Effektiv Kundsupport med Fördefinierade Svar
Kundtjänstchefer står inför utmaningen att hantera ett stort antal förfrågningar varje dag. Användningen av effektiva verktyg för fördefinierade svar kan avsevärt underlätta och snabba upp deras arbete.
Många av de frågor som kundtjänstteamen tar emot dagligen är av återkommande karaktär. Att manuellt formulera svar på dessa frågor är ineffektivt. Genom att använda fördefinierade svar kan användare skapa standardiserade svar på vanliga frågor, som sedan lagras och används omedelbart.
Låt oss utforska konceptet med fördefinierade svar, deras fördelar samt de mest framstående verktygen som erbjuder denna funktionalitet.
Vad är ett Fördefinierat Svar?
Det är viktigt att skilja mellan fördefinierade svar och autosvar. Medan autosvar är automatiska och opersonliga, är fördefinierade svar mer beskrivande och kan anpassas.
Fördefinierade svar är alltså förberedda svar på återkommande frågor. De är utformade för att vara hjälpsamma och personliga, vilket gör att de inte upplevs som maskinellt genererade av kunderna.
Hur Integreras Fördefinierade Svar med Företagets FAQ/Wiki?
Fördefinierade svar bör samordnas med företagets FAQ, Wiki och kunskapsbas. Ett automatiserat system bör finnas på plats för att infoga specifika felsökningssteg eller allmän information i platshållare inom de fördefinierade svaren.
Om inte textplatshållare används, kan listan över fördefinierade svar bli alltför omfattande, vilket gör det svårt för kundtjänstpersonalen att hantera. För att underlätta detta erbjuder vissa verktyg syntaxbaserade lösningar.
När en kundtjänstmedarbetare anger specifika kortkoder eller syntaxer i ett e-post- eller chattfönster, genererar verktyget automatiskt det kompletta svaret. Verktyget hämtar även relevant information från företagets kunskapsbas, FAQ eller Wiki.
Genom att koppla verktyget för fördefinierade svar till företagets kunskapsbas, säkerställs också att uppdaterade instruktioner och felsökningssteg används. Annars skulle man behöva uppdatera alla supportskript manuellt.
Fördelar med att Använda Fördefinierade Svar
#1. Tidsbesparing
Med fördefinierade svar behöver kundtjänstpersonal inte skriva svar på samma frågor om och om igen. De kan snabbt hantera vanliga frågor och därmed frigöra tid för mer krävande arbetsuppgifter.
#2. Smidig Hantering
Fördefinierade svar gör det enkelt för kundtjänstpersonal att hantera en stor kundvolym. Om man exempelvis arbetar för en internetleverantör och ständigt får frågor om tillgängliga paket, kan man enkelt svara med hjälp av ett fördefinierat svar istället för att skriva samma sak varje gång.
#3. Nöjda Kunder
Kunder förväntar sig snabba lösningar på sina problem. Om svaren dröjer kan kunder vända sig till konkurrenterna. Med fördefinierade svar kan du snabbt besvara kundernas frågor och därigenom behålla deras lojalitet.
#4. Ökad Konverteringsfrekvens
Fördefinierade svar kan också hjälpa till att omvandla potentiella kunder till faktiska kunder genom att besvara deras frågor effektivt och snabbt. I situationer där en potentiell kund ställer en unik fråga, kan kundtjänstpersonal använda fördefinierade svar för att hantera enklare frågor och därmed frigöra tid för den mer komplexa förfrågan. Detta ökar möjligheten att konvertera potentiella kunder och förbättra konverteringsfrekvensen.
Här är några av de bästa applikationerna för fördefinierade svar.
Typedesk
Att ständigt skriva samma svar kan vara frustrerande för kundtjänstmedarbetare. Typedesk är en plattform som underlättar detta genom att låta användare skapa och hantera enhetliga fördefinierade svar.
Detta flerspråkiga verktyg kan integreras med olika webbplatser och applikationer, inklusive Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk och Linkedin.
Genom att använda Typedesk kan teamen ge en konsekvent kundupplevelse. Kunderna och potentiella kunder kommer att uppleva en förbättrad interaktion med kundtjänsten.
Verktyget erbjuder även en funktion för teammappar, som möjliggör snabb delning och synkronisering av fördefinierade svar med alla teammedlemmar. Dessutom kan supportchefer göra varje fördefinierat svar unikt med hjälp av variabler.
Freshdesk
Freshdesk är en plattform som fokuserar på att underlätta kundtjänst genom att erbjuda möjligheten att besvara kundfrågor effektivt. Verktyget stödjer meningsfulla kundinteraktioner över olika kanaler.
Denna omnikanalslösning erbjuder en komplett supportlösning med fokus på snabb och enastående kundservice. Plattformen förstår kundernas behov och ger dem den mest intuitiva supporten.
Genom att automatisera repetitiva uppgifter kan användarna spara tid och fokusera på mer värdeskapande arbete. Plattformen erbjuder en kunskapsbas och automatiserade arbetsflöden för snabb hantering av kundförfrågningar.
Freshdesk gör det även möjligt att interagera med kunderna via deras föredragna kommunikationskanaler och sömlöst byta kanal vid behov.
Social Intents
Social Intents erbjuder en lösning för att hantera kommunikation från olika meddelande- och chattverktyg. Med den här lösningen kan du chatta direkt med dina webbplatsbesökare via samarbetsapplikationer som ditt team redan använder.
Denna livechattmjukvara fungerar med populära verktyg som Microsoft Teams, Slack och Webex. Genom att inte behöva lämna den applikation som redan används, kan förfrågningar hanteras direkt och kunderna kan göras nöjda.
Social Intents möjliggör användningen av fördefinierade svar för att underlätta snabba svarstider och bygga kundrelationer. Verktyget har också proaktiva livechatt-triggers för att öka engagemanget bland webbplatsbesökare. Dessutom stöder appen samarbete med teammedlemmar för att lösa kundernas problem.
HappyFox
HappyFox är ett supportsystem med ärendehantering för snabbare och mer effektiv kundsupport. Systemet underlättar att hantera supportprocesser med funktioner som ett kraftfullt supportärendesystem och en kunskapsbas för självbetjäning.
Med hjälp av HappyFox standardiserade verktyg kan man snabbt besvara vanliga frågor. Utöver möjligheten att lägga till svarsmallar, kan appen även utföra ärendehanteringsuppgifter som att ändra status och lägga till taggar.
När ett ärende ska besvaras visas alla tillgängliga fördefinierade åtgärder. Det är också möjligt att söka efter specifika fördefinierade åtgärder och applicera dem. Plattformen stöder också möjligheten att skapa fördefinierade åtgärder som är specifika för ett visst team.
HappyFox kan integreras med en mängd olika affärsapplikationer, inklusive MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier och Twitter.
Crisp
Dagens affärsmiljöer kräver direkt kontakt med kunder och leads. Crisp är en kommunikationsplattform som möjliggör detta. Plattformen består av en rad sofistikerade verktyg som kan användas för att skapa en kunddriven revolution för ditt företag och uppnå tillväxt genom dialog med dina kunder.
Plattformen innehåller en funktion som heter Shared Inbox som samlar konversationer från olika kanaler, som e-post, Messenger, SMS, livechatt och Twitter DM. Detta förenklar samarbetet och skapar möjlighet för bättre kundservice.
Crisp tillhandahåller också en central hubb för en kunskapsbas, som kan kombineras med chatbots och livechattar för att förbättra kundupplevelsen med realtidssvar.
UseResponse
UseResponse är en kundsupportmjukvara som syftar till att minska svarstider och förbättra kundupplevelsen. Plattformen är skalbar och anpassningsbar, vilket underlättar supportteamets arbete.
Med det här verktyget kan du hantera över 10 supportkanaler, såsom e-post, livechatt, Messenger, communityforum och sociala medier. Automatiska meddelanden och frågetilldelning underlättar kundtjänstchefers arbete.
Dessutom erbjuder UseResponse avancerad analys och rapporter om din kundsupportprocess. Med en tracker för medarbetarnas betyg och SLA, kan verktyget erbjuda förbättrad kundservice. Verktyget kan även integreras med andra system som Google, Salesforce, Jira och Zapier.
Klutch
Klutch hjälper användare att lagra snabba svar och guider i en central kunskapsbas. Istället för att söka igenom dokument och enheter för att hitta rätt svar, kan användare nu snabbt komma åt det.
Användare behöver inte längre lägga tid på att söka efter lämpliga svar eller skriva om samma svar på återkommande frågor. Svaren kan nås från vilken enhet som helst.
Med Klutch kan du skicka e-post till kunder med ett klick, och spara ofta använda textstycken och länkar. Plattformen är tillgänglig via skrivbordsappen, Chrome, Edge och mobila enheter.
EngageBay
EngageBay erbjuder fördefinierade svar för kundtjänst, inklusive helpdesk och e-postmeddelanden. Särskilt när man hanterar ett stort antal liknande frågor, kan dessa fördefinierade svar vara tidsbesparande och öka försäljningen.
Verktyget hjälper kundtjänst att bli mer produktiv och sälja fler produkter på kortare tid.
För bättre kundinteraktion finns också verktyg för snabb personalisering som gör att de fördefinierade svaren låter mer personliga.
EngageBay erbjuder även automatiseringsfunktioner för att förbättra effektiviteten. Genom att definiera villkoren för kundfrågor, kan verktyget svara med personaliserade fördefinierade svar.
Verktyget är användarvänligt med intuitiva genvägar och ikoner, och användare kan enkelt markera valfritt svar som fördefinierat för senare bruk.
Slutsats
Appar för fördefinierade svar erbjuder en enkel lösning när man hanterar ett stort antal kundfrågor. Utöver att ge snabbare svar, hjälper dessa appar även supportteamen att öka produktiviteten och konvertera fler potentiella kunder.
Om du är intresserad av att skapa en kunskapsbas för ditt företag, kan du prova någon av dessa plattformar för att komma igång.