Process Mining förklaras på 5 minuter eller mindre

Utforska dina affärsprocesser med Process Mining

Process mining fungerar som en avancerad skanning av dina affärsprocesser, likt en magnetresonanstomografi (MRI) för ett företag. Det hjälper dig att identifiera förbättringsområden och skapar en djupare förståelse för företagets kärnverksamhet.

I företagsvärlden finns ett myller av processer. För att hitta möjligheter till optimering krävs en noggrann analys av varje steg i varje process.

Att utföra denna analys manuellt kan liknas vid att koka havsvatten. För att skynda på processen och snabbare få värdefulla insikter behövs ett system.

Det är här process mining kommer in i bilden, en metod som låter dig identifiera flaskhalsar och förstå hur processerna fungerar för att förbättra affärsverksamheten.

Företagsledare och analytiker bör därför ha kunskap om process mining och dess tillämpningar.

Den här artikeln kommer att utforska vad process mining är, dess betydelse, hur det fungerar, användningsområden och mycket mer.

Låt oss börja!

Vad är Process Mining?

Process mining är en teknik för att analysera operativa processer. Den använder sig av händelseloggar som samlas in från en organisations databaser, ledningssystem och informationssystem.

Process mining fokuserar på att visa hur dina affärsprocesser faktiskt fungerar för att upptäcka problem och områden där verksamheten kan förbättras. Det är ett verktyg som är användbart för alla företag och kan tillämpas på en rad olika arbetsflöden.

Huvudsyftet med process mining är att analysera och optimera affärsprocesser. Andra användningsområden inkluderar:

• Verifiering av efterlevnad
• Stöd för processautomatisering
• Processharmonisering

Men vad är egentligen affärsprocesser?

Processer är ofta komplexa strukturer med variationer, många interaktioner och iterationer. Med process mining kan du enkelt observera och analysera hur processerna faktiskt fungerar i stället för att enbart utgå ifrån ideala modeller. Det görs genom att:

• Använda händelseloggar och realtidsdata för att identifiera flaskhalsar
• Eliminera onödiga steg i arbetsflöden
• Presentera realtidsinsikter

Resultatet är att företag kan fokusera på att förbättra sina affärsprocesser. Därför kallas det även för business process mining, och det ger en djupare förståelse av ett företags realtidsdata och traditionella processer.

Process mining har sina rötter i data mining, numera även kallat datavetenskap. Tekniken bakom process mining liknar data mining, men de har olika användningsområden.

Data mining använder metoder och algoritmer för att utforska data, medan process mining analyserar händelseloggar och processer baserat på realtidsdata.

Process mining fokuserar på flera perspektiv:

• Kontrollflöde: Ser till aktiviteternas ordning. Målet är att identifiera den optimala vägen för utförandet.
• Organisatoriskt: Fokuserar på resurser som avdelningar och roller. Målet är att skapa en bättre struktur för de organisatoriska enheterna.
• Tid: Undersöker frekvensen och tidpunkten för händelser.
• Fall: Tar hänsyn till olika egenskaper som är involverade i olika processer eller fall.

Hur fungerar Process Mining?

Process mining börjar med att upptäcka de faktiska processerna utifrån händelseloggarna. Genom att extrahera och sammanställa data från loggarna kan tekniken visa hur processer fungerar i verkligheten för ett företag.

Låt oss dyka djupare in i hur process mining fungerar genom att titta på stegen nedan:

Analys och bearbetning av data

Företag av alla storlekar lagrar ofta stora mängder data på en säker plats, som till exempel en databas i molnet. Process mining-verktyg kan hjälpa till att konvertera denna data till händelseloggar.

Detta ger organisationen möjlighet att analysera varje operativ process. Verktygen tilldelar ett ärende-ID, aktivitet och tidsstämpel till varje datadel. Process mining använder sedan dessa element för att analysera olika aspekter av arbetsflödet. Det identifierar vilka uppgifter som behöver förbättras, vilka som fungerar effektivt och vilka som bör prioriteras.

Utvärdering av varje process

Med hjälp av händelseloggarna kan process mining-verktyg analysera och skapa grafer för varje steg i arbetsflödet. Verktygen jämför sedan dessa grafer med idealiska grafer. Det ger en förståelse för hur systemet bör fungera.

Genom att jämföra de två graferna blir det tydligt var ineffektivitet och effektivitet finns i de operativa processerna.

Till exempel, ett arbetsflöde för lagerhantering kan innehålla många steg som säkerställer att produkter skickas, transporteras och levereras till kunderna. Genom att använda grafer som illustrerar varje steg kan du upptäcka och korrigera mindre ineffektiviteter.

Prioritering av korrigeringar

Efter att graferna har skapats analyseras processen och jämförs med den idealiska grafen. Därefter identifieras vilka steg som behöver förbättras. Det är viktigt att prioritera vilka korrigeringar som ska göras, beroende på hur brådskande och svåra de är att genomföra.

Process mining-verktyg gör det möjligt att kontrollera exakt hur lång tid det tar att slutföra varje steg. Det underlättar att snabbt identifiera vilka problem som behöver åtgärdas omedelbart.

Till exempel, prioritera att åtgärda ineffektivitet i arbetsflödet eller flaskhalsar för att minska tids- och resursåtgången för företaget.

Övervakning av arbetsflöden

I det sista steget övervakar process mining-tekniken kontinuerligt operationssystemen och skapar händelseloggar för att samla in data om mätvärden och den data som är involverad.

Detta ger en tydlig bild i realtid som visar om arbetsflödet fungerar strukturerat och ger effektiva resultat. Genom den här tekniken kan du se förbättringarna och minska tidigare slöseri och ineffektivitet.

Funktioner hos Process Mining

Funktionerna hos process mining omfattar bland annat:

#1. Processupptäckt

Identifiera processer: Användare har ofta inte en fullständig bild av hur affärsprocesser fungerar och fortlöper. Process mining visualiserar de befintliga processerna och gör det möjligt för användare att förstå situationen genom realtidsdata och händelseloggar.

Till exempel kan HR-avdelningar upptäcka komplexiteten i rekryteringsprocessen för att förstå takten och minska risken för att kandidater hoppar av.

Identifiera processavvikelser: Företag med olika arbetsflöden behöver förstå sina processavvikelser. Processupptäckt hjälper till att identifiera skillnaderna mellan faktiska och ideala processer. Med process mining-verktyg kan användare upptäcka osynliga avvikelser och deras frekvens.

Till exempel kan en korrekt förståelse av processer göra det enklare för ett företag att förenkla sina automatiseringsprojekt. Många chefer anser att förvirring i det inledande RPA-projektet kan leda till misslyckande.

#2. Överensstämmelseanalys

• Analysera fall som inte överensstämmer: Företag föredrar i allmänhet standardiserade processer, men det är svårt att uppnå fullständig överensstämmelse. Process mining kan upptäcka olika processvariationer och avvikelser.

• Identifiera grundorsaker: Process mining upptäcker processer som avviker från de som är nödvändiga. Företag kan identifiera generella fel genom att hitta grundorsakerna. De kan kategorisera felen, undersöka varför de uppstår och åtgärda dem på ett effektivt sätt.

#3. Processvalidering

Process mining använder realtidsdata för att ge insikter om slutanvändare och validera processresultaten. Det kan också användas för efterlevnads- och revisionsprocesser.

Till exempel kan ett skattekonsultföretag granska sina transaktioner och processer för revision, vilket kan hjälpa till att minska handläggningstiden med upp till 50 %.

#4. Processförbättringar

• Prestandaövervakning: Process mining-verktyg har ett användarvänligt gränssnitt som kan spåra KPI-mått och hjälpa till att identifiera de bäst och sämst presterande processerna.
• Identifiera processflaskhalsar: Vissa processer fungerar optimalt, medan företag enkelt kan identifiera flaskhalsar med hjälp av process mining. Att eliminera dessa flaskhalsar förbättrar företagets prestanda.
• Föreslå förbättringar: Process mining ger specifika rekommendationer för att öka företagets prestanda, som till exempel:
• Identifiera automations- och RPA-möjligheter: Detta är viktigt då inte alla processer är idealiska för RPA-automatisering. Att välja fel process för automatisering kan leda till misslyckade RPA-projekt.
• Identifiera scenarier för processförbättring: Process mining identifierar flaskhalsar och avvikelser för att öka effektiviteten och införa förändringar.

Vikten av Process Mining

Affärsprocesser är komplexa och har många undantag. Om man jämför den faktiska processen med den ideala som process mining upptäcker, kan man se hur komplicerade och sammanflätade de är.

Därför är det viktigt att företagsledare förstår sina processer och strävar efter att identifiera och förhindra flaskhalsar. Process mining erbjuder flera fördelar:

Minskade kostnader

Process mining gör det möjligt för användare att upptäcka områden som behöver förändras, till exempel genom automatisering. Tekniken kan ge en tydlig bild av vilken process som bör automatiseras och varför. Automatisering av processer ökar effektiviteten, vilket resulterar i minskade kostnader och tidsbesparingar.

Datadrivna beslut

För att fatta korrekta beslut behöver du högkvalitativ data som är relevant, exakt, fullständig, tillgänglig och användbar. Dessutom behövs analysfunktioner och omfattande datavisualisering.

Tyvärr saknar de flesta organisationer den information de behöver för att fatta beslut. Process mining kan tillhandahålla händelseloggar och rådata för att extrahera processsekvensen och eliminera luckor i datan. På så sätt får man korrekta och opartiska insikter i processer för att kunna fatta välgrundade beslut.

Ökad transparens

Som företagsledare förstår du värdet av digital transformation. Men är alla beslutsfattare i teamet på samma linje?

Process mining är en metod som skapar transparens i teamet. Tekniken använder data och hjälper chefer att visualisera de aktuella processerna och systemen baserat på tid, pengar, rykte och arbetslivskvalitet. Den visar också det värde som digital transformation kan ge.

Omfattande förståelse

För att göra kloka investeringar i teknik måste du förstå dina behov och den aktuella situationen på marknaden. Process mining kan hjälpa dig med det genom att ge en heltäckande bild av många saker:

• Om din investering är värd en förbättring
• Var de viktigaste problemen finns
• Variationer i processerna inom organisationen

Dessutom ger process mining fördelar utan att mänskliga fel påverkar resultatet.

Efterlevnad

Att granska hela affärsverksamheten är tidskrävande, men process mining-verktyg kan snabba på analysen.

Verktygen upptäcker också processer som inte uppfyller kraven så att du kan åtgärda problemen i tid. Process mining kan också minska tiden det tar att utföra kundanalyser.

Bättre kundupplevelse

Genom att identifiera förbättringsområden, optimera processer och upptäcka flaskhalsar minskas den totala processtiden. Det ger snabbare leverans av produkter eller tjänster till kunderna och förbättrar deras upplevelse, vilket i sin tur ökar kundernas förtroende och intäkter.

Användningsområden för Process Mining

#1. Finansiella tjänster

För att skapa en solid plan för att växa och optimera finansiella tjänster behöver du expertkunskap.

Med hjälp av process mining kan finanschefer och beslutsfattare snabbt se hur processerna fungerar i realtid. Det är också enkelt att få en objektiv insikt i de pågående processerna, till exempel genom att studera olika enheter eller ärenden och trender på en övergripande nivå.

Process mining hjälper dig att se variationer, bristande efterlevnad och fel baserat på deras påverkan på affärsresultaten.

#2. Operativ excellens

Verksamhetschefer möter ständigt nya utmaningar och söker lösningar. När du försöker anamma ny teknik, se till att minska komplexiteten, utnyttja automatisering och hitta områden för att spara pengar.

Process mining hjälper dig att upptäcka ineffektivitet i affärsprocesserna och maximera kapaciteten hos system och anställda. Tekniken kan spåra hela affärsmiljön och visa det perfekta tillfället att agera på fel, bristande efterlevnad och ineffektivitet.

Genom att upprätthålla transparens kan du se till att alla i teamet är medvetna om de beslut som fattas, vilket förbättrar samarbetet och den operativa effektiviteten. Dessutom kan du navigera företaget genom förändringar för att säkerställa att resurser inte slösas bort.

#3. SAP-migrering

Moderna företag har svårt att uppnå en lyckad transformation utan att integrera ett affärssystem. Vid migrering kan företagen stöta på olika problem, till exempel:

• Dålig insikt i processer
• Bristande harmonisering mellan enheter
• Prestandaluckor
• Ineffektiv förändring
• Kommunikationsutmaningar
• Okända variationer i processen

Med process mining kan företag se sina processer under SAP-migrering. Verktygen ger SAP-experter insyn i befintliga processer.

#4. Intelligent automatisering

För att maximera värdet av din automationsinvestering kan du utnyttja process mining. Med rätt process mining-verktyg kan du nå din verkliga operativa potential och identifiera undantag för att effektivisera processerna.

Process mining kan ge svar på följande frågor:

• Vad är den förväntade avkastningen på investeringen för automatiseringsinitiativet?
• Vilka är de vanligaste processundantagen?
• Vilken process är mest värdefull att automatisera?
• Hur varierar investeringen mellan olika länder?

Tillsammans med process mining kan du även använda andra intelligenta automatiseringstekniker, som AI och RPA, för att få svar på dessa frågor.

#5. Orderhantering

Orderhantering omfattar hela processen, från att hantera kundorder till hantering av konton. Denna affärsprocess innebär ofta många variationer. Med process mining kan du visualisera hela orderhanteringsprocessen och minska förseningar, omarbetningar och ändringar i ordningen.

Process mining kan identifiera automationsmöjligheter och leveransproblem genom diagram och analyser. Det är också användbart för att kontinuerligt övervaka processens prestanda.

Slutsats

Ett företag kan ha många processer och operationer igång, vilket kan leda till komplikationer, fel och ineffektivitet. Om du vill effektivisera och hantera dessa processer behöver du använda moderna tekniker som process mining.

Process mining kan hjälpa dig att förbättra effektiviteten i dina affärsprocesser, upptäcka fel i verksamheten och hitta grundorsakerna så att du omedelbart kan åtgärda dem. Många organisationer använder i dag process mining för att förbättra processer, spara tid och öka vinsten.

Du kan också undersöka olika data mining-tekniker och hur man använder dem.