Varför Besökshanteringssystem Blir Allt Viktigare
System för besökshantering (VMS) ökar i popularitet i takt med att organisationer inser behovet av att stärka sina rutiner kring hälsa, säkerhet och efterlevnad. De ökande riskerna inom dessa områden driver fram ett behov av mer sofistikerade lösningar.
Enligt en marknadsrapport förväntas den globala marknaden för besökshanteringssystem växa från 1,1 miljarder USD år 2021 till 2,3 miljarder USD år 2026. Detta tyder på en betydande ökning av efterfrågan på dessa system.
Flera faktorer bidrar till denna tillväxt, såsom ett ökat säkerhetsmedvetande, en önskan om papperslösa processer och behovet av att följa gällande regelverk. Covid-19 pandemin har haft en särskilt stor inverkan och har förändrat arbetsmetoderna i många branscher.
Tekniska framsteg och säkerhetssystem har utvecklats för att möta kraven från den digitala arbetskraften och den förändrade världssituationen efter pandemin.
Ett besökshanteringssystem hjälper organisationer att smidigt anpassa sig till dessa förändringar samtidigt som de kan leverera högkvalitativa tjänster och en positiv besöksupplevelse.
Låt oss gå djupare in på vad denna programvara innebär och hur den kan vara till nytta för din verksamhet.
Vad Innebär Besökshantering?
Besökshantering handlar om processen att övervaka och hantera besökare som anländer till och lämnar din organisations lokaler. Oavsett om ni har en bemannad reception eller inte, är besökshantering en viktig del av säkerheten för både era anställda och företaget som helhet.
Även om ni erbjuder utmärkta produkter, tjänster och kundbemötande, kan en väl genomförd besökshantering bidra till att ge besökarna ett positivt intryck när de lämnar era lokaler. Det stärker varumärket, ökar medvetenheten om företaget och uppmuntrar besökarna att återkomma i framtiden.
När vi talar om besökare, vem menar vi egentligen? Besökare kan inkludera:
- Leverantörer och underleverantörer
- Deltagare i affärsmöten
- Inspektörer eller revisorer
- Jobbsökande på anställningsintervju
- Budbärare
- Personer som söker information
- Leveranspersonal
Utöver detta kan även anställda som inte regelbundet besöker kontoret, till exempel de som arbetar hemifrån, betraktas som besökare. Ibland kan även spontana besök förekomma.
Vad Är Ett Besökshanteringssystem?
Ett besökshanteringssystem, eller VMS, är ett verktyg som spårar och hanterar individer som ankommer till och lämnar en verksamhets lokaler. Det omfattar flera processer för att administrera besöksflödet, från ankomst till avresa, med målet att optimera upplevelsen, säkerställa säkerheten för alla och följa gällande regelverk.
Programvaran för besökshantering kan användas av företag i alla storlekar, inte bara av de största bolagen. Dessutom är VMS effektivt inom många olika branscher, inklusive försvars- och flygindustrin, fordonsindustrin, kemikalieindustrin, kommersiella tjänster, konsumentvaror, logistik, hälso- och sjukvård, IT, elektronik, teknik och många fler.
Det finns olika typer av VMS tillgängliga:
- Självbetjäningssystem: Användning av en kiosk för incheckning. Besökare fyller i sina uppgifter och skickar in nödvändig dokumentation för att erhålla ett besöksmärke.
- Personaldrivet VMS: Personal övervakar och kontrollerar besökare med hjälp av programvaran.
- Datorbaserat VMS: Ett system där besökare övervakas och kontrolleras med hjälp av en dator. Det kan samla in realtidsdata och automatisera manuella uppgifter för en bättre upplevelse.
- SaaS-baserat VMS: En molnbaserad programvara från en extern leverantör. Organisationer slipper hantera infrastrukturen och underhållet, vilket gör det till en kostnadseffektiv lösning.
Varför Behövs Ett Besökshanteringssystem?
Besökshanteringssystem är viktiga för att organisationer ska kunna övervaka och hantera besökare, särskilt efter händelser som Covid-19. De underlättar anpassningen till nya utmaningar och hjälper till att garantera säkerheten för både personal och besökare.
Trots den ökande användningen av webbinarier och videokonferenser fortsätter personliga affärsmöten att vara viktiga. Många företag har öppnat upp för besökare igen, och det är här besökshanteringssystem spelar en viktig roll för att säkerställa säkerheten för alla.
Låt oss ta en titt på några av fördelarna med VMS:
Förbättrad Besöksupplevelse
En positiv besöksupplevelse bidrar till att bygga upp varumärkets anseende och välkomna fler besökare. Om ni lyckas ge ett positivt intryck ökar chansen att besökarna väljer er i framtiden. Ett VMS underlättar detta genom att möjliggöra smidig hantering utan onödiga komplikationer för besökarna.
Effektiviserad Mottagningsprocess
Med ett bra VMS på plats kan alla processer hanteras effektivt, från mottagande av besökare till avresa. Personalen kan hantera gästerna utifrån anledningarna till deras besök. Systemet bidrar också till att säkerställa att möten startar i tid, vilket undviker frustration hos besökarna.
Säkerhet Och Kontaktlös Spårning
VMS-programvara underlättar kontaktlös spårning och hantering av besökare, vilket ökar säkerheten för alla på platsen. Det ger ett överlägset skydd mot hälsorelaterade problem som Covid-19. Dessutom hjälper programvaran till att skydda organisationen från risker relaterade till immaterialrätt, säkerhet på arbetsplatsen och andra hot.
Efterlevnad
Med VMS kan ni registrera viktig data om besökarna, inklusive personuppgifter, ID-handlingar och andra relevanta papper. Detta förenklar hanteringen och underlättar efterlevnaden av regelverk som GDPR och HIPAA.
Spårning av Anställda
Utöver att hantera besökare kan programvaran hjälpa till att spåra aktiviteter hos era anställda. Det ökar produktiviteten och gör det lättare för personalen att fokusera på viktiga arbetsuppgifter. Genom att hålla ett öga på intern personal minskar ni även interna risker.
Om ni vill dra nytta av dessa fördelar, följer en presentation av några av de ledande VMS-leverantörerna på marknaden:
iLobby
iLobby är en globalt erkänd ledare inom företagsbesökshantering. Företaget anlitas av internationella flygplatser, stora banker, Fortune 500-företag och myndigheter för att hantera, övervaka och spåra besökare.
Genom att skanna foto-ID-kort med en dedikerad skanner eller inbyggd kamera säkerställs korrekt identifiering. Systemet integreras med interna eller externa databaser för att snabbt kontrollera bevakningslistor och flagga eller avvisa oönskade besökare.
I en nödsituation skickar systemet varningar till alla anställda och tillhandahåller en aktuell lista över närvarande personal för att underlätta evakuering. Det automatiserar komplexa processer för att validera, övervaka och granska individer på alla anläggningar, vilket säkerställer efterlevnad, säkerhet och integritet.
Ni kan enkelt hantera besökare, underleverantörer, anställda, återkommande besökare, intervjuer, möten, evenemang och leveranser. Genom att kontrollera vilka som vistas i era byggnader, effektiviserar ni inloggningsprocessen, automatiserar efterlevnad och säkerhet samt kontrollerar den fysiska åtkomsten.
Låt era besökare signera digitala juridiska dokument som ansvarsfriskrivningar och sekretessavtal. Alla dokument lagras säkert och kan enkelt laddas ner vid behov. Med några få klick kan ni skapa anpassade rapporter eller exportera data.
Systemet förbereder er för revisioner genom att hålla register över undertecknade dokument och annan data. Integration med affärsverktyg som Skype, Google Hangouts, Slack och användarkataloger som Azure Active Directory är möjlig. Enkel inloggning via Okta och Onelogin, samt integration med CRM, e-post, kalender, och åtkomstkontrollsystem finns också tillgängligt.
iLobby erbjuder en kostnadsfri provperiod eller en prenumerationsplan som startar på 199 USD per månad.
Envoy Besökare
Envoy Besökare ger en modern upplevelse för både personal och besökare. Systemet ökar säkerheten på arbetsplatsen och sparar tid. Det hjälper er att kontrollera vem som besöker, varför och när. Ni kan även begränsa besökare som inte uppfyller era kriterier.
Arbetsplatsen blir mer hälsosam med beröringsfria inloggningsalternativ. Det finns inget behov av att spåra upp anställda eller hantera pappersbaserade dokument. All information finns tillgänglig i en och samma instrumentpanel, inklusive möjligheten att ladda ner dokument.
Skapa ett bra första intryck genom att skicka vägbeskrivningar, samla in feedback och erbjuda smidig inloggning via iPad. Systemet lagrar all information säkert för att säkerställa efterlevnad av gällande regler.
Systemet möjliggör smidig revision genom att snabbt exportera nödvändig data. Ni kan skapa flera inloggningsalternativ med olika frågor för att anpassa besökarnas upplevelse. Anställda får automatiska meddelanden när gäster anländer.
Ni kan kontrollera alla besökare mot interna eller externa bevakningslistor. Systemet ger rapporter och analyser om besöksvolymer och snabb dataexport. Möjligheten att underteckna juridiska dokument som ansvarsfriskrivningar och sekretessavtal direkt på iPad finns också.
Skapa anpassade besöksbrickor eller låt Envoy skriva ut dem automatiskt vid incheckning. Besökare kan ta ett foto för att underlätta identifiering för värden. På så sätt kan ni skapa en hälsosammare och säkrare arbetsplats, övervaka kontoret, använda data smartare och hjälpa era anställda att fokusera på sina arbetsuppgifter.
Envoy erbjuder begränsade funktioner i en kostnadsfri plan. En prenumeration med utökade funktioner börjar på 99 USD per månad och plats.
Greetly
Greetly är en enkel och användarvänlig plattform som gör det lätt att hålla arbetsplatsen säker. Istället för en traditionell receptionist erbjuder Greetly en helt anpassningsbar plattform som enkelt integreras med CRM-system och meddelandeapplikationer.
Systemet ser till att rätt medarbetare får ett meddelande så snart en gäst har slutfört inloggningsprocessen. Oavsett var ni befinner er, får ni omedelbara varningar om ankommande gäster så att ni kan agera snabbt.
Greetly fokuserar på att göra gränssnittet tillgängligt och lättanvänt för både besökare och personal. Installationen tar bara några minuter och kan användas redan samma dag.
Med hjälp av anpassningsbara incheckningsflöden kan systemet representera ert företag på det sätt som ni önskar. All information samlas in och effektiviseras för att ge besökarna en så bra upplevelse som möjligt. Greetly hjälper er att anpassa välkomstskärmen efter era specifika behov.
Säkerheten är en viktig del av all reception, och Greetly skriver ut besöksbrickor med besökarnas foton, detaljer och annan relevant information. En kostnadsfri demo är tillgänglig och ger er en steg-för-steg guide för att komma igång.
De betalda planerna börjar på 79 USD per månad och plats.
Sign In App
Sign In App är en modern och säker programvara för inloggning på arbetsplatsen. Systemet hanterar besökshantering, inloggning för underleverantörer och personal, samt bokning av skrivbordsutrymmen. Med tillägget Spaces, får ni ett flexibelt och intelligent system för mötes- och skrivbordsbokning.
Plattformen hjälper er att effektivt hantera en dynamisk arbetsstyrka. Ni kan tillåta besökare att logga in med sina smartphones genom att skanna en QR-kod. Gästerna behöver inte installera någon separat app, och den kontaktlösa inloggningen är säker och anpassningsbar för olika branscher.
Ni kan skapa ett frågeformulär för varje besöksgrupp med flervalsfrågor. Systemet hjälper er att hantera företagets hälso- och säkerhetskrav genom att minska inloggningstiden, och ger samtidigt full kontroll över informationen.
Sign In App balanserar lagring av viktig information för säkerhet och rapportering samtidigt som besökarnas integritet skyddas. Systemet utvecklas ständigt med nya funktioner för att förbättra besöksupplevelsen. Få tillgång till avancerade funktioner som förregistrering, personalloggning, hantering av entreprenörer, policyer, digitala avtal, anpassade datafält, med mera.
Andra fördelar inkluderar evakueringslistor, stöd för flera platser och språk, hantering av evenemang och leveranser, anpassade välkomstskärmar, integrationer, anpassningsbara brickor, och aviseringar. Anpassa er prenumeration efter behov eller välj en 15-dagars kostnadsfri provperiod. Om systemet uppfyller era förväntningar, kan ni när som helst byta till en betald prenumeration.
Proxyclick
Med Proxyclick kan ni erbjuda era besökare, entreprenörer och anställda en säker återgång till arbetsplatsen samtidigt som ni respekterar integriteten och följer gällande regelverk. Bordsbokning blir enkelt, säkert och smidigt.
Låt era anställda välja var, med vem och när de sitter inom fördefinierade områden. Ni får full insyn i vem som arbetar och var de sitter, vilket gör det lättare att skapa en säker, välkomnande och effektiv arbetsplats.
Utforska alla möjligheter med systemets omfattande funktioner. Integrera med de verktyg som ni och ert team redan använder för en smidig implementering. Proxyclick är det enda VMS-systemet med ett fullständigt ISAE 3000 Type 1 sekretesscertifikat.
Proxyclick stödjer 30 miljoner besök på 7000 platser. Skala upp med ett VMS som erbjuder obegränsat antal värdar, kiosker och besökare. Systemet erbjuder en omfattande lista med funktioner för att förbättra upplevelsen, effektivisera receptionen och säkra tillgångar.
Funktionerna inkluderar bords- och personalbokning, besöksflöden, instrumentpaneler, smarta flöden för besökare och anställda, integrationer, säkerhet, företagstjänster och kundsupport. Dessutom kan ni hålla både anställda och besökare säkra genom ett COVID-19 förebyggande program.
Kontrollera besökare och anställda innan de ankommer, dela säkerhetsanvisningar, ge tillgång med QR-koder och minska hälsorisker. Välj den plan som bäst passar era behov för 100 USD per månad och plats.
WhosOnLocation
Med WhosOnLocation kan ni garantera säkerheten för entreprenörer, besökare och anställda med hjälp av hälsokontroller, kontaktspårning, beröringsfri inloggning med mera. Systemet hanterar förhandsregistreringar, besöksidentitet, kontaktspårning, säkerhetsvarningar och policyer.
Systemet hjälper till att hantera entreprenörers efterlevnad, utbildning och närvaro. Personalens rättigheter och närvaro hanteras också för att öka säkerheten på arbetsplatsen. Allt understöds av kraftfulla rapporter.
WhosOnLocation erbjuder beröringsfri och enkel inloggning för alla anställda. Systemet har också nödfunktioner som självverifiering, evakueringsrapporter och manuell upprop. Begränsa tillgången till kvalificerad och auktoriserad personal för att skydda era anläggningar.
Med WhosOnLocation kan ni screena besökare, underleverantörer och anställda för att minska risken för obehöriga gäster. Ni får också överblick över vilka som har genomgått hälsokontroller.
Systemet erbjuder planer för företag av alla storlekar, med priser som börjar på 599 USD per år och plats.
Traction Guest
Med Traction Guest får ni en central plats för att hantera, styra och säkra alla besöksrelaterade aktiviteter. Traction Guest hjälper er att säkra arbetsplatsen, upprätthålla efterlevnad av gällande regelverk och ser till att alla interaktioner bidrar till ökad produktivitet.
Systemet guidar besökare och anställda till rätt ingång och plats, validerar identifiering, underlättar möten med värden och erbjuder språkval. Ni kan också spåra närvaro och tillhandahålla data som behövs för efterlevnad.
Skapa ett starkt varumärkesintryck genom att välkomna besökare på ett sätt som skapar minnesvärda och produktiva besök. Med ett enda konfigurerbart system kan ni tillgodose behoven hos era globala platser, inklusive rättigheter, språk och datahantering.
Välj en plan som passar er organisation för 115 USD per månad och iPad.
Pronestor Besökare
Pronestor Besökare erbjuder en säker plattform för hantering av besökare. Det är en innovativ lösning där ni får en överblick över besökarna, både tidigare, nuvarande och kommande. Systemet låter er spåra varje möte och bokning med hjälp av automatiska aviseringar.
Pronestor Visitor skickar vägbeskrivningar till besökarna och ger dem en QR-kod som kan användas för att checka in. Systemet ger information om vem som befinner sig var och vem de ska träffa. Det kan också hantera många olika in- och utgångspunkter på flera platser. Ni kan även informera besökarna om gällande riktlinjer vid registrering eller före möten.
Plattformen ger en 360-graders överblick av organisationens aktiviteter. Ni kan analysera feedback och data för att förbättra tillgängligheten och öka produktiviteten. Plattformen underlättar också för både besökare och organisationen att hålla sig säkra och friska.
SwipedOn
SwipedOn skapar ett lättillgängligt system för inloggning för både anställda och besökare. Plattformen är säker, enkel och strömlinjeformad, och ger en flexibel arbetsmiljö med komplett hantering av arbetsplatsen.
SwipedOn ersätter gamla besöksböcker med en modern lösning. Ni får flera fördelar, som kontaktlös inloggning, verktyg för kontaktspårning, omedelbara aviseringar, utskrift av ID-brickor, digitala avtal, evakueringshantering och screeningfrågor med varningar. Besökare kan logga in genom att skanna en QR-kod med sin telefon utan fysisk kontakt, vilket minskar risken för infektionssjukdomar.
Ni kan hantera register för säkerhet och hälsa, COVID-19-policyer och sekretessavtal. Många branscher använder SwipedOn, bland annat bygg-, logistik-, ideella- och utbildningsverksamheter. Dessutom planterar SwipedOn träd för varje ny kund.
Ytterligare funktioner som catering, leveranser och obegränsad SMS-tjänst finns tillgängliga. För en bättre hantering kan SwipedOn kopplas till affärsverktyg som Microsoft Active Directory eller Azure Active Directory.
Alla planer inkluderar enkel kontaktspårning, besöksscreening och beröringsfri inloggning. Modernisera er reception för 49 USD per månad och plats.
Sammanfattning 👨🏫
Besökshanteringssystem är en viktig del av dagens företag, oavsett storlek eller bransch. Programvaran bidrar till en positiv besöksupplevelse och säkerställer att organisationens behov av säkerhet och efterlevnad uppfylls.
Ta gärna en titt på några av de bästa programvarorna för tidrapportering för team.