För företag med en stor personalstyrka är det avgörande att HR-avdelningen har tillgång till och kan hantera information om alla anställda effektivt. Detta är en förutsättning för att kunna fatta välgrundade och korrekta beslut.
En sådan uppgift kan vara krävande och tidskonsumerande, vilket kan leda till att mindre tid finns tillgänglig för andra viktiga HR-ansvar.
Ett HRIS-system (Human Resource Information System) kan visa sig vara en utmärkt investering för att effektivisera hanteringen av anställdas information och öka produktiviteten.
I den här artikeln kommer vi att utforska vad HRIS-programvara är, de olika typerna som finns och presentera åtta olika HRIS-lösningar som kan underlätta HR-relaterade aktiviteter.
Låt oss börja från grunden.
Vad är ett HRIS-system?
Ett Human Resource Information System, även kallat HRIS, är ett system som digitaliserar processer och aktiviteter relaterade till personalhantering.
Man kan beskriva ett HRIS som en programvara som hanterar personalrelaterade uppgifter som information om anställda, administration, löner och mycket mer.
Genom att automatisera dessa uppgifter kan HR-avdelningen fokusera mer på dataanalys än att manuellt samla in och sammanställa information. Detta leder till förbättrade beslut och en effektivare verksamhet.
De flesta HRIS-programvaror erbjuder en rad funktioner som är nödvändiga för en komplett personalhantering.
Fördelar med HRIS-programvara
Automatiserade processer för effektivare arbetsflöden
Med ett HRIS automatiseras rutinmässiga HR-uppgifter som att registrera ledighetsansökningar, närvaro och hantera löner. Detta frigör tid och resurser, särskilt för företag med stora personalstyrkor.
Enklare rekrytering, kandidatbedömning och introduktion
Ett HRIS kan hantera stora mängder CV:n och identifiera de mest lämpliga kandidaterna för en viss position. Detta förenklar rekryteringsprocessen och eliminerar behovet av manuell granskning av alla ansökningar.
Dessutom kan ett HRIS underlätta onboarding-processen för nyanställda.
Förbättrad samarbete och intern kommunikation
HRIS-systemet fungerar som en kommunikationskanal mellan anställda och HR-avdelningen. Anställda kan enkelt se sin närvaro, löneinformation, resultat och göra förfrågningar om ledigheter eller befordran via systemet.
Rapporter och analys av personaldata
Ett HRIS kan spåra olika nyckeltal för anställda och generera regelbundna rapporter (veckovis, månadsvis, kvartalsvis och årligen) för detaljerade analyser.
Snabbare och mer precis beslutsfattande
Genom att analysera rapporter och personaldata från HRIS-databasen kan HR-avdelningen fatta mer välgrundade beslut angående personalhantering.
Integration med andra system
Ett HRIS kan integreras med andra verktyg som företaget använder. En vanlig integration är med projektledningssystem, vilket ger HR-avdelningen en överblick över vilka anställda som utför vilket arbete och underlag för prestationsevalueringar.
Nu när du har en grundläggande förståelse för vad ett HRIS är, ska vi titta på vad du bör tänka på när du ska investera i en HRIS-lösning.
Hur man väljer rätt HRIS-programvara
Förstå dina specifika behov
Det första steget är att tydligt definiera vad du vill uppnå med ett HRIS-system.
Det finns olika typer av HRIS-programvaror (mer om detta senare). Börja med att begränsa dina val utifrån dessa typer.
Skapa sedan en lista över de uppgifter du vill automatisera och hantera med ett HRIS, samt den totala personalstyrkan du förväntas hantera.
Involvera andra avdelningar
Innan du implementerar ett HRIS bör du rådfråga avdelningschefer, IT-support och HR-teamet.
Detta kommer att ge dig insikt i de behov och krav som finns inom olika områden av företaget.
Genom att involvera andra kan du dessutom få värdefulla synpunkter och förslag som kan vara till nytta när du väljer ett HRIS.
Fastställ en budget
Kostnaderna för HRIS-lösningar kan variera beroende på funktioner och leverantörer. Det är därför viktigt att fastställa en budget som är baserad på dina behov och förväntad avkastning på investeringen.
Överväg även att välja programvara med engångsköp eller långsiktiga paket som kan ge rabatter.
Diskutera med leverantörerna och förstå programvaran
När du har en lista med potentiella HRIS-leverantörer bör du ta kontakt med dem.
Boka möten för att diskutera hur deras system fungerar och få en tydlig bild av alla funktioner.
Detta ger dig möjlighet att jämföra olika programvaror och se om de lever upp till det som leverantörerna lovar, och fatta ett välgrundat beslut.
Delta i demosessioner
Om leverantören erbjuder kostnadsfria demos av sin HRIS-programvara bör du ta chansen att testa den. Detta ger dig en praktisk upplevelse och inblick i programmets funktionalitet och användarvänlighet.
Genom att ta hänsyn till dessa faktorer kommer du att kunna identifiera en lämplig HRIS-lösning. Nedan följer en lista över några av de bästa HRIS-programvarorna som finns på marknaden. Ta en titt och se vilken som bäst passar dina behov och din organisation.
Freshteam
Freshteam HRIS är en kraftfull programvara för personalhantering som hanterar onboarding, offboarding, personalinformation och närvarospårning.
Funktioner
- Effektivt system för onboarding och lagring av anställdas dokument.
- Analytisk datavisualisering och rapportering av kandidatprocesser och personalförändringar.
- Självbetjäningsportal för anställda för att registrera tider, ansöka om ledigheter med mera.
Freshteam HRIS är ett bra verktyg för personalinformation och hantering. En 21-dagars provperiod ger dig möjlighet att testa om programvaran uppfyller dina behov.
Rippling
Rippling är ett omfattande HRIS som erbjuder en stor mängd funktioner för att hantera alla HR-relaterade uppgifter.
Funktioner
- Integration med Slack, Zoom, Google Workspace med flera.
- Effektiv hantering av anställdas förändringar, onboarding och offboarding.
- Hantering av löner och automatiska skatteavdrag.
- Hantering av personalförmåner, inklusive sjukförsäkring.
- Tids- och närvarohantering.
- Inbyggt Learning Management System (LMS) för utbildning.
Rippling är en av de bästa HRIS-lösningarna, men den kan vara något dyrare.
Zoho People
Zoho People är ett HRIS för personaldata och resultatspårning med funktioner som LMS, analyser, anpassningsmöjligheter samt HR-kärnfunktioner.
Funktioner
- Personalhanteringsfunktioner som insamling och lagring av personalinformation.
- Närvarospårning och ledighetshantering.
- Dokumenthantering vid onboarding av nyanställda.
- LMS för olika typer av utbildning.
- Anpassningsbara arbetsflöden och självbetjäningssystem.
- Enkel integration med Zoho Payroll för lönehantering.
Standardversionen av Zoho People HRIS är mestadels inriktad på personalhantering och vissa andra HR-uppgifter. För lönehantering måste du köpa till Zoho Payroll, vilket innebär en extra kostnad.
ADP
ADP är ett HRIS som erbjuder funktionalitet som personalens tidshantering, löner, förmåner, försäkringar, efterlevnadstjänster och HR-outsourcing.
Funktioner
- Effektiv lönehantering med snabba utbetalningar och integration med andra system.
- Automatiserad personalhantering med lösningar för tidsregistrering och närvaro.
- Enkel rekrytering och onboarding med bakgrundskontroll av kandidater.
- HR-outsourcing för alla större HR-uppgifter.
- Efterlevnadstjänster som hantering av skatter och personalverifiering.
ADP är en bra HRIS-lösning för mindre företag som inte har en stor HR-avdelning. HR-outsourcing är också praktiskt för startups som vill komma igång snabbt.
Bamboo HR
Bamboo HR är ett HRIS för att effektivisera hanteringen av personalinformation och organisera data på ett säkert sätt. Systemet erbjuder också rapporter och analyser samt anpassningsmöjligheter.
Funktioner
- Effektiv datainsamling och hantering med realtidsvisning och möjligheter att göra ändringar.
- Data kan presenteras i detaljerade rapporter för djupare analyser.
- Anpassningsbara gränssnitt för enkel åtkomst och hantering av dokumentation.
Bamboo HR fokuserar på datahantering, rapportering, analys och säker lagring, vilket gör det till en bra lösning för små företag som behöver ett system för personaldatahantering.
Zenefits
Zenefits är ett HRIS som är utformat för enkel onboarding, personalhantering, spårning av ledighet och prestationsutvärderingar.
Funktioner
- Enkel hantering av förmåner, som hälsovård och reseersättning.
- Snabb och enkel lönehantering.
- Självbetjäning för nyanställda med enkel dokumentation.
- Spårning av deadlines för effektiv planering.
Zenefits HRIS finns i tre olika paket, vilket ger dig möjlighet att välja det som bäst passar din organisationsbehov.
Natural HR
Natural HR är en komplett HRIS-lösning för medelstora företag som vill effektivisera alla HR-uppgifter.
Funktioner
- Effektiv medarbetarhantering med korrekt datainsamling och lagring.
- Tidsspårning för närvaro, ledigheter och övertid.
- Automatiserad lönehantering.
- Resultatanalys och rapportering.
- Insikter i arbetsflödeshantering och förändringar.
- Hantering av personalförmåner.
Natural HR är en helhetslösning för medelstora organisationer eller företags HR-behov.
Paycor
Paycor är ett HRIS för personalhantering och personalinformationssystem.
Funktioner
- Mobilt system för anställda att enkelt registrera arbetstid.
- Spårning och mätning av anställdas prestationer.
- Möjlighet för anställda att enkelt ansöka om ledighet.
- Möjlighet för nyanställda att ladda upp personlig information.
- Insikter i lönetrender, personalstyrka och avdelningsfördelning.
Paycor är en HRIS-lösning som är inriktad på effektiv personalhantering och spårning av personalinformation.
Hur skiljer sig HRIS-programvara från andra HR-system?
Det kan vara svårt att skilja de olika typerna av HR-programvara åt då de ofta har överlappande funktioner.
HR-systemen har blivit allt mer komplexa och omfattande, vilket gör det svårt att se skillnader mellan dem.
Det finns i huvudsak tre typer av HR-programvara:
#1. HRIS – Human Resource Information System
HRIS är den vanligaste typen och kan ses som en grundläggande HR-programvara. Den hanterar personalinformation, policys och olika processer.
Vanliga funktioner i ett HRIS inkluderar rekrytering, närvarosystem, arbetsflöden, personalspårning, administration, utbildning och utveckling.
#2. HCM – Human Capital Management
HCM-systemet erbjuder alla funktioner som ett HRIS samt ytterligare verktyg för talanghantering, som kompensation, lärande och utveckling, successionsplanering och karriärplanering.
Ett HCM-system hanterar även processer som onboarding, prestationsspårning och positionskontroll.
#3. HRMS – Human Resource Management System
HRMS betraktas som det mest omfattande systemet och innehåller alla funktioner som erbjuds av ett HRIS och HCM. Det lägger till ytterligare ett lager för hantering av personalen.
Ett HRMS hanterar automatiska skatteberäkningar, löneutbetalningar och avdrag. Det hanterar även tids- och närvarohantering, vilket är fördelaktigt för att spåra projekttider och öka produktiviteten.
Utvecklingen inom HR-programvaror gör att företagen ständigt lägger till nya funktioner, vilket resulterar i att systemen ofta används omväxlande.
Låt oss gå tillbaka till HRIS och diskutera de olika typerna av HRIS-programvara som finns tillgängliga.
Typer av HRIS-programvara
De fem olika typerna av HRIS har gemensamma funktioner som personalhantering, automatisering, självbetjäning och centraliserad databas.
Utöver dessa gemensamma funktioner har varje typ av HRIS unik funktionalitet.
Här är en översikt över dessa typer:
#1. Operativ HRIS
En operativ HRIS är bra för att samla in och rapportera data och resurser. Den kan hantera personalregister, positionsinformation och prestationsbedömningar.
HR-chefer kan använda en operativ HRIS för att hantera prestationer, befordran, anställningar, interna personalförändringar och utvärderingar.
Dessa är standardfunktioner som underlättar HR-processerna genom att eliminera repetitiva uppgifter och öka effektiviteten.
#2. Taktisk HRIS
En taktisk HRIS fokuserar på beslutsfattande som kan ha stor påverkan på organisationen.
Utöver de allmänna funktionerna som utbildning, vakanser, rekrytering och kompensation, hanterar systemet resursallokering, utveckling och jobbanalys.
En taktisk HRIS kan hantera extern data som rapporter från konkurrentanalyser, facklig information, meddelanden och lagkrav från myndigheter.
#3. Strategisk HRIS
En strategisk HRIS hjälper till med företagsanalyser för att skapa en strategi och fatta beslut.
Systemet hjälper till med planering av arbetsstyrkan och identifiering av områden där vakanser kan uppstå i framtiden. Det underlättar även arbete med mål genom att analysera budgetar och marknadstrender.
En strategisk HRIS är lämplig för medelstora organisationer som vill expandera och öka sin personalstyrka.
#4. Omfattande HRIS
Som namnet antyder innehåller en omfattande HRIS allt som ovanstående typer erbjuder. Organisationer som behöver funktionaliteten hos operativa, taktiska och strategiska HRIS kan använda denna typ av programvara för effektiv hantering.
En omfattande HRIS innehåller funktioner som personalinformationshantering, beräkning av vakanser, rekrytering och spårning samt analys av prestationer.
Omfattande HRIS-lösningar är mer kostsamma, men erbjuder en plattform för allt en HR-chef behöver.
#5. Begränsad funktionalitet HRIS
Denna typ är motsatsen till en omfattande HRIS. En HRIS med begränsad funktionalitet är mycket specialiserad och fokuserar på specifika HR-uppgifter. Vanligtvis har dessa system bara en funktion, men ett uttömmande system för den uppgiften.
En HRIS med begränsad funktionalitet kan vara en bra lösning för mindre organisationer med specifika krav.
Dessa system är enkla att lära sig och använda, kan hanteras av en HR-chef och är mycket prisvärda.
Sammanfattning
Ett HRIS-system kan revolutionera hur en organisation hanterar sin personal.
Med effektiva verktyg och funktioner kan HR-avdelningen hålla de anställda nöjda samtidigt som de genererar de bästa resultaten för företaget.
Det är dock viktigt att komma ihåg att ett HRIS endast är användbart om du är medveten om dina egna specifika behov.
Se därför till att ta hänsyn till allt du läst i den här artikeln innan du fattar ett investeringsbeslut.