Att notera vart dina pengar tar vägen är grunden i vad vi kallar utgiftsspårning.
Hur frekvent följer du upp dina utgifter? Är det varje timme, dagligen, varje månad, kvartalsvis eller kanske bara en gång per år? I början kan det te sig som ett överväldigande åtagande, men med tiden kommer du att inse hur värdefullt det är.
Att förvalta sina ekonomiska tillgångar är av största betydelse, och detta börjar ofta redan under studietiden, ibland till och med tidigare. I dagens samhälle kan en oväntad sjukhusräkning snabbt sätta en individ på ruinens brant.
För både företagare och privatpersoner är det rekommenderat att granska utgifterna månadsvis och årligen.
Betydelsen av Utgiftskontroll
- Upprätthåll sunda utgiftsvanor: Genom att spåra dina utgifter får du möjlighet att identifiera, begränsa eller eliminera slösaktiga vanor. Det hjälper dig också att styra dina pengar mot det som är mest angeläget.
- Förebygg överskridanden: Utgiftsspårning motverkar spontana och onödiga utgifter genom att tvinga dig att skapa en månadsbudget. Att leva efter en självbestämd budget kommer att vara gynnsamt i det långa loppet.
- Ta kontroll över din ekonomi: Om du ständigt brottas med skulder, är det troligt att du saknar kontroll över dina utgifter. Att spåra utgifter ger dig friheten att allokera dina pengar till mer meningsfulla aktiviteter.
Tänk dig att du var ute och shoppade med dina vänner under helgen, och insåg att du köpte saker du egentligen inte behövde. Du handlade kanske under grupptryck. Istället kunde de pengarna ha investerats i dig själv, genom att köpa en inspirerande bok eller anmäla dig till en hobbykurs.
Varför är Utgiftsspårning Viktigt för Företag?
För små och medelstora företag är det avgörande att noggrant spåra utgifterna. Det är också nödvändigt att hålla isär personliga kostnader från företagets, eftersom företaget ska ses som en egen enhet. Ditt företag kan vara din passion, och det bör behandlas därefter av flera anledningar:
- Skydd mot problem: Ditt företag kan åtnjuta rättsskydd som du som individ kanske inte har. Om utgifterna blandas ihop, riskerar du att försvaga detta skydd och kan bli personligt ansvarig om en klient stämmer. Dina privata tillgångar kan i så fall vara i riskzonen.
- Förbered dig för deklarationen: Slipp leta i lådor och handskfack efter kvitton och fakturor. Dessutom, när du reser i jobbet, kan vissa utgifter dras av. Vissa företagskostnader är inte skattepliktiga och kan betraktas som avdragsgilla affärskostnader. Bokföringen blir också smidigare när det blir tydligare vilka utgifter som är skattepliktiga och vilka inte är det.
- Enkel vinstberäkning: Du kommer utan problem att kunna redovisa dina vinstsiffror korrekt när kunderna frågar, utan gissningar. Det hjälper i slutändan till att upprätthålla företagets budget genom en tydlig bild av utgifterna.
Ett sätt att överblicka företagets kostnader är genom att använda appar för utgiftsspårning. En sådan app hjälper dig att föra ett löpande och korrekt register över dina utgifter genom att hantera kvitton och fakturor. Vissa appar kan kopplas direkt till dina bank- och kreditkort, vilket sparar tid genom att undvika manuellt arbete.
Låt oss nu utforska några av de bästa apparna för utgiftsspårning för ditt företag.
Zoho Expense
Zoho erbjuder en av de mest användarvänliga apparna för utgiftsspårning. Deras gränssnitt är uppskattat av användarna, och appen erbjuder en mängd olika lösningar. Zoho ser till att inga kvitton missas genom att lagra dem digitalt. Du kan även vidarebefordra dina kvitton automatiskt via e-post. Även om du har verksamhet i flera länder, kan Zoho hantera dina utgifter i olika valutor.
Med Zoho kan du skapa en anpassad utgiftssida och ge dina anställda möjlighet att dela upp utgifter. Om ditt företag kräver mycket resande, kan du spåra dina mil exakt med Zoho. Detta ger dig bättre kontroll över dina kostnader.
Appen är kompatibel med alla plattformar, inklusive Android och iOS. Zoho erbjuder nya användare en 14-dagars kostnadsfri testperiod.
Wallester
Wallester är en mycket populär plattform för utgiftsspårning i företag. Den erbjuder en helhetslösning för företagets utgiftsbehov, såsom spårning, registrering, delning av betalningsmetoder, uppsättning av nya betalsätt och mycket mer.
Du kan utfärda nya virtuella betalkort till dina anställda för företagets räkning när som helst och var som helst. Deras pålitliga notifikationssystem håller dig uppdaterad om utgifter i realtid.
Dessutom kan du tillåta mindre kontantuttag, vilket ersätter den osäkra och opraktiska kontantkassan.
Som företagsledare eller intressent kan du fatta beslut om inköp och utgifter i realtid genom att avaktivera kortet från din sida. Du kan även skapa virtuella kort för specifika projekt och distribuera behörigheter till flera gruppmedlemmar.
Utvecklarna arbetar också med en ny funktion som kallas ”säker spårning och uppladdning”. Detta påminnelsesystem kommer att regelbundet uppmana anställda att ladda upp kvitton, fakturor, kuponger med mera.
Wallesters utgiftsspårningsverktyg fungerar online via webbläsare och mobiltelefoner och erbjuder för närvarande gratis testperioder. Det kan vara värt att kolla upp för att se om det är rätt verktyg för ditt företag.
Precoro
Företag som vill få en fullständig överblick över sina utgifter kan förlita sig på Precoro. Denna effektiva programvara för kostnadshantering ger insikter om driftskostnader och säkerställer att budgeten används på bästa sätt.
Med den här programvaran kan du automatisera godkännandeprocessen, vilket inte bara sparar tid utan även ökar effektiviteten. Spårning av fakturor, kvitton och återbetalningskrav blir enkelt. Du kan till och med integrera Precoro med ditt bokföringsprogram för synkronisering av data i båda riktningarna.
Den här programvaran gör det möjligt för dig att skapa regler för utgifter så att du aldrig överskrider din budget. Deras realtidsinstrumentpanel ger en tydlig bild av dina totala utgifter. Dessutom kan företagen få detaljerade rapporter i olika kategorier.
För att skapa ett smidigt arbetsflöde kan du integrera det med QuickBooks, Xero, NetSuite, Amazon Business Punch-in och Slack. Prismodellen är helt transparent och en 14-dagars gratis testperiod ingår.
Divvy
Divvy är en helhetslösning för hantering av företagets utgifter. Plattformen har ett par unika funktioner som gör den till ett bra val för alla företag. Med deras Business Credit-funktion kan du få tillgång till finansiering av alla storlekar. Du ansöker enkelt om en kreditgräns på några minuter och kan börja göra inköp med hjälp av Divvy-kortet.
Kostnadshantering blir enkel eftersom du med några klick kan kategorisera varje köp som gjorts med Divvy-kortet. Det finns alltså inget behov av manuell utgiftsrapportering i företaget.
När du har skapat budgeten för ditt företag med Divvy, får du realtidsspårning och kontroll, vilket ger dig full kontroll över dina företagsbudgetar.
Det bästa med denna utgiftsspårningsprogramvara är att den är helt gratis att använda. Det tillkommer inga dolda avgifter. Dessutom kan du skaffa så många fysiska och virtuella kort som du behöver till dina anställda. Belöningarna från Divvy för dina utgifter är ytterligare ett argument för att välja den här plattformen.
Säg adjö till traditionella utgiftsrapporter och välkomna detta avancerade system för utgiftsspårning.
Pleo
Pleo är ett fintech-företag som hanterar företagens utgifter genom att använda Pleo-kort, både kredit- och betalkort. Du kan organisera dina utgifter genom att klicka på några knappar på skärmen.
Du kan integrera Pleo med andra bokföringsverktyg. Det låter dig sätta utgiftsgränser, anpassa dem när som helst och ger dig förslag på hur du kan hantera dina utgifter bäst. Dessutom får du ett meddelande och den aktuella kostnaden registreras så fort en betalning görs från ditt Pleo-kort.
Pleo är en app för små och medelstora företag, och den finns i tre olika prisklasser. Pleo hjälper dig att slippa det onödiga och tråkiga dagliga arbetet, och låter dig fokusera på ditt företag.
FreshBooks
FreshBooks är en app för utgiftsspårning i företag som hjälper små och medelstora företag att hålla koll på utgifterna. Ditt konto uppdateras varje dag genom att koppla det till ditt bankkonto och kreditkort.
Den kan hämta den nödvändiga informationen från en bild du laddar upp av en faktura eller ett kvitto. Du kan även lagra dina kvitton i Freshbooks. På så sätt har du allt samlat inför deklarationen. Under tiden ett projekt pågår kan ditt team redovisa sina utgifter, och du kan även övervaka dem.
Det hjälper dig att spåra hur mycket arbete som utförs under dagen oavsett var du befinner dig. Du behöver bara fokusera på att utveckla ditt företag eftersom allt annat är automatiserat.
Prissättningen är rimlig för de olika abonnemangen, men appen är värdefull i längden oavsett priset.
Mint
Med Mint får du en översikt över hela ditt ekonomiska liv. Mint erbjuder anpassade lösningar som skräddarsyr din upplevelse av utgifter och utgiftsspårning.
Alla dina förfallna räkningar och månatliga utgifter kan integreras i Mint, tillsammans med andra appar. Den låter dig inte missa några betalningar, och spårar vart dina pengar går.
Appen ger dig möjlighet att skapa en budget och ser till att du följer den genom att skicka påminnelser i tid om du överskrider budgeten. Den ger dig även rekommendationer om hur du kan spara pengar, och eventuellt nå dina ekonomiska mål snabbare.
Processen för att öppna ett konto är säker och skyddad, och appen är tillgänglig på alla enheter.
Expensify
Expensify gör det möjligt för sina användare att hålla koll på ett obegränsat antal kvitton. Genom att synkronisera dina konton med Expensify minskar du arbetet inför deklarationen. Du kan även skapa anpassade skattesatser för en specifik utgiftspolicy.
Att manuellt ladda upp dina utgifter tillhör det förflutna. Här skannas alla dina räkningar och kvitton automatiskt med ett enda klick. Om du är trött på alla de här processerna kan du även välja ett Expensify-kort istället för att samla kvitton.
Du kan testa gratisversionen, som är enkel att använda, och den ger dig ett bra perspektiv på företagets kostnader. Den hjälper dig att spåra kostnader oavsett om du är på resande fot, hemma eller på kontoret.
Bench
Appen Bench fungerar som din virtuella bokförare. Med Bench kombineras programvara och mänsklig expertis. Deras fokus ligger främst på småföretag och entreprenörer som behöver bokslut för sina företag.
Ett team av dedikerade experter tar hand om allt, och du blir bara kontaktad om något saknas. Bokföringen sköts månadsvis och gör dig och ditt företag redo för deklarationen. Teamet av experter är snabbt och pålitligt.
Appen låter dig fokusera helt på att driva ditt företag utan att behöva oroa dig för skatter. Det är en av de bästa programvarorna i sitt slag. Priserna är överkomliga, och en testperiod erbjuds i början så att du kan lära känna appen.
Shoeboxed
Shoeboxed är en app som erbjuder sina användare digitaliseringstjänster. Syftet är att digitalisera fysiska kvitton för att minska risken för mänskliga fel. Den stödjer även integration med olika appar för att underlätta arbetsflödet.
Appen hanterar deklarationer, lagring av skannade kvitton och fakturor, och tar fram utgiftsrapporter. Att förvara viktiga dokument i arkivet är praktiskt när de behövs snabbt.
Med den här applikationen kan du skapa en online-lista över ditt team, och hålla den uppdaterad. Den stöds av både Android- och iOS-plattformar. Deras exakta körsträckningsfunktion är användbar när du reser med en budget.
Dext
Dext är en app för att spåra utgifter i företag som vill att du ska övergå till ett papperslöst kontor och minimera pappersarbetet. Den gör det enklare att hantera siffror och papper genom att digitalisera dina konton.
Dext hämtar viktig data och lagrar den genom att du laddar upp räkningar, kvitton eller fakturor. Den har över 95 % noggrannhet samtidigt som den arkiverar pappersarbetet, och sparar dig tid och ansträngning. Detta ger dig avsevärd tid att utveckla ditt företag.
Ladda upp din data var som helst och från vilken enhet som helst. Den erbjuder och kräver över 30 integrationer för att du ska kunna upprätthålla ditt arbetsflöde. Appen är utformad så att den är enkel att förstå. Du kan börja med en gratis testperiod oavsett om ditt företag är litet eller om du är en blivande företagare.
Concur
Concur hjälper dig att utvecklas som affärsperson, eftersom appen ständigt växer och lägger till nya funktioner. Du kan ändra inställningarna efter dina egna behov och anpassa appen till ditt eget arbetssätt.
Du kan beräkna företagets ROI (Return on Investment) med stor noggrannhet. Den har en användarvänlig instrumentpanel så att du kan se alla dina utgifter på en och samma sida. Du kan justera dina budgetar och kontrollera dem när som helst och var som helst.
Du kan också se en demo för att lära dig hur appen fungerar, vilket är ganska enkelt. Concur ger dig underlag för att kunna fatta ekonomiska beslut baserade på tillförlitlig data. Den är till stor hjälp för småföretagare och unga startups.
Certify
Certify ger dig värdefulla insikter om kostnadshantering. Det här verktyget är enkelt att använda för att skapa och hantera rapporter och göra återbetalningar. Du behöver bara ladda upp en bild på dina utgifter, och rapporten skapas automatiskt.
Det är en perfekt lösning för global verksamhet eftersom den finns på över 60 språk och 140 valutor. Du kan integrera företagets kreditkort och policys med appen, och anpassa allt efter din egen budget.
Integrationer med en mängd olika appar är också möjliga för att underlätta arbetet. Appen stöds av alla enheter och har hög användarnöjdhet.
MMC-kvitto
MMC-kvitto är en app för utgiftsspårning och kvittoskanning. Appen skannar räkningar och kvitton snabbt i olika valutor med hög precision.
Det finns ingen gräns för hur många kvitton som kan laddas upp, eller hur många användare som kan använda appen. Du behöver inte oroa dig för lagringsutrymmet eftersom appen erbjuder obegränsad molnlagring.
Att ställa in funktionen för godkännande i flera steg är en fördel för företaget. Den utvärderar om den insamlade informationen är klar för att exporteras, vilket hjälper dig att fatta bättre beslut.
Du kan även titta på demoversionen för att lära dig mer om appens funktioner och testa dess gratisversion.
Everlance
Everlance har satt hanteringen av företagets ekonomi i första rum genom att automatisera så mycket som möjligt. Med ett enda klick på skärmen kan du sortera och hantera dina utgifter. Separera dina personliga och företagets utgifter med den här plattformen, och slipp onödig stress under deklarationen.
Dataöverföringen är säker, och det är enkelt att organisera molnlagringen. Anslut flera kontokort samtidigt för att spara tid och ansträngning när du ska hantera utgifterna. Förslag relaterade till skatteavdrag är en utmärkande egenskap. Du kan spara pengar på skatten genom att lämna in korrekt information.
Kundsupportteamet står till ditt förfogande sju dagar i veckan för alla frågor. Du kan testa gratisversionen för att upptäcka alla dess funktioner. Utöver det kan du även skapa din egen mall utifrån dina behov.
Wave
Wave fokuserar på att hjälpa småföretag att nå sin fulla potential. Den erbjuder högteknologisk programvara som är enkel att använda och säker för att hantera dina utgifter.
Den ger dig också möjlighet att följa upp dina vinster och förluster i realtid, och ser till att du är redo för deklarationen. Programvaran är gratis att använda obegränsad tid, utan begränsningar eller dolda avgifter.
Det enda du behöver när du ska använda appen är en internetanslutning. Den stöds av alla enheter och är relativt enkel att använda. Data från olika appar och webbplatser kan hämtas på distans.
Veryfi
Veryfi hjälper småföretag att växa snabbare än någonsin. Appen fyller en viktig funktion för sina kunder, och har en outnyttjad potential.
Med Veryfi kan du beräkna kostnaden för dina projekt eller företagskostnader innan projektet startar. Data matas in automatiskt i appen, och du slipper allt manuellt arbete. Du kan se månadsrapporten när som helst och var som helst eftersom den är tillgänglig dygnet runt.
Den är tillgänglig på alla enheter och på alla plattformar. Du kan synkronisera din e-post med Veryfi för att enkelt kunna hämta räkningar och kvitton. Den erbjuder integrationer med ett brett utbud av andra applikationer, och appen används inom olika områden.
Sammanfattning
Det är inte längre nödvändigt att ha en bokförare för att kunna lämna in skattedeklarationen för ditt företag. Allt du behöver är en app för utgiftsspårning. Att välja rätt app för att hjälpa ditt företag att växa och hantera kostnader på ett effektivt sätt är lika viktigt. Att använda dessa appar i din verksamhet kommer att ge dig gott om tid, energi och kraft över till dig själv och din familj.
Här är några verktyg som kan hjälpa dig med resurshantering, Active Directory och Office 365 Management för ditt företag.