Projektledning i en föränderlig arbetsvärld
I takt med att arbetsmiljön snabbt utvecklas har projektledning (PM) blivit en avgörande sektor för att säkerställa att företag är effektiva och konkurrenskraftiga. Det har lett till en kraftig tillväxt inom branschen.
Tillgången till PM-programvara ökar, vilket underlättar för team att samarbeta i realtid, vilket leder till bättre organisation och ökad produktivitet. Valet av rätt projektledningsverktyg spelar en central roll i att maximera produktiviteten, hantera personal och frilansare, samt bidra till företagets tillväxt.
Bland de ledande aktörerna inom projektledning finner vi Trello och monday.com. Trots att båda verktygen erbjuder liknande grundläggande funktioner, finns det betydande skillnader i deras gränssnitt, integrationsmöjligheter, tidsspårningsverktyg, webbläsartillägg och mobilapplikationer. Dessa subtila skillnader gör valet mellan dem till en utmaning.
För att undvika ett slumpmässigt val av Trello eller monday.com, kommer denna artikel att analysera deras centrala funktioner. Detta ger dig möjlighet att fatta ett välgrundat beslut utifrån dina specifika behov.
Oavsett om du är en enskild företagare eller hanterar flera projekt inom en stor organisation, är projektledningsprogramvara en viktig tillgång. Den underlättar tidsplanering, uppgiftsdelegering och teamkommunikation.
Både Trello och monday.com är starka alternativ, men vilket verktyg som passar bäst beror helt på dina specifika krav. Även om det finns en viss överlappning i deras funktionalitet, kommer vi att jämföra de två och lyfta fram deras respektive styrkor och svagheter.
Denna genomgång kommer att fokusera på användarvänlighet, kundsupport, rapporteringsfunktioner och integrationsmöjligheter för att ge en tydlig bild av hur de två verktygen presterar på olika områden.
Vad är Trello?
Trello är ett verktyg för online-samarbete som använder kort och tavlor för att ge teammedlemmar en gemensam översikt över sina tilldelade roller och projekt. Plattformen består av tavlor, listor och kort som team kan använda för att skapa kollaborativa arbetsytor. Användare registrerar sina uppgifter på flyttbara kort som speglar deras arbetsprocess.
Kort kan filtreras, etiketteras och färgkodas för en tydligare visuell presentation. Genom kommentarer kan användare lämna feedback, ställa frågor eller dela idéer. Viktigt är att användare kan nämna specifika teammedlemmar som sedan får notifieringar i appen, via e-post eller som desktop-notiser.
År 2021 genomgick Trello en uppdatering som introducerade nya funktioner, bland annat möjligheten att se projekt i form av tidslinjer, kalendrar och arbetsytetabeller. Dessa funktioner ger en överblick över uppgifter och flera tavlor samtidigt, men är endast tillgängliga för användare med betalabonnemang.
Vad är monday.com?
monday.com är ett molnbaserat operativsystem för arbetsplatser som gör det möjligt att skapa verktyg för att hantera och organisera arbete. Det erbjuder flexibilitet att skapa arbetsflöden, ansluta teammedlemmar och ge transparens. Verktyget är enkelt och intuitivt, vilket gör det användbart för team av alla storlekar för att anpassa sig till olika behov.
Med monday.com kan man inte bara hantera projektflöden, utan även använda verktyget för att hantera annonskampanjer, kundprojekt, spåra buggar och videoproduktioner. Det finns flera anpassningsbara mallar, tidsspårningsverktyg, instrumentpaneler för analys, samt mobilapplikationer för att användare ska kunna hålla kontakten var de än är.
monday.coms affärsledningssystem bygger på anpassningsbara tavlor, vilket gör det till ett starkt alternativ till Trello. De olika tavlorna underlättar arbetsflöden för team inom olika branscher och projekt.
Förutom att möjliggöra direktkommunikation mellan teammedlemmar via tavlor och interna meddelandesystem, har monday.com flera företagsverktyg för försäljning och marknadsföring, kundhantering och dokumenthantering.
monday.com
monday.com erbjuder en 14-dagars provperiod. Priset varierar beroende på abonnemang och antal användare som har tillgång till projekten. Basplanen kostar från 39 dollar per månad för 1-5 användare. Utbildningsinstitutioner och ideella organisationer kan få rabatt.
#1. Mallar och datafält
monday.com har mallar som täcker ett brett spektrum av behov, från incidenthantering och semesterplanering till kalendrar och agila processer. Användare kan anpassa mallarna efter olika projekt- eller branschbehov. Det finns även över 20 anpassningsbara datafält som kan justeras för varje projekt.
#2. Automatisering
monday.com har ett bibliotek av regelbaserad automatisering som är utformad för att hantera mindre uppgifter. Dessa kan användas för att ställa in notiser eller flytta uppgifter mellan tavlor.
#3. Samarbete
Liksom andra projektledningsverktyg underlättar monday.com samarbete via kommentarer och samtal inom projekt. Användare kan lägga till dokument och bilder. Automatiseringar kan ställas in för att skicka e-postaviseringar när en uppgift är klar. Chefer har en överblick över teamets arbetsbelastning och kan justera tilldelningar efter behov.
#4. Framstegsdiagram och rapporter
monday.com har möjligheter att skapa visualiseringar med hjälp av Gantt-diagram. Man kan skapa cirkel-, stapel- och linjediagram för att visa framsteg och teamets arbetsbelastning.
#5. Mobilapp
monday.com har en mobilapp för Android och iOS. Även om den är något begränsad jämfört med desktop-versionen, ger den tillgång till många av funktionerna på språng.
Trello
Trello använder en digital anslagstavla, ett så kallat Kanban-gränssnitt, för att hjälpa användare att visuellt organisera projekt. Uppgifter skapas enkelt och tilldelas andra teammedlemmar, eller flyttas runt på tavlan med hjälp av dra-och-släpp.
#1. Automatisering
Trello har automatiseringsfunktionen Butler, med vilken man kan programmera automatiseringar över flera tavlor. Användare kan schemalägga kommandon, ställa in regler och skapa händelsestyrda åtgärder.
#2. Samarbete
Teammedlemmar kan kommentera uppgifter och dela bilder och filer i Trello. Förutom dra-och-släpp-funktionen kan man dela uppgifter via e-post och lägga till teammedlemmar till projekt. Trello erbjuder begränsad tillgång utan kostnad, vilket gör det billigare än monday.com.
#3. Framstegsdiagram och rapporter
Trello saknar en traditionell rapporteringsfunktion, men Butlers automatiseringshjälp kan generera rapporter. Genom att gruppera kort kan Butler skapa en rapport baserad på deras innehåll. Rapporteringsfunktionen i Trello är dock mer begränsad än monday.coms, som bland annat har Gantt-diagram.
#4. Mobilapp
Trello har en mobilapp för Android och iOS med fler funktioner än monday.coms. Användare kan skapa listor, tavlor och kort, markera uppgifter som slutförda eller justera tidsfrister. Appen ger en översikt av alla tavlor.
Trello
Trello har ett system för integrationer, som kallas Power-Ups. Dessa kan enkelt appliceras på individuella kort för att ge nya funktioner eller integrera korten med andra verktyg. Det finns hundratals Power-Ups, och många av dem är kostnadsfria. Några exempel är anpassade fält, tidspårning, Trello-formulär och SurveyMonkey.
Det finns också integrationer för Gmail, Google Drive, Salesforce och Zendesk. Power-Ups är generellt kostnadsfria, men vissa kan kräva betalning från tredjepartsutvecklare.
monday.com
monday.com erbjuder flera integrationer och tillägg som kan läggas till i arbetsytan. Dessa integrationer är tillgängliga för användning på alla kort. De flesta av integrationerna kommer från tredjepartsutvecklare och kan vara avgiftsbelagda.
Några av de mer anmärkningsvärda apparna som finns tillgängliga på monday.com inkluderar anteckningar, inbäddad HTML, en röstläsare för att spela in ljudbeskrivningar av uppgifter och SuperForm.
Ytterligare integrationer på monday.com inkluderar e-post, internkommunikation, filhantering och marknadsföring. Vissa av dessa är dock begränsade till betalplaner. Detta skiljer monday.com från Trello, där liknande integrationer oftast är kostnadsfria eller debiteras av tredjepartsutvecklare.
Både Trello och monday.com har användarvänliga gränssnitt, men den upplevda användarvänligheten beror på individuella preferenser.
Trello
Trello använder Kanban-kortmetoden där korten anpassas med bilder. Korten visar de viktigaste aspekterna som titel, framsteg och tidsfrister. Användare kan färgkoda kort för att framhäva viktiga meddelanden till teamet. Genom att klicka på korten får man tillgång till detaljerad information. Systemet organiserar korten effektivt och förhandsvisar sparade dokument och bilder.
Jämfört med monday.com är Trello mer intuitivt för nybörjare. Det visar inte lika många fält eller anpassningsalternativ direkt, vilket gör inlärningskurvan mindre brant.
monday.com
monday.coms gränssnitt liknar ett kalkylblad med poster, kallade ”Pulse”. Här kan man hantera dokument, uppgifter eller visa steg som tagits för att slutföra ett projekt. Användare kan skapa rapporter med hjälp av onlineformulär som är unika för monday.com.
Om man har erfarenhet av kalkylblad är gränssnittet bekant. Ytterligare funktioner som ikoner och färger kan användas för att skilja fält och anpassa vyn. För nybörjare kan monday.com vara överväldigande, eftersom all information, inklusive kalendrar, kortvyer och tidslinjer visas på samma sida. Verktyget leder dock användaren genom grundprocessen för att skapa projekt, så att man kan lära sig de avancerade funktionerna efterhand.
Både Trello och monday.com erbjuder bra kundsupport. monday.com erbjuder telefonsupport, medan Trellos kundtjänst är via e-post och community-forum.
Trello
Trellos support består av skriftliga guider och en sökfunktion som ger avancerade svar. Verktygets guider är illustrerade och lättförståeliga, med information som inkluderar guider, en kunskapsbas, YouTube-webinarier, ett community-forum och ett VIP-utbildningspaket.
monday.com
monday.com erbjuder en bättre kundsupport än Trello, med live-telefonsupport och e-postsupport dygnet runt. Företaget tillhandahåller även ett bibliotek med artiklar, självhjälpsguider och videor. Det finns även professionell hjälp för onboarding, datamigrering, utbildning och integrationer. Verktygen som erbjuds inkluderar instruktioner, kunskapsbas, webbseminarier, videohandledningar, ett community-forum och VIP-utbildningspaket.
Trello
Trello är ett bra val för användare som hanterar marknadsföringsprojekt, försäljningspipelines, kundsupportspårning och HR-spårning. De betalda abonnemangen har avancerade funktioner som används av stora företag som Adobe och Foot Locker.
Trello har dock vissa begränsningar, som avsaknaden av en inbyggd kundfaktureringsfunktion. Det gör det mer lämpligt för interna projekt. För storskaliga projekt som kräver avancerade rapporterings- och budgetverktyg kan det vara bättre att välja ett Trello-alternativ som erbjuder mer funktionalitet.
monday.com
monday.com använder Kanban-metoden för att organisera projekt, men har även avancerade funktioner som sträcker sig längre än Trellos. Trots de många funktionerna är monday.com fortfarande användarvänligt. Det är troligen därför företag som Adidas, Lonely Planet och HubSpot är bland dess användare.
monday.com passar bäst för företag och stora projekt, snarare än enskilda eller personliga projekt. Företagsägare anser ofta att de billigare planerna med begränsade funktioner, som begränsade aktivitetsloggar eller filutrymme, inte räcker till.
Om du är involverad i ett stort projekt som kräver omfattande funktionalitet kan monday.com vara rätt val, även om det kostar lite mer.
Slutord
Efter att ha jämfört Trello och monday.com är det tydligt att båda projektledningsverktygen erbjuder utmärkta samarbetsfunktioner. Det gör det svårt att välja en tydlig vinnare.
Trello är enkelt att komma igång med, vilket passar användare som kan känna sig överväldigade av för många funktioner. monday.com erbjuder däremot olika tavlor och samarbetsverktyg. ”My Work”-området förenklar hanteringen av personliga uppgifter.
Dina behov och preferenser avgör vilket verktyg som passar dig bäst. Välj Trello om du letar efter ett enkelt projektledningsverktyg för projekt som kräver minimalt samarbete. Å andra sidan är monday.com ett bättre val om du behöver avancerade funktioner och ett brett utbud av tavlor. monday.com är vår totalvinnare, men det ultimata valet är ditt, eftersom du känner dina projekt bäst.
Läs även vår jämförelse av Asana vs monday.com för att se vilket som är det bästa projektledningsverktyget.