När man samarbetar i Google Kalkylark är det viktigt att förhindra felaktig datainmatning. Datavalidering är en funktion som säkerställer att användare endast kan ange data i rätt format inom specificerade områden. Här beskrivs hur du använder denna funktion.
Så här begränsar du datainmatning med datavalidering i Google Kalkylark
Börja med att öppna din webbläsare och gå till Google Kalkylarks startsida. Välj sedan det kalkylblad du vill arbeta med och markera det cellområde där du vill begränsa datainmatningen.
Gå till menyn ”Data” och välj ”Datavalidering”.
I fönstret för datavalidering, klicka på rullgardinsmenyn under ”Kriterier”. Här kan du välja den typ av data som ska tillåtas i de markerade cellerna. I det här exemplet vill vi begränsa datainmatningen till ett fyrsiffrigt årtal för när en film släpptes. Välj därför alternativet ”Nummer”. Det finns även andra alternativ, som ”Text”, ”Datum”, en fördefinierad lista, ett visst cellområde eller en anpassad formel för validering.
Varje alternativ har specifika inställningar som du behöver konfigurera för att korrekt validera datan som matas in i cellerna. I vårt fall, där vi vill ange årtal, använder vi valideringen ”Mellan”. Vi ställer in ett minimivärde på 1887 (det första filmåret) och ett maxvärde på 2500, vilket borde räcka för vårt syfte.
Nu kan du välja om Kalkylark ska visa en varningssignal eller direkt avvisa felaktig data och visa ett felmeddelande.
Varningsmeddelandet informerar användaren om att värdet måste ligga inom det angivna intervallet, men tillåter fortfarande att ogiltig data sparas i cellen tillsammans med ett rött meddelande.
Om du väljer ”Avvisa inmatning” får användaren ett felmeddelande när felaktig data anges och datan raderas.
Du kan även avvisa ogiltig inmatning och samtidigt ge mer information om vilken typ av data som krävs. Markera ”Avvisa inmatning”, kryssa i ”Visa hjälptext för validering” och skriv ett tydligt varningsmeddelande. Klicka på ”Spara” för att stänga verktyget för validering.
Nu visas ett hjälpsamt meddelande om någon försöker mata in ogiltig data, vilket hjälper användaren att rätta till felet.
Datavalidering är en viktig funktion när du samlar in information och behöver säkerställa att rätt data anges i kalkylbladet. Det hjälper till att undvika felaktigheter och är särskilt användbart om du har formler eller automatiserade uppgifter som är beroende av korrekt data.