Kämpar ni med inkompatibilitet, bristande enhetlighet, osäkerhet, höga kostnader och onödigt pappersslöseri i era utskriftsflöden? Då kan det vara dags att säga hejdå till frustrationen och utforska programvaror för utskriftshantering som kan spara pengar och öka tillfredsställelsen bland anställda och användare.
Utskriftshantering är ett koncept som blir allt mer relevant i takt med att företag och tryckerier strävar efter att minska sina driftskostnader och öka lönsamheten. Det fungerar även som en skyddsmekanism för att förhindra att känsliga företagsdokument hamnar i fel händer. Att identifiera den mest lämpliga programvaran för utskriftshantering kan dock vara en utmaning som kräver omfattande research.
Läs vidare för att få mer information om utskriftshantering och de bästa applikationerna som finns tillgängliga, så att ni slipper slösa tid på onödig marknadsundersökning.
Vad innebär utskriftshantering?
Utskriftshantering innefattar olika metoder för att bland annat spåra skrivare, övervaka datoranvändning, kontrollera utskrifter, säkerställa dataskydd, optimera kostnader och analysera utskriftsvanor. Moderna programvaruutvecklare integrerar alla dessa funktioner i en gemensam lösning för utskriftshantering.
Både nystartade företag och små till medelstora företag använder ofta åtminstone ett grundläggande verktyg för att administrera sina utskrifter. Större företag, å andra sidan, implementerar kompletta lösningar för utskriftshantering, antingen lokalt eller i molnet, för att hantera sina globala utskriftsaktiviteter.
Fördelar med utskriftshantering
Här följer några av de viktigaste anledningarna till och fördelarna med att implementera en välfungerande lösning för utskriftshantering:
#1. Minskade utskriftskostnader
Utskriftsrelaterade utgifter, inklusive kostnader för enheter, toner och papper, kan snabbt addera till betydande belopp. Forskning visar att företag kan spara avsevärda summor genom att använda ett system för utskriftshantering för att begränsa onödiga utskrifter.
#2. Skydd av konfidentiella dokument
Det är viktigt att kontrollera utskrifter av konfidentiella affärsdokument. Genom att dokumentera utskriften av hemliga filer kan man säkerställa ansvarighet och minska risken för läckor. Programvara för utskriftshantering ger den nödvändiga säkerheten för att skydda företagets data.
#3. Effektivisering av utskriftsprocessen
Det är inte ovanligt att anställda upplever tidsförluster genom att stå i kö för att hämta sina utskrifter. Genom att effektivisera utskriftsprocessen kan man minimera sådana improduktiva moment, vilket uppskattas av medarbetarna.
#4. Möjliggörande av fjärrutskrift
Medarbetare som arbetar på distans kan enkelt skicka utskriftskommandon via molnbaserade utskriftshanteringslösningar, och sedan hämta utskrifterna på kontoret. Denna typ av lösning säkerställer också dataskydd genom att kryptera data under överföring.
#5. Minskning av pappersslöseri
Pappersproduktion medför avverkning av träd, vilket har en negativ inverkan på miljön. Genom att införa ett effektivt system för utskriftshantering som kontrollerar pappersanvändningen, kan ni bidra till att skydda naturen.
Låt oss nu gå igenom några av de bästa programvarorna för utskriftshantering som finns tillgängliga för ert företag.
PaperCut
När vi talar om effektiva verktyg för utskriftshantering för både små och stora företag, är PaperCut utan tvekan ett av de ledande alternativen. Programvaran och dess molnbaserade tjänster hjälper företag av alla storlekar att minska onödigt avfall. Samtidigt kan företagsledare sluta oroa sig för datasäkerheten vid utskrift av konfidentiella dokument.
Med PaperCut blir utskriftshanteringen smidig och enkel. I dagens arbetsmiljö använder medarbetare ofta en mängd olika enheter, såsom smartphones, surfplattor, Chromebooks och bärbara datorer. Det kan vara en utmaning för IT-administratörer att säkerställa att korrekta drivrutiner är tillgängliga för alla dessa enheter.
PaperCut löser detta effektivt med hjälp av praktiska utskriftstjänster som möjligheten att skicka utskriftsjobb till en kö och hämta dem från valfri skrivare, eller att använda en gemensam pekskärm för flera olika skrivarmodeller.
Dessutom erbjuder PaperCut hög säkerhet för utskrifter av känslig information. Systemet använder ett tredelat skydd:
- Det ger möjlighet att säkra utskriftsinfrastrukturen genom att styra vad som får skrivas ut, och av vem.
- Under själva utskriftsprocessen kan tvåfaktorsautentisering och kortbaserad säker utskrift användas.
- Efter att utskriften är genomförd och kopian finns tillgänglig, kan åtgärder som vattenmärkning, granskningsspår, digitala signaturer och arkivering av utskrifter implementeras för att skydda känsliga data.
PaperCut inkluderar också ett antal gratisverktyg, som PaperCut Mobility Print (ett alternativ till Google Cloud Print), QRdoc för att stämpla affärsdokument, och PaperCut Views för utskriftsanalys.
Print Conductor
Med Print Conductor kan ni skriva ut över 90 olika dokumenttyper utan att ens behöva öppna filerna. Programmet har en snabb och pålitlig utskriftsmotor, kombinerat med ett användarvänligt gränssnitt för massutskrifter. Ni kan dessutom sortera utskriftsdokument, förhandsgranska utskrifter, kontrollera batchutskriftsjobb och snabbt justera utskriftsinställningar – allt från ett och samma program.
Verktyget är kompatibelt med alla typer av moderna skrivare i lokala nätverk, WAN och molnnätverk. Utöver fysiska skrivare kan ni även använda verktyget för att hantera utskrifter på virtuella skrivare, som PDF-skrivare och OneNote-skrivare.
Precis som sina konkurrenter, har Print Conductor en modul för utskriftsanalys. Den hjälper er att uppskatta pappers- och bläckförbrukningen inför större utskriftsjobb. Uppskattningarna finns tillgängliga i rapporterna ”Detaljerad rapport” och ”Rapport”.
Print Manager Plus 9.0
Print Manager Plus 9.0 tar utskriftshantering till en ny nivå genom att ge företag oöverträffad kontroll, tillgänglighet och insikt i sin utskriftsverksamhet. Utvecklarna av detta verktyg har finslipat sin programvara under årtionden av användning i många företag.
Det är en banbrytande programvara för utskriftshantering som representerar det bästa inom support och teknologi för slutanvändare. Genom att implementera verktyget kan ni minska kostnaderna för utskriftsmaterial, minska pappersslöseriet och få bättre insikter i alla delar av företagets utskriftsflöde.
Här är några av de mest framträdande funktionerna i denna programvara för utskriftshantering:
- IT-administratörer kan i realtid övervaka utskriftsjobb som utförs av enskilda medarbetare, arbetsstationer, skrivare, nätverk och se kostnaderna.
- En utskriftsstation med ID-kort eller betalfunktion gör utskrifterna mer effektiva i både arbetsmiljöer och tryckerier.
- Systemet för kvoter och budgetar kan spara pengar genom att begränsa utskrifterna för enskilda användare, arbetsstationer eller skrivare.
Print Manager Plus 9.0 följer också en miljövänlig policy för att göra kontor eller tryckerier grönare. Det minskar slöseriet med bläck, energi och papper, vilket i sin tur minskar företagets koldioxidavtryck.
uniFLOW
Ett annat verktyg för att ta kontroll över utskriftsinfrastrukturen på arbetsplatsen är uniFLOW. Stora organisationer och tryckeriföretag som arbetar med olika avancerade skrivare från tillverkare som Canon, Xerox, Epson, Brother och Konica Minolta använder detta verktyg för att hantera utskrifter, skanning och dokumenthantering.
Det finns både lokala och molnbaserade applikationer för utskriftshantering. Både molnverktyg och lokala verktyg fungerar som en integrerad portal för att skanna, skriva ut och hantera enheter med användarvänlighet och hög säkerhet.
uniFLOW:s funktioner för säker utskrift och universella drivrutiner är värda att lyfta fram. Den säkra utskriftstekniken ger möjlighet att tilldela individuella konton till varje medarbetare. För att hämta utskrifterna måste medarbetarna identifiera sig med sitt ID-kort eller en PIN-kod vid skrivaren. Dessutom måste användaren vara fysiskt närvarande vid maskinen för att kunna hämta utskrifterna.
Den universella drivrutinen säkerställer att applikationen är kompatibel med olika enheter och skrivarmodeller. Användare kan skicka utskriftskommandon till valfri nätverksskrivare från alla typer av enheter, som mobiltelefoner och bärbara datorer.
UniPrint InfinityCloud
UniPrint InfinityCloud är ett annat populärt verktyg för VDI (Virtual Desktop Infrastructure) och utskriftshantering, som erbjuder en skalbar lösning för företag. Det är ett leverantörsneutralt verktyg som kan kommunicera sömlöst med alla typer av moderna skrivare och datorer.
UniPrint:s lösning passar alla företagsstorlekar, från nystartade företag till multinationella koncerner. De erbjuder även specialiserade lösningar för lokala installationer och molntjänster inom bland annat bank- och finanssektorn, försäkringsbranschen, leverantörer av hanterade tjänster (MSP), molntjänsteleverantörer, myndigheter, ideella organisationer (NGO) och hälsovård.
De utmärkande funktionerna i lösningen för utskriftshantering inkluderar flexibla licenser, serverlös utskrift, utskriftsanalys, utskriftsövervakning, utskrift var som helst och beröringsfri utskrift.
PrinterAdmin
Ni kan även testa PrinterAdmin om ni behöver en smidig lösning för utskriftshantering för en utbildningsinstitution eller ett företag. Med detta verktyg kan ni övervaka allt som rör utskrifter, från användare, skrivare och arbetsstationer till kostnader.
Programmet inkluderar också en standardmodul för analys av utskriftsdata, som ger information om utskriftsvolym, bläckförbrukning och de totala utskriftskostnaderna för företaget.
PrinterAdmin erbjuder flera avancerade funktioner, inklusive:
- Print Job Manager för att hantera utskriftsinställningar, skapa konton och aktivera drivrutiner.
- En station för utskriftshantering som minskar slöseri och ökar säkerheten genom att endast släppa utskrifter när användaren är närvarande.
- Funktionen för vattenmärkning av utskrifter, där utskriftsdetaljer kan registreras.
Alla applikationer har en kostnadsfri testperiod på 30 dagar. Använd möjligheten att testa programmet för att se om det passar er verksamhet.
Print Tracker Pro
Print Tracker Pro har en funktion för snabbinstallation, som gör att ni kan komma igång med utskriftshantering på bara några minuter. Installationen och användningen är enkel, vilket bidrar till en bra användarupplevelse för era medarbetare och kunder.
Det är en smart lösning för utskriftshantering som kan kommunicera med alla typer av moderna skrivare och datorer, vilket minimerar risken för driftstopp på grund av drivrutinsinstallationer eller bristande enhetsstöd.
Det robusta spårningssystemet tillhandahåller detaljerad information om utskrifter, som bläcknivåer, mätarställningar, sidantal, skrivarinstallationer och servicevarningar. Ni kan även konfigurera verktyget så att det automatiskt skickar påminnelser om bläckpåfyllning eller fakturering baserat på mätaravläsningar.
Avslutande ord
Ovanstående lista ger en översikt över ett antal populära och beprövade programvaror för utskriftshantering. Ni kan använda vilket som helst av dessa verktyg för hemmakontor, arbetsplatser, butiker, tryckerier eller kopieringsbutiker.
När ni ändå är här, kanske ni också vill ta en titt på dessa verktyg för att konvertera webbsidor till PDF, vilket kan hjälpa er att spara pengar genom att undvika utskrifter när det inte är nödvändigt.