Varför e-postarkivering är viktigt och de bästa verktygen för att göra det
I dagens samhälle, oavsett om du driver ett företag eller är en privatperson med många åtaganden, är det oundvikligt att hantera en stor mängd e-post varje dag.
Det händer lätt att viktiga meddelanden försvinner i mängden. De kan av misstag raderas, hamna i fel mapp eller bara bli osynliga i en överfull inkorg.
Det finns e-postmeddelanden som du vet att du kommer att behöva tillgång till i framtiden. Det är här e-postarkivering blir ovärderligt. Genom att arkivera specifika meddelanden säkrar du viktig information från att gå förlorad, oavsett om det beror på oordning eller andra orsaker.
Trots de uppenbara fördelarna med e-postarkivering, är det förvånande att många inte drar nytta av den. Den här artikeln kommer att utforska e-postarkivering på djupet och presentera några av de mest effektiva programvarorna som du bör överväga att använda.
Fördelarna med att arkivera e-post
När du arkiverar ett e-postmeddelande sparar du det för framtida bruk. Många yrkesverksamma använder arkivering för att skydda sin data eller för att snabbt hitta ett viktigt meddelande vid ett senare tillfälle. Här är några av de viktigaste skälen till varför e-postarkivering kan vara till stor hjälp:
#1. Lagringsutrymme 📦
Varje e-postmeddelande du får lagras på aktiva servrar. En stor mängd e-post kan göra att servern saktar ner. För att optimera prestandan kan du behöva radera meddelanden. Men vad händer om de innehåller viktig information? Det är här e-postarkivering kan hjälpa till.
Den låter dig flytta viktig e-postdata till en säker server utanför den vanliga miljön, eller till molnet, varifrån du enkelt kan hämta den.
Läs även: Pålitliga tjänster för e-posthosting för företag av alla storlekar
#2. Säkerhet 🔒
När du har arkiverat dina e-postmeddelanden lagras de på ett säkert ställe med regelbundna säkerhetskopior av din data.
Vissa program för e-postarkivering har utmärkta funktioner för katastrofåterställning, men detta är beroende av att du väljer rätt programvara. En nyckelindikator på bra programvara för e-postarkivering är en garanterad driftstid på 99,9 procent.
#3. Produktivitet 👨💻
En överfull inkorg kan göra det svårt att hitta ett specifikt e-postmeddelande. Om du behöver söka efter ett visst meddelande på jobbet kan du behöva gå igenom många andra först.
Genom att arkivera din e-post kan du enkelt hämta de meddelanden du behöver från arkivet och säkerhetskopian av din e-postdata. För att alla i teamet ska vara på samma sida, kan det också vara bra att använda verktyg för delad inkorg för att hantera teamets e-postmeddelanden.
#4. Efterlevnad ⚖️
Många organisationer inom olika branscher måste lagra register över e-postkommunikation för officiella syften. Dessa kan komma att granskas under en revision eller utredning. Att ta bort alla e-postmeddelanden är inte en bra idé om du vill undvika juridiska problem med myndigheterna.
Genom att arkivera och spara viktiga meddelanden i arkivet är du på den säkra sidan. Sammanfattningsvis kan e-postarkivering vara fördelaktigt både för enskilda användare och för organisationer.
Introduktion till programvara för e-postarkivering
Programvara för e-postarkivering är gjord för att hjälpa dig att spara viktiga e-postmeddelanden och hämta dem när du behöver dem, vilket är en del av processen för katastrofåterställning. Dessa verktyg gör det också enklare att ta bort oönskade e-postmeddelanden, vilket frigör serverutrymme och gör e-posthantering snabbare. Du kan även använda lösningar för e-postsäkerhet för att skydda dig mot skräppost och nätfiske.
Programvara för e-postarkivering är värdefull i många situationer, oavsett om det är för personligt eller professionellt bruk.
Om du driver ett företag är det nödvändigt att ha en lösning för e-postarkivering för att säkerställa att du följer alla regler, så att all e-postkommunikation inom din organisation kan bevaras om det blir en officiell utredning eller revision.
Hur programvara för e-postarkivering fungerar
När du arkiverar vissa e-postmeddelanden flyttar du dem från din huvudinkorg till en separat arkivmapp. På så sätt kan du bevara meddelandet för framtida bruk och komma åt det enkelt.
Med en effektiv lösning för e-postarkivering kan du flytta din viktiga e-post till en säkrare plats, vilket underlättar katastrofåterställning.
Den främsta fördelen med att använda programvara för e-postarkivering är att den uppfyller organisationens behov. Företag kan också konfigurera verktyget för arkivering efter sina specifika behov. Ett företag kan till exempel välja att arkivera alla inkommande e-postmeddelanden, vilket minskar behovet av att rensa e-posten ofta.
Innan du letar efter en lösning för e-postarkivering är det bäst att undersöka vilka funktioner den har, vilka lagar den följer, och sedan ta ett beslut.
Viktiga funktioner att leta efter i programvara för e-postarkivering
Innan du bestämmer dig för en lösning för e-postarkivering finns det några viktiga funktioner som du inte bör kompromissa med.
Detta är de grundläggande kraven om du vill ha programvara som fungerar bra för smidig lagring och säkerhetskopiering av viktig e-post. Här är de funktioner du bör leta efter i programvaran för e-postarkivering:
- Snabb och enkel sökfunktion för att komma åt e-postdata som sparats i programmet
- Problemfri hantering av stora mängder viktig e-postdata
- Överensstämmer med gällande lagar
- Kostnadseffektiv och effektiv
Om du hittar ett verktyg som uppfyller alla dessa krav har du hittat rätt.
Nu när du vet mer om programvara för e-postarkivering, ska vi titta på några av de bästa alternativen du kan använda.
Mimecast
Mimecast erbjuder en molnbaserad lösning för att hantera de problem som kan uppstå när en organisation har en oändlig lista med e-postarkiv. Den hjälper dig att hantera dina e-postarkiveringsproblem med robusta funktioner som gör allt enklare än någonsin.
Mimecast är ett bra alternativ för företag som växer och vill ha en mer kostnadseffektiv lösning, till skillnad från vanlig programvara för e-postarkivering.
Eftersom underhåll av programvara för e-postarkivering ibland kan vara dyrt och komplicerat, tycker jag att Mimecasts funktioner för e-postarkivhantering är mycket användbara. Om du vill lagra viktiga meddelanden på ett säkert ställe som är enkelt att nå är Mimecast ett bra val.
Mailstore Home
Om du letar efter ett ställe där du kan samla all din e-post från olika datorer, system och program, är Mailstore Home ett utmärkt alternativ som dessutom är gratis. Det lagrar viktig e-postkommunikation i ett säkert och centralt arkiv.
Tack vare de avancerade funktionerna i den här e-postarkiveringslösningen behöver du inte längre oroa dig för att dina meddelanden ska gå förlorade på grund av trasiga PST-filer, ofullständig säkerhetskopiering av data eller liknande problem.
Med sin smarta sökfunktion gör MailStore Home det lättare att hitta ett specifikt e-postmeddelande, även i stora arkiv. Du kan flytta meddelanden till din huvudinkorg och hämta dem från arkivet när du vill.
E-postarkiv Pro
Email Archive Pro gör arkivering så enkelt som möjligt. Med bara ett klick kan du arkivera flera e-postkonton och mappar på en säker plats för framtida bruk. Du kan även konvertera dem till sökbara PDF-filer för snabb och enkel hämtning.
Den här e-postarkiveringslösningen har också inbyggt stöd för G-suite genom integrering med Gmail API. Med Gmail OAuth kan du njuta av ökad säkerhet och skrivskyddad e-poståtkomst.
För smidig e-postarkivering är Email Archive Pro ett utmärkt val.
Barracuda
Vill ditt företag minska kraven på e-postlagring och öka användarnas produktivitet? Barracuda är en perfekt lösning. Med det här verktyget kan du flytta viktig information till molnet och använda det som en extra lagringsnivå för att skydda din e-postdata.
Eftersom data lagras utanför den vanliga e-postmiljön, skyddas den utan risk för att raderas eller skadas. Genom att hantera mängden data på din e-postserver kan du sänka kostnaderna och samtidigt upprätthålla en hög effektivitet.
Barracuda säkerställer också att du följer alla regler och förenklar e-discovery.
Jatheon
Jatheon erbjuder en kraftfull e-postarkiveringslösning som hjälper dig att lagra, hämta, hantera och granska stora mängder e-postdata och annan information från ditt företag.
Jatheons avancerade arkiveringspaket låter dig analysera arkiverad data och få insikter som kan användas i alla avdelningar. Det förenklar e-discovery genom att ge dig möjlighet att hantera och skydda data, samtidigt som det har en specifik sökfunktion som gör det lätt att hitta och hämta data.
För en helhetslösning för e-postarkivering är Jatheon ett utmärkt val. Det kan förbättra datahanteringen genom att upptäcka problem innan de blir större och förhindra tjänstefel från anställda.
Quest
En e-arkiveringslösning som gör det lättare än någonsin att spara, hantera och hämta e-postdata. Quest kan installeras mycket enkelt.
Med den här lösningen kan du minska behovet av långsiktig datalagring och hantering av e-postserverns prestanda genom att lagra e-postbilagor separat från servrarna.
Quest har även effektiva lagringsfunktioner som följer alla regler. Dessutom kan du skapa taggar för att kategorisera, så att du enkelt kan flytta och hämta den data du behöver.
Libraesva
Libraesva är en av de ledande lösningarna för e-postarkivering som skyddar viktig affärsinformation, ökar de anställdas effektivitet och förenklar efterlevnad.
Om du letar efter en enkel men effektiv lösning för e-posthantering, riskhantering och efterlevnad behöver du inte leta längre än Libraesva.
Oavsett om du använder en e-postserver på plats eller i molnet, kan Libraesva erbjuda de bästa lösningarna för e-postarkivering. Den har integrerad integration med Office 365 och Microsoft Exchange, och programmets exklusiva Outlook-tillägg gör det enkelt att komma åt arkiverad e-post, oavsett om du använder Windows eller Mac.
ArcTitan
ArcTitan är ett integrerat och automatiserat verktyg med Office 365, som ger dig en supersnabb e-postsökning efter den data du har sparat i arkivet. Du kommer att uppskatta den enkla installationen och kostnadseffektiva distributionen av den här programvaran. Den omvandlar viktig e-postdata till ett arkiv genom att lagra den.
Oavsett om du behöver en e-postarkivlösning för ditt företag, utbildning eller MSP, är Arctitan ett bra alternativ för alla behov. Dessutom gör fjärråtkomst till e-post det extra smidigt.
N-förmåga
Om du föredrar molnbaserade lösningar för att lagra och skydda e-postdata, är N-able ett av de bästa alternativen på marknaden. Det är en säker och krypterad molnlösning för e-postarkivering som garanterar att din data är säker.
Du kan skydda din data och hantera alla krav på efterlevnad som ställs av branschrelaterade organisationer, såsom HIPAA, FRCP och SOX.
MSP:er kan enkelt hantera lagringskraven för inkommande och utgående e-postmeddelanden med N-able och samtidigt sänka de lokala lagringskostnaderna för infrastrukturen.
Smarsh
Smarsh är ett effektivt verktyg för att registrera viktig e-postkommunikation. Det kan lagra e-postmeddelanden med bilagor och hjälpa din organisation att följa alla lagar.
En av de bästa funktionerna i programvaran är att den stöder direkt källinsamling i det ursprungliga formatet, vilket garanterar att hela sammanhanget för datan bevaras.
Den kan hjälpa dig att separera interna, externa, inkommande och utgående meddelanden. Dessutom erbjuder den personlig arkivåtkomst så att dina anställda kan komma åt sin e-posthistorik.
Det råder inget tvivel om att Smarsh är ett komplett paket för e-postarkivering.
MailMeter
MailMeter har alla funktioner du kan förvänta dig av en bra programvara för e-postarkivering på ett och samma ställe. Det är en komplett lösning för alla dina behov inom e-postarkivering, från navigering i inkorgar till att utföra e-discovery och DSAR-sökningar samt att tillhandahålla moln- och lokal e-posthantering.
Med verktygets avancerade gränssnitt är det enkelt att begränsa din e-postsökning, oavsett syftet, med hjälp av de kriterier du angett.
MailMeter är ett bra val om du driver ett företag som behöver hantera stora mängder e-postdata. Genom att investera i den här programvaran kan du enkelt förhindra dataförlust och skydda din e-postdata.
Arcserve
Arcserve gör e-posthantering så smidig som möjligt genom att effektivisera insamling och lagring av e-post på flera platser, divisioner och för olika användare.
Programvaran kan integreras med olika tredjepartsplattformar, inklusive Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange och IBM Domino. Så oavsett vilken tjänst du använder behöver du bara Arcserve för att koppla ihop allt.
Cryoserve
Cryoserve är en bra lösning som gör det enklare att samla in, lagra och söka e-postmeddelanden. Programvaran är populär på grund av sin mångsidighet. Den kan användas som en lösning för e-postarkivering, en molnbaserad SaaS, en maskinvaruenhet eller en hybridlösning för att passa din IT-infrastruktur.
Genom att spara kopior av alla e-postmeddelanden som tas emot och skickas, omvandlar Cryoserve din data till en resurs som du kan använda dagligen. Du kan känna dig trygg i vetskapen om att all din viktiga affärsdata är i säkra händer och enkelt kan hämtas när du behöver den.
Intradyn
Vill du säkra din e-postdata i händelse av en framtida tvist, en begäran om att få veta eller en eDiscovery-begäran? Intradyn kan hjälpa dig med det på ett enkelt sätt. Det sparar inkommande och utgående e-postmeddelanden för att säkerställa att du har ett register över all kommunikation, samtidigt som din data skyddas för framtida bruk.
Intradyn låter dig importera råa e-postmeddelanden i RFC822-format och migrera äldre e-postmeddelanden. Dessutom fungerar det med alla de största e-posttjänsterna, inklusive MS Exchange, Gmail, Office 365 med mera.
Microfocus
Microfocus hanterar alla dina behov av e-postarkivering på ett flexibelt sätt med ett arkiv och flera plattformar. Det här verktyget gör det enklare att samla in, lagra, behålla, söka och upptäcka all intern och extern kommunikation via e-post, sociala medier och textmeddelanden.
Om du letar efter en lösning som håller koll på kommunikation via alla plattformar som ditt företag använder, är Microfocus verktyget för dig.
Man kan med säkerhet säga att detta är en komplett lösning för e-postarkivering.
Slutord
Lösningar för e-postarkivering gör det enklare att lagra och skydda dina e-postmeddelanden, samtidigt som du har snabb och enkel tillgång till dem. Det hjälper dig också att följa alla branschregler för att registrera e-postkommunikation för officiella syften. Det minskar den administrativa bördan med e-posthantering eftersom processen är automatiserad. För att öka produktiviteten ytterligare kan du också använda en e-postmallbyggare.
I slutändan handlar allt om vilken programvara du väljer. De som listas i den här artikeln är noggrant utvalda och presterar mycket bra när det gäller hastighet, kostnadseffektivitet och tillförlitlighet.
Kolla även in de bästa lösningarna för att filtrera och skydda mot skräppost.