Hur bedömer man värdet av personalens bidrag i en organisation?
Det finns flera metoder för att analysera produktiviteten hos traditionellt anställda, men distansarbete kräver en annan syn. Företag har i ökande grad anammat distansarbete, och covid-19-pandemin har gjort det till en nödvändighet snarare än ett alternativ för många verksamheter.
Företag med fysiska kontor har anpassat sig för att fortsätta betjäna sina kunder under rådande omständigheter. Majoriteten av organisationer har dock helt eller delvis övergått till distansarbete och upptäckt att detta inte bara minskar fysisk kontakt utan också ger betydande fördelar.
Hur mäter man distansarbetares produktivitet?
När anställda jobbar hemifrån, kan man vara säker på att de upprätthåller disciplinen för att slutföra sina uppgifter? Hur vet man om de använder sin arbetstid effektivt? Är de verkligen mindre produktiva när de jobbar hemifrån?
Innan du besvarar dessa frågor, är det viktigt att visa förtroende för dina anställda. Maura Thomas från RegainYourTime betonar vikten av att lita på distansarbetare:
För att leda distansarbetare framgångsrikt, måste ledare utgå från att deras medarbetare arbetar, om inte motsatsen bevisas. Det krävs mätverktyg för att bekräfta eller motbevisa anekdotiska antaganden och personliga åsikter.
Därför, även när du letar efter metoder för att bättre mäta produktiviteten, måste du lita på att dina anställda gör sitt bästa om inte resultaten visar något annat.
Den här artikeln erbjuder insikter, råd och verktyg som välrenommerade företag använder för att bedöma värdet som distanspersonal bidrar med till deras organisationer.
#1. Prioritera resultat framför arbetad tid
Organisationer som är nya för distansarbete är vana att se sina anställda i aktion. Dessutom kan ”hemma” för många teamledare likställas med ”inget arbete”. Företag måste dock acceptera att en av huvudorsakerna till att anställda föredrar att arbeta på distans är möjligheten att arbeta i sin egen takt.
Kanske är just det tempot det som får fram det bästa hos dem?
Har du redan distansarbetare? Här är några av de bästa verktygen för videokonferenser att använda.
En studie från ZDNet visar att arbetare ofta är mer produktiva och kommunikativa när de jobbar hemifrån.
När du arbetar med distanspersonal är det bäst att inte lägga fokus på att spåra arbetade timmar. Istället bör du fokusera på det arbete som utförs. Oavsett hur mycket du försöker, kan du inte fullt ut kontrollera hur dina anställda använder sin tid, och det är inte heller möjligt att exakt avgöra hur mycket arbete de lägger ner. Genom att vara resultatinriktad säkerställer du att alla är fokuserade på att nå uppsatta mål inom angivna tidsramar.
#2. Värdesätt intern feedback
En användbar men ofta förbisedd metod för att mäta distansarbetares produktivitet är att införa en intern återkopplingsprocess. Detta kan göras genom att låta anställda fylla i korta enkäter där de ger ärliga åsikter om sina kollegors prestationer och attityd till arbetet.
En taktik är att be anställda besvara korta frågor om sina kollegor. Fråga vilka de anser vara den medarbetarens styrkor och inom vilka områden de kan förbättra sig.
#3. Använd rätt verktyg
Det är inte möjligt att spåra distansarbetares produktivitet enbart genom manuella metoder och regler. Tack och lov finns det många mjukvarulösningar som kan underlätta effektivt distansarbete.
Här är några av dessa verktyg:
Teamwork
Teamwork erbjuder en avancerad plattform för klientarbete som hjälper dig att organisera allt, spåra fakturerbar tid och säkerställa att projekten levereras i tid och inom budget. Du kan skala ditt kundtjänstteam med projektledningsfunktionerna i Teamwork.
Till skillnad från traditionella projektledningsprogram kan du skapa projekt, uppgifter, lägga till kommentarer och ladda upp filer. Teamwork samlar allt på en central plats. Du kan visa projekt som en Kanban-tavla, Gantt-diagram eller uppgiftslista. Anpassa Teamwork efter dina behov och börja arbeta.
Teamwork har alla de funktioner som behövs i ett ledningssystem, inklusive portföljhantering, rapporteringspaneler, tidsspårning, arbetsbelastningshantering och mycket mer. Du kan övervaka projekts status och granska instrumentpaneluppdateringar för att kontrollera framsteg och återstående uppgifter.
Håll reda på vem som arbetar med vilken uppgift och använd tidsspårningsfunktionen för att mäta hur lång tid det tar för en medlem att slutföra en uppgift. Övervaka ditt teams resurser för att avgöra vem som är tillgänglig och vem som kan ta på sig mer ansvar. Genom insikterna kan du effektivt planera nya projekt utan att orsaka stress.
Integrera Teamwork med andra verktyg du använder. Börja arbeta tillsammans och se hur Teamwork kan hjälpa ditt team genom en 30-dagars gratis provperiod. Använd det gratis för alltid om du har ett litet team, eller välj en plan som passar dina behov för 10$/månad/användare.
Monday.com
Med arbetsoperativsystemet Monday.com kan du nu arbeta utan begränsningar. Bygg, skala och kör dina teamarbetsflöden på en och samma plattform. Det hjälper dig också att hantera projekt, marknadsföring, försäljning och CRM, design, mjukvaruutveckling, drift, kontakter och mycket mer.
Kom igång direkt med anpassningsbara mallar, eller skapa egna, för att göra plattformen enkel att använda. Integrera Monday med verktyg du redan använder, som Facebook, Twitter, Shopify, Slack, LinkedIn, Dropbox, Calendly, Gmail, Excel, etc.
Du kan också automatisera dina arbetsflöden på några sekunder för att undvika mänskliga fel och fokusera på viktigare uppgifter. Du kan visa data i kalender-, Kanban-, tidslinje- och kartvy.
Välj den plan som passar storleken på ditt team. Om du är ensam användare kan du använda gratisversionen med obegränsade tavlor, dokument och 200+ mallar. Du kan också välja en betalplan för 10$/plats/månad med en gratis provperiod.
Trello
Trello är troligen en av de mest populära projektledningslösningarna. Det här verktyget ger en tydlig översikt över vilka projekt som pågår och vem som arbetar med dem. Trello har alla funktioner som behövs för att utvärdera distansanställda.
På företagets Trello-tavla kan chefer se vad varje medarbetare arbetar med i realtid. Kontinuerlig kommunikation och uppdateringar främjar också transparens i organisationen.
Zoom
Ibland räcker inte textmeddelanden; Zoom har funnits ett tag, men har ökat i popularitet under covid-19-krisen. Denna mjukvara är en utmärkt videokonferenslösning för både små och stora team.
Alternativ till Zoom inkluderar Google Meet, Skype, Microsoft Teams, GoToMeeting, etc. Videokonferenser minskar skillnaden mellan fysiska och virtuella arbetsplatser.
Google Dokument
Använd Google Dokument, som teamet kan komma åt när som helst. Med Google Dokument kan teammedlemmar välja vilka uppgifter de vill arbeta med och projekten kan tilldelas beräknade tider.
Ledningen kan bedöma de anställda som ofta slutför sina uppgifter före beräknad tid som mer produktiva. Google Workspace erbjuder många fler spännande och användbara funktioner som kan underlätta utvärderingen av distanspersonalens produktivitet.
Slack
Slack är förmodligen det mest populära samarbetsverktyget. Tack vare dess integrationer och appbibliotek har Slack blivit ett populärt meddelandeverktyg för yrkesverksamma och team. Många organisationer anser det till och med vara deras virtuella kontor.
Logga in på din Slack-arbetsplats och få direktuppdateringar från dina distansteam. Slack har appar som automatiskt genererar rapporter om affärsaktiviteter, som t.ex. de senaste recensionerna av dina produkter/tjänster eller nya e-postprenumeranter.
Det finns fler verktyg som kan underlätta distansarbete.
#4. Sätt upp mål och kommunicera dem regelbundet
När du bryter ner dina mål i mindre uppgifter blir de lättare att följa upp, och det blir mer motiverande för den anställde. Resultatinriktade organisationer som anställer distanspersonal fastställer tydliga mål och deadlines, precis som de gör för traditionellt anställda.
Genom att använda mätvärden kan du maximera resultaten från dina distansteam. Dessa mätvärden varierar beroende på din verksamhets natur. Några resultatmässiga nyckeltal för distansarbete inkluderar:
- Antal försäljningar
- Intäkter genererade per teammedlem
- Kundärenden
- Genomsnittlig svarstid
- Konverteringsfrekvens för leads
- Kundanskaffningskostnad (CAC)
- Personalomsättning
- Avkastning på marknadsföringsinvestering (ROMI)
När distansarbetare vet att de är ansvariga för det arbete de utför, blir de mer fokuserade på att slutföra sina uppgifter.
#5. Belöna prestationer
Det är inte tillräckligt att bara sätta upp mål för din distanspersonal; att belöna dem när de når dessa mål förbättrar direkt deras produktivitet. Jag nämnde tidigare hur Slack integrerar med appar för att utöka dess funktionalitet. Till exempel tillåter Hej Taco!-integrationen att du firar distansarbetares prestationer under hela dagen.
Anställdas motivation är förmodligen den faktor som oroar de flesta chefer mest när det gäller distansarbete, och en uppmuntrande bekräftelse kan göra stor skillnad för motivationen.
Slutgiltiga tankar…
Det är inte fel eller överdrivet att vilja hålla koll på dina distansarbetare. Det är viktigt för att säkerställa en god avkastning på deras insatser, samt ett utmärkt sätt att uppskatta och uppmuntra deras utveckling inom organisationen.
Produktivitetsbedömning är en pågående process som ger distansanställda struktur. Viktigast av allt, det ger också personalen möjlighet att utvärdera sig själva och sträva efter att hålla samma produktivitet som sina kollegor.