G Suite, numera känt som Google Workspace, är en samling av företagsanpassade verktyg från Google. Tjänster som Gmail, Drive, Dokument och Kalkylark erbjuds via en prenumerationstjänst som syftar till att förbättra effektiviteten inom företag. Men vad är egentligen skillnaden mellan dessa tjänster och de kostnadsfria varianterna?
Vad är Google Workspace (tidigare G Suite)?
Google Workspace, som tidigare kallades Google Apps for Work, är en molnbaserad SaaS-produkt (Software as a Service). Den samlar produktivitets- och samarbetsverktyg utvecklade av Google för företag, organisationer och ideella verksamheter. Med ett abonnemang får man tillgång till anpassade Gmail-adresser, verktyg för dokumenthantering, kalkylblad, presentationer, kalenderfunktioner, lagring i Drive, möjlighet att skapa webbplatser med Sites, samt mycket mer. Ytterligare information finns här.
Skillnaden mellan Google Workspace och gratisversionerna
Många av Google-apparna är tillgängliga kostnadsfritt, men Google Workspace erbjuder extra funktioner som är speciellt utformade för företag.
Medan de flesta Google-verktyg är gratis för alla, tillför Google Workspace företagsanpassade funktioner för sina prenumeranter. Dessa inkluderar delade kalendrar, möjlighet till obegränsad molnlagring (beroende på abonnemangsform), avancerade adminverktyg – för att hantera användare, tvåstegsverifiering och enkel inloggning – samt smidiga verktyg för datamigrering. Dessutom ingår hantering av mobila enheter, vilket ger möjlighet att aktivera/inaktivera enheter, kontrollera vilka appar som används och fjärradera data om en anställd missbrukar sin företagstelefon.
En annan viktig skillnad är anpassade e-postadresser med företagets domän. Istället för en vanlig Gmail-adress som slutar på ”@gmail.com”, får varje användare en adress som slutar med företagets domän, till exempel ”[email protected]”.
Observera att du måste äga och verifiera domänen som du registrerar dig med för att kunna använda den i Google Workspace.
Om du redan använder en annan e-posttjänst som Outlook eller Yahoo, finns det verktyg för datamigrering som gör det enkelt att överföra e-post, kalender och kontakter till Google Workspace.
Vad kostar Google Workspace?
Tidigare fanns det en gratis standardversion av G Suite. Nu beror kostnaden på antalet användare och vilken typ av abonnemang som väljs. De olika nivåerna ger tillgång till fler funktioner och mer lagringsutrymme.
Det finns tre olika abonnemang för både små och stora företag:
- Business Starter: 30 GB delat lagringsutrymme för varje användare, inkluderar produktivitetsappar men saknar Cloud Search, App Maker och Vault. Kostnad: cirka 6 USD/användare/månad.
- Business Standard: Samma som Business Starter men med obegränsat lagringsutrymme och Vault, Cloud Search och apputvecklingsfunktioner. Kostnad: cirka 12 USD/användare/månad.
- Business Plus: Alla funktioner från Business Standard med ytterligare säkerhets- och administrationskontroller, eDiscovery och skydd mot dataförlust. Kostnad: cirka 25 USD/användare/månad.
För utbildningsinstitutioner finns Google Workspace for Education, med två versioner:
- Google Workspace for Education: Innehåller produktivitetsverktyg, utökat lagringsutrymme för Sites, Drive och Gmail samt tillgång till Google Vault. Denna version är gratis.
- Google Workspace Enterprise for Education: Erbjuder ytterligare funktioner för större institutioner. Inkluderar avancerade kontroller, förbättrad analys och sökfunktioner samt kommunikationsverktyg. Kostar cirka 4 USD/användare/månad för lärare och personal och 4 USD/användare/månad för studenter.
För institutioner som köpte licenser för alla lärare och personal under 2018 eller 2019 finns det ett speciellt introduktionspris. Detta ger lägre kostnader för både lärare, personal och studenter.
Introduktionspriset gällde 2 USD/användare/månad för lärare och personal, samt gratis för behöriga studenter.
Observera att introduktionspriset endast gällde kunder som köpte produkten under 2018 eller 2019. Förnyelser gäller under en treårsperiod från det ursprungliga avtalet, förutsatt att villkoren för erbjudandet är uppfyllda.
För ideella organisationer finns en gratis version som har samma funktioner som Google Workspace Business Starter. Denna version är nästan identisk med Google Workspace for Education.
För att kunna ta del av erbjudandet för ideella organisationer måste man ha ett Google för ideella organisationer-konto och verifiera domänägarskapet.
Hur börjar man?
Det finns flera olika versioner av Google Workspace, och varje version har olika funktioner. Det är viktigt att välja den version som bäst passar ditt företags eller organisations behov.
Google erbjuder en 14-dagars testperiod för alla nya användare, där du kan testa om Google Workspace passar dina behov.
Registreringsprocessen kräver att du anger dina kreditkortsuppgifter, men det är enkelt att verifiera din domän och aktivera ditt konto. Om du inte vill fortsätta använda Google Workspace efter testperioden, kan du avsluta abonnemanget. Testperioden är aktiverad som standard för alla nya konton.
Om du är nöjd med Google Workspace och vill fortsätta använda det, behöver du inte göra något. Ditt kreditkort kommer automatiskt att debiteras beroende på vilken version du har valt.