Du kan inte låta bli att hålla med om att kommunikation är ryggraden i alla företag. I en tid av distansarbetsscenariot där lagkamraterna är långt ifrån varandra måste kommunikationen ägnas mer uppmärksamhet än tidigare.
Förutom att teamen arbetar på distans, förlitar de företag som är tillbaka på kontorsutrymmet också chattappar för bättre kommunikation på grund av fördelarna och funktionerna de erbjuder. Det är där chattappar på arbetsplatsen kommer in i scenen. Dessa chattappar förenklar kommunikationen och hjälper till att introducera en hälsosam arbetskultur bland teammedlemmar.
Innehållsförteckning
Vad är Workplace Chat Software? 💻
Chattappar på arbetsplatsen är kommunikationsverktyg som har tagit över e-post, vilket en gång var det primära läget för kommunikation på arbetsplatsen. Dessa appar går längre än e-postfunktioner och låter teammedlemmarna engagera sig med varandra, diskutera arbete och komma på unika idéer för att få saker gjorda. Kommunikationsverktyg på arbetsplatsen erbjuder många funktioner som privata chattar, gruppkonversationer, röst- och videosamtal förutom de andra produktivitetsverktygen.
Låt oss ta en titt på de främsta fördelarna med att använda chattprogramvara för ditt företag:
Bildkälla: Unsplash
Förbättrad kommunikation
En av de viktigaste fördelarna som du kommer att få efter att ha använt chattmjukvara är felfri kommunikation mellan teammedlemmarna trots att de är närvarande på olika platser. Det låter dem utbyta meddelanden, diskutera idéer, delta i videosamtal samtidigt som de är långt ifrån varandra.
Effektiviserat arbetsflöde
Kommunikationsverktyg på arbetsplatsen hjälper teamet att organisera arbetet och förbättra arbetsflödet i organisationen. Anställda kan ställa in dagliga möten för att planera sitt arbete, tilldela uppgifter och få feedback direkt.
Medarbetarmedverkan
Förutom att förbättra arbetsflödet och underlätta kommunikationen, uppmuntrar chattmjukvaran också de anställda att engagera sig i lagaktiviteter och därigenom förbättra produktiviteten.
Håll dig organiserad
Att vara omedveten om vad som händer och att glömma de uppgifter som måste göras är ett vanligt kontorsscenario men inte längre med chattappar. Teamkommunikationsplattformar håller allt organiserat, håller dig medveten om vad som händer och de uppgifter du behöver slutföra.
Sparar tid ⏳
Det är viktigt att spåra tid när du samarbetar med andra teammedlemmar för att slutföra en uppgift. Kommunikationsappar på arbetsplatsen sparar den tid du skulle behöva lägga på att lämna ditt skrivbord och gå till personen för att diskutera saker. Därmed skärs insatser och resurser ned för att minska obetydliga utgifter.
Bygg teamrelationer 👨💻
En sund arbetsrelation måste råda bland de anställda som arbetar tillsammans som ett team. Att använda kommunikationsprogram för att samarbeta i projekt och uppgifter hjälper till att stärka relationer och generera nya idéer.
I den här guiden har vi lagt ner den bästa chattmjukvaran på arbetsplatsen som finns tillgänglig som kan förbättra kommunikationsspelet för ditt företag. Det som är intressant med dessa kommunikationsplattformar är att de erbjuder gratisplaner för små lagstorlekar.
Arbetsplats
Arbetsplatschatt är en kommunikationsplattform för företag som hjälper till att koppla teammedlemmarna som arbetar på distans på ett enkelt men säkert sätt. Ägs av Meta och innehåller funktioner som chatt, videosamtal, inlägg, nyhetsflöde och grupper som hjälper till att sända all affärsrelaterad information.
Workplace Chat kan enkelt integreras med dina organisationers affärsverktyg för att hitta ett säkert och produktivt sätt att dela kunskap och bygga arbetsgemenskaper. Denna chattmjukvara låter ditt team interagera genom att ge förslag i realtid via kommentarer, reaktioner och snabbmeddelanden. Det blir ganska lätt att stärka arbetskulturen och få kontakt med lagkamrater från vilken del av världen som helst.
Workplace by Meta låter dig bilda samarbetsutrymmen som kallas grupper. Dessa grupper hjälper till att hantera projekt och tilldela uppgifter till lagkamrater, ge feedback, dela uppdateringar, nämna kollegor och dela filer säkert utan några lagringsbegränsningar. Du kan ställa in dessa grupper som privata, offentliga eller hemliga och du kan till och med skapa grupper med medlemmar från flera företag. Gruppadministratörerna kan begränsa åtkomsten för gruppmedlemmarna för att säkerställa att endast behöriga personer kan komma åt den.
Workplace Chat-appen kan integreras med mer än 50 affärsverktyg, de viktigaste är Office 365, Google Workspace och ServiceNow. Det är också möjligt att designa anpassade integrationer för att koppla samman chatten på arbetsplatsen med vilket annat verktyg som helst i ditt företag. Företaget säkerställer att användarnas känsliga information förblir konfidentiell.
De viktigaste funktionerna i Workplace Chat från Meta är följande:
- Funktioner för livevideo och röstsamtal fungerar som ett kommunikationsmedium för att sända ditt företags evenemang och information för att stärka teamets anda.
- Kunskapsbiblioteket är praktiskt för att skapa, lagra och dela affärsdokument i chattappen. På så sätt är all information mer organiserad och bedömbar på din PC och smartphones.
- Arbetsplatsgrupper hjälper till att framgångsrikt kommunicera och samarbeta med teamet för att utveckla arbetskulturen.
- ML-baserat nyhetsflöde visar personlig, relevant och prioriterad information för att hjälpa dig att vara fokuserad och produktiv.
Workplace by Meta är plattformsoberoende och du kan använda den på stationära och mobila enheter för att hålla dig informerad var som helst. Priset för Workplace-chatt börjar på USD 4,00 per månad; du får också en 30 dagars provperiod för att testa programvaran innan du köper den.
Chattarbete
Chattarbete ger team ett nytt, strömlinjeformat sätt att arbeta. Det finns chattrum för varje teamprojekt så samtalen om varje projekt förblir organiserade i sina separata rum. Alla teammedlemmar kan se framsteg, detaljer och beslut och delta i realtid.
Chatwork erbjuder följande funktioner för att låta teammedlemmarna synkronisera arbetet och knyta an till varandra:
Chatthantering
- Min chattsektion låter dig anteckna viktig information
- Chatta direkt med någon av teammedlemmarna
- Skapa en separat grupp för varje projekt i gruppchattrummet
- Sök efter gamla meddelanden med nyckelord
Task Management
- Skapa och tilldela uppgifter till dina lagkamrater så att alla är medvetna om sitt ansvar
- Spåra ditt uppdrags framsteg angående förfallodatum
- Markera uppgiften som slutförd och den kommer automatiskt att meddelas till chefen
Fildelning
- Dela filer i olika format som Word, Excel och bilder.
- Förhandsgranska de uppladdade filerna i webbläsaren innan du laddar upp dem.
- Ladda ner filer som delas med dig av dina kamrater
Videosamtal
- Ställ in ett mötesvideosamtal med gruppmedlemmarna
- Chatta med gruppmedlemmarna ansikte mot ansikte
- Dela enkelt din skärm med andra deltagare i videosamtalet
- Dela bilder i videosamtalen via smartphones
Kontakta Management
- Bjud in lagkamrater att gå med i din organisations Chatwork.
- Acceptera eller avslå anslutningsförfrågningarna.
- Ange Chatwork ID eller e-post för att söka efter lagkamrater
Aviseringshantering
- Tillåt din webbläsare att meddela dig om aktivitet på Chatwork
- Aktivera eller inaktivera aviseringsljud
- Konfigurera Chatwork för att meddela dig när du får e-postmeddelanden i inkorgen
Användarhantering
- Lägg till nya medlemmar i gruppen (användargränsen beror på prenumerationen)
- Kategorisera och granska medlemmar
- Uppdatera användarinformation som lösenord
Profilhantering
- Lägg till avatar eller din bild som profilbild
- Lägg till omslagsfotot som visas på profilen
Anpassa ditt Chatwork-ID
- Lägg till dina kontaktuppgifter som e-postadress och telefonnummer.
En gratisversion av Chatwork är tillgänglig men med begränsade funktioner. Om ditt företag vill uppgradera till premiumversionen kostar det 5 USD per användare och månad som faktureras årligen.
Microsoft Teams
Teams är en populär samarbetsarbetsyta av Microsoft inom arbetssviten Office 365. Organisationer hyllar Microsoft Teams för dess avgörande roll i att underlätta konversationer på arbetsplatsen, samarbete mellan teammedlemmar, videochatt och dela dokument för att förbättra medarbetarens kommunikation och produktivitet.
Medan Microsoft Teams är allmänt känt för sina videokonferensmöjligheter, är det Gruppchatt segmentet hamnar inte mycket efter. De har framgångsrikt ersatt e-post som medium för konversation, särskilt för de gruppmedlemmar som arbetar på distans.
Förutom att interagera med varandra låter Microsoft Teams Group Chat dig också integrera med andra affärsappar. Kort sagt, de anställda känner sig som om de jobbar på kontoret virtuellt. Teams Group Chat är tillgänglig som en del av Microsoft Teams kärnklient, webbklient och mobilapplikation. Du kan komma åt Microsoft Teams från alla operativsystem, iOS, macOS, Windows eller Android. Dessutom är Microsoft Teams också tillgängligt som ett webbläsartillägg som kan läggas till i din föredragna webbläsare.
Teams Group Chat är funktionsrik och innehåller alla verktyg som finns i alla företagschattappar. Oavsett om det är emojis, GIF, rich-text-redigering, omnämnanden, trådsvar och fildelning. Användare kan enkelt byta från snabbmeddelanden till videosamtal genom att klicka på en ikon. Dessutom kan du stänga av diskussionerna för att sluta ta emot aviseringar och till och med fästa viktiga konversationer.
Andra funktioner är följande:
- Få aviseringar när någon taggar eller aviserar dig.
- Dela filer med teammedlemmarna och få tillgång till filer som skickats av dem.
- Med funktionen för meddelandesökning kan du söka efter meddelanden genom att skriva in nyckelorden.
- Förutom snabbmeddelanden kan du ställa in ljudsamtalet för att kommunicera med teammedlemmar.
- Microsoft Teams kan integreras med andra affärsrelaterade verktyg som används i ditt företag.
- Tillåter användare att ladda ner verktyget som ett tillägg till prenumerationer eller specifika tjänster som Outlook 365.
Som nämnts är Microsoft Teams tillgängligt som en del av Office Suite 365. Gratisversionen Teams erbjuder begränsat lagringsutrymme och innebär andra begränsningar. Å andra sidan tillhandahåller Microsoft Teams Essentials flera tillägg och kostar USD 4,00 för varje användare per månad. Microsoft 365 Business Basic börjar på $5,00 per användare och månad.
Google Chat
Google Chat är en programvara för affärskommunikation som är en integrerad del av Google Workspace. Det ger teammedlemmarna i företag och organisationer ett sätt att samarbeta och kommunicera kring projekt och uppgifter. Google Chat fungerar som ett centraliserat nav där teammedlemmar och chefer kan skapa virtuella chattrum, konfigurera chattrådar, övervaka uppgiftens framsteg och göra uppföljningar.
Varje chattrum har separata alternativ för chatt, fildelning och uppgiftstilldelning och slutförande. Det gör det möjligt att enkelt komma åt filerna som delas av dig och dina lagkamrater i rummet. Dessutom kan du också tilldela uppgiften till andra och se uppgifterna som tilldelats dig i rummet. Bortsett från dessa får du flera knappar för att göra olika uppgifter som att ladda upp bilagor, infoga emojis och animerade GIF-filer och till och med ställa in ett videosamtal med Google Meet.
Google Chat stöder både direktmeddelanden och gruppkonversationer; anställda kan aktivera aviseringar för att få aviseringar när deras kollegor delar filer, länkar och kommentarer på Google Dokument, Kalkylark eller Presentationer. Företag kan enkelt synkronisera meddelandeappen med Google Kalender vilket gör det enkelt att schemalägga möten beroende på teammedlemmarnas tillgänglighet. Google Chat följer GDPR, HIPAA, ISO och AICPA-regler och policyer och låter dig ställa in inloggningsmetoden eller tvåfaktorsautentisering för att stärka säkerheten.
Google Chat har API-stöd, på grund av vilket det integreras med GSuite-applikationerna och andra tredjepartsverktyg och applikationer. Chattplattformen stöder också den efterfrågade sökfunktionen i inkorgen som gör att användarna snabbt kan söka efter gamla meddelanden och delade filer i konversationerna.
Google Chat är plattformsoberoende och kan nås på Windows, Mac, Android-smarttelefoner och iPhones via webbklienten och den fristående applikationen. För att komma åt Google Chat måste du ha ett Google Workspace-konto.
Ett arbetsytakonto finns redan för användare som har ett Gmail-konto. Google Chat är en del av Google Workspace och du kan använda Google Chat från det kostnadsfria Google Workspace-kontot. Du kan dock uppgradera till premiumversionen av Google Workspace som kostar 6 USD per person och månad för att få tillgång till ytterligare funktioner.
Slak
Slak är en populär app för meddelande- och arbetsplatskommunikation som hjälper företag att förbättra kommunikationen och samarbetet mellan teammedlemmar och ger dem tillgång till affärsverktyg oavsett deras nuvarande plats och arbetsläge. Det stöder kanaler som grupperar teammedlemmarna baserat på projektet, avdelningen, kontorsplatsen och någon annan sak. På så sätt kan användare enkelt hålla sig medvetna om saker som intresserar dem.
Alla kan komma åt de publika kanalerna så att alla team är medvetna om vad det andra teamet jobbar med. Till exempel kan nya snickare snabbt komma ut på banan istället för att vänta på att någon ska guida dem från grunden.
Slack stöder också öppna diskussioner, privata grupper, direktmeddelanden, meddelandearkivering, fildelning och djupgående kontextuella sökningar. Den kan synkronisera med andra verktyg och tjänster som används av företaget för att hjälpa till att centralisera meddelanden, filer och annan data på ett ställe. Således eliminerar det behovet av att ständigt byta från flikar till instrumentpaneler, komma ihåg inloggningsuppgifter för olika plattformar och jonglera med arbetsverktygen.
Slack är designat för att integreras med verktyg som MailChimp, Dropbox och Google Drive som hjälper dig att arbeta smart och fatta effektiva beslut. Den indexerar och arkiverar automatiskt allt, vilket hjälper företaget att bygga upp en omfattande kunskapsbas utan ansträngning. Förutom dessa funktioner som är gemensamma för alla meddelandeplattformar på arbetsplatsen, är det som gör Slack annorlunda dess tre unika funktioner:
- Schemalägg skicka: Slack låter dig schemalägga dina meddelanden för att skicka dem vid en fast tidpunkt i framtiden istället för att skicka dem för tillfället.
- Slack Huddles: Denna funktion gör det möjligt för alla teammedlemmar att snabbt bjuda in andra som är en del av en kanal eller grupp att gå med i ett ljud- eller videosamtal. Det är praktiskt när du vill organisera en snabb verbal kommunikation.
- Slack Connect DMs: Slack Connect DMs är bara en del av premiumkonton och det låter dig bjuda in andra användare som inte är en del av gruppen att prata med dig direkt.
Den kostnadsfria versionen låter dig bara komma åt de grundläggande funktionerna. Pro-versionen, som kostar 2,67 USD per användare, ger kraftfulla funktioner för små team och business+-versionen kostar 5 USD per användare och hjälper till att skala din verksamhet. Slack har även en Enterprise-version som passar stora företag som kräver mer kraftfulla funktioner.
Det viktigaste
Det viktigaste är en kraftfull allt-i-ett-kommunikationslösning som låter utvecklarna samarbeta utan att kompromissa med säkerheten. Den innehåller tre nyckelplattformar:
- Kanaler – Det hjälper ditt team att kommunicera och hålla kontakten en-till-en och via meddelanden i gruppen.
- Playbooks – Det gör det möjligt för företag att montera och sätta upp processer och uppnå förväntade resultat
- Styrelser – Mattermost inkluderar strukturer för Kanban-styrelser som underlättar projekt- och uppgiftshantering för att hjälpa till att uppnå de viktigaste milstolparna.
Mattermosts kanalbaserade samarbetsmöjligheter hjälper till att koppla ihop ditt företags anställda, processer och alla ditt företags verktyg på ett ställe. Denna unika och öppen källkodsapp för meddelanden för arbetsytan är plattformsoberoende och är tillgänglig som en webbläsarbaserad app, skrivbordsklient och mobilapp.
Mattermosts kanalplattform innehåller omfattande funktioner, såsom efterlevnadsrapportering, chattarkivering och meddelandesökning. Förutom dessa innehåller Mattermost också andra funktioner som privata/gruppchattar, fil- och länkdelning, anpassade emojis, stöd för flera språk, snedstreckkommandon, sökbar meddelandehistorik, webhooks och mer.
Alla dessa funktioner hjälper Mattermost att framstå som en betydande meddelandeplattform på arbetsplatsen för företag att utföra sömlös kommunikation mellan teammedlemmarna utan några fallgropar och förvirring.
Förutom dessa funktioner tillhandahåller Enterprise-utgåvan av denna kommunikationsplattform flera tillägg som Single Sign On (SSO), Advanced Permissions och Multifactor Authentication (MFA), prestandaövervakningsfunktioner, efterlevnadsrapporter, anpassat varumärke och företagssökningsfunktioner.
Andra höjdpunkter i denna produktionskommunikationskanal är följande:
- Matttermost uppfyller alla organisationers säkerhetskrav, vilket ger maximal kontroll över företagets känsliga data.
- Den är mycket utbyggbar och är kompatibel med ett brett utbud av tredjepartsappar och integrationer.
- Stöder rik textformatering och kodsyntaxmarkering för att underlätta kommunikation mellan utvecklare
- Integrerade röst-/videokonferenser låter dig omedelbart växla till läget för anslutningar ansikte mot ansikte med ett knapptryck.
Starterversionen av Mattermost är tillgänglig utan kostnad och är lämplig för små team som behöver begränsade funktioner. Om du behöver några ytterligare funktioner kan du använda den professionella versionen som kostar 10 USD per användare och månad. Om du vill använda Enterprise-utgåvan måste du begära en offert.
Mattermost är också tillgänglig som en självvärderad lösning vilket innebär att du kan distribuera på din favoritmolnserver eller göra en klar på Kamatera för så lite som $6 per månad.
Avslutar
Vi hoppas att du lärde känna den bästa chattmjukvaran som kan förbättra kommunikationen och samarbetet mellan teammedlemmarna i ditt företag, särskilt de som arbetar på distans. Oavsett vilken chattmjukvara du använder kommer samarbetet på arbetsplatsen mellan teammedlemmar säkerligen att förbättras i en avlägsen arbetsmiljö.