En programvara för ekonomisk administration (FMS) sammanför, genererar, rapporterar och arkiverar olika transaktioner som rör penningflödet inom en verksamhet.
Det huvudsakliga syftet med all ekonomisk programvara för företag är att överblicka de ekonomiska flödena inom organisationen, kopplade leverantörer och kunder. Den hjälper ekonomiansvariga att hantera resursförflyttningar. Därför behöver alla typer av företag en grundläggande redovisningslösning för att rapportera kredit- och debettransaktioner.
Varför är ett ekonomiskt administrationsprogram nödvändigt?
Länge trodde företag att omfattande ekonomistyrningslösningar bara var för stora företag och multinationella koncerner. Men det synsättet har förändrats, eftersom många leverantörer av programvara som tjänst (SaaS) nu erbjuder robusta FMS-abonnemang, antingen lokalt eller i molnet, till överkomliga priser för att attrahera fler kunder.
Idag väljer även små och medelstora företag skalbara FMS av följande skäl:
#1. Ett FMS-verktyg, vare sig det är online eller offline, kan hjälpa till att eliminera ekonomiska misstag som över- eller underbetalning av skatt, felaktiga löner och överbetalningar till leverantörer. På så vis kan ditt företag undvika att slösa pengar och istället investera dem i verksamheten.
#2. Standard FMS-lösningar inkluderar avancerade system för rapportering och analys. Ledningsgruppen kan med några få klick ta fram användbara rapporter om affärsintäkter, vilket visar investerare trender för tillväxt, både historiskt, aktuellt och för framtiden, uppdelat på produkter och marknader.
#3. Små och medelstora företag behöver en programvara för ekonomisk administration för att öka transparensen i ekonomi och data mellan alla avdelningar. Annars riskerar ledningen att förlita sig på gissningar och förlora kontrollen över företagets ekonomiska flöden.
#4. FMS-leverantörer uppdaterar kontinuerligt sina verktyg i takt med att redovisningsstandarder och skatteregler förändras globalt. Detta innebär att du inte behöver ett team av revisorer för att manuellt implementera de senaste skatteändringarna eller redovisningsmetoderna.
Viktiga funktioner i ett ekonomiskt administrationsprogram
Det räcker inte att välja ett vilket som helst FMS-verktyg online. Verktyget måste ha de grundläggande funktionerna för att ge valuta för pengarna. Här är de funktioner du bör söka efter i ett idealiskt FMS-verktyg:
#1. En allmän redovisningsmodul som täcker leverantörsreskontra (AP), löner, kundreskontra (AR), huvudbok, etc.
#2. Ett FMS bör även inkludera ett verktyg för hantering av kontanter, intäkter och företagets finanser.
#3. Du behöver även funktioner för budgetering, planering och prognoser i din FMS-plattform.
#4. För att garantera att företaget följer alla lokala och internationella lagar behövs verktyg för styrning, riskhantering och regelefterlevnad inom FMS.
Här följer en lista över de bästa verktygen för ekonomisk administration för små och medelstora företag (SMB).
Workday
Workday är ett etablerat varumärke inom affärsapplikationer. En av deras mest populära tjänster är deras ekonomiska administrationslösning. SMB använder detta verktyg för att fokusera mer på analys och planering av finansiella transaktioner istället för att bearbeta dem manuellt. Workday uppdaterar dessutom sina verktyg och funktioner regelbundet för att hjälpa företag att hålla sig relevanta på marknaden.
Workdays FMS-verktyg använder avancerad databehandlingsteknik som maskininlärning, objektdatamodellering och minnesintern beräkning för att identifiera avvikelser i finansiella transaktioner. Verktyget kan också ge intelligenta och användbara rekommendationer baserat på företagets processer och ekonomi.
Med Workdays ekonomisystem behöver du lägga mindre tid på att hantera transaktioner och processer. Du kan istället investera den frigjorda tiden i andra delar av verksamheten, som marknadsföring och försäljning, för att förbättra intäktsgenereringen.
Causal
Causal är ett användarvänligt kalkylarksverktyg, likt Excel, men utan dess komplexitet. Företagets redovisnings- och ekonomiteam kan använda detta verktyg för att utföra avancerade ekonomiska beräkningar, som scenarioplanering, prognoser och datamodellering. Dessutom möjliggör verktyget intuitiv och interaktiv datavisualisering i form av friformstext, tabeller och diagram.
Causal kan även integreras med affärsdatakällor som redovisningsprogram, affärssystem och databaser. Genom integrationen kan teamen hämta data från dessa källor och inkludera realtidsdata eller historisk data i affärsrapporter.
Därmed passar produkten väl för startups, ideella organisationer, företag inom kryptovaluta, ekonomiteam och marknadsföringsteam.
Sage Intacct
Sedan 1999 har Intacct varit en ledande leverantör av skräddarsydda molnbaserade FMS-verktyg för små och medelstora företag. De var också pionjärer när det gällde att förena ekonomi och redovisning med molnteknik och därmed göra FMS-verktyg tillgängliga online, oavsett var användaren befinner sig.
Dessutom har det varit den rekommenderade källan för avancerade ekonomiska applikationer för AICPA, American Institute of Certified Public Accountants.
Sage köpte Intacct 2017 och lanserade FMS-verktyget som Sage Intacct. Det har blivit en viktig del av Sage Business Cloud. Det nya FMS:et kommer med separata moduler som Core Financials, Advanced Functionality, Dashboards & Reporting och Billing för att tillgodose alla behov hos globala små och medelstora företag.
Xero
Xero är ett avancerat redovisningsverktyg som gör det möjligt för små och medelstora företag att registrera räkningar, skicka offerter till kunder, skicka fakturor, digitalisera kvitton med Hubdoc och massavstämma transaktioner.
Du kan även prenumerera på tilläggstjänster som Claim costs, Analytics och Track-projekt för att göra redovisningsverktyget till ett komplett FMS. Xero erbjuder även inbyggda bonusfunktioner som spårning av projektfinansiering, kontakthantering, säker fillagring och lagerhantering.
Xero sammanför alla redovisnings- och ekonomifunktioner för att hjälpa små och medelstora företag att hantera sin verksamhet effektivt och nå sina lönsamhetsmål. Med sina över 20 funktioner ger Xeropanelen kontroll över företagets ekonomi.
Instrumentpanelen samlar information om kassaflöden, kontosalden, bankavstämningar, utestående fakturor och specifika affärsprodukter på en plats, så att du kan övervaka företagets ekonomiska hälsa.
Kissflow
Kissflow är inte bara ytterligare en ekonomisk administrationslösning, utan ett enhetligt verktyg som låter ekonomiteamet göra det som ett traditionellt ERP-verktyg inte kan. Till exempel:
- Godkännanden för projekt och inköp som följer interna och externa ekonomiska riktlinjer. Med detta regelbaserade system
- Förhindrar du förseningar i legitima inköp samtidigt som du undviker slöseri och onödiga köp.
- Säkrar du känslig affärsdata från medarbetare med rollbaserad åtkomst till verktygen.
- Får du en samlad överblick över ekonomi och driftdata i en enkel instrumentpanel för att fatta klokare beslut.
Kissflows grafiska användargränssnitt (GUI) och visuella element gör det dessutom enkelt för små och medelstora företag att anpassa appen efter de produkter och tjänster som företaget erbjuder.
FinancialForce
FinancialForce är ett annat välkänt namn inom ekonomistyrning, planering och analys för företag. Deras FMS ERP är utvecklat på den molnbaserade utvecklingsplattformen Salesforce.
Den intelligenta programvaran gör att FinancialForce ERP kan leverera en heltäckande och kundcentrerad överblick över verksamheten. Dessutom, som ett enhetligt FMS ERP, erbjuder det både front-end och back-end i en centraliserad lösning, vilket undviker förvirring i arbetsflödet för de anställda.
Därför kan ledningsgruppen få tillgång till samlad data för viktigt beslutsfattande, medan personalen kan utföra sina uppgifter effektivt. Med FinancialForce får du inte bara ett FMS, utan även en rad andra affärsverktyg som:
- PSA-lösningar (Professional Services Automation)
- Lagerhanteringslösningar
- System för fakturering och fakturahantering
- System för redovisning och ekonomisk administration
Detta gör att företagets redovisnings-, ekonomi- och ledningsgrupp alltid kan få tillgång till realtidsdata om verksamheten och kunderna.
AccountsIQ
AccountsIQ är ett molnbaserat redovisningsverktyg som gör hantering, insamling och rapportering av finansiell data till en smidig och felfri process. Verktyget erbjuder enkla, men avancerade funktioner för budgetering, automatiserad konsolidering, arkivering av digitala momsformulär, revision och hantering av kassaflöde.
AccountsIQs utvecklingsteam skapade produkten med hänsyn till behoven hos affärsenheter med flera avdelningar som arbetar i silos. Att arbeta i silos kan vara ekonomiskt ogynnsamt för små och medelstora företag.
Med detta FMS-verktyg samlas olika avdelningar inom ditt företag, som HR, löner, kundreskontra, leverantörsskulder, inköp, tjänsteleverans och lager, under ett paraply.
AccountsIQ innehåller 250 rapportmallar, instrumentpaneler, hanteringsrapportpaket, Power BI-länkar och Excel-tillägg. Verktyget har även en anpassningsbar 6-dimensionell BI-kodningsstruktur och en 3-lagers huvudbok. Samtliga funktioner ger dig möjligheten att använda FMS-verktyget för benchmarking och detaljerad rapportering inom alla affärsområden.
NetSuite Financial Management
Om du behöver ett FMS-verktyg som enkelt integrerar försäljning, backoffice och serviceprocesser i företaget kan du prova NetSuite Financial Management. Dess beprövade och omfattande ekonomiska styrningsförmåga lyfter alla företag bortom konventionella redovisningsverktyg.
NetSuites ekonomiska programvara hjälper dig med:
- Snabb och felfri stängning av räkenskaper och redovisning
- Robusta funktioner för kostnadshantering
- Revisionsvänlig och effektiv intäktshantering
- Överblick i realtid av företagets ekonomiska hälsa
Verktyget är molnbaserat, vilket ger medarbetare och företagsledare tillgång till nödvändig data från valfri plats. Ingen separat programvara behöver installeras, alla uppgifter kan utföras i en smidig webbapp.
Den innehåller alla nödvändiga moduler och verktyg för redovisning, fakturering, budgetering, planering, ekonomisk rapportering, intäktsredovisning och mycket mer.
Avslutande ord
Programvara för ekonomisk administration är en viktig del av företagets system för affärsresursplanering (ERP). Ett FMS, tillsammans med ett ERP, integrerar finansiell och operativ data i ett centralt system som affärsintressenter och ledare kan använda som underlag för beslut.
Du kan börja med något av de verktyg som nämns ovan för att hantera företagets pengar. Dessa verktyg hjälper dig att digitalisera företaget och förbättra hanteringen av finansiell data, samtidigt som du följer globala standarder.