Outlook ger dig möjligheten att ange ett utgångsdatum för e-postmeddelanden, både de du skickar och de du tar emot. När detta datum passerats, visas meddelandet med en förändrad formatering. Dessutom kan du dra nytta av Outlooks inbyggda funktioner för att automatiskt hantera utgångna meddelanden.
Det är viktigt att notera att utgångsdatum endast gäller för e-post, inte för kalenderhändelser eller uppgifter. Dessa har sina egna system för hantering av tidsrelaterad information.
Hur du ställer in ett utgångsdatum på ett e-postmeddelande
För att lägga till ett utgångsdatum på ett e-postmeddelande du ska skicka, behöver du öppna meddelandets egenskaper. Det gör du genom att öppna e-postmeddelandet och sedan klicka på ”Meddelande” och därefter ”Taggar”.
Ett fönster med e-postmeddelandets egenskaper öppnas. Du kan även nå detta genom att klicka på ”Alternativ” och sedan ”Fler alternativ” eller via ”Arkiv” och sedan ”Egenskaper”. Markera rutan ”Upphör efter” och ange önskat datum och tid.
Klicka på ”Stäng” för att återgå till e-postmeddelandet. Det kommer inte att finnas någon visuell indikation på att ett utgångsdatum har lagts till. Nu kan du skicka meddelandet som vanligt.
För att lägga till ett utgångsdatum i ett mottaget e-postmeddelande, öppna meddelandet och klicka på ”Meddelande” och sedan ”Taggar” (eller ”Arkiv” och sedan ”Egenskaper”).
Fönstret med e-postmeddelandets egenskaper öppnas. Alternativen är något mer begränsade jämfört med utgående meddelanden, men du kan fortfarande ställa in ett utgångsdatum och en tid.
Vad gör ett utgångsdatum?
Så du har lagt till ett utgångsdatum i ett e-postmeddelande. Men vad är egentligen fördelen med det?
Utgångsdatumet används på flera sätt i Outlook för att hjälpa dig fokusera på det viktigaste. Meddelanden som har passerat sitt utgångsdatum är oftast inte lika brådskande som de som ännu inte har gjort det. Därför ändrar Outlook automatiskt formateringen på utgångna e-postmeddelanden.
Om du har utforskat villkorlig formatering i Outlook, har du kanske stött på formateringsregeln ”Utgångna objekt”.
Denna regel tillämpar en grå färg och genomstruken text på alla e-postmeddelanden som har passerat sitt utgångsdatum.
Detta gör det enkelt för dig att identifiera e-postmeddelanden som har gått ut, så att du kan fokusera på de som är viktigast. Om du skickar ett e-postmeddelande med ett utgångsdatum, kommer den här formateringen också att tillämpas i mottagarens Outlook. Observera dock att andra e-postklienter, som Thunderbird eller webbapplikationer som Gmail eller Yahoo! Mail, inte tar hänsyn till utgångsdatumet.
Du kan även lägga till en kolumn i en mapp som visar utgångsdatumet för alla e-postmeddelanden. Högerklicka på en kolumnrubrik i den önskade mappen och välj ”Fältväljare”.
I rullgardinsmenyn väljer du ”Datum-/tidsfält” och därefter ”Upphör”.
Dra och släpp ”Upphör”-objektet till kolumnraden för att visa det i mappen.
När du öppnar ett utgånget e-postmeddelande, visas en notifikation i meddelandets rubrik.
Du kan fortfarande svara på eller vidarebefordra ett utgånget e-postmeddelande. Men om du försöker vidarebefordra det, visar Outlook en varningsruta.
Klicka på ”Ja” för att skicka meddelandet eller ”Nej” för att avbryta.
Använda utgångsdatum för att hantera din e-post
Vissa av Outlooks inbyggda funktioner utnyttjar också utgångsdatumet. Om du har aktiverat Autoarkivering i Outlook, kanske du har sett alternativet ”Ta bort utgångna objekt (endast e-postmapp)”.
Om det här alternativet är aktivt, kommer Autoarkivering att ta bort eller flytta (beroende på dina övriga inställningar) alla e-postmeddelanden som har passerat sitt utgångsdatum. Detta är ett bra sätt att automatiskt rensa bort utgångna meddelanden och minska röran i din inkorg.
Om du inte vill att utgångna meddelanden ska raderas eller flyttas, men inte heller vill se dem i Outlook, kan du anpassa Outlooks synkroniseringsregler för att hindra dem från att laddas ner från Exchange-e-postservern.
När du skapar ditt synkroniseringsfilter, klicka på fliken ”Avancerat” och sedan på knappen ”Fält”.
Välj ”Datum/Tid-fält” > ”Utgår” från menyn. Fältet finns även tillgängligt under ”Alla e-postfält” och ”Alla inläggsfält”.
Ställ in ”Villkor” till ”på eller före” och ”Värde” till ”igår” och klicka sedan på ”Lägg till i lista”.
Detta kommer att filtrera bort alla meddelanden som har gått ut. Om de gick ut igår eller tidigare, kommer de inte att synkroniseras med Outlook och kommer inte att visas i din inkorg. De kommer fortfarande att vara tillgängliga i Outlooks webbapplikation om du vill komma åt dem där.
Du kan inte ställa in regler för att automatiskt lägga till utgångsdatum till inkommande e-post eller skapa ett snabbsteg för att tillämpa utgångsdatum med ett knapptryck. Däremot kan du automatiskt lägga till ett utgångsdatum på alla utgående meddelanden. Klicka på ”Arkiv” > ”Alternativ” > ”E-post”, scrolla ner till ”Skicka meddelanden” och aktivera ”Markera e-postmeddelanden som upphört efter så här många dagar”.
Ange antalet dagar efter vilka du vill att meddelanden ska löpa ut och klicka sedan på ”OK”. Detta kommer att automatiskt lägga till ett utgångsdatum på alla e-postmeddelanden du skickar.
Utgångsdatum är ett praktiskt sätt att hantera dina prioriteringar och din inkorg. Genom att framhäva meddelanden som inte längre är relevanta, kan du använda Outlooks verktyg för att ta bort eller dölja dem. Det är ytterligare ett verktyg i kampen mot en överfylld inkorg och ett mycket användbart sådant.