Oavsett om du strävar efter att hantera ditt företags ekonomi måste du vara medveten om vart dina pengar tar vägen. Som ett resultat är att ha en kvittoskanner det bästa man kan välja.
Kvitton från vilka varor eller produkter du än köper från butiker är benägna att bli felplacerade, oavsett om det är i en ocean av dokument eller ett virrvarr av papper. Å andra sidan är det mer sannolikt att fysiska papper skadas eller förstörs.
Att byta ut dina utskrivna kvitton och papper till digitala filer kan lösa dessa problem, och en kvittoskanner är ett idealiskt verktyg för uppgiften. Vissa kvittoskannrar erbjuder internettjänster som gör att du kan organisera och hämta dina kvitton var som helst.
Den här artikeln kommer att diskutera vad du behöver veta om kvittoskannrar. Så, utan vidare, låt oss börja.
Innehållsförteckning
Vad är kvittoscannerappar?
Med appar för kvittoskanner kan du ta bilder av dina fysiska kvitton och förvandla dem till digitala kopior som du enkelt kan få från delad molnlagring. Innan vi går vidare, låt oss lära oss vad en kvittoscanner gör.
En kvittoscanner-app är en smartphoneapplikation som gör det möjligt för din personal att fånga kvitton med sina mobiltelefoner. För att spara pappersarbete har företag börjat använda kvittoskannrar för företagskostnader i kombination med OCR (Optical Character Recognition) programvara.
Behöver ditt företag programvara för kvittoskanning?
Du måste undersöka värdet av läskvitton för ditt företag. Det mest uppenbara sättet att avgöra om ditt företag ska ha en kvittoscanner-app är att titta på hur ofta och komplext din organisations ersättningssystem är.
Granska tidigare data om affärsutgifter och medarbetarengagemang. Fråga dina anställda om de känner att det kommer att hjälpa dem.
Viktigast av allt, prata med ekonomipersonalen eftersom det är de som dagligen hanterar ersättningar och utgiftsrelaterade frågor. Appen för kvittoscanner kan gynna all företagspersonal genom att minska mängden manuell dokumentation som behövs för återbetalnings- och kostnadsdatahantering.
Fördelar med att använda en app för att skanna kvitton
Den gamla tekniken att betala ersättning tar tid för både anställda och din ekonomipersonal. Förfarandet är också sårbart för flera misstag. Det kommer att vara utmanande för anställda att få ersättning för sina utgifter om de tappar bort sina kvitton.
Det är här det kan hjälpa dig att använda en app för att skanna kvitton. Det gör det möjligt för din personal att skicka in sina kvitton snabbt i digitalt format. De optiska teckenigenkänningsalgoritmerna i appen eliminerar mänskliga fel som kan uppstå när data direkt matas in från kvitton.
En kvittoscanner för ditt företag kan också hjälpa din ekonomiavdelning. Med digitala kvitton behöver de inte jaga anställda för att skicka in kvittokrav.
Kvittoskannrar finns i olika konfigurationer, allt från fysiska (dator- och mobilskannrar) till digitala (t.ex. appar och onlineprogramvara). Men eftersom det här verktyget är en investering bör du lära dig de väsentliga aspekterna som de bästa erbjuder innan du köper ett.
Här är en lista över de viktigaste funktionerna att leta efter i en kvittoskanner. Du kanske inte behöver alla, men följ dessa råd för att välja den bästa för dig.
Funktioner hos en kvittoskanner
Det är välkänt att varje företag har unika krav på att spåra affärskvitton. När du väljer en app, se till att den passar ditt företags behov. Med många alternativ tillgängliga på marknaden idag kan det vara svårt att välja.
Här är en kort sammanfattning av de viktiga saker att tänka på när du väljer en app för kvittohantering.
Anpassningsförmåga
Du kan behöva en bärbar kvittoskanner när du behöver övervaka utgiftsrapporter och kvitton för arbetare eller entreprenörer. Detta kan ha formen av en bärbar skanner.
Skannerns storlek är också viktig för portabiliteten. Välj en pryl som är lätt och tillräckligt liten för att passa bekvämt i en portfölj eller väska.
Tillgänglighet online
En kvittoscanner som kan göras tillgänglig online, som mobilitet, är praktisk. Du kommer att kunna länka till bokföringsprogram mycket snabbt, vilket påskyndar din process. Som ett resultat kommer du att kunna hämta dina kvitton när som helst och från vilken plats som helst.
Lagringsutrymme och säkerhet
Oavsett om du väljer fysisk eller digital molnlagring bör du överväga begränsningarna för din kvittoskanner. Skulle du skanna kvitton dagligen eller veckovis? Kommer du bara att använda den i sällsynta fall, eller kommer du att använda den hela året? Detta kan hjälpa dig att ta reda på hur mycket lagringsutrymme du behöver för din kvittoskannerprogramvara eller på en extern enhet.
Förbise inte säkerheten i den förvaringsanläggning du väljer. Du vill se till att alla kvitton och papper skyddas av mer än en skyddsnivå.
Traditionella kvitton och dokument kan skadas fysiskt eller förstöras, men digitala dokument kan hamna i fel händer om lämpliga säkerhetsåtgärder inte vidtas.
Fart
En av de mest obehagliga sysslorna ett företag kan göra är att skanna kvitton efter utgiftsredovisningar. Vanligtvis gillar folk att slutföra den här sysslan så snart som möjligt, och en blixtsnabb kvittoscanner kan hjälpa till. Vissa skannrar kan ta en bild av dina dokument på så lite som 7,5 sekunder. Detta är användbart för att skanna många kvitton samtidigt.
Filformat
Dina kvitton kan vara formaterade i ett specifikt format baserat på vad du använder dem till. En skatterevisor kan kräva att du skannar eller laddar upp alla dina kvitton som PDF-filer, men ditt arbetskostnadsprogram accepterar bara JPEG-bilder. Kontrollera vilka filformat din kvittoskanner accepterar, så att du inte behöver ändra dem efter att ha skannat dem manuellt.
Exporterbarhet
Slutligen, se till att din skanner täcker hela din rutin efter att ha skannat dina kvitton. Kommer du att behålla dem i molnet? Kommer du att skicka dem till någon annan? Din kvittoskanner måste kunna överföra skannade papper utan ansträngning.
Håll utkik efter de bästa kvittoskannerapparna på marknaden nu när du känner till de väsentliga funktionerna hos en kvittoskanner. Här går vi med listan över de bästa.
Snygga kvitton
Neat Receipts är ett intelligent organisationsverktyg och bärbar skanner. Du kan skanna kvitton, kontaktkort och pappersarbete när du är på språng med den mobila skannern Neat Receipts, eftersom programvaran upptäcker, hämtar och organiserar relevant data.
Funktioner
- Den bärbara NeatReceipts-skannern är lätt och kompakt nog att läggas i en portfölj, ryggsäck eller handbagage. Den kräver inte heller växelström. Anslut den via USB till din dator och du är redo att gå.
- Din dator kan driva den via USB.
- Neat skannar och extraherar data från allt du skannar, vilket resulterar i digitala resurser.
- Med kvittodata kan du skapa skatte- eller utgiftsrapporter, exportera till Excel eller synkronisera kontakter med Outlook eller Adressbok snabbare.
- Den erbjuder en gratis 30-dagars testversion av NeatCloud, som låter dig synkronisera och säkerhetskopiera Neat-filerna och se dem från vilken webbläsare eller mobil enhet som helst.
Dessutom, så länge du är en NeatCloud-prenumerant, kommer du att få NeatCare, som ger ytterligare hjälp och olycksfallsförsäkring för din NeatDesk.
Dext
Dext förbereder och samlar in din dokumentation med 99 % precision och bearbetar den sedan direkt till ditt bokföringsprogram. Det låter dig investera mer tid i aktiviteter som producerar värde.
Funktioner
- Dext Prepare är en härligt enkel lösning för att organisera och digitalisera alla dina dokument.
- Skicka in ett kvitto, en räkning eller ett kontoutdrag så samlar Dext in den information du vill ha och levererar den till ditt bokföringssystem. Du får de exakta siffrorna du behöver istället för att behöva sitta ner och mata in dem fysiskt.
Dext Prepare fångar och bearbetar marknadsledande data innan de publiceras i ditt redovisningssystem. Ditt teams schema frigörs för mer livsviktigt arbete och du får försäkran om att du har att göra med de bästa.
Skokartong
Om du letar efter pålitlig lagring för digitala skattekvitton skulle ShoeBoxed vara en idealisk kvittoscanner-app. Det hjälper dig att göra din kvittohantering enklare.
Funktioner
- Förenkla varje dags bokföringsuppgifter.
- Utforska funktioner och verktyg byggda för småföretag, revisorer och bokförare.
- Du kan få dina kvitton omvandlade till extraherade, mänskliga verifierade, kategoriserade, organiserade, sökbara och redigerbara data som du kan komma åt när och var du vill.
Utöver det kan du skapa omfattande utgiftsrapporter som inkluderar bilder av dina kvitton och exportera, dela eller skriva ut dina data för enkel skatteförberedelse eller återbetalning.
Lätt kostnad
Easy Expense extraherar viktig information som leverantör, division, skatter, summa och betalningstyp med hjälp av kraftfull bildbehandling och AI.
Dessutom övervakar denna kvittoskanner kreditkorts- och bankkontoutgifter utan ansträngning. Easy Expense integreras med dina bankkonton för att skanna upp till 18 månaders transaktioner för kostnader och skatteavskrivningar.
Funktioner
- Fungerar offline, vilket gör den idealisk för användning på språng.
- Snabbaste sättet att fånga, beskära och spåra kvitton
- Förlora aldrig ett kvitto med automatisk molnsynkronisering.
- Smart automatisk kategorisering för att maximera avdragen
- Massgranskning av transaktioner
Med Easy Expense kan du synkronisera mellan användare i realtid genom användarbehörigheter. Du kan enkelt begränsa vem som kan se relevant information.
Kostnadshantering
Från gränslös kvittoskanning och övervakning av körsträcka till återbetalning nästa dag, ett kostnadsspårningsverktyg som Expense Management kan hjälpa dig att hantera ditt redovisningssystem.
Funktioner
- Att spåra och organisera kvitton när du reser eller arbetar på distans kan vara svårt och ibland leda till att du tappar kvitton.
- Du kan skanna kvitton utan begränsningar, logga din körsträcka, maila dem för godkännande och göra andra saker.
I kombination med SmartScan-funktionen skannas och hämtas dina kvitton omedelbart, vilket sparar tid och energi.
Smarta kvitton
Smarta kvitton förvandlar din telefon till en kvittoskanner och utgiftsrapportgenerator! Den samlar in kvittoinformation och låter dig skapa PDF- och CSV-rapporter som du kan skicka till dina e-postkonton.
Funktioner
- Professionella rapporter kan skapas både för din budgetövervakning och kraven på ditt arbete med hjälp av helt konfigurerbara PDF-, CSV- och ZIP-rapporter.
- Smarta kvitton gör att du kan välja mellan över 20 olika standarddatatyper (som datum, priser, skatter, kvittokategorier, anmärkningar, betalningsalternativ och så vidare).
Den här funktionen kan vara användbar för att hjälpa dig att skapa det perfekta dokumentet, spara otaliga timmar av arbete och låta dig fokusera på saker som är viktigare för dig.
Förutskick
Foreceipts-appen är den idealiska kvittohanteringslösningen, med över 500 000 företagsägare, egenföretagare, byråer och frilansare globalt som använder den.
Funktioner
- Ta bilder av dina papperskvitton eller skicka dina digitala kvitton till dig själv. Foreceipts-appen skannar omedelbart informationen på dina kvitton och skriver in den i din bok. Du kan också lägga till intäkter genom att skanna dina fakturor.
- Dela dina Excel- eller PDF-utgiftsrapporter med din revisor eller använd dem för att registrera dina skatter. Var och en av dina kvittobilder lagras, så du är skyddad i händelse av en revision.
De har fastställt företagsutgiftskategorier för USA och Kanada, så din utgiftsrapport vid årets slut kommer att uppfylla skatteanmälan. Du kan också ändra kategorierna efter behov.
Veryfi
Världens snabbaste och säkraste OCR Capture and Data Extraction app för kvitton, räkningar och fakturor finns här. Bli av med datainmatning och bokföring; spara timmar varje vecka. Veryfi hämtar leverantörer, betalningar, summor, skatter och även rader på några sekunder.
Funktioner
- Veryfis OCR API extraherar, kategoriserar och förbättrar all information från oorganiserade konsumentköpposter, fakturor och räkningar ner till rader (köpdata på SKU-nivå) i stor skala, vilket tar bort behovet av skript eller människor-i-loopen.
- Veryfi OCR API ger dig en av de mest inflytelserika och sofistikerade OCR (Optical Character Recognition) och ICR (Intelligent Character Recognition) dataextraktions-API-plattformar som finns tillgängliga idag.
Dessa funktioner gör att du kan överträffa dina konkurrenter och ge dina användare de bästa möjliga tjänsterna på hela marknaden.
Hur väljer man den mest lämpliga kvittoappen?
Att hålla kvitton ordentligt organiserade är ett av de enklaste sätten att undvika stress under skattesäsongen. De verktyg vi har nämnt gör den tillgänglig utan att behöva bevara hundratals små papperslappar.
Tänk på dina individuella behov som frilansare eller företagsägare när du samtycker till ett. Tänk på följande:
- Hur många personer övervakar du?
- Hur många kunder tar du hand om?
- Hur många kommersiella köp gör du varje månad?
- Hur ofta och vart reser du i jobbet?
Beroende på dina omständigheter kan du behöva flera verktyg för att anpassa ditt kvittospårningssystem.
Slutsats
Du måste hålla reda på dina kontorskostnader organiserade så att du inte förlorar rätten att få tillbaka betalt för dem. Om du inte gör det kommer pengarna inte att vara tillgängliga förrän nästa betalningscykel.
Så många olika typer av programvara kan användas som kvittoskannrar. Var och en gör denna process enklare genom att erbjuda bättre funktioner och tjänster. Så, låt oss avsluta det. De bästa apparna för kvittoskanning som listas ovan är värda att använda. Om du inte redan har gjort det borde du skaffa en!
Du kan också utforska den bästa programvaran för utgiftsspårning/hantering för små och medelstora företagsägare.