Ett genomgående behov i varje företag är dokumentproduktion.
I den digitala tidsåldern har företag skiftat från pappersdokument till elektroniska filer i molnet. Detta minskar inte bara pappersförbrukningen utan effektiviserar även hela dokumenthanteringsprocessen.
Särskilt inom branscher som juridik, försäkring och bank är dokumentgenerering central för den dagliga verksamheten.
Fakturor, offerter, kontrakt, kundpresentationer, budgetar och interna policydokument är alla viktiga verktyg som används för att driva verksamheten och kommunicera med kunder, medarbetare och leverantörer.
Du behöver kunna agera snabbt för att producera och leverera policydokument, kontoutdrag, rättshandlingar och annan viktig information.
Denna artikel förklarar varför dokumentgenerering är så viktig och hur det kan hjälpa dig att effektivisera ditt företag. Låt oss börja direkt!
Varför ditt företag behöver programvara för dokumentgenerering
Användningen av specialiserad programvara för dokumentgenerering har blivit oumbärlig för företag av flera skäl.
Tidsbesparing för ditt team
Med ett bra system för automatiserad dokumentgenerering går det snabbare att designa, redigera, skapa och importera dokument. Det frigör viktiga resurser och minskar behovet av att tvinga utvecklingsteamet att arbeta med processen.
Minskar fel och brister
Genom att automatisera manuella processer som involverar mycket datainmatning minskar risken för misstag. Detta gäller även skapande av dokument.
När medarbetarna har tillgång till en användarvänlig lösning för att skapa dokument av hög kvalitet kan de snabbare lära sig och producera konsekventa resultat.
Ett konsekvent varumärke
Ett enhetligt utseende och känsla i all kommunikation är avgörande för ett starkt varumärke. Detta gäller både tryckta och digitala dokument, inte bara marknadsföringsmaterial.
Ett bra system gör det möjligt för medarbetarna att anpassa dokument för specifika kunder och samtidigt behålla enhetlig företagsprofil.
Funktioner hos en bra programvara för dokumentgenerering
En effektiv programvara för dokumentgenerering bör ha följande funktioner:
Automatisk formatering och stöd för flera format
Du ska snabbt kunna ändra dokumentets teckensnitt, storlek och typ (PDF, Docx, CSV) utan att det påverkar dokumentets integritet. Det är viktigt eftersom många kunder föredrar specifika dokumentformat. Lösningen du väljer ska erbjuda en mängd olika formateringsalternativ.
Enkel integration
Det ska vara enkelt att sammanfoga dokument från olika källor, inklusive JSON och XML, och integrera dem med andra program du använder. Det gör dataroutning smidigare och snabbare, och det är enklare att producera korrekta dokument.
Dynamiskt innehåll
En viktig del av ett dokumentverktyg är förmågan att kombinera dynamiska datafält i dokumentet. Välj ett verktyg som kan samla in rätt data och inkludera det i dokumentet, för att anpassa budskapet till rätt målgrupp.
Efterlevnad och säkerhet
De bästa lösningarna erbjuder säkerhets- och efterlevnadsprotokoll anpassade för varje behov och dokument. Din lösning ska använda säkra SSL-anslutningar och pålitliga brandväggar.
Nu när du vet vad bra programvara för dokumentgenerering ska innehålla, följer en lista över populära plattformar.
SmartDocuments
SmartDocuments är en plattform för automatisk dokumentproduktion som använder intelligenta mallar för att förbättra dokumentarbetsflödet och produktiviteten.
Den integreras enkelt med Microsoft Teams och SharePoint och sparar dokument automatiskt.
SmartDocuments kan automatiskt infoga kund- och produktdata från SAP i dokument, vilket sparar mycket tid.
Med verktyget SmartWizard kan du enkelt skapa och hantera standardmallar, infoga data från externa system och stärka företagets identitet.
Plattformens funktioner för dokumentproduktion och mallhantering gör den lämplig för olika branscher, som myndigheter, juridik och rekrytering, där den minskar tid och risker i samband med dokumenthantering.
Docmosis
Docmosis erbjuder snabb, pålitlig och skalbar dokumentgenerering med hjälp av mallbaserade metoder. Plattformen kan användas för att skapa personliga brev, fakturor, offerter, kontrakt, rapporter i PDF- och Word-format.
Docmosis har en egen dokumentgenereringsmotor som integreras med specialbyggda applikationer och tredjepartsprogram. Den tillhandahåller många funktioner för att effektivisera processen att skapa komplexa dokumentstrukturer.
- Använd Microsoft Word eller LibreOffice Writer för dokumentmallar.
- Skriv eller lägg till platshållare för allt dynamiskt innehåll.
- Lägg till text, bilder, tabeller, streckkoder, QR-koder och mer.
- Lägg till anpassade rapporter i mallarna.
Fastdok
Fastdok är en mångsidig programvara för att skapa dokument som används inom många sektorer, inklusive IT, ekonomi, utbildning och HR. Den hjälper dig att skapa de dokument du behöver.
Den molnbaserade programvaran är snabb och enkel att använda och effektiv för att skapa olika typer av dokument.
Det unika med Fastdok är automatiseringsprocessen, som skapar färdiga dokument baserat på dina svar på en lista med frågor.
Fastdok guidar dig genom den digitala dokumentationsprocessen med hjälp av specifika formulär, tydliga exempel och förklaringar som hjälper dig att skapa dokument så enkelt som möjligt.
Edocgen
Edocgen erbjuder flexibel dokumentgenerering med hjälp av datadriven automation. Plattformen tillhandahåller enkla och komplexa mallar som förbättrar teamets produktivitet.
Denna användarvänliga programvara förändrar processen att skapa dokument och ger förbättrad kommunikation och kundupplevelse.
Edocgens viktigaste funktioner:
- Genererar tusentals dokument i bulk genom att fylla i data från flera källor som JSON/XML/Excel, databaser med mera.
- Skapar automatiskt webbformulär från mallar för att generera dokument.
- Stödjer On-Demand-generering med REST API och laddar ner dokument i realtid.
- Kan distribueras lokalt eller i molnet (Azure, GCP eller AWS).
- Tillhandahåller dokumentmallar i PPTX, Microsoft Word, ifyllbar PDF och Excel.
Checkbox
Checkbox används av företag som Deloitte, KPMG och BMW. Det är en kraftfull all-in-one-programvara för att skapa och hantera dokument som underlättar den tråkiga processen genom att minska tiden som ägnas åt manuellt arbete. Det gör det möjligt för ledningen att fokusera på viktigare strategiskt arbete.
Checkbox validerar dokument mot standardiserade mallar och eliminerar därmed potentiella fel. Plattformen ger dig också insikter, visar godkännandestatus, hanterar e-signaturer och visar automatiska resultat efter att ett dokument skapats.
Verktyget underlättar även förhandlingar och inloggningsprocesser, förbättrar dokumentets handläggningstid och hjälper till att fatta datadrivna beslut.
Docshifter
Docshifter är ett centraliserat program för dokumentautomatisering som hanterar alla mallbaserade dokument och konverterar dem till PDF-format.
Verktyget är snabbt, skalbart och kompatibelt. Den automatiserade processen eliminerar behovet av att kopiera och klistra in data i dokumentmallarna och sparar därmed värdefull tid.
Docshifter är inte bara en plattform för att skapa dokument, utan också en programvara för PDF-konvertering som tar flera filformat som indata, berikar filerna och konverterar dem till PDF. Några av Docshifters hyllade funktioner:
- 10 gånger snabbare PDF-konvertering med minskade licens- och infrastrukturkostnader.
- Kan integreras med befintliga verktyg med hjälp av inbyggda kopplingar eller Rest API.
- Designa mallar i Microsoft Word för att minska kostnaderna.
Templafy
Templafy är ett verktyg du behöver för att hantera alla dokumentrelaterade aktiviteter i ditt företag. Plattformen erbjuder en uppsättning moduler och mallar som också kan användas för att skapa en lösning som uppfyller företagets specifika behov.
Templafy erbjuder ett robust administratörscenter där företag kan hantera alla aspekter av processen att skapa dokument. Det underlättar hantering och distribution av färdiga mallar, dokumentresurser, teckensnitt och e-postsignaturer.
Stärk IT-infrastruktur och leverera mervärde med säkra integrationer till befintliga applikationer för dokumentinnehåll. Templafy tillhandahåller följande funktioner för att möta företagens behov:
- Ett rikt bibliotek med mallar och resurser i dokumentapplikationer.
- Smart automatiseringsteknik som hjälper till med dynamisk och exakt dokumentproduktion.
- Skanna dokument och presentationer automatiskt för att hitta gammalt innehåll och kontrollera efterlevnad.
- Dela, samarbeta och få tillgång till information för att optimera dokumentens prestanda.
Nintex
Använd Nintex för att automatiskt skapa och dela dokument som kontrakt, arbetsordrar och fakturor direkt från Salesforce eller Office 365. Detta eliminerar behovet av att kopiera och klistra in data, minimerar fel och levererar korrekta dokument till rätt mottagare.
Nintex hjälper dig att automatisera processen genom att erbjuda följande funktioner:
- Automatisera dokumentskapande utan kod för att förbättra effektiviteten.
- Använd färdiga mallar på olika språk för att skapa dokument i Word-, Excel-, PowerPoint- och PDF-format.
- Effektivisera intern granskning och dokumentsignering genom att automatisera dokumentdirigering.
- Koppla dynamiskt data från valfri källa med hjälp av dokumentmallar och molnlagringslösningar som Salesforce, SharePoint och Box.
Pandadoc
Pandadoc är programvaran du kan lita på för att skapa, skicka och hantera HIPAA-, FERPA- och GDPR-kompatibla dokument utan att spendera onödig tid. Det här verktyget erbjuder många varumärkesmallar och anpassade teman för att snabba på processen att skapa viktiga dokument.
Pandadoc strävar efter att förenkla dokumentgenereringsprocessen och ser samtidigt till att varumärkets röst och stil bibehålls.
Plattformen lägger extra fokus på kreativitet och detaljer, och erbjuder därför varumärkesmallar och specialdesignade teman. Canva-integreringen gör det också enkelt att dra och släppa designelement.
Med Pandadoc kan du bädda in filmer, animerade GIF och en smart prislista där kunden kan välja de tjänster som hen vill anmäla sig till.
Docs Made Easy
Docs Made Easy, som drivs av Salesforce, ger dig möjlighet att skapa robusta, sofistikerade och dynamiska dokument som påskyndar processen i din organisation.
Plattformen låter dig skapa presentationer, rapporter, offerter, fakturor, kontakter och mycket mer genom att överföra data från ett standardobjekt till förformaterade mallar.
Docs Made Easy ökar produktiviteten genom att ge proffs verktyg att skapa effektiva dokument med hjälp av följande funktioner:
- Synkroniserar data med Salesforce för att automatisera dokumentgenerering.
- Extraherar data från CRM och anpassade objekt och slår samman med förformaterade mallar.
- Levererar professionella dokument snabbt och enkelt med bara några klick.
- Få ett meddelande direkt när en kund interagerar med ditt dokument.
Formstack
Formstack är ett annat alternativ för att automatisera dokumentgenereringen i din organisation. Verktyget minskar behovet av pappersarbete och skapar professionella och snygga dokument som kan skickas nästan var som helst.
Den enkla dokumentredigeraren med dra-och-släpp gör att du kan skapa otaliga dokument, som förslag, ansökningar, avtal och kontakter, på bara några minuter. Formstack ger dig tillgång till följande funktioner:
- Lägg till villkorliga avsnitt för att visa eller dölja innehåll.
- Generera flera dokument från en enda datakälla.
- Dela dokument var som helst eller ladda upp dem direkt från Formstack-gränssnittet.
- Använd färdiga mallar för att snabbt designa affärsdokument.
SDocs
Sist men inte minst har vi SDocs, en snabb och enkel programvara för dokumentgenerering som är byggd på Salesforce och erbjuder pålitlig säkerhet. Flera företag använder verktyget för att förbättra effektiviteten, minska fel och eliminera tråkigt dokumentarbete.
Eftersom SDocs är en inbyggd lösning för att skapa dokument för Salesforce lämnar data aldrig systemet, vilket ger bättre säkerhet och snabbare service. Det går även att justera inställningarna för dokumentsynlighet för användarprofiler och filtrera de dokument som de får skapa.
Plattformen är kraftfull och har alla funktioner du behöver för att effektivisera processen med dokumentautomation. Den inbyggda dokumentredigeraren är enkel att använda och kräver ingen extra utbildning.
Slutsats
Den här artikeln belyser några av de bästa dokumentverktygen på marknaden. När du väljer ett för ditt företag bör du analysera dina behov och jämföra verktygen och funktionerna som dessa dokumentautomatiseringsverktyg erbjuder.
Många av alternativen på listan erbjuder en gratis testperiod som du kan använda för att se om de motsvarar förväntningarna.