Vänliga påminnelser via e-post är en oundviklig del av vår vardag, något vi alla stöter på då och då eller till och med regelbundet.
I och med att e-postmarknadsföringen ökar i popularitet och företag skickar ut mängder av e-postmeddelanden till sina kunder, utgör olästa e-postmeddelanden en stor del av alla inkorgar.
Enligt en undersökning från Mailbird är 35 % av e-postmeddelandena i en genomsnittlig inkorg olästa. Det betyder att mer än var tredje e-post inte öppnas i tid. Du kan antingen låta viktig kommunikation försvinna i den växande mängden mejl, eller skicka en försiktig påminnelse.
Vad innebär en vänlig påminnelse via e-post?
Som namnet antyder är en vänlig påminnelse ett artigt sätt att återkoppla till mottagaren om det ursprungliga ärendet.
Anledningen är enkel. Du har inte fått svar, eller så har mottagaren helt enkelt glömt bort att öppna ditt mejl. Syftet är att inte verka desperat, men ändå inte missa det du ville uppnå med det första utskicket.
Även om det kan verka enkelt, finns det några viktiga aspekter att tänka på för att göra det rätt, till exempel vad som bör stå i ämnesraden och hur långt e-postmeddelandet ska vara.
Låt oss gå igenom detta steg för steg.
Att skriva till chefen
Detta händer ganska ofta eftersom chefer ofta har mycket på sina bord.
Det kan handla om vad som helst, ett specifikt projekt ni diskuterat tidigare, en begäran om ersättning, lönefrågor osv.
Exempel på ämnesrader:
1. Behöver din återkoppling angående {uppgift}
2. Väntar på ditt svar om {uppgift}
3. Vänlig påminnelse gällande {uppgift}
Brödtext: Hej Ethan,
Det här är en uppföljning på mitt tidigare mejl om {uppgift}. Jag behöver din vägledning för att kunna fortsätta. Om du behöver något från mig, hör av dig.
Med vänliga hälsningar,
Beatrice
Det finns många varianter av både ämnesrader och e-posttext, men målet är att hålla det kort och tydligt. Om det finns flera punkter som behöver uppmärksammas, presentera dem i en lista istället för att skriva långa stycken. Det hjälper mottagaren att snabbt förstå vad som behöver göras.
Försenad betalning
Att få betalt i tid är avgörande för alla företag. Tyvärr glömmer många bort det när det gäller att betala fakturor.
Eftersom detta är ett känsligt ämne för båda parter, är en ”bestämd” men ändå ”vänlig” strategi viktig. Den andra parten måste förstå allvaret i situationen, samtidigt som relationen inte ska försämras.
Exempel på ämnesrader:
1. Försenad betalning för faktura {nummer}
2. Brådskande: Betalning för faktura {nummer}
3. Åtgärd krävs: Faktura {nummer} är fortfarande obetald
Brödtext:
1. Försenad betalning för faktura {nummer}
2. Brådskande: Betalning för faktura {nummer}
3. Åtgärd krävs: Faktura {nummer} är fortfarande obetald
Men när ska man skicka en betalningspåminnelse?
Flera faktorer spelar in här, som hur länge affärsrelationen har varat, om detta är vanligt med den här kunden och, viktigast av allt, om du vill fortsätta affärerna om personen är en återkommande ”förseglare”. Baserat på dessa faktorer kan du anpassa tonen och tidpunkten för ditt meddelande.
I de flesta fall är det bra att skicka betalningspåminnelser nästa arbetsdag efter förfallodatumet. Jag rekommenderar dock inte att vänta mer än en vecka.
Begäran om feedback
Även om lärande är en livslång process är det särskilt viktigt för nybörjare. Jag minns att jag bad om feedback på mitt skrivande på en subreddit för frilansskribenter 2020, och det gjorde stor skillnad.
Men vad ska du göra om du inte får svar på din begäran om feedback? Det kan vara din lärare, en senior eller någon inom ditt expertområde som du beundrar.
Exempel på ämnesrader:
1. Väntar på din värdefulla feedback om {ämne}
2. Påminnelse om begäran om feedback
3. Påminnelse: Expertinsikt behövs
Brödtext: Hej Michael,
Jag hoppas allt är bra med dig.
Det här är en uppföljning på mitt tidigare meddelande där jag ber om din feedback angående {ämne}. Jag är säker på att din expertkunskap inom {ämne} kommer att vara mycket värdefull för mig. Jag ser fram emot ditt svar.
Med vänliga hälsningar,
Nathan
Experten kan vara en välkänd person som får sådana förfrågningar dagligen. Om så är fallet, och särskilt om det inte är en personlig relation, kan du också inkludera en kort mening som ”Jag är beredd att ersätta dig för din ansträngning” för att göra det värt besväret.
Jag vet att det kan kännas svårt att säga det till någon du inte känner, men jag har träffat en känd skribent som var skeptisk till att ge ”gratis feedback”.
Jag vände mig till andra skribenter (på Reddit) som gav mig mycket mer insikt än jag någonsin hade kunnat hoppas på.
Det kan vara likadant för dig, och det är helt okej eftersom experter ofta är väldigt upptagna. Att erbjuda betalning kan fånga deras uppmärksamhet, särskilt om du inte vill leta efter andra experter.
Påminnelse om hyra
Det här är en favorit för hyresvärdar. Du kan alltid vara hotfull, men det kan orsaka juridiska problem och rekommenderas inte.
Istället bör tillvägagångssättet vara professionellt och bestämt.
Exempel på ämnesrader:
1. Brådskande åtgärd krävs: Försenad hyra
2. Påminnelse om obetald hyra
3. Åtgärd krävs: Obetald hyra för {månad}
Brödtext: Hej George,
Jag hoppas du har en bra dag.
Jag har noterat att hyran för {månad} fortfarande inte är betald för {adress}. Jag förstår att saker ibland kan vara svåra.
Jag skulle uppskatta om du kunde meddela mig det förväntade betalningsdatumet och ser fram emot snabba betalningar enligt vårt hyresavtal.
Tack för din uppmärksamhet och jag väntar på ett snabbt svar.
Med vänliga hälsningar,
Hannah
Påminnelser inför evenemang
Evenemangsansvariga utsätts för mycket stress för att göra sina projekt framgångsrika. Antalet anställda är en viktig del av varje evenemang. Därför är det viktigt för evenemangsansvariga att bekräfta närvaron i god tid för att kunna erbjuda platser till andra.
Dessa påminnelser bör vara tydliga och vänliga, med en tydlig uppmaning om svar eller avbokning av plats.
Exempel på ämnesrader:
1. Åtgärd krävs: Bekräfta deltagande på {evenemang}
2. Påminnelse: Missa inte {evenemang}
3. Vi väntar på ditt svar om {evenemang}
Brödtext: Hej Florence,
Vi är jätteglada att du kommer till vårt kommande {evenemang} den {datum}. Du kan bekräfta din närvaro genom att svara på det här mejlet.
Observera att vi kommer att erbjuda din plats till någon annan om vi inte får svar från dig senast {tid, datum}.
Vi hoppas att du förstår och ser fram emot att träffa dig snart.
Med vänliga hälsningar,
Oliver
Även om jag har skrivit det lite formellt kan du anpassa tonen beroende på situationen.
Mötespåminnelse
Att utebli från möten är ett ”allvarligt” problem för många företag, särskilt de som jobbar på distans. Jag ska inte gå in på debatten om huruvida de är produktiva, men det är ett faktum att det krävs åtminstone några möten för ett bra samarbete.
Även om det finns påminnelser i datorer och smartphones händer det att man ”glömmer bort” dem.
Här är en mall för mötespåminnelser som hjälper till att säkerställa att deltagarna är fullt förberedda.
Exempel på ämnesrader:
1. Observera: Kommande möte på/vid {tid/datum/plats}
2. Viktigt: Mötespåminnelse
3. Uppmärksamhet krävs: Kommande möte
Brödtext: Hej Thomas,
En snabb påminnelse om det kommande mötet den {tid/datum} på {plats}. Gå igenom agendan och notera det du vill diskutera. Din närvaro och aktiva deltagande kommer att uppskattas mycket.
Med vänliga hälsningar,
Julia
Påminnelse om jobbansökan
Jobbansökningar är de som besvaras minst. Det kan bero på det stora antalet förfrågningar och att många arbetsgivare inte bryr sig om att skicka ett ordentligt avslagsmejl.
Det kan vara förvirrande för den sökande. Därför skadar det inte att skicka en eller två påminnelser.
Exempel på ämnesrader:
1. Angående: Ansökan om {jobbtitel} – Nästa steg?
2. Finns det några framsteg med ansökan om {jobbtitel}?
3. Har jag blivit aktuell för rollen {jobbtitel}?
Brödtext: Hej Stephen,
En snabb uppföljning av statusen för min ansökan om {jobbtitel}. Finns det några uppdateringar? Eller behöver du något från mig?
Med vänliga hälsningar,
Katherine
Påminnelse om deadline
Vi hanterar deadlines i alla branscher, och vänliga påminnelser är mycket användbara här.
Exempel på ämnesrader:
1. Deadline Alert: {projekt} går ut om {X dagar}
2. Brådskande påminnelse: Deadline närmar sig för {projekt}
3. {projekt}: X dagar kvar till deadline
Brödtext: Hej Lucy,
En snabb påminnelse om att vi närmar oss deadlinen för {projekt} den {datum}. Se till att allt är på rätt spår och kontakta mig om du behöver hjälp.
Med vänliga hälsningar,
Megan
Använda AI-verktyg för att skriva e-post
En fördel med e-postmeddelanden är att de inte flaggas för AI-genererat innehåll som publikationer. E-postmeddelanden är kommunikation, och det enda som spelar roll är hur väl du får fram budskapet.
Det är här AI-verktyg som ChatGPT, Bard eller Bing kan hjälpa dig att skriva mejl.
ChatGPT är en freemium-tjänst, medan Bing och Bard är helt gratis.
Dessa verktyg är konversationsbaserade AI-motorer. Du kan prata med dem som med en assistent för att finjustera resultatet.
Som med alla AI-verktyg kan resultatet ibland vara lite fel. Sammanfattningsvis är dessa verktyg användbara, men de kan inte helt ersätta mänsklig inblandning.
Var försiktig med påminnelser!
Påminnelser är användbara och fyller sitt syfte. Jag får ofta mejl om potentiella samarbeten med adminvista.com. Eftersom jag är skribent och inte har något att säga till om i den administrativa delen, skickar jag i allmänhet vidare dem till de ansvariga.
Jag glömmer dock fortfarande bort några ibland, och det som fungerar i de situationerna är vänliga påminnelser (ibland några stycken).
Så fortsätt att skicka påminnelser till potentiella kunder eftersom de verkligen fungerar.
Detta var vår guide till vänliga påminnelser med några mallar som hjälper dig att komma igång. Om du kör fast kan verktygen vi diskuterade göra det enkelt att skicka mejl.
PS: Är du intresserad av att prata om (AI) staden, ChatGPT? Här är adminvista.com ChatGPT-förråd som hjälper till att realisera dess fulla potential.