Dokumentautomatisering: En Revolution i Affärsprocesser
Dokument har länge varit en oumbärlig del av alla branscher. Med företagens tillväxt har affärsdokumentationen blivit allt mer omfattande och komplex. För att kunna hantera dokument på ett effektivt sätt är det avgörande för företag att exakt kategorisera och sortera dem. Annars kan det uppstå problem som försvårar personalens arbete.
I dagens snabba tempo är det tur att vi har tillgång till mjukvara för dokumentautomatisering. Denna teknik, som bygger på framsteg inom IT, förändrar hur företag hanterar sin dokumentation. Den förenklar mödosamma och tidskrävande manuella processer.
Men med många alternativ att välja mellan, kan det vara svårt att avgöra vilken lösning som passar bäst för just ditt företag. Vissa program erbjuder en bred funktionalitet, medan andra är skräddarsydda för specifika användarbehov.
Till exempel skiljer sig kraven på dokumentautomatisering mellan ett säljteam och en advokatbyrå. Båda skulle dra stor nytta av en lösning som är anpassad till deras dagliga rutiner.
I det här inlägget kommer vi att utforska de bästa programvarorna för dokumentautomatisering och hur de kan spara värdefull tid för ditt företag.
Vad är Dokumentautomatisering?
Dokumentautomatisering handlar om att använda programvara och applikationer för att skapa elektroniska dokument med minimal manuell inblandning. Det hjälper till att automatisera arbetsflöden som innefattar skanning, lagring, extrahering, datafångst och dokumentklassificering.
Användare kan skapa så kallade ”mallar” i dokumentautomatiseringsprogrammen. Dessa mallar definierar hur dokument ska läggas till, ändras eller tas bort baserat på specifik inmatning.
Dokumentautomatisering kan kategoriseras på följande sätt:
- Dokumentbehandling: Denna process innebär att relevant information extraheras från olika dokument, valideras och omvandlas till berikad data för slutanvändaren. Alla steg i dokumentets livscykel hanteras här.
- Dokumentproduktion: Här används insamlad data som grund för att skapa förslag, kontrakt, affärsbrev, fakturor och andra dokument.
Varför Behöver Företag Dokumentautomatisering?
Företag hanterar dagligen stora mängder papper, vilket kan bli kostsamt om det görs ineffektivt. Dokumentbehandling blir mer tillgänglig och smidig med hjälp av automatisering. Här är några anledningar till varför företag behöver dokumentautomatisering:
Minskar Repetitivt Dokumentarbete
Genom att automatisera dokumenthantering minskar du den tid och ansträngning som personalen lägger på återkommande uppgifter. Skanning, dataextraktion, klassificering, indexering och lagring är nödvändiga men tidskrävande processer som dokumentautomatisering kan hantera effektivt.
Snabbare Dokumentbehandling
Med anpassade mallar kan du minska tiden som läggs på pappersarbete och effektivisera dokumentbehandlingen. Detta skapar en strukturerad dokumentationsrutin som gör att alla anställda kan använda sin tid och energi på bästa sätt.
Lägre Felmarginal
Manuellt skapade dokument kan innehålla fel på grund av kopiering, inklistring eller andra mänskliga misstag. Dessa fel kan leda till onödiga förseningar och kräva tidskrävande korrigeringar.
Avancerad dokumentautomatisering kan eliminera eller minska dessa fel avsevärt. Med hjälp av fördefinierade mallar och AI-baserad teknik för datafångst, blir det enklare att få fram korrekt information och varna berörd personal om data saknas.
Kostnadsbesparingar
Företag som automatiserar sin dokumenthantering kommer att dra nytta av lägre kostnader. Automatisering kan minska utgifter som är relaterade till utskrifter, fysisk arkivering och administration.
Förbättrar Kundrelationer och Samarbeten
Goda relationer med anställda, leverantörer och kunder är avgörande för alla organisationers framgång. Manuellt dokumentarbete som är benäget att misstag, förseningar och inkonsekvenser kan påverka relationerna negativt.
Med tillgång till online-dokumentation blir det enklare och säkrare att samarbeta med fler leverantörer och kommunicera med fler kunder. Möjligheten att granska dokument oavsett plats och tidpunkt främjar bättre interaktioner och bidrar till att skapa individuella kundupplevelser.
Ökad Säkerhet och Sekretess
Dokumentautomatiseringssystem erbjuder digital lagring med nödvändiga behörighetsnivåer för att skydda data mot förlust och förbättra datasäkerheten.
Till exempel kan juridiska och hälsovårdssektorer skydda känslig data från läckor och intrång med hjälp av dokumentautomatiseringsprogram med extra säkerhetsåtgärder.
Varför är det Effektivare än Manuell Dokumenthantering?
Om du ofta skapar samma typ av dokument som kontrakt, fakturor eller månadsrapporter, kan du stöta på följande problem:
- Det tar mycket tid och ansträngning att manuellt samla data från olika källor, utföra beräkningar och skapa visualiseringar.
- Det är svårt att garantera att dokumenten är helt felfria, även efter att ha lagt ner timmar (eller dagar) på att leta efter misstag.
Dessa problem kan lösas med dokumentautomatiseringsprogram, som automatiskt kan hämta data från flera källor och strukturera den på ett önskvärt sätt.
Detta gör att du kan skapa rapporter snabbt samtidigt som du kan vara säker på att all information är korrekt och felfri.
Funktioner
#1. Webbtillgång
I dagens uppkopplade värld är det viktigt att ha tillgång till dokument oavsett plats. Webbaserad dokumentautomatiseringsmjukvara erbjuder snabb och enkel tillgång till filer och mappar, vilket är avgörande. Detta inkluderar:
- Åtkomst via mobila enheter för att visa eller redigera dokument
- Molnlagring för att lagra dokument online
- Möjlighet att dela mappar och filer med andra
#2. Dra-och-släpp
Dra-och-släpp är en viktig funktion i alla dokumentautomatiseringssystem. Det gör det enkelt att flytta filer mellan platser eller program.
#3. Dokumentsökning
Användare har ofta många filer, så det är viktigt att snabbt kunna söka igenom dem med bara några få bokstäver. Dokumentautomatiseringsprogram hjälper till att organisera dokumentlagring så att det är enkelt att hitta dem när det behövs.
Med hjälp av dokumentsökningsfunktionen kan användare enkelt söka igenom det lagrade materialet.
#4. Dokumentversionering
Versionering är en annan viktig funktion i ett dokumentautomatiseringssystem. Användare kan komma åt, jämföra och vid behov återgå till tidigare versioner av dokumentet.
#5. Fillåsning
Fillåsning är en avgörande funktion som förhindrar att användare gör ändringar i en fil tills den som låste filen öppnar den.
#6. Integrerad Visnings- och Redigeringsfunktion
Med en inbyggd visningsfunktion kan du visa och redigera dokument utan att behöva ladda ner dem eller öppna dem i ett nytt fönster. Detta sparar tid genom att eliminera behovet av att växla mellan flikar eller program.
När programvaran märker att någon annan gör ändringar i filen, låser den filen och låser upp den när ändringarna är klara.
#7. Betygsättning och Delning
Användare ska kunna dela dokument på ett säkert och smidigt sätt. En bra dokumentautomatiseringsmjukvara ska också ha ett betygssystem där användare kan ge varje dokument ett numeriskt värde på en förutbestämd skala. Detta kan hjälpa till att spåra vilka dokument som är populära bland medarbetarna och vilka som behöver förbättras.
#8. Fil- och Mappbehörigheter
Alla dokumentautomatiseringsprogram bör innehålla fil- och mappbehörigheter. Du kan styra vad ditt team får göra med dokumenten genom att tilldela dem olika behörighetsnivåer.
#9. Dokumentlänkning
Med dokumentlänkning kan du koppla samman dokument, filer och andra datakällor så att du kan komma åt dem från en enda plats.
Denna funktion gör det möjligt att länka ett dokument med andra relevanta poster i dokumentautomatiseringsprogrammet eller att öppna en kopia från en annan plats.
#10. Smart Innehållshantering
De bästa systemen uppdaterar sömlöst alla konton och datakällor, redigerar mallar, bygger skräddarsydda arbetsflöden och tillämpar regler för att säkerställa noggrannhet, efterlevnad och varumärkesstandarder.
Vissa plattformar erbjuder också batchautomatiseringsfunktioner som låter användare producera hundratals eller tusentals presentationer, rapporter och andra dokument på en gång. Detta gör det möjligt för säljare att skapa tekniska dokument som är anpassade till specifika kundsegment.
Nedan följer en lista över populära dokumentautomatiseringslösningar med en kort översikt över deras viktigaste funktioner för att hjälpa dig att navigera i det stora utbudet av programvara.
DocuPilot
DocuPilot är ett användarvänligt och anpassningsbart dokumentautomatiseringsprogram. Du kan använda befintlig data och färdiga mallar för att skapa dokument. Den inbyggda dokumentredigeraren gör det möjligt att skapa anpassade mallar.
Du kan också skicka dokumenten via e-post till tjänster som Dropbox, Zapier och Docusign.
Funktioner:
- Fördefinierade mallar: Docupilot innehåller mallar som företag kan använda för att skapa offerter, avtal och fakturor.
- Integration: Programvaran kan integreras med CRM, formulär, databaser, enkäter och HR-system.
- Säkerhet: Med Docupilot kan du lösenordsskydda och kryptera dina dokument. Detta gör att du kan garantera dina kunders integritet och främja kundernas förtroende.
- Automatiserat arbetsflöde: Docupilot förenklar de mest komplexa dokumentarbetsflödena i ett företag. Det gör hela processen smidig genom att undvika upprepning av datainmatningsprocessen varje gång du skapar ett dokument.
DocuPilot utmärker sig med sitt jämförelsevis låga pris, vilket gör det mer tillgängligt för fler användare.
airSlate
AirSlate är en molnbaserad applikation som kan hantera varje steg i dokumentautomatiseringsprocessen, från flödesgenerering till processanalys. Det är också ett verktyg som inte kräver någon programmering.
Om du utnyttjar appen maximalt kan du minska behovet av personal för manuell dokumenthantering med upp till hälften.
Funktioner:
- Flow Creator: Med drag-och-släpp-gränssnittet i Flow Creator kan du skapa en visuell översikt över dokumentarbetsflödet.
- E-signatur: Digitala formulär, enkäter, dokument och annat innehåll kan enkelt förses med juridiskt bindande e-signaturer.
- Online-undersökningar: Med hjälp av online-undersökningsfunktionen kan du skapa enkäter, testdokument för betaappar och frågeformulär.
- Robotprocessautomatisering: Du kan automatisera processer med hjälp av airSlate-bots utan att skriva en enda kodrad.
AirSlate har dessutom ett omfattande bibliotek med tusentals dokumentautomatiseringsmallar för de flesta branscher.
PandaDoc
Med PandaDoc kan du skapa, redigera och signera dokument på ett och samma ställe.
Oavsett om du behöver programvara för e-signatur, automatiserade förslag, försäljnings- och marknadsföringsverktyg eller säker dokumentbearbetning, kommer PandaDoc att ge dig de verktyg du behöver för att påskynda din affärsprocess och få papper signerade omedelbart.
PandaDoc integreras smidigt med över 30 appar, och antalet ökar ständigt, för att ge en sömlös dokumenthanteringsupplevelse över många digitala gränser.
Funktioner:
- Dra och släpp: Istället för att använda mallar, ger PandaDoc användare standardalternativ för att dra och placera element i dokument baserat på kategori.
- Digital signatur: Den här funktionen gör det möjligt för användare att signera dokument digitalt utan att använda papper.
- Dokumentproduktion: Användare kan skapa valfritt dokument här och kontrollera innehållet. Detta är användbart om du behöver skapa affärskontrakt, förslag, anbud eller andra dokument.
- Arkivering: När du har skapat ditt dokument kan du kategorisera och arkivera det.
Kunder uppskattar flexibiliteten i PandaDocs mallar. Spårning och analys av dokument är en annan funktion som kunderna tycker är användbar.
Crove
Med Crove kan du designa och automatisera alla dina företagspapper. Den robusta dokumentredigeraren kan hjälpa dig att automatisera alla dina dokument. För att automatisera dokument kan du lägga till variabler, logiska villkor, Excel-formler och e-signaturer.
Genom att centralisera dina dokumentoperationer inom Crove kan du undvika onödiga verktyg. Med sitt inbyggda bibliotek med mallar går Crove längre än enkel dokumentautomatisering.
Funktioner:
- Beräkningar: Använd formler för att utföra beräkningar direkt i fälten i dina dokument.
- Formulär: Skapa egna enkäter, inkludera logik för att dölja eller visa frågor och låt andra skapa dokument genom att svara på frågorna.
- Snabbförhandsvisning: Fyll i frågeformuläret och kontrollera dina dokument i realtid.
- Publicera formulär: Publicera dina formulär på en offentlig URL. Alla kan skapa dokument genom dem om de följer de begränsningar du anger.
Crove kan vara det perfekta verktyget om du letar efter gratis programvara för dokumentautomatisering.
Documate
Documate är ett lättanvänt dokumentautomatiseringsprogram utan kod för att sammanställa juridiska dokument.
Documate skapades ursprungligen av en grupp jurister och tekniker för att hjälpa ideella organisationer med rättshjälp att skapa kundinriktade arbetsflöden.
Det här programmet används främst av jurister, men alla företag kan skapa dokument med hjälp av Documates enkla funktioner.
Funktioner:
- Webbformulär: Användare kan skapa unika webbformulär som matar in data i Word- eller PDF-dokument.
- Online-enkät: Användare skapar en enkät och laddar sedan malldokument som ansluts till enkätformulärsfälten.
- Inbäddning: Med programmets hjälp kan användare skapa dokument från indata, distribuera de skapade arbetsflödena eller till och med bädda in dem på webbplatser.
Den här dokumentautomatiseringsplattformen är lämplig för proffs och jurister som söker en kodlös lösning med ett enkelt användargränssnitt.
Templafy
Templafy är ett dokumentautomatiseringsprogram som hjälper stora företag att snabbt ordna företagets innehåll och tillgångar.
Systemet ökar effektiviteten för slutanvändare genom att automatisera dokumentskapande och säkerställer efterlevnad av varumärkes- och lagkrav.
Plattformen är anpassningsbar till den ständigt utvecklande IT- och applikationsinfrastruktur som används av dagens företag och organisationer.
Funktioner:
- Behörighetssystem: Det gör det möjligt för chefer och compliance-team att kontrollera dokumenttillgångarna och säkerställa att medarbetarna endast använder godkänd information.
- Integration: Med Templafys dokumentautomatiseringsverktyg, som integreras med Microsoft Office- och Google G Suite-applikationer, kan medarbetarna förenkla skapandet av kontrakt, förslag och säljmaterial i sina ordbehandlingsprogram.
- Administratörsgränssnitt: Medarbetare får tillgång till standardverktyg för dokumentgenerering genom en central distribution av kontorsmallfiler.
Templafy är lämplig för större företag med minst 50 användare.
ExperLogix
Experlogix erbjuder en omfattande men användarvänlig dokumentautomatiseringsprogramvara som hjälper företag att effektivisera, förbättra och automatisera affärskritiska dokumentprocesser.
Funktioner:
- Dokumentflöden: Med hjälp av ett visuellt gränssnitt kan du snabbt skapa dokumentflöden med hjälp av villkorlig logik utan kodning.
- Designa mallar: Verktyg för att skapa dynamiska, datadrivna mallar och konfigurera komplexa arbetsflöden.
- Digital datainsamling: Experlogix Smart Forms är flexibla, inbäddade och webbaserade datainsamlingsformulär som gör det enkelt för användare och kunder att ange och skicka information elektroniskt.
- Hantering av utdata: Dokumenttjänster erbjuder flexibla automatiserade metoder för att hantera stora volymer dokumentutdata.
Content Manager från Experlogix är ett säkert och organiserat arkiv som gör det enklare och snabbare att hantera, lagra och hämta digitala tillgångar, inklusive PDF-formulär, dokument, logotyper, bilder och multimediainnehåll.
Sammanfattning
Dokumentautomatiseringsmjukvara är en kraftfull resurs. Genom att automatisera skapandet av liknande dokument kan ditt företag minska fel, spara pengar och bli av med tråkiga och repetitiva uppgifter.
Nu kan du ta en titt på de bästa verktygen för dokumentsamarbete.