Färdighets- och viljematrisen är ett ovärderligt verktyg för att optimera lagprestationer, individuella bidrag och det övergripande engagemanget bland medarbetarna.
Som ledare för ett företag eller projekt, har du en betydande inverkan på ditt teams produktivitet, resultat och engagemang. Inom affärsadministration och ledarskap finns en mängd metoder och verktyg som stöder en kontinuerlig tillväxt.
Ett av dessa verktyg är just färdighets- och viljematrisen. Den används flitigt av chefer inom HR, operativa avdelningar och projektledning för att skräddarsy sin kommunikation med anställda och teammedlemmar.
Vi kommer att introducera dig till detta verktyg från grunden, vilket ger dig insikter att tillämpa det på ett effektivt sätt i din arbetsmiljö. Genom att lära dig matrisen i detalj, utvecklar du en viktig förmåga för att bli en framgångsrik företagsledare.
Vad är Färdighets- och Viljematrisen?
Inom företagsledning används färdighets- och viljematrisen som ett verktyg för att bedöma personalens prestationer utifrån:
- Medarbetarnas kompetens och färdigheter
- Deras motivation och vilja att arbeta
Matrisen presenteras ofta som en 2×2-kvadrant, likt en graf. Tänk dig kompetens längs x-axeln och vilja längs y-axeln. På x-axeln representerar den vänstra sidan låg kompetens medan den högra sidan representerar hög kompetens.
På samma sätt representerar den nedre delen av y-axeln låg vilja medan den övre delen representerar hög vilja. Genom att rita ut dessa axlar skapas fyra distinkta segment. Varje segment representerar olika nivåer av kompetens och vilja, vilket hjälper dig att utvärdera hur väl en individ passar för ett visst projekt.
Individer i de olika segmenten kräver olika tillvägagångssätt för att maximera deras potential. Alternativet är att rekrytera ny personal med hög kompetens och stark vilja, men även då kan detta verktyg användas för att verifiera nya medarbetares lämplighet.
Ursprunget till Färdighets- och Viljematrisen
Ken Blanchard och Paul Hersey utvecklade en situationsanpassad ledarskapsmodell på 1970-talet. Den baserades på följarnas utvecklingsnivå och anpassade ledarskapsstilar. Denna modell använder en 2×2-matris för att definiera fyra ledarskapsstilar: Instruerande, Coachande, Stödjande och Delegerande.
För medarbetarna identifieras fyra typer: hög kompetens med högt engagemang, hög kompetens med varierande engagemang, viss kompetens med lågt engagemang samt låg kompetens med högt engagemang.
Denna matris för medarbetare är föregångaren till dagens färdighets- och viljematris. Tekniken blev populär efter Max Landsbergs publicering av boken ”The Tao of Coaching” år 1996.
Betydelsen av Kompetens och Vilja i Matrisen
För att skapa en värdefull färdighets- och viljematris är det viktigt att definiera begreppen ”kompetens” och ”vilja” inom ramen för matrisen. Här är en närmare titt:
Kompetens
Kompetens representerar de tekniska och kreativa förmågor som en medarbetare besitter. Exempel på kompetenser inkluderar förmåga att utföra beräkningar, bygga databaser, hantera filer, göra kartläggningar, samla data, arbeta med webbutveckling, utveckla applikationer, samt sälj- och marknadsföringsfärdigheter.
Kompetens utvecklas genom kontinuerligt lärande, utbildning, exponering för nya idéer och erfarenhet från arbetsuppgifterna. Baserat på kompetensnivån kan medarbetare kategoriseras som experter, avancerade, mellannivå eller nybörjare.
Vilja
En individs vilja återspeglar dennes motivation. Viljan kan inkludera:
- Motivation att slutföra uppgifter inom tidsramen
- Intresse för att lära sig nya affärsverktyg, metoder eller kreativa färdigheter
- Drivkraft att utvecklas i karriären
- Engagemang för att följa ledarskapet
Utbildningsnivå, arbetslivserfarenhet och kompetens påverkar en medarbetares vilja. Ledare behöver därför vara mer lyhörda i sin hantering av medarbetare med låg motivation jämfört med de som är starkt motiverade.
Syftet med Färdighets- och Viljematrisen
När du har identifierat och kategoriserat medarbetare baserat på deras kompetens och vilja, är det dags att anpassa ledarstilen efter de fyra segmenten. Färdighets- och viljematrisen hjälper dig att identifiera lämpliga ledarskapsmetoder.
#1. Instruera
Instruktion fokuserar på att identifiera vad som motiverar medarbetare med låg kompetens och låg vilja. Denna motivation ska sedan tillämpas effektivt för att uppnå önskade resultat. Resultaten ska vara av hög kvalitet, nyttiga för verksamheten, mätbara och uppnås inom utsatt tid.
#2. Vägleda
Matrisen indikerar att medarbetare med låg kompetens och hög vilja behöver vägledning. Fokus bör ligga på:
- Diskutera omfattningen och uppgifterna med medarbetaren
- Dokumentera alla coachningssessioner och projekt
- Tydliggöra arbetsflödet
- Definiera kvalitetsnivåer
När du vägleder en medarbetare, använd etablerade coachningsmetoder på affärsnivå.
#3. Engagera
Du kommer även stöta på medarbetare med hög kompetens men låg vilja. Dessa individer kan generera hög produktivitet med en liten ”knuff”. Det handlar om att visa respekt för deras uppgifter och uppskatta deras insatser.
#4. Delegerar
Det finns alltid ett antal medarbetare med både hög kompetens och stark vilja. Identifiera dem med hjälp av färdighets- och viljematrisen och delegera projektuppgifter till dem. Sätt upp tydliga kvalitetsstandarder, deadlines och förväntningar innan du tilldelar dem uppgifter.
Färdighets- och Viljematrisens Kvadranter
Kvadrant 1: Låg Kompetens och Låg Vilja
Medarbetare i detta segment kräver maximal uppmärksamhet. De behöver omfattande utbildning för att utveckla de färdigheter som projektet kräver. De behöver också motivation för att slutföra uppgifter och leverera resultat.
Kvadrant 2: Låg Kompetens och Hög Vilja
Medarbetare i detta segment kan uppnå hög produktivitet och effektivitet om de får tillräcklig vägledning och stöd. Erbjud utbildningsmöjligheter för att utveckla nödvändiga färdigheter. Involvera dem i projektet med noggrann uppföljning och minska kontrollen när du ser framsteg.
Kvadrant 3: Hög Kompetens och Låg Vilja
Medarbetare i detta segment behöver en motiverande ”push”. Anordna enskilda möten för att undersöka orsaken till att de inte engagerar sig aktivt i projektet. Ge feedback, anpassa ledarskapsstilen och övervaka deras resultat för att coacha dem.
Kvadrant 4: Hög Kompetens och Hög Vilja
Medarbetare i denna grupp är idealiska kandidater för delegering. Låt dem arbeta självständigt men definiera förväntningar gällande resultat, deadlines och kvalitetsstandarder. Uppskatta deras prestationer och inkludera dem i beslutsprocessen.
Färdighets- och Viljematris vs. Kompetensmatris
Kompetensmatrisen är en översikt över tillgängliga och nödvändiga färdigheter, sammanställd av ledare inför projektstart. Den inkluderar även kolumner för att mäta intresse och kompetensnivå för specifika projektfärdigheter.
Färdighets- och viljematrisen däremot, kartlägger låg och hög kompetens mot låg och hög vilja på en 2×2-kvadrant. Detta ger en tydlig bild av de fyra medarbetartyperna: Delegera, Engagera, Vägleda och Instruera. Målet är att skapa en plan för lärande och utveckling för de medarbetare som ingår i kategorierna Instruera och Vägleda.
Användningsområden för Färdighets- och Viljematrisen
#1. Agila/DevOps-projekt
Agila DevOps-projekt fokuserar på produktivitet, effektivitet, ständiga förbättringar och snabb leverans av produkter och tjänster.
Ledare kan använda färdighets- och viljematrisen för att identifiera medarbetare som kan bidra direkt till projektet. Utbildning kan därefter erbjudas till övrig personal för att öka deras kompetens och vilja.
#2. Nyanställd Chef
Denna matris är ett användbart verktyg när du tillträder som ny chef i ett team. Genom att använda färdighets- och viljematrisen, kan du snabbt få en vetenskaplig grund för hur du bäst kommunicerar med ditt nya team.
#3. Återgång till Kontoret efter Pandemin
När företag återgår till normal verksamhet efter pandemin, behöver de flesta organisationer använda färdighets- och viljematrisen för att bedöma:
- Inställning till arbetet
- Hantering av arbetsbelastning
- Förvärvade kompetenser
- Karriärmål
- Ekonomiska behov
Genom denna bedömning kan du som ledare snabbt anpassa teamet till den nya situationen.
#4. Fusion och Förvärv
När du integrerar medarbetare från en annan del av företaget, är det bra att göra en färdighets- och viljebedömning av de nya kollegorna. Detta underlättar beslutet om vem som behöver utbildning och vem som kan börja arbeta direkt.
#5. Omstrukturering av Organisationen
Vid en omstrukturering behöver ledare omplacera medarbetare i linje med de nya intäktsmodellerna, målen och tillväxtstrategierna. Använd färdighets- och viljematrisen för att flytta medarbetare från avdelningar som inte längre är relevanta till de som är i behov av resurser.
#6. Kartläggning av Kompetenser
Innan du genomför färdighets- och viljebedömningen behöver du samla in information om medarbetarnas kompetenser. Detta skapar en kompetensdatabas där du enkelt kan hitta medarbetare med specialistkompetens för framtida behov.
Skapa en Färdighets- och Viljematris
En ledare eller oberoende chef kan skapa färdighets- och viljematrisen. Det kräver förberedande information om medarbetare eller teammedlemmar.
Denna information hjälper dig att bedöma nivåerna av vilja och kompetens. För att samla in data från medarbetare, skicka ut en enkät online med följande frågeformulär:
Bedömning av Kompetensnivå
- Utbildning
- Arbetslivserfarenhet
- Styrkor och svagheter
- Affärskunskaper
- Kurser och certifieringar
- Positiv och negativ feedback
Bedömning av Viljenivå
- Personliga och professionella mål
- Proaktivitet eller reaktivitet i uppdrag
- Frekvens av jobbbyte
- Interaktion i teamet
- Allmän attityd
- Engagemang
Skapa en 2×2-matris. Placera namn i kvadranten baserat på din bedömning. Se även avsnittet ”Matrisens Kvadranter” för att få mer information om hur man namnger sektionerna.
Du kan också använda någon av mallarna nedan:
Mallar för Färdighets- och Viljematris
Creately
Medan du kan använda program som Microsoft Word, Visio och Excel för att skapa en färdighets- och viljematris, behöver du bara en webbapplikation som Creately. Det är en onlinebaserad arbetsyta för att samla in, analysera och planera personalens kompetens på kort tid.
Dessutom är Creately-mallen gratis att använda under provperioden. Du kan alltså testa mallens effektivitet innan du bestämmer dig för ett betalt abonnemang. Några av de främsta fördelarna med mallen är:
- Online-datainsamling från medarbetare
- Samarbetsbaserad kompetensanalys
- Anpassade databaser
- Integration med välkända företagsapplikationer
- Moderna formulär, emojis, bilagor, kommentarsfält
Du kan spara ditt arbete offline som PNG, SVG, PDF, JPEG och CSV för framtida användning och utskrift.
Scilife
Scilife erbjuder lösningar för kvalitetskontroll, dokumenthantering och arbetsflöden inom hälso- och sjukvårdssektorn. Som en del av sitt gratis verktygs- och guideprojekt, erbjuder de en gratis mall för färdighetsmatrisen. Denna matris kan användas för att samla data om medarbetarnas kompetens innan de tilldelas projekt.
Denna Microsoft Excel-baserade färdighetsmatris innehåller följande funktioner:
- Identifiera enkelt kompetensbrister som kan hindra projektframgång
- Samla in och visualisera teamkompetenser samt jämför dem med kompetenskraven för projektet
- Skapa utbildningsplaner baserat på medarbetarnas kompetens
- Använd ett verktyg som ger insikt i medarbetarnas kompetensnivåer utan förutfattade meningar
Du kan enkelt ladda ner och öppna filen i Excel. Även om mallen inte innehåller en 2×2-kvadrant, kan den användas för datainsamling.
Sammanfattning
Färdighets- och viljematrisen är ett standardverktyg som används av globala företag för att utvärdera medarbetarnas prestationer, kompetens och utvecklingsmöjligheter. Det är en effektiv teknik för att rekrytera nya teammedlemmar och utbilda den befintliga personalstyrkan för att öka produktiviteten och tillväxten.
Den här guiden ger dig kunskapen att optimera ditt team. Dessutom finns färdiga mallar som kan hjälpa dig att skapa en färdighets- och viljematris på kort tid.
Läs gärna också den här guiden om milstolpsdiagram för att spåra och hantera projektframsteg.