Betydelsen av Organisationsscheman och Verktyg för Att Skapa Dem
En tydlig överblick över organisationens eller teamets hierarki är avgörande för att veta vem man ska rapportera till. Med hjälp av en mall för organisationsschema kan företag enkelt skapa en visuell representation av sin struktur.
Organisationsscheman är viktiga för alla företag eftersom de illustrerar de hierarkiska relationerna inom ett team eller en hel organisation. De främjar transparens och samarbete, samt underlättar för nya medarbetare att förstå vem som rapporterar till vem.
Att skapa ett organisationsschema kan vara en komplicerad process. En mall kan dock förenkla denna uppgift. Låt oss utforska organisationsscheman, deras användningsområden, olika typer av diagram samt de främsta leverantörerna av exempel på organisationsscheman.
Vad är ett Organisationsschema?
Ett organisationsschema, ofta kallat ”org-diagram”, är en visuell representation av hierarkiska relationer inom ett team eller en organisation. Enkelt uttryckt visar det hur olika anställda är sammankopplade.
Dessa diagram används oftast för att illustrera ett företags struktur, men de kan också användas för planering och budgetering.
Varför Använder Team Organisationsscheman?
Organisationsscheman är användbara på många sätt. Här är några av de främsta skälen till varför team använder dem:
Effektiv Tillväxthantering
Ledare behöver en klar översikt över var medarbetarna passar in och vilka roller de har. Denna visualisering hjälper dem att identifiera områden som behöver förändras. Vid nyanställningar eller sammanslagningar är organisationsscheman perfekta för att planera förändringar i förväg och förutse eventuella scenarier.
Förbättrad Kommunikation Inom Team
Organisationsscheman visualiserar arbetsrelationer på ett transparent sätt. De ger varje medarbetare information om vem som kan ge hjälp vid behov. Istället för att kämpa med problem på egen hand kan medarbetare kommunicera direkt med rätt person.
Diagrammen visar också alla som är involverade i ett projekt, vilket minskar risken att man ber fel person om hjälp. Detta ökar effektiviteten och minskar tidsspill.
Tydliga Rapporteringsrelationer
I större företag förekommer interna överflyttningar ofta. Det kan vara svårt för nyanställda att lära sig teamhierarkin. Ett organisationsschema hjälper medarbetare att förstå sin plats i företagets struktur. De kan enkelt se vem de ska rapportera till och kommunicera med.
Helhetsbild
Medarbetare glömmer ibland att deras arbete bidrar till något större. Organisationsscheman kan hjälpa till med detta. När medarbetare ser sin plats i den övergripande hierarkin och hur de bidrar till verksamhetens framgång, ökar deras motivation och arbetsinsats.
Olika Typer av Organisationsstrukturer
Det finns många olika typer av organisationsstrukturer, vilket leder till variationer i hur organisationsscheman utformas. Låt oss titta på några vanliga strukturer.
Hierarkisk Organisationsstruktur
Detta är den vanligaste strukturen. De högst rankade individerna placeras överst i diagrammet, medan de lägre rankade placeras under. Strukturen liknar en pyramid. Denna struktur ger tydlig ansvarsfördelning och motiverar medarbetarna att klättra i karriären genom goda prestationer.
Funktionell Organisationsstruktur
Denna struktur liknar den hierarkiska, med högsta positionen överst. Men här grupperas medarbetare efter sina färdigheter och positioner. Denna struktur är mycket skalbar.
Horisontell eller Platt Organisationsstruktur
Ett företag med få ledningsnivåer kan gynnas av en platt struktur. Start-up företag brukar ha denna struktur innan de skapar olika avdelningar. Vissa företag behåller den för att främja transparent interaktion mellan medarbetare och minska kontroll.
Divisionell Organisationsstruktur
Denna struktur passar stora företag med flera divisioner. Divisionerna har auktoritet över sin personal och består av olika team som marknadsföring, personal, distribution, IT etc. Denna struktur möjliggör snabbare respons på marknadens eller kundernas behov, främjar flexibilitet och personligt bemötande.
Matris Organisationsstruktur
Denna struktur visar tvärfunktionella team skapade för specifika uppgifter. Det är en kombination av olika organisationsstrukturer och ger medarbetarna en dynamisk förståelse av organisationen.
Teambaserad Organisationsstruktur
Här delas medarbetarna in efter avdelning. Fokus ligger på medarbetarnas autonomi, samarbete och konfliktlösning snarare än traditionell hierarki. Denna struktur är lämplig för agila företag.
Nätverksbaserad Organisationsstruktur
I dagens läge har många organisationer resurser spridda på olika platser. Organisationer där strukturen bygger på kommunikation snarare än hierarki gynnas av denna struktur som visar de komplexa kopplingarna mellan resurser på och utanför kontoret.
Oavsett vilken struktur du har, kan följande verktyg hjälpa dig att enkelt skapa ditt organisationsschema.
SmartDraw
SmartDraw erbjuder många mallar för olika branscher, inklusive företag, spelbolag, forskning, finans, myndigheter, HR, ideella organisationer, sjukhus och fotobaserade diagram.
Om du vill skapa ett diagram snabbt kan du använda en mall och lägga till namn. Verktyget erbjuder även redigeringsmöjligheter som att ändra form, lägga till bilder, skapa underdiagram och ändra diagrammets riktning och stil.
Canva
Canva är en annan plattform med ett stort bibliotek av mallar för organisationsscheman. Det finns professionellt designade mallar som påskyndar arbetsflödet. Med dess dra-och-släpp-verktyg kan alla enkelt skapa ett organisationsschema. Canva gör det möjligt att lägga till bilder och anpassa färgerna efter varumärket.
Utöver att skapa diagram kan man även dela, ladda ner och publicera diagrammen i hög upplösning, samt bädda in dem i rapporter och presentationer.
Lucidchart
Lucidchart är en molnbaserad, intuitiv och responsiv plattform för att enkelt skapa organisationsscheman. Du kan antingen skapa ett diagram från grunden eller redigera en mall för att göra det personligt.
Diagramredigeraren har en modern dataimportfunktion som förenklar processen. Genom att ladda upp personaldata skapas automatiskt ett exempel på organisationsschema.
Lucidchart kan också integreras med andra verktyg för HR- och affärshantering som BambooHR, Slack, Confluence och Google Slides.
Venngage
Oavsett om du har ett stort företag eller en liten verksamhet, hittar du rätt mall för organisationsschema på Venngage. Du kan anpassa mallen med Venngages redigerare.
Du kan lägga till text, ikoner, diagram, kartor, bakgrunder och bilder. Genom att lägga till länkar, enkäter och HTML kan du göra diagrammet interaktivt. Du kan också lägga till element från ditt varumärkespaket.
Visme
Om du söker ett verktyg som kan omvandla din organisationsstruktur till engagerande grafik, är Visme ett bra alternativ. Det har ett stort utbud av vackra mallar att välja mellan.
Du kan använda olika teman för att säkerställa att diagrammet matchar din varumärkesidentitet. Visme erbjuder mallar för skolor, redaktioner, webbyråer, projektteam och mycket mer. Du kan enkelt anpassa den mall som passar ditt team bäst.
Adobe Express
Adobe Express är en gratis plattform för att skapa organisationsscheman online. Plattformen fokuserar på tydlig design. Den erbjuder vackra och moderna mallar som är enkla att anpassa.
Användare kan välja en mall och lägga till bilder, ikoner, grafik och ramar för att skapa ett eget diagram. Du kan antingen ladda upp material från din dator eller använda Adobe Express-biblioteken. Du kan ladda ner diagrammet eller återkomma till projektet för att uppdatera det.
Visual Paradigm Online
Visual Paradigm Online är en webbaserad plattform där du kan skapa ditt eget organisationsschema gratis. Du kan välja bland hundratals mallar och enkelt redigera dem med dra-och-släpp-funktionen.
Denna plattform erbjuder ett obegränsat antal former och diagram samt obegränsad användningstid. Personer som skapar diagram för personliga eller icke-kommersiella syften behåller äganderätten. Diagram kan laddas ner i PNG-, JPG-, GIF-, SVG- och PDF-format.
Sammanfattning
Ett organisationsschema ger en översikt över hela personalstyrkan. Det finns olika typer av organisationsscheman som kan anpassas efter ditt teams behov.
Nu när du har lärt dig mer om mallar för organisationsscheman och hur de kan användas för att skapa funktionella och attraktiva diagram kan du använda dem för att förbättra teamhanteringen.
De som arbetar med projektledning kan också ha nytta av milstolpediagram för att spåra projektets utveckling.