Behöver du rätt verktyg för att effektivisera dina projekt? Att leda omfattande projekt kan vara krävande och det är viktigt att all information är uppdaterad och att alla i teamet är på samma våglängd. För att effektivt hantera och övervaka ditt projekt kan Airtable vara ett utmärkt alternativ.
Airtable är en mångsidig och lättanvänd plattform som förenar komplexa projekthanteringsfunktioner med den intuitiva enkelheten hos kalkylark. Här följer en guide till hur du kan använda Airtable för att optimera din projektledning.
Steg 1: Skapa din bas
I Airtable strukturerar du dina projekt i separata arbetsytor, där varje arbetsyta kan innehålla flera databaser. Inom Airtable kallas dessa databaser för ”baser”. Baser inom en arbetsyta kan länkas till varandra, vilket gör det lättare att hantera och organisera data inom varje bas.
Så här skapar du en ny Airtable-bas:
- När du loggar in på ditt Airtable-konto kan du antingen börja i din standardarbetsyta eller skapa en ny för ett specifikt projekt. För att skapa en ny arbetsyta, klicka på ”Skapa en arbetsyta” och ge den ett namn.
- Navigera till önskad arbetsyta och klicka på ”Skapa en bas” för att konfigurera din nya databas.
- Klicka på basens titel (som är ”Namnlös bas” som standard) för att byta namn på den. Du kan även anpassa sidans utseende.
- Du kan nu importera befintlig data till din tabell, använda en färdig mall från Airtable, eller skapa en tabell från grunden.
- Airtable lägger automatiskt till ett antal fält som startpunkt. För att redigera dessa fält, dubbelklicka på fältnamnet. Detta ger dig möjlighet att ändra både namnet och datatypen.
- För att lägga till ytterligare fält, klicka på ”+” i tabellrubriken. Välj önskad fälttyp, ange fältnamnet och konfigurera inställningarna innan du klickar på ”Skapa fält”.
- När du har lagt till alla nödvändiga fält är din databas klar! Du kan också ordna kolumnerna genom att dra och släppa dem till önskad plats.
Om det är första gången du använder Airtable får du en tydlig introduktion som hjälper dig att sätta upp din första bas.
Steg 2: Skapa och anpassa vyer
Airtable har verkligen förenklat sättet vi presenterar data. Olika visningsalternativ som Grid, Calendar, Gallery, Form och Kanban ger dig unika sätt att interagera med din data. I Airtable kan du skapa upp till 1000 olika vyer per tabell.
Så här konfigurerar du en vy i Airtable:
- Airtable skapar som standard en rutnätsvy för din tabell. Du kan skapa fler rutnätsvyer eller andra typer av vyer med olika konfigurationer.
- Under ”Skapa”-menyn, välj önskad vytyp för att skapa en ny vy.
- I den nyskapade vyn kan du anpassa vilka fält som ska visas, filtrera data baserat på specifika kriterier samt sortera data efter dina behov.
Steg 3: Lägg till och hantera samarbetspartners
I Airtable kan du bjuda in teammedlemmar och samarbetspartners till hela din arbetsyta eller till enskilda baser. Detta säkerställer att alla som arbetar med projektet har tillgång till samma information och en tydlig överblick över delade data, uppgifter, tidsplaner etc.
Så här lägger du till samarbetspartners till din Airtable-arbetsyta:
- Gå till din Airtable-hemsida och välj den aktuella arbetsytan.
- Klicka på ”Dela” och bjud in dina samarbetspartners via e-post.
- Dina samarbetspartners kommer att få en inbjudan via e-post. När de har accepterat inbjudan får de tillgång till alla baser inom den delade arbetsytan.
Så här lägger du till samarbetspartners till en specifik Airtable-bas:
- Gå till den aktuella Airtable-basen.
- Klicka på ”Dela” och bjud in dina samarbetspartners via e-post.
- Dina samarbetspartners kommer att få en inbjudan via e-post. Efter att de accepterat inbjudan får de endast tillgång till information i den delade basen.
När dina samarbetspartners har anslutit kan du klicka på ”Dela” igen för att se en lista över alla medarbetare samt justera deras åtkomsträttigheter.
Inom en bas kan du använda fälttypen ”Användare” för att koppla medarbetare till enskilda poster. Detta inkluderar en notifieringsfunktion som skickar ett e-postmeddelande till medarbetaren när de tilldelas en post.
Andra användbara funktioner i Airtable
De steg som beskrivits ovan räcker för att komma igång med projektledning och samarbete i Airtable. För att ytterligare förbättra din upplevelse i Airtable finns det fler funktioner att utforska som kan förfina ditt projektledningsarbete:
1. Gränssnitt
Airtables gränssnittsdesigner ger dig möjlighet att skapa en skräddarsydd upplevelse för dig och dina teammedlemmar. Verktyget gör det möjligt att visualisera och redigera poster på olika sätt utan att riskera dataintegriteten i basvyerna.
Detta kan du använda för att skapa unika projektinstrumentpaneler som visar precis det du behöver se, på ett sätt som passar dig.
2. Automatiseringar
Airtable Automatiseringar hjälper dig att automatisera repeterande uppgifter som att skicka e-post, uppdatera poster etc. Med denna funktion kan du även integrera din bas med externa appar som Outlook och Google Sheets för att automatiskt utföra specifika uppgifter.
3. Länkade baser
Airtable ger dig även möjlighet att skapa länkade baser, det vill säga baser som fungerar tillsammans genom att länka liknande fält över tabeller. Detta bidrar till att säkerställa att din data alltid är uppdaterad i alla tabeller, vilket ökar tydlighet och transparens.
4. Skrivskyddad delning
Med Airtables skrivskyddade delning kan du dela data från valda vyer med externa användare. Dessa användare behöver inte vara samarbetspartners i din bas, och de ser endast data baserat på hur du har konfigurerat den delade vyn.
5. Formelfunktion
Precis som i kalkylprogram som Microsoft Excel och Google Sheets kan du i Airtable generera beräknad data. Du kan skapa ett fält av typen ”Formel” och ange den önskade formeln samt formateringsregler för att utföra allt från enkel aritmetik till avancerad dataanalys.
Förbättra din projektledning med Airtable
I dagens snabbrörliga miljö är det avgörande att ha en tydlig översikt över dina projekt. Det är därför du behöver rätt verktyg för att förenkla processen för alla inblandade, och Airtable är ett utmärkt val.
Med Airtables användarvänliga och visuellt tilltalande gränssnitt kan du sätta upp en projektdatabas på bara några minuter. Plattformar som Airtable är ovärderliga för att skapa en produktiv, samarbetsinriktad och effektiv arbetsmiljö.