Att implementera en effektiv UCaaS-lösning kan ge ditt företag inte bara omedelbara fördelar, utan även en konkurrensfördel på teknikfronten i många år framöver.
Idag är UCaaS-lösningar mycket efterfrågade på grund av den flexibilitet, bekvämlighet, anpassningsförmåga, kostnadseffektivitet och andra fördelar de tillför moderna företag som verkar i en konkurrensutsatt miljö.
Dessa lösningar har visat sig vara oumbärliga under kritiska perioder, som den senaste pandemin, då många anställda behövde arbeta på distans.
Avancerade verktyg och resurser för distansarbete främjar högre produktivitet, effektivare arbetsflöden och ökad framgång.
I denna artikel utforskar vi UCaaS och de bästa plattformarna som finns att välja bland för att förbättra kommunikationen inom ditt företag.
Vad är UCaaS?
Unified Communications as a Service (UCaaS) är en molnbaserad modell för affärskommunikation. Den tillgängliggör enhetliga kommunikationstjänster via molnet för företag av alla storlekar, från startups till stora organisationer.
UCaaS är en del av ”Anything-as-a-Service” (XaaS)-familjen, som inkluderar SaaS, PaaS och IaaS. Det utgör även en viktig komponent i digitaliseringsprocessen som driver införandet av molntjänster över alla branscher globalt. UCaaS stödjer sex kärnfunktioner:
- Företagstelefoni
- Enhetlig meddelandehantering
- Mobilitet
- Snabbmeddelanden och närvaro för både team och enskilda användare
- Mötesverktyg för video-, ljud- och webbkonferenser
- Kommunikationsaktiverade processer som samarbete inom arbetsflöden, kommunikationsplattformar och kontaktcenter
Den molnbaserade infrastrukturen gör UCaaS tillgängligt för företag av alla storlekar. Det ger fördelar som enkel skalbarhet, problemfri installation, kostnadsbesparingar och mycket mer.
Hur fungerar UCaaS?
En UCaaS-tjänsteleverantör ansvarar för driften, ägandet, underhållet och distributionen av den molnbaserade infrastrukturen. Detta eliminerar behovet för kunderna att själva konfigurera eller sätta upp någon infrastruktur. UCaaS kännetecknas av följande:
- Multitenancy, där olika kunder (hyresgäster) delar samma enhetliga kommunikationsinfrastruktur, inklusive datacenter, servrar, nätverk och annan utrustning.
- En självbetjäningsportal via webben för hantering och övervakning av användning och prestanda.
- Tjänster erbjuds genom en återkommande månads- eller prenumerationsavgift.
UCaaS effektiviserar kommunikationstjänster och lösningar inom ett företag. Det innefattar funktioner som chatt, SMS, videokonferenser och kontaktcenter, allt via internet. Du behöver alltså inte ytterligare VoIP-hårdvara för att tillhandahålla tjänster till dina kunder. UCaaS-leverantörerna sköter all backend-konfiguration, telefoni, funktionalitet och säkerhet.
För att fullt ut förstå UCaaS är det viktigt att belysa VoIP (Voice-over-Internet Protocol), som är grunden för UCaaS röstfunktion. VoIP konverterar ljud till digitala datapaket och skickar dem till en molnbaserad telefonitjänst. Även röstmeddelanden och telefonnummer fungerar med hjälp av det universella Session Initiation Protocol (SIP).
UCaaS använder VoIP fullt ut, men utan komplexitet. Detta gör det enkelt för dina team att ringa samtal och arbeta på distans med hjälp av applikationer på sina mobila enheter och datorer.
Dessutom är UCaaS-datacenter designade för att klara tuffa väderförhållanden, överspänningar och strömavbrott. Det möjliggör affärskontinuitet och skalbarhet, något som skulle vara svårt och kostsamt för företag att åstadkomma med en egen UCaaS-plattform.
UC-tjänster stöds i praktiken av lättanvända applikationer för samarbete, meddelanden och video. Allt är designat för att minska komplexiteten och tillhandahålla sömlös, enhetlig kommunikation, oavsett om ditt team är på plats eller arbetar på distans.
Detaljerade UCaaS-komponenter
UCaaS omfattar olika kommunikationsverktyg, allt från ljudkonferenser och telefoni till fildelning, e-post och videokonferenser.
En bra UCaaS-plattform bör erbjuda alla dessa funktioner tillsammans med ett intuitivt användargränssnitt för enkel navigering och ökad produktivitet. Plattformen bör även inkludera ett integrerat kontaktcenter, inbäddad kommunikation, chatt, video och röst.
De viktigaste komponenterna i UCaaS inkluderar:
Telefon eller telefonsystem
UCaaS-plattformar inkluderar ett högkvalitativt telefonsystem med funktioner som samtalshänvisning, dirigering, inspelning, ID-blockering, automatisk telefonist, röstbrevlåda och samtalshantering. Molnbaserade växlar och VoIP gör det möjligt för företag att ringa och ta emot samtal via internet. Avancerade lösningar kan även använda AI för ökad effektivitet och bättre dataanalys.
Videokonferenser
Videokonferenser har blivit ett nödvändigt verktyg för att företag ska kunna blomstra, särskilt efter covid-19-pandemin. Medarbetare kan arbeta var som helst, och videokonferenser är ett utmärkt kommunikationssätt för att diskutera viktiga frågor eller hålla möten, oavsett var deltagarna befinner sig.
UCaaS-lösningar erbjuder både enskilda och flerpartsvideokonferenser och telefonsamtal för att stödja kontorsmöten, webbseminarier, presentationer och chattar. Detta förbättrar samarbetet, oavsett avstånd.
E-post och snabbmeddelanden
Med snabbmeddelanden kan teammedlemmar enkelt kommunicera i realtid. Detta är användbart för snabba genomgångar, påminnelser och rutinmässig kommunikation. Det är också ett bra sätt att erbjuda kundsupport eftersom det är praktiskt, effektivt och inte påträngande.
E-post är fortfarande ett viktigt och effektivt verktyg för företag. Det är ett professionellt sätt att kommunicera. Du kan använda e-post i kombination med andra kommunikationskanaler för att effektivisera arbetsflödet och erbjuda medarbetare och kunder deras föredragna sätt att kommunicera.
Samarbetsverktyg
UCaaS-plattformar inkluderar olika samarbetsverktyg för att förbättra lagarbetet och kommunikationen. De erbjuder funktioner som snabb schemaläggning, skärmdelning, fildelning, inspelning, coaching och projekt-, kund- och personalhantering.
Moln- och klientbaserat
UCaaS är molnbaserat, vilket innebär att varje UCaaS-plattform och tjänst hostas av leverantören i molnet eller via internet. Detta ger dig tillgång till tjänsterna var som helst, med vilken enhet som helst, och gör det möjligt att arbeta på distans.
Fördelar med UCaaS för företag och distansarbetare
Som nämnts tidigare har UCaaS många fördelar, både för företag och användare, inklusive distansarbetare. Några av fördelarna är:
Skalbarhet
Med UCaaS kan du enkelt skala upp eller ner din affärsmjukvara och dina resurser beroende på dina behov. Du kan även lägga till eller ta bort användare utan att planera i förväg. Detta kan vara utmanande med lokala lösningar, som kräver stora investeringar i teknik och omstrukturering. Med UCaaS kan du enkelt skala med ett knapptryck.
Flexibilitet och tillgänglighet
UCaaS-lösningar är lättillgängliga för alla, oavsett var de befinner sig. Det ger flexibiliteten att arbeta hemifrån eller från annan valfri plats, vilket gör det perfekt för distansarbete. Eftersom UCaaS-applikationer och lösningar distribueras över internet eller molnet kan du nå alla kommunikationsverktyg på vilken enhet som helst, vare sig det är en smartphone, bärbar dator, stationär dator eller surfplatta.
Kostnadsbesparingar
UCaaS erbjuds som en prenumerationsbaserad lösning. Du betalar en fast avgift under en bestämd period och får tillgång till alla kommunikationsfunktioner och verktyg på ett och samma ställe. Du slipper investera i dyr hård- eller mjukvara och underhållskostnader.
Det enda du behöver investera i är system och bra bandbredd för att få tillgång till UCaaS-lösningarna. Alla tjänster och funktioner definieras i din valda plan, vilket ger dig förutsägbara kommunikationskostnader. Det gör det lättare att hantera utgifter och samtidigt förbättra din ROI (avkastning på investeringen).
Med UCaaS kan du spara pengar på telefonräkningar med en fast månadsavgift för obegränsade samtal, utan startkostnader. Avancerade UCaaS-funktioner ingår i din valda prenumeration. Du behöver inte heller anställa IT-personal för övervakning och underhåll, eftersom det sköts av tjänsteleverantören.
Tidsbesparing
Varje sekund räknas i affärsvärlden. Viktiga möjligheter kan dyka upp när som helst. Därför är det viktigt att alltid vara redo.
Tänk dock på hur mycket tid och resurser som går åt för att bygga allt internt, och sedan underhålla, säkra och uppdatera systemen? Det kan påverka din kärnverksamhet, särskilt om du har ont om personal eller budget.
Att välja UCaaS eliminerar alla bekymmer med hantering och underhåll; du kan lämna allt till tjänsteleverantören.
Samarbete och produktivitet
Kraftfulla molnbaserade kommunikationsverktyg hjälper alla dina anställda, särskilt distansarbetare, att samarbeta effektivt. Det skapar en hälsosam arbetskultur där alla är sammankopplade, delar insikter och är på samma sida, oavsett avdelning.
UCaaS bidrar också till att öka produktiviteten genom att göra information lättillgänglig via molnet, samt genom effektiv kommunikation och samarbete mellan medarbetare och kunder.
Enligt Cisco har 75% av användarna upplevt ökad produktivitet med UCaaS när de arbetar på flera platser i ett företag.
Utöver ovanstående fördelar erbjuder UCaaS-plattformar även:
- Inbyggd redundans för röstlösningar för ökad tillförlitlighet.
- Enkel hantering och rapportering av användning.
- Effektivare medarbetar- och användarupplevelse med befintliga verktyg.
- En enda kontaktpunkt för felsökning via UCaaS-leverantören.
- Säkerhet och efterlevnad av regelverk som HIPAA, PCI-DSS och SOC.
Några viktiga UCaaS-begrepp
Distansarbete
Distansarbete är ett begrepp som används i det moderna affärslandskapet och innebär att anställda kan utföra sina arbetsuppgifter, oavsett komplexitet, utanför en traditionell arbetsplats. Med hjälp av telekommunikationsverktyg som telefonsamtal, videokonferenser m.m. kan man samarbeta var som helst i världen, förutsatt att man har en stabil internetanslutning.
Virtuellt kontor
Ett virtuellt kontor är den digitala miljön som en individ använder för att utföra sina arbetsuppgifter på distans. Den består av den enhet (smartphone, dator, etc.) som används för att komma åt resurser, kontorsfiler och andra verktyg. Det kan likna ditt kontor och du kan anpassa det för att det ska se professionellt och modernt ut. Du kan använda en bekväm stol, ett bord och andra viktiga saker medan du arbetar.
Samverkande arbetsplats
En samverkande arbetsplats är en arbetsmiljö som främjar samarbete mellan medarbetare i en organisation. Syftet är att minska komplexiteten, täppa till kommunikationsluckor och främja en positiv arbetsmiljö. I en samverkande miljö känner sig medarbetarna delaktiga i organisationen och uppmuntras att prestera sitt bästa, oavsett om de arbetar från kontoret eller på distans.
Om du letar efter den bästa UCaaS-plattformen kommer här några rekommendationer.
Vonage
Få enhetlig kommunikation med bara en app – Vonage erbjuder meddelanden, röst, sociala medier, fax och video. Plattformen har över 50 funktioner och integrerade lösningar, skalbarhet och global närvaro, ökad anslutning och produktivitet, 99,999% drifttid och hög servicekvalitet (QoS).
Nyckelfunktioner:
- Vonage Meetings, ett intuitivt verktyg för videosamarbete för hela organisationen.
- Administrationsportal för att hantera telefonsystem.
- Mobil- och datorapplikationer för att hålla dina verktyg och team uppkopplade.
- Företagsinkorg för att snabbt hantera och lösa ärenden via SMS, Facebook Messenger och MMS.
- En virtuell AI-assistent som erbjuder röstaktiverad självbetjäning för kunder.
- Appcenter för att integrera värdefulla applikationer för ökad produktivitet och förbättrad användarupplevelse.
- Nummerpresentationsblockering.
- Upptagetindikator för att se vilka telefoner som används.
- ”Ring Announce” för att identifiera anledning till samtalet och koppla in konferenssamtal.
Vonage är enkel att installera, snabb att skala upp och användarvänlig. Medarbetarna kan interagera med kunder och varandra när som helst och var som helst.
Zoom
Samla dina möten, chattar och röstkommunikation i en lösning – Zoom erbjuder flexibel kommunikation och underlättar samarbete.
Nyckelfunktioner:
- Möten: Säkert HD-ljud och -video, inbyggda samarbetsfunktioner och kalenderintegration.
- Chatt: Direktkontakt med kunder och kollegor, möjlighet att schemalägga och genomföra telefonsamtal och ad hoc-möten, spåra uppgifter och dela filer.
- Telefon: Använd Zoom Phone, omvandla samtal till video och använd molnbaserad VoIP-telefoni från din bärbara dator, mobil, stationära dator eller surfplatta.
- Videowebinarier: Zoom Webinars kan hantera upp till 50 000 deltagare, inklusive över 100 videopanelister med hög video- och ljudkvalitet, anpassningsbara inställningar, livestreaming och registrering.
- Zoom Rooms: Ett konferensrum för samarbete på distans eller från kontoret.
- Säkerhet: 256-bitars AES-GCM-kryptering och andra säkerhetsfunktioner under möten.
- Plattformar som stöds: macOS, Windows, Linux, Android OS och iOS.
Med Zoom får du tydliga samtal, krypterad och säker molnkommunikation, snabb meddelandehantering och en förenklad teknisk struktur.
Nextiva
Nextiva förenklar kommunikationen genom att integrera telefonsystem med affärsapplikationer, automation och AI i en plattform som hjälper dig att driva företaget effektivt.
Nyckelfunktioner:
- Automation för att utföra repetitiva kommunikationsuppgifter, som autosvar, e-postutskick, genomföra undersökningar och spara tid.
- Analysverktyg för att få djupare insikt i affärsverksamheten och kundbeteende.
- Robusta inbyggda verktyg för service- och försäljningsteam.
- Molnbaserad växel med samtalsdirigering.
- HD-telefonsamtal.
- Skärmdelning.
- CRM-integrationer.
- Avancerade funktioner inkluderar samtalsloggning, inspelning, köhantering, vidarekoppling, ID, väntmusik och automatiska telefonister.
Nextiva gör det möjligt för dig att interagera med kunder och medarbetare via flera kommunikationskanaler som telefon, e-post, video, text och sociala medier.
Microsoft Teams
Använd den populära plattformen Microsoft Teams för att hålla kontakten med kollegor, vänner och familj.
Nyckelfunktioner:
- Stöd för alla enheter, från datorer och bärbara datorer till smartphones och surfplattor.
- Datakryptering för filer, samtal, chattar och möten.
- Fildelning, röstning och uppgiftsautomation.
- Molnlagring.
- Webbinarier, registreringar och kundmöten.
- Rapporteringsverktyg.
- Integration med verktyg som Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive och SharePoint.
Med Teams kan du ansluta till kollegor, vänner och familj, och få tillgång till delade resurser var som helst för att lära, kommunicera och utvecklas med hjälp av samtal, videor och chatt.
Dialpad
Kommunicera med dina kunder och medarbetare via Dialpad, som erbjuder en arbetsyta där du kan bygga meningsfulla relationer. Oavsett var dina team och kunder befinner sig följer Dialpad med och samlar din kommunikation.
Plattformen har fantastiska funktioner och integreringar, och fortsätter att innovera för att erbjuda ännu bättre lösningar.
Nyckelfunktioner:
- AI-drivna videomöten, försäljningsverktyg och kontaktcenter.
- Räckvidd till över 70 länder med kostnadsfria och lokala nummer.
- Nära 100% SLA-driftstid.
- Möjlighet att samla in CSAT-data från alla kundsamtal.
- Inbyggd taligenkänning och Natural Language Processing (NLP).
- Över 74 tillgängliga integrationer.
- Gratis 14-dagars testperiod.
Du kan lita på denna företagsanpassade plattform för alla dina kommunikationsbehov, oavsett din verksamhetstyp och storlek.
GoTo
Håll kontakten med dina kollegor, kunder och andra viktiga personer med GoTo, en säker och molnbaserad telefonilösning för distansarbete och flexibelt arbete.
Nyckelfunktioner:
- En visuell dra-och-släpp-redigerare för enkel konfiguration.
- Molnbaserad PBX och internationella samtal.
- Samtalsdirigering, HD-videokonferenser, automatisk telefonist och telefonkatalog.
- Möjlighet att flytta befintliga nummer eller lägga till ett kostnadsfritt nummer.
- Anpassningsbara uppringningsplaner och samtalsdirigering.
- Effektiviserat arbetsflöde för kontaktcenter.
- 99,999% drifttid, distribuerad molnarkitektur och låg bandbreddsanvändning.
GoTo stöder alla enheter och det är enkelt att växla mellan skrivbordsapplikationer, bordstelefon och mobilapp.
Slutsats: Varför är UCaaS avgörande för framtiden?
Att investera i rätt UCaaS-plattform ger bättre kommunikation inom din organisation – mellan anställda och kunder. Det kommer också att erbjuda bättre skalbarhet, tillförlitlighet, flexibilitet och ROI.
Enligt en rapport från IDC från 2021 nådde UCaaS-marknaden 47,2 miljarder dollar år 2020. Med tanke på dess tillväxt och ökade användning under åren förväntas den fortsätta växa. Välj den bästa UCaaS-plattformen för ditt företag och dra nytta av dess fördelar.