Förbättra dina professionella och personliga relationer genom att utforska olika kommunikationsstilar.
Kommunikationsförmåga är en grundläggande egenskap som du kontinuerligt behöver utveckla. Det är särskilt viktigt om du strävar efter att ta ledande roller, som exempelvis teamledare eller chef.
För att bemästra konsten att kommunicera, är det viktigt att först förstå de olika kommunikationsstilarna och deras kännetecken. Fortsätt läsa för att lära dig det du behöver för att bli en skicklig kommunikatör, både på och utanför arbetsplatsen.
Vad är en kommunikationsstil?
En kommunikationsstil är det specifika sätt på vilket en person uttrycker sig, förmedlar information och interagerar med andra. Den innefattar olika metoder, mönster, preferenser och kroppsspråk. Valet av kommunikationsstil påverkar hur du skickar och tar emot budskap.
Kommunikationsstilar kan variera kraftigt. Din stil skiljer sig från en kollegas eller väns på grund av faktorer som uppväxt, kulturell bakgrund, personlighetsdrag och livserfarenheter. Du utvecklar därför en unik kommunikationsstandard som du använder på arbetet och i andra offentliga sammanhang.
Varför är det viktigt att lära sig kommunikationsstilar?
Det huvudsakliga skälet till att studera olika kommunikationsstilar och öva på dem är att förbättra din egen kommunikationsförmåga. Om du vill utvecklas i din karriär är det viktigt att kunna uttrycka samma åsikt på olika sätt.
Låt oss säga att du är med dina vänner och vill att de ska gilla ett av dina förslag för en kommande campingtur. I en sådan avslappnad miljö kan du vara högljudd eftersom dina vänner vet att du inte menar något illa.
Tänk dig nu en formell situation som ett affärsmöte. Du vill att intressenter från sälj- och marknadsföringsteamet ska överväga ditt förslag för att marknadsföra en produkt. Här bör du inte vara den som ropar högst. För att lära dig hur du ska agera i sådana sammanhang, läs vidare om de olika kommunikationsstilarna nedan.
Typer av kommunikationsstilar
Det har gjorts mycket forskning för att förstå, kategorisera och organisera hur människor kommunicerar. En av de mest populära modellerna, som används av terapeuter och affärscoacher, är den som beskrivs av den amerikanska forskaren Edmund Bourne i hans bok ”The Anxiety and Phobia Workbook” från 1990. Denna modell har blivit en standard för att bedöma kommunikationsmönster på arbetsplatser och i andra professionella miljöer.
Här följer en detaljerad beskrivning av fem olika kommunikationssätt:
Bestämd
En bestämd kommunikationsstil innebär att vara direkt utan att vara otrevlig i samtal. Självförtroende är centralt i detta tillvägagångssätt. Du uttrycker dina tankar och behov klart och tydligt samtidigt som du lyssnar på andra. Det handlar om att hitta en balans mellan kompromisser och överenskommelser.
Om du övar på bestämd kommunikation, låter du inte dina känslor påverka ditt sätt att kommunicera. Du är optimistisk, positiv, lugn och fokuserad på att hitta lösningar snarare än att skapa konflikter. Dessutom lyssnar du på allas åsikter men prioriterar även dina egna.
Egenskaper
- Når målen utan att skada andra.
- Respekterar andras rättigheter.
- Öppen för feedback och komplimanger.
- Håller en måttlig ögonkontakt.
- Har en avslappnad, rak och balanserad hållning.
Exempel
Du har skickat in en uppgift för länge sedan, men den ansvariga personen har inte åtgärdat den. Då kan du säga:
”Skulle du ha möjlighet att granska min inlämning? Jag behöver hålla schemat.”
Undergiven eller passiv
En undergiven kommunikationsstil innebär att du sätter andras åsikter och behov före dina egna. När du kommunicerar passivt, är du benägen att låta mer självsäkra eller aggressiva personer ta över samtalet.
Eftersom du kanske ogillar konflikter, försöker du undvika debatter och riskerar därmed att inte uttrycka dina åsikter. Aggressiva och passiv-aggressiva kommunikatörer kan utnyttja din konversationsstil. Om du inte uttrycker dina åsikter och behov tydligt, kan andra förbise dem. Dessutom kan du känna bitterhet över att inte ha uttryckt dina egna tankar, gillanden, ogillanden och önskemål.
Egenskaper
- Känner skam eller ursäkt när du frågar om något som du har rätt till.
- Undviker konfrontation.
- Nedvärderar egna idéer, förslag, behov och önskemål.
- Talar mjukt.
- Har en krokig eller vriden kroppshållning.
- Undviker ögonkontakt.
- Försöker göra sig själv mindre genom att krympa ihop.
Exempel
Din teamledare diskuterar en produktdesign med dig och delar med sig av sin idé. I det här fallet säger du:
”Din idé är fantastisk! Allt är bra med mig.”
Aggressiv
Om ditt samtal innehåller följande toner eller ord, är din kommunikationsstil aggressiv:
- Argumenterar med den andra personen.
- Försöker skrämmas.
- Agerar fientligt.
När du kommunicerar på det här sättet, sätter du dina egna åsikter och idéer främst, framför alla andra i rummet. Ditt mål är att vinna i alla situationer. Du respekterar ofta inte andras rättigheter i den fråga som diskuteras.
Aggressiva kommunikatörer ignorerar andras åsikter. De ger sig omedelbart på alla som försöker uttrycka en egen åsikt. Det gör att andra känner sig oviktiga, mobbade och nonchalerade när det finns en aggressiv talare i rummet.
Egenskaper
- Samtalstonen är hög, hotfull och fientlig.
- Vill alltid vinna.
- Intar en position som är högre eller större än andra i rummet.
- Rynkar ofta pannan.
- Har ett oförutsägbart beteende, ofta mobbning.
- Använder skällsord.
Exempel
En aggressiv kommunikatör utvecklar en programkod tillsammans med dig. Du försöker improvisera, och de säger:
”Titta vad du har gjort. Du har förstört programmet! Jag hade rätt hela tiden.”
Passiv-aggressiv
En passiv-aggressiv kommunikationsstil kombinerar passivitet och aggression i samtal. Personer med denna stil kan verka tysta och lugna på ytan, men är egentligen frustrerade. De uttrycker frustration genom att sprida rykten, vara sarkastiska, skvallra och försöka visa sig överlägsna.
Istället för att öppet uttrycka sin motvilja, agerar passiv-aggressiva kommunikatörer i smyg. De kan försöka sabotera ditt arbete i det dolda eller sprida rykten bland teamet om att din idé inte lyckades. Om teamet upptäcker dessa aktiviteter, kan ingen vilja arbeta tillsammans med dessa personer.
Egenskaper
- Aggressiviteten är tyst.
- Klagar ofta hos andra om en persons arbete eller idé.
- Agerar trevligt i personens närvaro.
- Ger improduktiv kritik i någons frånvaro.
- Har en trevlig och lugn ton.
- Har ett naivt ansiktsuttryck.
Exempel
Din teamledare har accepterat din produktdesignidé. I din frånvaro kan den passiv-aggressiva kommunikatören säga följande till teamledaren:
”Jerris idé är inte unik. Jag såg att han kopierade den från vår konkurrent. Skyll inte på mig för att jag inte sa något innan den här designen sattes i bruk.”
Manipulativ
Om du tillämpar en manipulativ kommunikationsstil, kommer du att dölja dina avsikter i samtalet. Du vet tydligt vad du behöver, och du är beredd att nå dina mål. Men du kommer att försöka lura andra, särskilt om deras mål är desamma som dina. Dessutom försöker du påverka andra att agera på ett visst sätt som gynnar dig. Slutligen ber du indirekt om fördelar eller saker.
Egenskaper
- Avsikterna är inte tydliga, uttrycker sällan de sanna avsikterna.
- Tonen kan vara avundsjuk och nedlåtande.
- Uttrycker ofta en känsla av att vara besegrad eller hjälplös.
Exempel
Din kollega gick på en utbildning, men du missade den. När du frågar varför de inte påminde dig, kan de svara:
”Jag trodde inte att du var intresserad av ämnet. Dessutom var inte läraren särskilt bra på att förklara.”
Vikten av att förstå kommunikationsstilar på arbetsplatsen
Att förstå de olika sätten som människor kommunicerar på kan vara mycket fördelaktigt. Det gör det möjligt för dig och ditt team att samarbeta effektivt genom att använda metoder som alla förstår. Genom att ha kunskap om och anpassa dig till olika kommunikationsstilar, kan ni undvika missförstånd, bygga starkare relationer och uppnå mer tillsammans.
Att bemästra din kommunikationsstil är värdefullt för din karriärutveckling. Det ökar din synlighet, pålitlighet och positiva inverkan. En tydlig och effektiv kommunikationsstil ger dig möjlighet att på ett säkert sätt uttrycka dina tankar och prestationer, vilket gör att du sticker ut och får erkännande från kollegor, chefer och beslutsfattare.
Hur påverkar kommunikationsstilar arbetskulturen?
Olika kommunikationsmetoder påverkar arbetsplatsen på olika sätt, som beskrivs nedan:
Kommunikationsgap
En passiv kommunikationsstil kan leda till förvirring och förlorad arbetstid. Underordnade kanske inte rapporterar problem tydligt och väljer att dölja dem tills du undersöker dem. Alternativt, som teammedlem, kanske du inte får rätt stöd från din teamledare förrän ni båda blir mer bestämda.
Obehag att tala
Om någon på arbetsplatsen är för aggressiv i sin kommunikation, kan andra känna sig obekväma i närheten av den personen. Å andra sidan kan teamledare och chefer behöva utöva en viss aggression när de leder produktions-, drift- eller sälj- och marknadsföringsteam som behöver motivation.
Konfliktlösning
När du medlar i en konflikt mellan anställda eller gruppmedlemmar, är det viktigt att visa problemlösningsförmåga, empati och självförtroende. Undvik att använda aggressiva, passiva eller passiv-aggressiva kommunikationssätt under konflikter. Sträva istället efter att vara bestämd och taktfull och hitta en balans som möjliggör effektiv lösning samtidigt som respektfull kommunikation upprätthålls.
Transparent kommunikation
När en organisation använder sig av en bestämd kommunikationsstil, kommer du att känna att du vet vad du behöver veta. Det hjälper dig att känna dig positiv inför verksamheten och prestera ditt bästa.
Skapa en inkluderande arbetsmiljö
Om du främjar inkludering och respekt på arbetsplatsen, kommer din kommunikationsstil att tala för sig själv. Genom att aktivt lyssna, visa empati och värdesätta olika synpunkter, bidrar du till en inkluderande arbetskultur. Genom att behandla andra med respekt, oavsett position eller bakgrund, bidrar du till ett starkt lagarbete.
Strategier för att förbättra din kommunikationsstil
Att förbättra din kommunikationsstil innebär att bli mer självsäker på arbetsplatsen och i andra offentliga sammanhang. Du måste också se till att du inte åsidosätter dina egna intressen i samtalet. Här är några strategier som du kan använda för att bli en effektiv kommunikatör:
#1. Bli självmedveten
Utveckla en förståelse för dina egna behov, känslor och kommunikationsmönster. Inse tendenser till passivitet eller aggression och sträva efter att odla självsäkerhet.
#2. Kom snabbt till saken
Öva på att uttrycka dina tankar, åsikter och behov på ett direkt och respektfullt sätt. Använd ett tydligt och kortfattat språk och fokusera på det specifika budskap du vill förmedla.
#3. Lyssna på andra när de talar
Ge talaren din fulla uppmärksamhet, visa empati och förståelse. Lyssna aktivt utan att avbryta och visa genuint intresse för deras perspektiv.
#4. Börja meningar med ”jag” ofta
Rama in dina uttalanden med hjälp av ”jag” för att ta ansvar för dina känslor och åsikter. Säg till exempel ”jag känner” eller ”jag tänker” istället för att komma med anklagande eller generaliserande uttalanden.
#5. Definiera gränser
Definiera och kommunicera tydligt dina gränser och förväntningar. Var självsäker när du säger ”nej” när det är nödvändigt, samtidigt som du respekterar andras behov.
#6. Var uppmärksam på icke-verbal kommunikation
Var noga med att övervaka ditt kroppsspråk, tonfall och ansiktsuttryck när du kommunicerar. Dessa bör alltid vara artiga. Behåll en god ögonkontakt, använd en självsäker ton och visa ett avslappnat kroppsspråk.
#7. Var en problemlösare eller främja det
En skicklig kommunikatör kommer aldrig att fastna i ett skuldbeläggande. Istället söker du en gemensam grund i debatten och välkomnar förslag för att lösa problemet.
Det finns inget sätt att ändra situationen när någon har skadat verksamheten. Det bästa du kan göra är att välja en lämplig strategi för att minimera skadan och återställa verksamhetens resultat.
Sammanfattning
Nu när du känner till de fem grundläggande kommunikationsstilarna, är det viktigt att utveckla självmedvetenhet. Du måste också upptäcka dina egna beteendemönster och behov innan du kommunicerar med andra.
Testa sedan den bestämda kommunikationstekniken för att med självförtroende uttrycka dina tankar och behov gentemot den andra parten.
Oavsett om ditt mål är att utvecklas i karriären, må bra, ta hand om din familj eller hantera din ekonomi, är effektiv kommunikation nyckeln till allt detta.
Framgångsrik kommunikation handlar inte om att tala högst, ha sista ordet eller undvika konflikter. Slutmålet är att nå en dialog med den andra parten och avsluta affären – oavsett om det är på ett affärsmöte eller en hemmamiddag!
Kolla även in dessa kommunikationsplattformar för ditt företag eller team.