Rekommendationer för effektiv e-posthantering
För att optimera din hantering av e-postmeddelanden rekommenderar vi att du använder metoden OHIO (Hantera det bara en gång). En viktig aspekt av OHIO är att arkivera de e-postmeddelanden som du behöver behålla, vilket effektivt tar bort dem från din inkorg. Här utforskar vi vikten av arkivering och varför du inte ska komplicera saker med onödiga mappar.
Varför arkivering av e-post är nödvändig
Som en påminnelse från vår tidigare artikel om OHIO, är din inkorg inte avsedd som ett arkiv, papperskorg, ett fysiskt arkivskåp eller en allmän lagringsplats. Det är just en inkorg!
När din inkorg är överbelamrad med hundratals eller tusentals e-postmeddelanden blir det snabbt en röra. Vad som är utom synhåll hamnar lätt bortglömt. Det blir betydligt svårare att lokalisera specifika e-postmeddelanden, din e-postklient kan börja fungera trögare (även om du använder en webbläsare som Gmail), och om du använder Outlook eller Apple Mail på din mobila enhet kan det ta upp värdefullt lagringsutrymme.
Slutsatsen är att det finns få fördelar och många nackdelar med att behålla alla dina e-postmeddelanden direkt i inkorgen.
Därför bör varje e-postmeddelande hanteras (antingen genom att svara, vidarebefordra, konvertera det till en uppgift, eller schemalägga ett möte) och sedan antingen raderas eller arkiveras. Här följer en guide om hur du ska gå tillväga.
Var ska du arkivera dina e-postmeddelanden?
Dina arkiverade e-postmeddelanden bör förvaras i en enda arkivmapp, inte i en komplicerad hierarki av hundratals sorterade mappar. En arkivmapp bör vara tillräcklig.
Detta kan låta drastiskt, så låt oss ge dig några goda skäl.
Att skapa och underhålla en detaljerad mappstruktur tar onödig tid, tid som du istället borde spendera på att hantera din e-post. Dessutom kan det vara svårt att bestämma var ett specifikt e-postmeddelande ska sparas – ska ett e-postmeddelande från en kollega om en missad deadline för ett projekt sparas i projektmappen, personens mapp eller i en allmän läromapp? Att fatta beslut är både tidskrävande och mentalt ansträngande. Slutligen kan det vara extremt svårt att hitta e-postmeddelanden i efterhand, eftersom de kan ligga gömda i någon av otaliga mappar, var och en med hundratals meddelanden.
En enkel arkivmapp gör processen att flytta e-postmeddelanden från inkorgen enklare, eftersom du slipper ägna resurser åt att tänka och fatta beslut. Du hanterar bara e-postmeddelandet och flyttar det direkt till arkivet. Det kan inte bli enklare, och när du försöker hantera ett ständigt flöde av e-post, vill du att processen ska vara så enkel och smidig som möjligt. Varje liten svårighet eller irritation förstoras när den tillämpas på en stor mängd e-post. Därför blir något som är en liten irritation för ett enskilt meddelande en stor tidsförlust vid hantering av hundratals meddelanden.
För en del personer kommer detta att vara en befrielse från den plågsamma mappstrukturen, men andra kommer förmodligen få andnöd vid tanken på att förlora sin noggrant planerade, komplexa, logiska och vackra mappstruktur. Om det här är du, så kommer detta tyvärr att vara svårt att acceptera. Vi förstår din smärta, även om vi är övertygade om att de långsiktiga fördelarna med ett enda arkiv överväger den kortsiktiga smärtan av att ändra system.
Hur du arkiverar e-postmeddelanden i bulk
Det verkar nog uppenbart att du arkiverar dina e-postmeddelanden genom att flytta dem till en arkivmapp, och det stämmer. Men om du har tusentals e-postmeddelanden i inkorgen, kan det verka överväldigande att flytta dem ett efter ett. Helst ska du kunna flytta dem i bulk.
I program som Microsoft Outlook eller Apple Mail är det lätt att markera flera e-postmeddelanden på en gång. Klicka på ett meddelande, scrolla ned, håll ner SHIFT-tangenten och klicka på ett annat meddelande. Alla meddelanden mellan de två markeras. Du kan sedan dra och släppa dem i arkivmappen eller klicka på knappen Arkivera. Precis som diskettikonen symboliserar ”Spara”, har arkivknappen en bild av en traditionell arkivlåda. Knappen finns både i Outlook och Apple Mail (både i datorprogrammen och mobilapparna).
I Outlook kan du även skapa en snabb åtgärd som markerar alla markerade meddelanden som lästa och flyttar dem till arkivet med ett knapptryck (eller kortkommando).
Om du bestämmer dig för att börja om från början, kan du alltid markera alla e-postmeddelanden i inkorgen med hjälp av Ctrl + A (eller Kommando + A på en Mac) och sedan arkivera dem. Vi kan inte säga om det är rätt val, men du får definitivt en tom inkorg väldigt snabbt.
I ett webbgränssnitt som Gmail kan du markera en sida i taget genom att klicka på kryssrutan längst upp.
När du har markerat meddelandena, klicka på Arkivera för att flytta dem.
Det finns inget kortkommando för att markera alla meddelanden i Gmail-inkorgen (även om * + a markerar alla meddelanden på sidan), men när du har markerat alla meddelanden på en sida dyker det upp ett meddelande ovanför e-postlistan som ger dig möjlighet att markera alla meddelanden i inkorgen.
Klicka på denna länk för att markera alla e-postmeddelanden i inkorgen. Meddelandefältet ändras så att du kan avmarkera alla.
Hur många e-postmeddelanden ska du arkivera åt gången?
Antalet e-postmeddelanden du vill arkivera på en gång är upp till dig. Som tidigare nämnts, är en tom inkorg bäst en tillfällig situation och i värsta fall nästan omöjlig. Du har ingen kontroll över vad som hamnar i din inkorg, eftersom vem som helst med din adress kan skicka saker till dig. Så även om du lyckas tömma inkorgen, kommer den inte att förbli tom. Det är dock inte ett dåligt mål att sikta på, eftersom en tom inkorg, även för en kort stund, definitivt minskar stressen. Men den kommer inte att förbli tom, vilket är anledningen till att hantering av e-post är en process, inte ett mål. Och naturligtvis behöver du inte arkivera ett e-postmeddelande om du inte behöver det, du kan radera det – ett utmärkt sätt att spara utrymme.
Så istället för att fokusera alla dina krafter på att arkivera (eller radera) varje enskilt brev i inkorgen, fokusera på uppnåbara mål som minskar din stress. Bara du vet vad som kommer att minska din stress, men några exempel på mål är:
- Inga prioriterade meddelanden kvar i slutet av dagen.
- Inga meddelanden äldre än två arbetsdagar i inkorgen.
- Inga meddelanden från din personal/chef/kunder (radera vid behov) i slutet av veckan.
Identifiera vilka e-postmeddelanden som skapar mest stress. Hantera och arkivera (eller radera) dessa meddelanden som en prioritet.