Effektiv Lagerhantering med Streckkoder i Excel och Google Sheets
Är du på jakt efter ett smidigt och exakt sätt att hantera ditt lager? Vill du automatisera inköpsrutinerna i ditt företag? Då är streckkoder lösningen, och det bästa sättet att skapa och hantera dem är genom att använda Excel och Google Sheets.
Mer än ett halvt sekel har passerat sedan Norman Joseph Woodland och Bernard Silver beviljades patentet för streckkoder. Ändå är streckkoder fortfarande oumbärliga för att snabbt och effektivt kunna läsa in information om konsumentprodukter och företagets tillgångar. Teknikföretag fortsätter att utveckla nya versioner av streckkoder, med den grundläggande tekniken som utgångspunkt.
Idag automatiserar företag skapandet av streckkoder, utskrift på begäran och avkodning med hjälp av kraftfulla applikationer som Excel och Google Sheets. Läs vidare för att lära dig mer om streckkoder, hur de används och mycket mer.
Vad är en Streckkod?
En streckkod består av streck och mellanrum och är en maskinläsbar representation av siffror och tecken.
Med hjälp av streckkoder kan maskiner identifiera en märkt produkt i en databas för lager eller detaljhandel. Dessa avbildningar består av svarta linjer och vita mellanrum. Linjernas bredd och form varierar beroende på streckkodens version, standard, symbolik och så vidare.
De svarta linjerna är oftast parallella med förutbestämda vita mellanrum. Denna placering av svarta och vita element kan påminna om morsekod. Faktum är att morsekoden var grunden för uppfinningen av streckkodstekniken.
Streckkoder innehåller normalt både siffror och bokstäver. Datans längd beror på den specifika standarden. Till exempel kan Industrial 2 of 5-streckkodssystemet innehålla mellan 2 och 30 tecken.
Hur Fungerar Streckkoder?
Streckkodernas funktion bygger på formen och bredden på de svarta, parallella linjerna. Olika bredder på de svarta linjerna representerar vanligtvis siffrorna 1 och 0. För att kunna representera siffrorna 0 till 9 måste de svarta linjerna sekvenseras på ett specifikt sätt.
Mönstret av svarta streck och motsvarande data är beroende av det använda streckkodssystemets standard.
Här är några vanliga streckkodsstandarder:
- Universal Product Code (UPC)
- Europeiskt artikelnummer (EAN), vanligt i Europa
- Kod 39, uteslutande använd av det amerikanska försvarsdepartementet
- Kod 128, specifikt för B2B-sektorn
- PDF417, speciellt utformad för ID-kort
Denna sekvens av svarta streck är en förutbestämd algoritm som lagras i ett detaljhandelssystem eller lagerhanteringsprogramvara. Allt som återstår är att skanna streckkoden.
För skanning används specialutrustning med laserljus, ofta rött eller grönt. Inuti skannern finns en optisk-till-digital-signalomvandlare som läser det inkommande laserljuset.
När lasern riktas mot en streckkod skannar signalomvandlaren den reflekterade delen av ljuset. Därefter tolkar en ansluten dator mönstret av svarta linjer och vita mellanrum och avkodar den inbäddade informationen.
Applikationer för Streckkoder: Google Sheets
Google Sheets är en kostnadsfri webbaserad app som gör det enkelt att skapa streckkoder. Om du driver en mindre butik, en onlineverksamhet eller är frilansare och behöver ett ekonomiskt sätt att hantera ditt lager är Google Sheets streckkodssystem tillräckligt för dina behov.
Google Sheets erbjuder relevanta formler, teckensnitt och utskriftsfunktioner för att producera streckkoder i stor skala.
Applikationer för Streckkoder: Microsoft Excel
Låt oss anta att ditt företag använder Microsoft 365 för dokumentation och innehållshantering, och att du inte vill växla till ett annat gränssnitt. Då kan du enkelt använda Excel för att skapa och skriva ut valfritt antal streckkoder.
Excel har olika streckkodsteckensnitt, utskriftsalternativ och funktioner för att snabbt generera streckkoder för olika behov.
Excel Streckkoder
Excel-streckkoder fungerar på samma sätt som andra streckkoder som företag använder. Skillnaden är att du med Excel omvandlar data till ett streckkodsformat med hjälp av teckensnitt, formler och andra verktyg i Excel-applikationen. Många företag bygger robusta streckkodssystem med Excel.
Ett sådant system innehåller ofta följande komponenter:
- En databas med produkter och spårningsnummer
- VBA-kod för att automatisera skapandet av streckkoder
- Förformaterade utskriftsinställningar
- Matchning av data till databasen efter skanning av streckkoden
Användningsområden för Excel Streckkoder
Lagerövervakning
Alla företag med lager genererar och applicerar streckkodsetiketter på lagerartiklar. När nya varor anländer från fabriken eller lagerförda artiklar skickas till distributionspunkter, skannar lagermedarbetarna streckkoderna.
Tillgångsövervakning
Företag skapar streckkoder och märker sina tillgångar, såsom stationära datorer, bärbara datorer, TV-skärmar, bord och stolar. När företaget behöver granska sin tillgångsinventering, skannar de helt enkelt streckkoderna och matchar informationen med den befintliga lagerlistan.
Fakturahantering
Fakturor levereras med förtryckta streckkoder. När reskontrateamet behöver hantera och registrera en faktura, kan de skanna streckkoden.
Detaljhandel
Inom detaljhandeln använder butiksägare streckkoder för att snabbt skapa fakturor, spåra lager och förebygga stölder.
Postspårning
Den kanske viktigaste användningen av streckkoder finns i postsystem runt om i världen. Vid varje kontrollpunkt av en försändelse skannar postpersonalen streckkoden och skapar därmed spårningsinformation.
Massutskick
Företag använder ofta streckkoder i massutskick för att distribuera produktinformation via e-post till leverantörer eller kunder.
Sjukhus RCM
Sjukhusens system för intäktshantering genererar en streckkod när en patient skrivs in. Patienterna får ett armband med streckkoden.
Under patientens vistelse på sjukhuset skannar personalen streckkoden vid kontroller, prover, operationer och andra procedurer. RCM-systemet hanterar sedan patientens räkning automatiskt.
Hyperlänkning av webbsidor
Avancerade streckkoder som 2D QR-koder används för att länka mobilappar, webbsidor och innehållsportaler genom URL-hyperlänkar.
Fördelar med att Använda Excel för Streckkoder
Kostnadsbesparingar
Om du skapar ett system för att generera och automatisera streckkoder i Excel kan du spara pengar jämfört med att använda ett separat verktyg.
Ökad Noggrannhet
När Excel-streckkoder skapas och används korrekt, är de mycket precisa för att spåra och hantera fysiska varor.
Liten Inlärningskurva
Eftersom din personal redan är bekant med Excel, kommer streckkodssystemet att vara enkelt att implementera. Du behöver inte lägga tid på att utbilda personalen på en ny applikation.
Omedelbar Tillgång till Excel-data
När du använder ett Excel-streckkodssystem blir den skannade informationen direkt tillgänglig i din Excel-fil. Personalen behöver inte lägga tid på att importera data.
Integration
De flesta streckkodsgenereringsverktyg för Excel är kompatibla med andra Microsoft-applikationer som Word, PowerPoint och Publisher.
Hur Man Skapar Streckkoder i Stor Skala i Excel
Ladda Ner och Installera Streckkodsteckensnitt
De senaste versionerna av Excel brukar innehålla streckkodsteckensnitt. Om de saknas kan du ladda ner ett från exempelvis Dafont. Du kan också välja en annan webbplats. Du kan också köpa ett streckkodsteckensnitt med företagslicens för kommersiellt bruk.
När du har laddat ner filen, följer du dessa steg:
- Packa upp filen och dubbelklicka på BarcodeFont.ttf-filen.
- Klicka på Installera för att lägga till teckensnittet i ditt operativsystem.
Skapa ett Streckkodsgenereringssystem i Excel
#1. Öppna Excel och skapa två kolumner med rubrikerna: Produkt-ID och Streckkod.
#2. Kopiera följande formel under kolumnen ”Streckkod”:
"*"&A2&"*"
#3. Klicka på cellen med formeln, och välj sedan BarcodeFont från menyfliken ”Start” > ”Teckensnitt” > ”Teckensnittsväljare”.
#4. Kopiera cellen (B2) och klistra in den i önskat antal rader.
#5. Skriv in siffror och bokstäver i kolumnen ”Produkt-ID”. Streckkoderna kommer att genereras i motsvarande kolumn ”Streckkod”.
#6. Öka teckenstorleken i streckkodskolumnen för att skapa utskrivbara streckkoder.
Hittills har du lärt dig om streckkoder och hur du skapar dem manuellt i Excel.
För att skapa ett felsäkert och skalbart lagerspårningssystem kan du överväga följande verktyg och appar för streckkodsgenerering:
TBarCode Office: TEC-IT
TBarCode Office är ett modernt tillägg för Microsoft Word och Excel. Du kan ladda ner tillägget utan kostnad. Efter nedladdning installerar du det i Excel och Word för streckkodshantering.
I Word kan du använda tillägget för att skapa streckkoder för utskick och sammanslagningar. Du kan också skriva ut streckkoder i Word och använda dem som etiketter på produkter. I Excel kan du med tillägget generera streckkoder i stor skala och skriva ut dem.
Tillägget är kompatibelt med Microsoft Office 2007 och senare versioner. Det kan användas på både 32-bitars och 64-bitars Windows-datorer. Dock är tillägget inte kompatibelt med icke-Windows-datorer.
Om du behöver automatisera streckkodssystemet i Excel med VBA-programmering kan du ladda ner TBarCode SDK från samma portal. SDK stöder också automatiserad programmering i Microsoft Access.
ActiveBarcode: Tillägg för Excel
ActiveBarcode är ett annat populärt tillägg för streckkoder i Excel. När du har lagt till verktyget i Excel, kommer en dedikerad meny att dyka upp i applikationen. I menyn hittar du alla alternativ för att skapa, redigera, automatisera och skriva ut streckkoder.
ActiveBarcode är bakåtkompatibelt med Microsoft Office. Du kan installera tillägget i versioner så gamla som Microsoft Office 2000, men också i de senaste versionerna. Dessutom behöver du en 32-bitars eller 64-bitars Windows-dator. Tillägget är inte kompatibelt med macOS-datorer.
Här är några av tilläggets huvudfunktioner:
- Anpassad positionering av streckkoder i Excel-tabeller
- Möjlighet att exakt ändra storlek på streckkoden i tum eller centimeter
Streckkodstillägget integreras smidigt med olika typer av Excel-tabeller. Du kan även automatisera streckkodsproduktionen genom att koppla den till celler. När cellens data ändras, ändras även streckkoden.
Streckkodsprogramvara: ConnectCode
Barcode Software är en fristående app för Windows 10 och 11-datorer. Appen kan laddas ner kostnadsfritt från Microsoft Store. Appen fungerar som alla andra Windows-applikationer. Huvudskillnaden är att Barcode Software-appen skickar streckkodsdata till en Excel-fil.
Därför behöver du Excel för att använda appen. Alternativt kan du exportera utdata till program som Adobe PDF, Word, Access och andra grafiska verktyg. Streckkodsappen har tre inbyggda streckkodsteckensnitt:
- Industrial 2 of 5
- Kod 39
- POSTNET
Därmed kan du endast skapa streckkoder enligt dessa tre standarder. Du kan inte skapa streckkoder i andra format som UPC eller EAN. Därför är appen lämplig om ditt företag stödjer dessa tre standarder.
Streckkodsgenerator i Excel: Tech Nitya
Tech Nityas streckkodsgenerator för Excel är ett tillägg som du installerar i Excel. När det är installerat kan du generera streckkoder i stor skala med ett enda klick. Verktyget finns med olika typer av kommersiella licenser.
Om du vill ha ett licensierat verktyg för obegränsad kommersiell användning är det här en app du kan överväga. Viktiga funktioner:
- Användarvänligt gränssnitt för streckkodsdesign
- Möjlighet att anpassa streckkoden efter behov
- Stöd för många vanliga streckkodskonventioner som EAN13, UPCA, Interleaved2of5 och ISBN.
- Stöd för streckkoder formaterade för posttjänster som SingaporePost, SwissPostParcel, USPS OneCode, Postnet och Australia Post.
Verktyget är kompatibelt med Microsoft Office från 2007 och senare. Du kan även exportera streckkoderna till Microsoft Word.
Slutord
Streckkoder är otroligt praktiska för lagerhantering, tillgångsspårning och inventeringskontroll. Vissa ser det som ett sätt för datorer att kommunicera via koder som vi med blotta ögat inte kan förstå.
Oavsett om du använder streckkoder i affärssyfte eller som en teknisk hobby, behöver du verktyg för att automatisera skapandet av dessa maskinläsbara koder. Du kan skapa streckkoder i Excel och Google Sheets manuellt.
Om du inte vill använda kommersiella appar och istället vill ha ett snabbare sätt att redigera och generera streckkoder för Excel eller andra kalkylarksprogram kan du prova något av de tredjepartsverktyg som nämnts ovan.
Om du tyckte om den här artikeln, kanske du också är intresserad av Excel-tillägg för små och medelstora företag och Google Sheets-tillägg.