Kämpar du med lönehanteringen i din växande verksamhet? Då är det dags att utforska Zoho Payroll, ett smart system för löneutbetalningar och skattehantering.
Att hålla koll på personalens löner, förmåner, löneökningar och skatteavdrag är en komplex process. Därför väljer företag i alla storlekar att använda programvara för att hantera dessa uppgifter centralt. Ett sådant verktyg kallas ofta för en lönehanteringsapplikation.
Många företag upplever dock att befintliga lönesystem är alltför komplicerade. Ibland krävs ett helt team av revisorer och HR-personal enbart för att hantera verktyget.
Löneadministration behöver inte vara så besvärlig. Det är en tidskrävande uppgift, men den kräver stort fokus från företagsledare, styrelsemedlemmar och ekonomichefer.
Tänk om det fanns en enkel app som kan hanteras av en enda löneansvarig, oavsett om det gäller tusentals anställda? Låt oss utforska hur Zoho Payroll tar sig an denna utmaning i vår granskning av detta innovativa verktyg från Zoho.
Vad är Zoho Payroll?
Zoho Payroll är en molnbaserad applikation för lönehantering. Denna webbaserade app är integrerad med Zoho Books, en plattform för kontohantering. Zoho har utvecklat appen för att hantera löner och skatter för anställda med hänsyn till amerikanska skatte- och arbetslagar. Detta gör lönehanteringen smidigare med hjälp av automatisering utan att bryta mot några lagar.
Verktyget erbjuder automatiska löneberäkningar, generering av lönespecifikationer och ser till att de anställda får betalt i tid. Dessutom har den en inbyggd modul för att hjälpa dig att följa federala lagar. Det underlättar även omstrukturering av löner för att hantera olika löneavtal för personalen.
Dina anställda får också tillgång till en självbetjäningsportal där de kan ladda ner formulär, lönespecifikationer och deklarera sina investeringar för skatteförmåner. Självbetjäningsplattformen avlastar löneadministratörerna så att de kan fokusera på viktigare uppgifter.
Det integrerar HRMS-funktioner genom Zoho People-appen och synkroniserar redovisningsprocesserna i Zoho Books med Zoho Payroll. Detta resulterar i snabbare onboarding av personal och snabbare löneutbetalningar.
Zoho Payroll passar företag av alla storlekar, från startups till stora företag. För närvarande stödjer verktyget federala skatte- och arbetskraftsregler i Kalifornien, New York, Washington, Tennessee, North Carolina, Texas, Florida, Illinois och Kansas. Du kan även begära tidig tillgång för andra stater eftersom Zoho arbetar med att inkludera fler regioner.
Zoho Payrolls Funktioner
#1. Personalhantering
Att hantera personalen i ett HR-system och sedan behandla löner i ett separat redovisningsverktyg är inte effektivt. Därför har Zoho implementerat en personalhanteringsmodul direkt i Zoho Payroll-appen.
Funktionen erbjuder alla verktyg som behövs för personalintroduktion, digitalt pappersarbete och avslut av anställningar. Du kan även importera personalens historiska löneuppgifter och fortsätta därifrån, även om du redan påbörjat lönerna för det aktuella räkenskapsåret.
#2. Lönehantering
Zoho Payroll har en intuitiv modul för lönehantering som gör processen enkel. Även med minimal erfarenhet kan du förbereda lönekörningar, godkänna underlag och slutföra löneutbetalningarna smidigt.
Modulen innehåller funktioner som beräkning från bruttolön till nettolön, granskning av lönefiler, schemaläggning av löneutbetalningar (veckovis, varannan vecka eller månadsvis) och onlinebetalning direkt till bankkonton.
Har du både fast anställda och timanställda konsulter? Det är inget problem att hantera olika betalningar baserat på deras avtal. Verktyget erbjuder olika typer av löner och prissättningar. Bonusbetalningar är också enkla att hantera med appen, eftersom den automatiskt beräknar förmåner och skatteavdrag.
#3. Löneförmåner & redovisning
Modulen för löneförmåner och redovisning låter dig inkludera sjukförsäkring, pensionsförmåner och skattepliktiga förmåner i de anställdas ersättningspaket. Zoho Payroll erbjuder ett brett utbud av förmånspaket, från 401(k)-pensionsplaner till sjukförsäkring. Du behöver bara välja önskade komponenter från en omfattande lista.
Du kan också hantera betald ledighet, sjukskrivning och semesterpolicyer med de inbyggda verktygen i denna smarta löneapp. Dessutom kan anställda med sparad ledighet ta ut ersättning för outnyttjad ledighet när de avslutar sin anställning.
#4. Skatter och formulär
Du behöver inte leta efter information om skatteregler eller löneformulär på internet. Modulen för skatter och formulär i Zoho Payroll har alla nödvändiga system för de stater som stöds i USA. Välj bara lämpliga statliga och federala skatter för att slutföra processen.
Välj till exempel formulär 944 för att automatiskt generera en rapport över företagets årliga skatteskulder för federala inkomstskatter, socialförsäkring och Medicare. På liknande sätt kan du välja formulär 941 för att få en kvartalsrapport över alla skatteinsättningar, socialförsäkring och källskatt från de anställdas löner.
#5. Lönestatistik
Analys av löneuppgifter ger viktig information som hjälper dig att optimera företaget och minska onödiga kostnader. Med funktionen Lönestatistik i Zoho Payroll får du tillgång till denna typ av data.
Den genererar en utgiftsöversikt som visar alla utgifter som personalkostnader, bidrag, förmåner samt statliga och federala skatter. Du kan exportera rapporterna till andra analysverktyg för djupare insikter.
#6. Löneadministration
Löneadministration är en viktig funktion i alla lönesystem. Med Zoho Payroll kan du kontrollera appåtkomsten för löneadministratörer, chefer och ledare.
Om du har en utspridd arbetsstyrka med personal och konsulter över hela USA eller utomlands, kan du med funktionen för löneadministration skapa olika arbetsplatser för att enkelt spåra anställdas betalningar.
Zoho Payroll: Förmåner för anställda
- Få betalt i tid baserat på korrekt rapporterad arbetstid utan tvister.
- Följ federala skatter enkelt och utan problem.
- Få säkra och smidiga betalningar via banköverföring.
- Få tillgång till lönehandlingar som lönespecifikationer och skatteformulär via en självbetjäningsportal.
Zoho Payroll: Fördelar för nystartade företag
- Ha kontroll över lönehanteringen med behörigheter och rollbaserad åtkomst.
- Fokusera på produktutveckling och investerarrelationer genom att automatisera hela lönesystemet för betalningar, skatter och förmåner.
- Skapa ett självbetjäningssystem för att ge ut skatteformulär, investeringsintyg och lönespecifikationer.
- Minska dina personalkostnader i löneavdelningen.
Zoho Payroll: Fördelar för småföretag
- Beräkna anställdas löner korrekt och undvik onödiga förluster.
- Beräkna och förbered skatter enkelt och spara tid.
- Automatisera och säkra löneutbetalningar via Forte.
- Synkronisera med Zoho Books för smidig hantering av lönebokföringsdata.
Zoho Payroll Mobilapp
Zoho Payrolls mobilapp fungerar som en självbetjäningsportal för de anställda, både på språng och via en webbaserad kiosk. Anställda kan ladda ner appen från Apple Store och Play Store för sina respektive smartphones.
Anställda kan se sina lönespecifikationer och lönebesked i mobilappen. De får även en detaljerad översikt över sina ersättningsplaner. Dessutom kan de planera sin ledighet genom att kontrollera sitt ledighetskonto och gällande policies.
Alternativ till Zoho Payroll
OnPay
OnPay är ett löneverktyg som även inkluderar HR och förmåner. Det är en webbaserad applikation som är lätt att använda. Dessutom har den en omfattande lista med företagstyper att välja mellan, som startups, entreprenörer, jordbruk, tandläkare, restauranger, ideella organisationer och revisorer.
Appen underlättar snabb och enkel introduktion av nya anställda, konsulter och leverantörer. Du kan länka och organisera all personaladministration och ekonomi i en säker app. Du kan även integrera verktyget med andra ekonomiska applikationer som Xero och QuickBooks.
Rippling
Rippling är ett helautomatiskt lönehanteringsverktyg för företag i alla storlekar. Det stödjer skattehantering, löner, förmåner och laglig efterlevnad i alla 50 delstater i USA. Dessutom kan du enkelt hantera internationella medarbetare och konsulter eftersom verktyget erbjuder de funktioner som krävs.
Förutom att automatiskt hantera arbetskraft och skatter, erbjuder appen även funktioner som spårning av betald ledighet, övervakning av arbetstid, registrering av arbetsdagar och detaljerad lönerapportering. Med hjälp av jobbkodsfunktionen får du insikt i kostnaderna för varje anställd för en viss kund och ser hur du kan spara pengar.
Patriot Software
Patriot Software är ett annat populärt verktyg för lönehantering. Tillsammans med lönehanteringsmodulen ingår även en fullständig redovisningsfunktion om du väljer att prenumerera på den. Eftersom appen är helt webbaserad och mobilvänlig använder företag i olika branscher detta verktyg för lönehantering.
Beroende på företagets storlek och lönekomplexitet kan du välja mellan grundläggande och fullservice-löner. Med den grundläggande planen kan du hantera löner och skatter på egen hand. Men om du är upptagen med intäktsgenererande uppgifter kan du välja fullservice-planen där Patriot Softwares team sköter inlämning och betalning av federala skatter.
Slutord
Denna genomgång ger en tydlig bild av de affärsvärden som Zoho Payroll erbjuder. Artikeln ger dig även underlag för strategiska beslut när du ska välja ett lämpligt system för lönehantering till ditt nystartade, lilla eller medelstora företag.
Verktyget kan även användas av stora företag, tack vare sin flexibla skalbarhet. Testa appen kostnadsfritt för att uppleva de förändringar och den produktivitet du letar efter.
Du kan också kolla in ADP:s HR- och lönelösningar.