Skydda mottagarnas integritet när du mailar till Outlook-kontaktgrupper
När du sänder e-post till en kontaktgrupp i Outlook (tidigare känd som distributionslista), kan det vara lämpligt att dölja mottagarnas e-postadresser. Här beskrivs det enklaste sättet att värna om personlig information.
Vad är en kontaktgrupp?
I Office 365 (O365), Microsofts prenumerationsversion av Office, finns det två typer av grupper som ersätter traditionella distributionslistor:
O365-grupper: Dessa är avsedda för samarbete i realtid och inkluderar en delad inkorg, kalender, filarkiv, Planner och OneNote-anteckningsbok. De är perfekta för mindre projektgrupper, planering av repetitioner eller liknande situationer där snabba samarbetsverktyg behövs.
Kontaktgrupper: Det handlar om en samling e-postadresser som sammanförts i en grupp. Istället för att lägga till varje adress manuellt kan du skicka e-post till gruppens namn, och alla i gruppen inkluderas som mottagare. Om det låter som en distributionslista har du rätt, men med ett viktigt undantag: Distributionslistor (och O365-grupper) är vanligtvis synliga i företagets globala adressbok för alla att se. Kontaktgrupper däremot är privata för dig.
Om du inte har O365, utan använder en fristående Office-version utan webbapplikationer, kan distributionslistor fortfarande vara ett alternativ. Vi ska nu visa hur man döljer mottagarnas namn i en kontaktgrupp. Samma metod fungerar för distributionslistor.
Varför dölja namn i kontaktgrupper?
Det handlar ofta om vanlig artighet. Även om dina kontakter inte har något emot att få e-post från dig, kanske de inte vill att deras kontaktinformation ska delas med alla som du skickar massutskick till.
Det finns också flera dataskydds- och efterlevnadskrav som motiverar att man döljer e-postadresser. Om du hanterar känslig data, särskilt ekonomisk eller medicinsk information, är du troligtvis skyldig att skydda personers identitet.
E-postadresser betraktas ofta som ”personligt identifierbar information” enligt lagstiftningar som HIPAA i USA och GDPR i Europa, och de kan lätt knytas till individer. Därför är det viktigt att inte sprida mottagares kontaktinformation, till exempel när du mailar till en supportgrupp.
Hur döljer man namn i en kontaktgrupp?
Det är enkelt att dölja namn genom att använda alternativet BCC när du skriver ett e-postmeddelande.
BCC står för ”blind carbon copy” (hemlig kopia). Du har sannolikt använt CC (carbon copy) när du vill inkludera någon som inte är huvudmottagare. BCC fungerar på samma sätt, men BCC-mottagarna ser endast avsändarens namn och namnet i fältet ”Till”.
De som får hemlig kopia ser inte om någon annan har fått det och mottar inte heller svar om någon klickar på ”Svara alla”.
BCC-fältet visas inte automatiskt när du skapar ett nytt e-postmeddelande, men det är enkelt att aktivera. Öppna ett nytt e-postmeddelande i Outlook, gå till ”Alternativ” och välj ”BCC”.
Nu visas BCC-fältet i det nya meddelandet.
Du behöver bara göra det här en gång. Därefter visas BCC-alternativet i alla e-postmeddelanden. Om du vill dölja BCC-fältet igen, välj ”Alternativ” och ”BCC” i ett e-postmeddelande, så försvinner det.
När det nu är synligt, skriver du ditt eget namn i fältet ”Till” och lägger till din kontaktgrupp i fältet ”BCC”.
Nu får alla i kontaktgruppen e-postmeddelandet, men de ser endast avsändaren (dig) och den person som står i ”Till”-fältet (även du).
Första gången du gör detta, kan det vara bra att lägga till en notis i meddelandet där du förklarar att du använder BCC för att skydda mottagarnas integritet. Det hindrar mindre teknikvana personer från att undra varför de får ett e-postmeddelande som ser ut att vara från dig till dig!