Optimera din Outlook-kalender: Visa dina arbetstider för andra
Att missa ett viktigt möte på grund av felaktig schemaläggning är frustrerande. En vanlig situation är att få en mötesinbjudan under en tid då man inte är tillgänglig. Även om vi inte helt kan undvika sådana situationer, finns det effektiva sätt att konfigurera Outlook för att tydligt kommunicera dina arbetstider.
När du skapar en mötesförfrågan i Outlook, ger funktionen ”Schemaläggningsassistent” en översikt över mottagarnas tillgänglighet och hjälper dig att hitta en lämplig tidpunkt som passar alla parter.
Vid öppning av Schemaläggningsassistenten visas inte hela dygnet (från midnatt till midnatt). Istället visas den som standard endast mellan kl. 08:00 och 17:00.
Dessa standardtider kan anpassas. Gå till ”Arkiv” > ”Alternativ” > ”Kalender” och leta efter avsnittet ”Arbetstid”. Här kan du enkelt ställa in dina faktiska arbetstider.
Låt oss som exempel ändra arbetstiden till 10:00–16:00 och klicka på ”OK”. När du nu skapar en ny mötesförfrågan och öppnar schemaläggningsassistenten, visas de nya arbetstiderna direkt.
Outlook visar dessa anpassade tider för alla som har tillgång till din kalender, vilket förenklar bokningen av möten.
Anta att du är en nattuggla som arbetar flexibelt och har möjlighet att anpassa dina egna tider. För att ha viss överlappning med kollegorna under dagtid, men ändå jobba senare, ändrar du dina arbetstider till 12:00–20:00. När du skapar en mötesförfrågan, visar Outlook dina arbetstider som 12:00–20:00, och de tider då du inte jobbar markeras med ljusgrå fält.
Motsvarande, när kollegor försöker boka in ett möte med dig, ser de alla tider före 12:00 markerade som ljusgråa fält, vilket indikerar att du inte är tillgänglig.
Du kan även ställa in dina arbetsdagar. Om du jobbar deltid eller under helger, kan detta ändras under ”Arkiv” > ”Alternativ” > ”Kalender” > ”Arbetsvecka”.
Låt oss ändra inställningarna så att fredag betraktas som ledig dag. När vi skapar en ny mötesförfrågan, visas fredagen i Schemaläggningsassistenten med ett ljusgrått fält, vilket tydligt visar att du inte är tillgänglig.
Det kan vara nödvändigt att informera kollegorna om vad den grå markeringen betyder. Uppmuntra dem även att lägga in sina egna arbetstider i kalendern. När alla är medvetna om detta, kan man åtminstone slippa onödiga missförstånd och möten som bokas under otillgängliga tider.