Ett system för dokumenthantering är en tidsbesparande lösning som skapar ordning bland dina dokument och förenklar sökprocessen.
Många mindre företag kämpar med att organisera sin dokumentation och sina affärshandlingar. Genom att införa ett pålitligt dokumenthanteringssystem (DMS) kan de avsevärt förbättra sin dokumenthantering.
Dessa system ökar dessutom teamets effektivitet genom att säkerställa att all nödvändig information är snabbt tillgänglig.
Vad innebär dokumenthantering?
Dokumenthantering är processen att organisera, lagra och spåra dokument (oavsett om det är Word-dokument, PDF-filer eller andra format) i digital form. Med ett sådant system kan företag tryggt lagra och centralisera sina dokument.
Fördelar med dokumenthanteringssystem
Ökad produktivitet
Produktivitet är en grundsten för företagsframgång. Ett dokumenthanteringssystem skapar ett effektivt och säkert sätt att organisera företagsfiler. Detta minskar tiden som läggs på att underhålla dokument, vilket gör att teamet kan fokusera på viktigare arbetsuppgifter. Med vetskapen om att alla filer är tryggt förvarade kan lugnet i sinnet öka produktiviteten.
Förbättrad säkerhet
Alla företag vill skydda sin viktiga och affärskritiska information. Med ett dokumenthanteringssystem kan du lagra känsliga dokument med kontroll över vem som har tillgång till dem. Detta gör dokumenthanteringen mycket mer spårbar och granskningsspåren kan användas vid behov.
Minskat behov av lagringsutrymme
Du behöver inte längre arkivskåp, förvaringsfack och lådor. Med ett DMS kan du gå över till att arbeta papperslöst och hantera dokument digitalt, vilket sparar fysiskt utrymme.
Snabbare åtkomst till dokument
Att söka efter och hämta filer kan vara en tidskrävande uppgift. Med ett dokumenthanteringssystem kan du snabbt lokalisera den fil du söker och spara värdefull tid. Genom avancerad teknik kan du söka efter filer baserat på namn, metadata och innehåll.
Förbättrat samarbete i teamet
De flesta dokumenthanteringslösningar underlättar samarbete inom teamet. De kan lagra filer från olika källor, och användare kan komma åt dessa oavsett var de befinner sig. Vissa verktyg erbjuder även möjligheten att ge åtkomst till externa användare via auktorisering.
Läs vidare för att upptäcka de mest användbara dokumenthanteringsapparna för små och medelstora företag.
iManage
iManage är ett dokumenthanteringssystem som hjälper dig att omvandla information till kunskap genom att koppla samman dokument. Alla dokument sparas i en enda mapp, kategoriserade efter projekt eller klient.
Användare kan enkelt skapa, söka efter och dela data i iManage. Det gör att du snabbt kan hitta dokument och därmed öka produktiviteten.
Verktyget integreras sömlöst med produktivitetsverktyg som Office 365 och Google Workspace för att effektivisera dokumenthanteringen.
Box
Med Box kan företag lagra, hantera och samarbeta kring innehåll på ett säkert sätt, oavsett vilken enhet som används. Dess funktion för dokumentlivscykelhantering säkerställer att innehållshanteringen följer regler, datalagringspolicyer och riktlinjer för upptäckt.
Du kan ställa in passande användarbehörigheter för varje dokument, så att endast rätt personer har tillgång. Du kan även granska användaraktivitet för fullständig insyn och kontroll.
Box kan integreras smidigt med öppna API:er och företagsapplikationer. Med funktioner som versionshistorik, delade länkar och kommentarer blir samarbetet enkelt. Dessutom använder systemet anpassade metadata för att kategorisera och organisera dokument.
Folderit
Letar du efter en dokumenthanteringslösning som erbjuder ett pålitligt och hållbart system för digital dokumenthantering? Då kan Folderit vara något för dig. Det är ett molnbaserat dokumenthanteringssystem som underlättar övergången till ett papperslöst arbetssätt på ett användarvänligt sätt.
Systemet lagrar säkert metadata och äldre versioner av en fil eller ett dokument. Användare kan söka efter filer baserat på namn, metadata, nyckelord och innehåll. Det erbjuder också arbetsflöden för godkännande, fillänkning, automatisk lagring, påminnelser, dokumentnummer, revisionsspår och lokal säkerhetskopiering.
Du har full kontroll över åtkomst till digitala dokument med olika behörighetsnivåer. Dessutom kan du integrera Office 365-appar och DocuSign med det här verktyget.
OpenKM
OpenKM är en lösning för dokumenthantering som ger dig kontroll över digital dokumentproduktion, lagring och distribution. Med detta system kan du förbättra kontrollen över dokumentflödet och effektiviteten i teamarbetet.
Appen erbjuder flera administrativa verktyg, såsom användarrolldefinitioner, avancerad sökning, åtkomstkontroll, säkerhetsnivåer för dokument, detaljerade användningsloggar, automatiseringsinställningar och användarkvoter.
Här kan du samla in information som möjliggör snabba beslut och kunskapsbyggande. Dessutom kan du använda systemet för att samla in data från olika digitala källor och samarbeta med andra teammedlemmar.
eFileCabinet
eFileCabinet är ett robust dokumenthanteringssystem som kan användas av små och medelstora företag för att organisera sina data online, oavsett hur många dokument de har.
För att lagra en fil laddar du bara upp den till plattformen. Användare kan enkelt hitta filer genom att söka på filnamn eller mappstruktur. eFileCabinet gör det också möjligt att snabbt komma åt ofta använda dokument.
Verktyget underlättar samarbete inom team samtidigt som det möjliggör olika säkerhetsnivåer för kontrollerad åtkomst. eFileCabinet kan också integreras med tredjepartsverktyg som MS Office, DocuSign och Salesforce.
Andra funktioner inkluderar automatiserade arbetsflöden, tvåfaktorsautentisering, krypterad fildelning, plats- eller IP-baserad autentisering och rollbaserade behörigheter.
DocuWare
DocuWare är en plattform som gör att du kan digitalisera dina dokument och skydda dem från vilken enhet som helst, när som helst. Dessutom underlättar systemet fakturahantering och personalhantering. Det är särskilt användbart för företag med team som arbetar på distans eller har en spridd arbetsstyrka.
DocuWare erbjuder ett säkert arkiv för alla dina kritiska affärsdokument, såsom kontrakt, personalinformation och finansiella register. När en fil har lagrats i systemet kan du eller dina kollegor redigera eller kommentera den direkt på plattformen.
Systemet erbjuder även smarta produktivitetsverktyg som gör det enkelt för användare att söka, spåra och samarbeta. Dessutom använder appen indexdata för att organisera alla dokument på ett strukturerat sätt.
Alfresco
Alfresco är en plattform som erbjuder funktioner som dokumenthantering, hantering av webbinnehåll, post- och bildhantering och innehållsarkiv för att effektivisera arbetsflödet i organisationer.
Detta verktyg med öppen källkod är kompatibelt med operativsystemen Windows och Unix. Även om det är lätt att anpassa kan det kräva en viss inlärningsperiod för nya användare.
Slutord 📃
Med en effektiv dokumenthanteringslösning behöver du inte längre söka igenom otaliga skåp för att hitta den fil du behöver. Denna artikel har presenterat några av de bästa verktygen som kan hjälpa dig att bygga ett dokumenthanteringssystem för din organisation.
Dessa verktyg erbjuder funktioner som är anpassade för att tillgodose behov i olika branscher. Du kan även läsa mer om verktyg för digital tillgångshantering.