Digitalisera dina kvitton med en kvittoskanner
För att hålla koll på företagets ekonomi är det viktigt att veta vart pengarna går. En kvittoskanner är ett utmärkt verktyg för detta ändamål.
Papperskvitton, oavsett var de förvaras, hamnar lätt på fel ställe eller skadas. Genom att digitalisera kvitton minskar du risken för förlust eller förstörelse.
En kvittoskanner gör det möjligt att omvandla fysiska kvitton till digitala filer. Vissa skannrar erbjuder även molntjänster för att organisera och komma åt kvitton från vilken plats som helst.
I den här artikeln går vi igenom vad du behöver veta om kvittoskannrar. Låt oss börja!
Vad är appar för kvittoskanning?
Med en app för kvittoskanning kan du ta bilder av dina fysiska kvitton och omvandla dem till digitala kopior. Dessa kopior kan sedan enkelt nås via molnlagring.
En app för kvittoskanning är en smartphoneapplikation som gör det möjligt för personalen att scanna kvitton med sina mobiltelefoner. Företag använder i allt högre grad dessa appar i kombination med OCR-teknik (optisk teckenläsning) för att minska pappersarbetet.
Behöver ditt företag en programvara för kvittoskanning?
Innan du investerar i en kvittoskanner bör du undersöka nyttan för ditt företag. Ett enkelt sätt att bedöma behovet är att se över hur ofta och hur komplext företagets ersättningssystem är.
Analysera tidigare data om affärsutgifter och personalens engagemang. Fråga dina anställda om de tror att en kvittoskanner skulle underlätta deras arbete.
Det är viktigt att prata med ekonomipersonalen, eftersom de hanterar ersättningar och utgiftsfrågor dagligen. En kvittoskannerapp kan gynna hela personalen genom att minska behovet av manuell dokumentation.
Fördelar med att använda en kvittoskannerapp
Den traditionella metoden för att hantera ersättningar är tidskrävande för både anställda och ekonomipersonal och är dessutom känslig för misstag. Om anställda tappar bort sina kvitton blir det svårt att få ersättning.
En app för kvittoskanning underlättar processen genom att anställda snabbt kan skicka in sina kvitton digitalt. Appens OCR-algoritmer minskar risken för mänskliga fel som kan uppstå vid manuell inmatning.
Kvittoskannrar kan också avlasta ekonomiavdelningen. Med digitala kvitton slipper de att jaga anställda för att få in underlag för utlägg.
Kvittoskannrar finns i flera varianter, från fysiska skannrar till digitala applikationer. Innan du köper en skanner bör du undersöka vilka funktioner som är viktigast för ditt företag.
Här är en lista över de viktigaste funktionerna att titta efter. Du kanske inte behöver alla, men de kan vara en bra vägledning.
Funktioner hos en kvittoskanner
Varje företag har unika behov när det gäller att hantera affärskvitton. Se till att den app du väljer passar just ditt företags specifika krav. Det finns många alternativ på marknaden idag, vilket kan göra valet svårt.
Här är en sammanfattning av de viktigaste sakerna att tänka på när du väljer en app för kvittoskanning.
Anpassningsbarhet
Om du behöver övervaka utgiftsrapporter och kvitton för personal eller konsulter kan en portabel kvittoskanner vara nödvändig. Det kan exempelvis vara en handhållen skanner.
Storleken på skannern är också viktig för portabiliteten. Välj en modell som är lätt och smidig att bära med sig i en väska.
Tillgänglighet online
En kvittoskanner som kan nås online, via exempelvis en mobiltelefon, är mycket praktisk. Detta gör att du snabbt kan koppla den till bokföringsprogram, vilket effektiviserar processen och ger dig tillgång till dina kvitton var som helst och när som helst.
Lagringsutrymme och säkerhet
Oavsett om du väljer fysisk eller digital lagring bör du tänka på hur mycket lagringsutrymme du behöver. Skannar du kvitton dagligen eller veckovis? Kommer du använda skannern regelbundet eller mer sällan? Detta hjälper dig att avgöra hur mycket lagringsutrymme du behöver, antingen i programvaran eller på en extern enhet.
Säkerheten är också viktig. Se till att dina kvitton är skyddade på ett säkert sätt. Traditionella papperskvitton kan skadas eller förstöras. Digitala filer kan hamna i fel händer om lämpliga säkerhetsåtgärder inte vidtas.
Hastighet
Att skanna kvitton efter en utgiftsredovisning är en tråkig uppgift som de flesta vill bli klara med så snabbt som möjligt. En snabb kvittoskanner kan vara till stor hjälp. Vissa skannrar kan skanna dokument på så kort tid som 7,5 sekunder, vilket är särskilt användbart om du har många kvitton.
Filformat
Filformatet på dina kvitton kan variera beroende på vad du ska använda dem till. En revisor kan begära att du skannar alla kvitton som PDF-filer medan ditt utgiftssystem kanske bara accepterar JPEG-bilder. Kontrollera vilka filformat kvittoskannern stödjer för att undvika att behöva konvertera dem manuellt efter skanning.
Exporterbarhet
Se till att skannern kan hantera alla dina behov efter skanning. Kommer du lagra kvittona i molnet? Kommer du skicka dem till någon annan? Din kvittoskanner ska kunna överföra de skannade dokumenten smidigt.
Nu när du vet vilka funktioner som är viktiga hos en kvittoskanner kan vi gå vidare till att titta på några av de bästa apparna på marknaden.
Effektiva kvitton
Neat Receipts är en smart organisationslösning och portabel skanner. Du kan skanna kvitton, visitkort och annat pappersarbete med den mobila skannern Neat Receipts. Programvaran identifierar, hämtar och organiserar all relevant information.
Funktioner:
- NeatReceipts är en lätt och kompakt bärbar skanner som enkelt får plats i en väska. Den behöver inte heller anslutas till ett eluttag. Den drivs via USB-porten på din dator.
- Programvaran skannar och extraherar data från allt du skannar och omvandlar dem till digitala resurser.
- Du kan skapa skatte- eller utgiftsrapporter baserat på kvittodatan, exportera till Excel eller synkronisera kontakter till Outlook eller Addressbok.
- NeatCloud erbjuder en gratis 30-dagars testperiod där du kan synkronisera och säkerhetskopiera dina filer och komma åt dem från valfri webbläsare eller mobil enhet.
Dessutom ingår NeatCare i NeatCloud-prenumerationen, vilket ger ytterligare support och olycksfallsförsäkring för din NeatDesk.
Dext
Dext bearbetar din dokumentation med en precision på 99% och integrerar den direkt i ditt bokföringsprogram. Detta ger dig mer tid till värdeskapande aktiviteter.
Funktioner:
- Dext Prepare är en användarvänlig lösning för att organisera och digitalisera dina dokument.
- Skicka in ett kvitto, en faktura eller ett kontoutdrag så hämtar Dext all relevant information och levererar den till ditt bokföringssystem.
Dext Prepare samlar in och bearbetar data innan de publiceras i ditt bokföringssystem, vilket ger dig försäkran om att du får den mest korrekta informationen.
ShoeBoxed
ShoeBoxed är ett bra val om du letar efter en pålitlig app för digital skattehantering. Appen gör hanteringen av dina kvitton mycket enklare.
Funktioner:
- ShoeBoxed förenklar din dagliga bokföring.
- Appen har funktioner och verktyg som är utformade för småföretag, revisorer och bokförare.
- Dina kvitton omvandlas till extraherad, mänskligt verifierad, kategoriserad, organiserad, sökbar och redigerbar data som du kan komma åt när och var som helst.
Dessutom kan du skapa utgiftsrapporter med bilder av dina kvitton och exportera, dela eller skriva ut data för smidig skatteförberedelse eller återbetalning.
Easy Expense
Easy Expense använder avancerad bildbehandling och AI för att extrahera viktig information som leverantör, avdelning, skatter, totalbelopp och betalningssätt.
Dessutom övervakar den här kvittoskannern dina kreditkorts- och bankkontoutgifter. Easy Expense kan kopplas till dina bankkonton för att skanna upp till 18 månaders transaktioner för utgifter och skatteavdrag.
Funktioner:
- Fungerar offline, perfekt för användning på resande fot.
- Snabbaste sättet att skanna, beskära och spåra kvitton.
- Automatisk molnsynkronisering säkerställer att du aldrig förlorar ett kvitto.
- Smart automatisk kategorisering för maximala avdrag.
- Enkel granskning av transaktioner.
Med Easy Expense kan du synkronisera data mellan användare i realtid via behörighetskontroll. Du kan enkelt begränsa vem som kan se vilken information.
Expense Management
Expense Management är ett kostnadsspårningsverktyg som hjälper dig att hantera ditt redovisningssystem, från obegränsad kvittoskanning och miljöövervakning till återbetalning nästa dag.
Funktioner:
- Att spåra och organisera kvitton när du reser eller jobbar på distans kan vara utmanande och kan ibland leda till att kvitton försvinner.
- Med denna app kan du skanna kvitton utan begränsningar, logga din körsträcka och skicka in för godkännande, med mera.
I kombination med SmartScan-funktionen skannas och hämtas dina kvitton direkt, vilket sparar både tid och energi.
Smart Receipts
Smart Receipts förvandlar din mobil till en kvittoskanner och utgiftsrapportgenerator! Den samlar in kvittodata och låter dig skapa PDF- och CSV-rapporter som du kan skicka till din e-post.
Funktioner:
- Professionella rapporter kan skapas för både budgetövervakning och dina arbetsuppgifter med hjälp av helt konfigurerbara PDF-, CSV- och ZIP-rapporter.
- Smart Receipts låter dig välja mellan över 20 olika standarddatatyper (såsom datum, priser, skatter, kvittokategorier, anmärkningar, betalningssätt med mera).
Denna funktion kan vara värdefull för att skapa det perfekta dokumentet och spara massor av tid, så att du kan fokusera på viktigare saker.
Foreceipts
Foreceipts är den idealiska kvittohanteringslösningen som används av över 500 000 företagare, egenföretagare, byråer och frilansare över hela världen.
Funktioner:
- Ta bilder på dina papperskvitton eller skicka dina digitala kvitton till dig själv. Foreceipts-appen skannar informationen direkt och registrerar den i ditt bokföringssystem. Du kan även lägga till intäkter genom att skanna fakturor.
- Dela dina utgiftsrapporter i Excel- eller PDF-format med din revisor eller använd dem för skatteändamål. Varje kvitto lagras också, så att du är skyddad vid en revision.
Företagets utgiftskategorier är fastställda för USA och Kanada, vilket säkerställer att din årsbokslut överensstämmer med skattelagstiftningen. Du kan även anpassa kategorierna vid behov.
Veryfi
Veryfi är en app med världens snabbaste och säkraste OCR-teknik för att bearbeta kvitton, fakturor och räkningar. Slipp all tidskrävande datainmatning och bokföring och spara timmar varje vecka. Veryfi hämtar leverantörer, betalningar, summor, skatter och detaljerade listor på bara några sekunder.
Funktioner:
- Veryfis OCR-API extraherar, kategoriserar och förbättrar all data från konsumentkvitton, fakturor och räkningar i stor skala, vilket eliminerar behovet av manuell hantering.
- Veryfi OCR API är en av de mest effektiva och sofistikerade dataextraktionsplattformarna som finns tillgängliga idag.
Dessa funktioner hjälper dig att överträffa konkurrenterna och erbjuda dina användare de bästa möjliga tjänsterna på marknaden.
Hur väljer man den mest lämpliga kvittoskannerappen?
Att hålla ordning på sina kvitton är ett av de enklaste sätten att minska stress under skattesäsongen. Med de verktyg vi har gått igenom är det enkelt att hålla kvittona i ordning utan att behöva spara massor av små papperslappar.
Tänk på dina egna behov som frilansare eller företagare. Fundera på följande:
- Hur många personer hanterar du?
- Hur många kunder tar du hand om?
- Hur många kommersiella inköp gör du per månad?
- Hur ofta och vart reser du i arbetet?
Beroende på din situation kan du behöva flera verktyg för att anpassa ditt kvittohanteringssystem.
Slutsats
Det är viktigt att hålla koll på dina kontorskostnader för att säkerställa att du kan få tillbaka pengarna. Om du inte gör det kommer de inte att vara tillgängliga förrän nästa betalningsperiod.
Det finns många olika typer av programvara för kvittoskanning. Var och en underlättar processen genom att erbjuda förbättrade funktioner och tjänster. De bästa apparna som vi har listat ovan är väl värda att testa. Om du inte redan har en, så borde du skaffa en!
Du kan också utforska den bästa programvaran för utgiftsspårning och hantering för små och medelstora företag.