Oavsett om det gäller affärsresor eller skatter, kan du behöva fylla i ett utläggsformulär någon gång. Om du inte råkar ha ett företag eller en konsult som tillhandahåller en mall åt dig kan du skapa en med hjälp av en mall från Word.
Skapa ett utläggsformulär
Att lämna in en utgiftsrapport är en nödvändig del av alla affärsresor. Även om varje företag kan ha sina egna regler att följa när det gäller ersättning, kommer den allmänna strukturen för formuläret (och föremålen i det) att förbli ganska konsekvent oavsett var du är.
Om du fyller i ett utgiftsformulär för ditt företag, ta reda på först om de har riktlinjer du bör följa eller en mall du bör använda.
Om du behöver skapa din egen kostnadsblankett, ger Word en ganska trevlig mall för att komma igång. Även om det kanske inte riktigt uppfyller dina krav, är det ett bra ställe att börja.
Öppna först Word. Klicka på ”Ny” till vänster om stänkrutan.
Sök efter ”kostnad” i sökfältet.
Tryck på ”Enter” för att visa den tillgängliga mallen och klicka sedan på resultatet.
Ett nytt fönster kommer att visas som ger dig mallens namn och beskrivning tillsammans med en förhandsvisning av mallen. Klicka på ”Skapa”.
Din nya utgiftsblankettmall kommer att visas. Ta en titt på den och redigera nödvändiga delar. Se till att färgerna och typografin matchar ditt företags visuella riktlinjer.
När du har gjort lämpliga ändringar kan du spara mallen tills du är redo att spåra dina utgifter. Det är förmodligen en bra idé att spela in allt medan du går istället för att vänta tills resan är över och göra allt på en gång, eftersom det är lätt att glömma något du kan ha köpt flera dagar innan.
Här är de vanligaste utgiftsposterna som folk brukar spåra:
Hotell
Transport (detta inkluderar flygbiljetter, kollektivtrafik och hyresavgifter och ibland körsträcka)
Bränsle
Måltider
Telefon (Många företag kräver att du köper ett SIM-kort för lokal kommunikation medan andra kan ha det bra med att betala roamingavgifter)
Underhållning (Detta faller inom kategorin ”rimlig ersättning”. Det är förmodligen en bra idé att få ett förhandsgodkännande innan du tar ut dina kunder på en bra stund. Om du inte gör det, se till att du inte går överbord som det kanske kan har problem med ditt företag.)
Diverse
Som regel för god praxis är det alltid bäst att få ett förhandsgodkännande av utgifter innan du reser för att undvika konflikter om återbetalning efter att du redan har spenderat pengarna. Tänk också på företagets utgiftsgräns baserat på olika platser. De flesta företag kommer att ge ökade utgiftsgränser om du reser till någonstans där saker är dyrare.
Se till att du hänger med alla dina kvitton, dokumenterar alla dina utgifter, fyller i utgiftsrapporten så är du igång!