Ett teamkontrakt, ofta kallat en lagstadga, utgör en av de mest effektiva metoderna för att stärka samarbete och teamarbete inom ett projekt, företag eller organisation. Genom att utforma ett sådant dokument på ett genomtänkt sätt kan man öka motivationen och uppmuntra teammedlemmarna att arbeta mot ett gemensamt mål.
Dokumentation av ett projekttems roller och ansvar samt regelbunden utvärdering har blivit allt viktigare i dagens snabbt föränderliga affärsvärld. Företag och branscher anpassar sig i en aldrig tidigare skådad takt till den digitala eran, och teamkontrakt är ett sätt att hålla jämna steg med utvecklingen.
Vill du lära dig mer om teamkontrakt? Läs vidare för en djupgående genomgång av ämnet, inklusive syften, fördelar, utarbetande och användbara mallar som kan tillämpas i verkliga situationer.
Vad är ett teamkontrakt?
Ett teamkontrakt, eller en lagstadga, används av projektägare eller chefer för att definiera ett projekttems resurser, utmaningar och mål. Det kan också precisera teamets ramar och riktning. I grund och botten fungerar det som en färdplan, men specifikt för ett enskilt team.
Ett projektteamkontrakt bör tydligt ange varje medlems ansvarsområden och roller. Det betonar leveranser och hur man skapar en tidsplan för dessa. Dessutom säkerställer det en smidig teamfunktion både på kort och lång sikt, även under betydande övergångar inom projektet eller verksamheten.
Innan teamkontraktet upprättas är det viktigt att ledningen, underordnade, projektledare och projektteamet når samförstånd. Detta för att minska förvirring kring teamets roll inom affärsprocessen eller projektet.
Syftet med att skapa ett teamkontrakt
Ett teamkontrakt är en grundläggande del av resursplaneringen i ett projekt. När du skapar dokumentet bör du ha följande syften i åtanke:
- Definiera de resultat som teamet ska arbeta mot, oavsett om det rör sig om tjänster, produkter eller specifika leveranser.
- Fastställ teammedlemmarnas roller baserat på projektresultat. Till exempel, utse en front-end-utvecklare, back-end-utvecklare, designer, testare och marknadsförare för ett projekt som handlar om apputveckling.
- Definiera ansvarsområden utifrån rollerna och inkludera klausuler som tillåter ansvarsförändringar om projektet kräver det.
- Skapa en tydlig kommunikationskanal från de lägre nivåerna till de högre inom projektet för att säkerställa en lämplig rapporteringsväg för uppgifter, problem och leveranser.
- Fastställ en uppsättning regler som överensstämmer med företagets policy för acceptabelt beteende.
Fördelarna med att använda ett teamkontrakt
Här är några av fördelarna du kan förvänta dig av ett teamkontrakt:
- Om ditt team känner sig osäkra inför förändringar, kan ett teamkontrakt fungera som en guide och underlätta anpassningen.
- Det hjälper teamet och projektledaren att fördela ansvar, så att de anställda automatiskt tar på sig sina uppgifter.
- Ett teamkontrakt innehåller detaljerade ansvarsområden och roller för varje teammedlem, vilket minskar tiden som annars går åt till att gissa.
- Företagsintressenter och projektägare får en tydlig bild av teamets syfte, vilket underlättar strategiska beslut om teamets storlek.
- Teamkontrakt hjälper projektledare att lösa konflikter när flera team arbetar med samma projekt.
Viktiga egenskaper hos ett teamkontrakt
Egenskaperna hos ett teamkontrakt kan variera beroende på projekt, men följande punkter är vanliga:
- Teamets mål och uppdrag
- Bakgrunden till projektet
- Budget, utbildningsbehov och resurser
- Teamets operativa struktur
- Teammedlemmarnas roller och ansvar
- Mätvärden för prestationsbedömning
- En översikt över projektets omfattning och teamets delaktighet
- En kommunikationsplan för teammöten
- En lista över projektuppgifter och milstolpar
- Alla teammedlemmars underskrifter
När du har inkluderat dessa grundläggande punkter kan du använda din kreativitet för att förbättra teamkontraktet.
Skapa ett teamkontrakt: steg-för-steg-guide
Att utforma ett teamkontrakt blir enkelt med hjälp av en bra mall. Det är också bra att skapa dokumentet i samarbete istället för att en enskild person ska göra det. Så här skapar du ett för ditt projekt eller företag:
#1. Börja med att samla in information om intressenternas förväntningar, teammedlemmarnas förmågor, individuella förväntningar och teamledarens vision.
#2. Skicka frågorna till alla medlemmar och låt dem besvara dem individuellt.
#3. Nu är det dags att utforma en uppdragsbeskrivning för teamkontraktet. Samla information om framgångsmål, önskade resultat och hur teamet kan bidra på bästa sätt.
#4. Nästa steg är att skapa milstolpar, mål och tidsfrister som relaterar till uppdragsbeskrivningen. Förtydliga roller, ansvar och eventuella mentorer. Ange även:
- Vem rapporterar till vem.
- Vem som ansvarar för prestationsbedömning.
- Vem som ska kommunicera med de högre instanserna.
#5. Skapa en detaljerad översikt för prestationsbedömningen, inklusive mätvärden, tidsintervall, bedömningsmetoder och ett poängsättningssystem.
#6. När du är klar med ovanstående, skriv ut dokumentet för delning, eller skicka ut det digitalt. Se till att alla teammedlemmar godkänner det.
Här är några förslag på kostnadsfria mallar som kan hjälpa dig att skapa ett högkvalitativt teamkontrakt:
Mural
Mural är ett populärt verktyg för digitala whiteboard-tavlor som möjliggör samarbete vid utformning av teamkontrakt. Med deras mall kan du enkelt beskriva viktiga delar av teamanslutning och kommunikation. Du kan också specificera vilka färdigheter och koncept som ska styra teamets arbete.
Det finns två versioner av Murals teamkontrakt-mall: en som visar ett färdigt exempel, och en tom version. Efter att ni har skapat dokumentet i samarbete, kan ni exportera det i olika format, som PDF, PNG och zippad HTML.
Miro
Miro är en annan populär online-plattform för samarbete som lämpar sig för både distans- och hybridteam. Den erbjuder flera kostnadsfria mallar som är lätta att anpassa. Du kan dela mallen med hela teamet för att underlätta samarbetet.
Miro ger också fullständiga instruktioner för hur man redigerar mallarna. Du kan registrera dig med ditt Google-konto och börja anpassa ett exempeldokument. När du behöver exportera dokumentet kan du spara det som en bild, PDF-fil eller Miro-mall.
Creately
Creately är en globalt erkänd visuell arbetsyta för att skapa flödesscheman, diagram, infografik och teamkontrakt. De har ett stort bibliotek med mallar för olika affärsdokument, inklusive teamkontrakt. Du kan välja en mall som passar dina behov och redigera den.
Creately erbjuder ett begränsat antal mallar för teamkontrakt för gratisanvändare. De tillgängliga mallarna är lämpliga för enklare teamkontrakt. När det gäller export kan du välja mellan PDF-, JPEG-, CSV-, PNG- och SVG-format.
DocFormats
DocFormats är en pålitlig portal för affärsdokumentmallar som evenemangsförslag, medarbetarutvärderingar och marknadsföringsmaterial. Du hittar också flera exempel på professionella teamkontrakt här. Det finns över tio mallar att välja mellan.
Deras bibliotek innehåller mallar för projekt, hälsovård, agil utveckling och visuella teamkontrakt. Du kan ladda ner dokumenten i RTF- eller Word-format och sedan redigera dem efter behov.
Sample.net
Du har kanske besökt Sample.net tidigare för deras högkvalitativa innehåll inom affärs-, försäljnings- och marknadsföringsdokument. Vi rekommenderar att du besöker dem igen för att hitta över 50 färdiga mallar för teamkontrakt.
De erbjuder ett brett utbud av exempel för teamkontrakt, inklusive teamuppdrag, gränser, samarbete, betygskriterier, grafisk design, ledningsplaner och mycket mer.
Mallarna finns i olika filformat. Du kan klicka på en mall för att se vilken typ av fil du kan ladda ner. De flesta mallar är tillgängliga i PDF-format, så du behöver ett verktyg för PDF-redigering för att anpassa mallarna.
Sammanfattning
Den här artikeln fungerar som din guide till teamkontrakt och relevanta mallar. Du kan också använda den steg-för-steg-guide som finns här.
Artikeln introducerar också fem populära och användbara teamkontrakt-mallar som du kan använda gratis i dina projekt och verksamheter.
Att skapa ett teamkontrakt är dock bara början. Du måste även dela det med teamet och projektägarna och skydda det från nyfikna ögon. Använd gärna programvara för dokumenthantering för enkel innehållsadministration.