeras du till Gmail. Där väljer du det Gmail-konto du vill koppla till appen.

Klicka sedan på DragApp-ikonen i det högra hörnet för att aktivera det på det valda Gmail-kontot.

Steg 2: Skapa en arbetsyta

Klicka på ’+’-tecknet efter Drag Boards för att skapa en ny bräda.

Du kan skapa en dragbräda för delad inkorg, Google-grupp-e-post eller börja med en tom tavla. I vårt exempel använder vi en tom dragbräda.

Lägg sedan till lagkamrater till styrelsen genom att helt enkelt ange deras e-postadress.

Tavlan visas till vänster i ditt Gmail-konto. När du skapar en ny dragbräda för en annan avdelning, som marknadsföring, kan du hitta dem här.

Steg 3: Lägga till kort på brädet

Dra och släpp e-postmeddelanden från din inkorg till respektive forum. Dra-appen förvandlar automatiskt e-postmeddelanden till kort.

När du är klar med att skapa kort är det så här den ultimata Drag-brädan skulle se ut.

Du kan undra hur dessa kort har olika taggar, färger och etiketter – ja, vi har tagit upp det i nästa steg.

Steg 4: Anpassa kort

Välj valfritt kort på brädet och enkelklicka för att öppna kortet. I det övre verktygsfältet kan du hitta alternativ för att anpassa kortet. Du kan till exempel:

  • Lägg till etiketter, taggar och färger
  • Tilldela kort till lagkamrater
  • Ställ in förfallodatum för uppgifter
  • Skicka kort till en annan styrelse
  • Lägg till anpassade fält, inklusive telefonnummer, dokument-ID, valuta, etc.

Därefter får du alternativ för att:

  • Lägg till uppgifter på varje kort
  • Skriv ner privata anteckningar
  • Övervaka aktiviteter på kortet via aktivitetsloggen
  • Lägg till filer eller dokument på kortet

Och det är allt! Närhelst en ärende är löst, eller alla uppgifter är slutförda, dra och släpp ärendena i relevanta kolumner för att spåra framstegen.

Alternativ till Dra-appen

#1. Hjälprace

Hjälprace erbjuder ett skräddarsytt biljettsystem för att effektivisera dina arbetsflöden för kundsupport. Med hjälp av appen kan du förvandla biljetter till fungerande uppgifter, skapa kundpersoner, automatisera repetitiva processer, generera insikter och mer.

Nyckelfunktioner:

  • Delegera eller autotilldela biljetter till lag med ärenderegler (om-annas-villkor). Använd automatisk biljettdirigering för att tilldela biljetter till de minst upptagna agenterna automatiskt.
  • Kollisionsdetekteringsfunktionen utlöser varningar när andra ser eller svarar på samma biljett som din.
  • Tillåter feedback i realtid från kunder genom att be dem betygsätta deras nöjdhetspoäng efter varje svar eller lösa frågor.
  • Få redigerbara och automatiskt ifyllda kundprofiler med allmänt tillgänglig data. Använd den för att centralisera kundinformation, som kontaktuppgifter, nöjdhetsresultat, tidigare konversationer och mer.
  • Levereras med en visuell redigerare som har flera platshållare för att designa din arbetsyta. Du kan aktivera rollbaserad åtkomst för att begränsa vem som kan se/redigera vilka biljetter.
  • Få redo att läsa rapporter om din verksamhet och ditt teams resultat. Rapporten innehåller viktiga kundservice-KPI:er som upplösningstid, första svarstid, glädjepoäng och mer.

Dessutom kommer Helprace med andra praktiska funktioner som aktivitetsloggar, taggar, spamfilter, autosvar och mer. Verktyget kan också integreras med din webbplats eller app med hjälp av REST API:er.

#2. Främre

Främre är en kundsupport och driftplattform utvecklad för kundcentrerade team. Plattformen låter dig hantera, samarbeta och automatisera supportprocesser för att betjäna kunder snabbt och effektivt.

Nyckelfunktioner:

  • Erbjuder omni-channel support. E-post, sociala medier, chatt – hantera all din kundkommunikation i teamets inkorgar.
  • Dirigera automatiskt kundkonversationer från dina kanaler, så att varje meddelande kommer till rätt person.
  • Lättanvänd automatisering som kan konfigureras med förändrade affärs- eller kundbehov
  • Kommentera direkt i meddelandetrådar för att hålla sammanhangen på ett ställe. Varje konversation är omgiven av kundhistorik och relevant data, så team kan arbeta bakom kulisserna för att skapa bättre svar snabbare.
  • E-postanalys i realtid för att spåra och mäta svarstid, SLA-efterlevnad och teamprestanda, så att din förstklassiga tjänst bara blir bättre.
  • Spara dina mest använda svar som mallar så att du kan ägna din tid åt att anpassa dem.

Över 8 000+ team från toppföretag som DropBox, GoDaddy och HootSuite använder Front för att förbättra produktiviteten och arbetsflöden. Dessutom erbjuder plattformen out-of-the-box integrationer med andra appar som uppringare, CRM, projekthanteringsprogram och mer.

#3. Intercom

Intercom är en kraftfull kundsupportmjukvara utformad för att förbättra kommunikationen mellan företag och deras kunder. Plattformen är betrodd av Fortune 100-företag som Amazon, Meta, Microsoft och mer.

Nyckelfunktioner:

  • Personliga samtal i realtid med kunder på alla dina kanaler – e-post, WhatsApp, Instagram och mer.
  • Över 350 integrationer för din favorit-CRM, e-post, biljettförsäljning, sociala kanaler, rapporteringsverktyg och interna databaser – vilket gör det till en smärtfri uppgradering av dina möjligheter.
  • Använd AI-bots för att svara på vanliga frågor och automatisera rutinuppgifter. Hjälper till att bygga upp en kunskapsbas för självbetjäning för kunder att hitta svar på egen hand.
  • Har en enhetlig inkorg som underlättar bättre samarbete, strömlinjeformade arbetsflöden och automatisering från en enda ruta.
  • Få insikter i realtid om kundinteraktioner och ditt teams inverkan på att förbättra kundsupportstrategier.

Med sina mångsidiga funktioner är Intercom kundsupportprogramvara en värdefull tillgång för företag som strävar efter att utmärka sig inom kundservice och support.

Avslutar

Dra är världens första arbetsytalösning inom Gmail. Och med sitt utbud av funktioner finns det en stor chans att ditt företag inte behöver prenumerera på olika appar.

Enkelt uttryckt kan Dra-appen hjälpa:

  • Hantera, spåra och lös supportärenden snabbare
  • Centralisera kundsupportverksamheten
  • Samarbeta med teamet utan att lämna Gmail eller CC
  • Automatisera arbetsflöden
  • Mät och analysera teamets prestation

Och mycket mer! Om du använder ett Gmail-konto kan du alltså inte få ut det mesta av det utan Dra!

Nästa upp, här är varför du ska välja Google Workspace för e-post och samarbete!