Det är obestridligt att kommunikation utgör grundvalen för varje framgångsrikt företag. I en era där distansarbete är allt vanligare, och teammedlemmar befinner sig geografiskt åtskilda, är det viktigare än någonsin att prioritera och fokusera på kommunikationen.
Oavsett om team arbetar helt på distans eller om företaget har återgått till kontorsmiljöer, så använder många chattapplikationer för att underlätta kommunikationen. Dessa verktyg erbjuder en rad fördelar och funktioner som gör dem till ett attraktivt alternativ. Det är här som chattmjukvara för arbetsplatsen kommer in i bilden. Dessa applikationer förenklar kommunikationen och bidrar till att skapa en positiv och samarbetsinriktad företagskultur bland anställda.
Vad är en chattapplikation för arbetsplatsen? 💻
Chattapplikationer för arbetsplatsen är digitala kommunikationsverktyg som har tagit över den roll som e-post en gång hade som det primära sättet att kommunicera på arbetsplatsen. Dessa applikationer erbjuder mer än grundläggande e-postfunktioner. De möjliggör för teammedlemmar att interagera, diskutera arbetsrelaterade ämnen och utveckla nya idéer tillsammans. Arbetsplatsens kommunikationsverktyg erbjuder många funktioner, inklusive privata chattar, gruppdiskussioner, röst- och videosamtal, samt olika andra produktivitetsverktyg.
Låt oss undersöka de främsta fördelarna med att använda chattmjukvara i ditt företag:
Bildkälla: Unsplash
Förbättrad kommunikation
En av de mest betydande fördelarna med att införa chattmjukvara är den förbättrade kommunikationen mellan teammedlemmarna, även om de befinner sig på olika platser. Apparna möjliggör smidigt utbyte av meddelanden, diskussioner kring idéer och deltagande i videosamtal, oberoende av geografisk närhet.
Effektiviserade arbetsflöden
Kommunikationsverktyg för arbetsplatsen bidrar till att organisera arbetet och optimera arbetsflöden i organisationen. Medarbetare kan enkelt schemalägga dagliga möten för att planera arbetsuppgifter, tilldela ansvar och få omedelbar feedback.
Ökat medarbetarengagemang
Förutom att effektivisera arbetsprocesserna och underlätta kommunikationen, främjar chattmjukvara också aktivt medarbetarengagemang i teamaktiviteter, vilket i sin tur leder till ökad produktivitet.
Bättre organisation
Omedvetenhet om vad som händer och glömska av uppgifter är vanliga scenarier på kontoret. Med chattapplikationer är detta inte längre ett problem. Teamkommunikationsplattformar hjälper till att hålla allting organiserat, ger översikt över pågående projekt och håller koll på kommande uppgifter.
Tidsbesparingar ⏳
Tid är en värdefull resurs, särskilt när man samarbetar i team. Kommunikationsapplikationer sparar tid som annars skulle gå åt till att lämna skrivbordet och söka upp kollegor för att diskutera arbetsrelaterade frågor. Detta minskar insatser och resurser som annars skulle gå till mindre viktiga uppgifter.
Stärkta teamrelationer 👨💻
En hälsosam arbetsrelation är avgörande för att teamet ska fungera väl. Kommunikationsprogram underlättar samarbeten kring projekt och uppgifter, vilket leder till starkare relationer och möjligheten att utveckla nya idéer tillsammans.
I den här guiden har vi samlat några av de bästa chattprogrammen för arbetsplatser som finns tillgängliga, som kan revolutionera kommunikationen i ditt företag. Det som är särskilt intressant med dessa kommunikationsplattformar är att många av dem erbjuder gratisversioner för mindre team.
Workplace
Workplace Chat är en kommunikationsplattform för företag som hjälper teammedlemmar att hålla kontakten, oavsett om de arbetar på distans eller inte. Plattformen ägs av Meta och erbjuder funktioner som chatt, videosamtal, nyhetsflöden och grupper som underlättar delning av affärsrelaterad information.
Workplace Chat kan smidigt integreras med företagets befintliga verktyg, vilket skapar en säker och produktiv miljö för kunskapsdelning och samarbete. Plattformen möjliggör interaktion i realtid genom kommentarer, reaktioner och snabbmeddelanden, vilket gör det enkelt att stärka arbetskulturen och skapa kontakter med kollegor över hela världen.
Workplace by Meta erbjuder samarbetsutrymmen i form av grupper. Dessa grupper underlättar hantering av projekt, tilldelning av uppgifter, feedback, uppdateringar, omnämnanden av kollegor och säker fildelning utan begränsningar på lagringsutrymme. Grupper kan skapas som privata, offentliga eller hemliga. Det finns även möjlighet att skapa grupper med medlemmar från olika företag. Gruppadministratörer kan begränsa åtkomst för att säkerställa att endast behöriga individer har tillgång till informationen.
Workplace Chat kan integreras med över 50 olika affärsverktyg, varav de viktigaste är Office 365, Google Workspace och ServiceNow. Det finns även möjligheten att skapa anpassade integrationer för att koppla samman chattplattformen med andra verktyg som används i företaget. Företaget säkerställer också att användarnas konfidentiella information hålls skyddad.
De viktigaste funktionerna i Workplace Chat från Meta är följande:
- Funktioner för livevideo och röstsamtal underlättar överföring av företagets evenemang och information och stärker teamkänslan.
- Ett kunskapsbibliotek ger möjlighet att skapa, lagra och dela affärsdokument direkt i chattapplikationen. På så sätt blir all information mer organiserad och tillgänglig via dator och smartphone.
- Workplace-grupper underlättar kommunikation och samarbete mellan teammedlemmar för att utveckla en positiv arbetskultur.
- Ett AI-drivet nyhetsflöde visar personlig, relevant och prioriterad information för att hålla användarna fokuserade och produktiva.
Workplace by Meta är en plattformsoberoende lösning som kan användas på både datorer och mobila enheter, vilket gör det möjligt att hålla sig uppdaterad oavsett var du befinner dig. Priset för Workplace-chatt börjar på $4,00 per månad. En 30-dagars testperiod är också tillgänglig för att testa programvaran innan ett eventuellt köp.
Chatwork
Chatwork erbjuder ett effektivt och strukturerat sätt för team att arbeta. Plattformen erbjuder chattrum för varje teamprojekt, vilket säkerställer att diskussionerna hålls organiserade i separata rum. Alla teammedlemmar har insyn i framsteg, detaljer och beslut i realtid.
Chatwork erbjuder följande funktioner för att synkronisera arbetet och stärka banden mellan teammedlemmarna:
Chatthantering
- Mina chattar-sektionen ger utrymme för att anteckna viktig information
- Direktmeddelanden till enskilda teammedlemmar
- Skapa separata grupper för varje projekt i gruppchattrummet
- Sökfunktion för att hitta äldre meddelanden med hjälp av nyckelord
Uppgiftshantering
- Skapa och tilldela uppgifter till dina teammedlemmar för att säkerställa att alla är medvetna om sitt ansvar
- Spåra uppgifternas framsteg med avseende på förfallodatum
- Markera en uppgift som slutförd, varpå den ansvarige automatiskt blir meddelad
Fildelning
- Möjlighet att dela filer i olika format, inklusive Word, Excel och bilder
- Förhandsgranska filer som har laddats upp i webbläsaren innan du laddar ner dem
- Ladda ner filer som delas av dina kollegor
Videosamtal
- Möjlighet att starta videosamtal med gruppmedlemmarna
- Kommunicera ansikte mot ansikte med teamet
- Dela enkelt din skärm med de andra deltagarna i videosamtalet
- Dela bilder under videosamtalen med hjälp av smartphone
Kontakthantering
- Bjud in kollegor till din Chatwork-organisation
- Acceptera eller avslå anslutningsförfrågningar
- Sök efter teammedlemmar med hjälp av Chatwork-ID eller e-postadress
Aviseringshantering
- Aktivera webbläsarnotifikationer för aktivitet på Chatwork
- Slå på eller av ljudnotifikationer
- Konfigurera Chatwork att meddela dig när du får e-postmeddelanden
Användarhantering
- Lägg till nya medlemmar i gruppen (begränsningen beror på prenumerationen)
- Kategorisera och granska medlemmar
- Uppdatera användaruppgifter som lösenord
Profilhantering
- Lägg till en avatar eller en egen bild som profilbild
- Lägg till en omslagsbild som visas på profilen
Anpassa ditt Chatwork ID
- Lägg till kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer.
En kostnadsfri version av Chatwork finns tillgänglig med begränsade funktioner. Om företaget önskar uppgradera till en premiumversion kostar det $5 per användare och månad, som faktureras årligen.
Microsoft Teams
Teams är en välkänd samarbetsplattform som tillhandahålls av Microsoft i Office 365-sviten. Organisationer hyllar Microsoft Teams för den avgörande roll den spelar för att underlätta kommunikation på arbetsplatsen, samarbeten mellan teammedlemmar, videosamtal och fildelning. Dessa funktioner bidrar till att förbättra medarbetarnas kommunikation och produktivitet.
Microsoft Teams är känt för sina videokonferensfunktioner, men gruppchattfunktionen är lika framstående. Den har framgångsrikt ersatt e-post som primär kommunikationskanal, särskilt för team som arbetar på distans.
Förutom att underlätta interaktioner mellan kollegor, möjliggör Microsoft Teams Group Chat integration med andra affärsapplikationer. Detta ger de anställda en känsla av att arbeta på ett virtuellt kontor. Teams Group Chat är tillgänglig som en del av Microsoft Teams kärnklient, via webbläsaren och som en mobilapplikation. Microsoft Teams kan användas på alla operativsystem, inklusive iOS, macOS, Windows och Android. Dessutom finns Microsoft Teams tillgängligt som ett webbläsartillägg som kan integreras i valfri webbläsare.
Teams Group Chat har många funktioner och innehåller alla verktyg som finns i andra chattapplikationer för företag. Detta inkluderar emojis, GIF:ar, redigering av text, omnämnanden, svar i trådar och fildelning. Användare kan enkelt växla mellan snabbmeddelanden och videosamtal genom ett enkelt klick. Dessutom kan användare stänga av konversationer för att slippa ta emot notifieringar och fästa viktiga diskussioner.
Andra funktioner inkluderar:
- Notifikationer när någon taggar eller nämner dig.
- Möjlighet att dela filer med teammedlemmar och få tillgång till filer som skickats av andra.
- Meddelandesökning med hjälp av nyckelord.
- Möjlighet att ringa ljudsamtal förutom snabbmeddelanden.
- Integration med andra affärsverktyg som används i företaget.
- Möjlighet att ladda ner verktyget som ett tillägg till prenumerationer eller specifika tjänster som Outlook 365.
Microsoft Teams är en del av Office 365-sviten. Den kostnadsfria versionen av Teams erbjuder begränsat lagringsutrymme och andra restriktioner. Microsoft Teams Essentials, som erbjuder fler funktioner, kostar $4,00 per användare och månad. Microsoft 365 Business Basic kostar $5,00 per användare och månad.
Google Chat
Google Chat är en kommunikationsplattform för företag som är integrerad i Google Workspace. Den ger företag och organisationer ett sätt att samarbeta och kommunicera kring projekt och uppgifter. Google Chat fungerar som en centraliserad hub där teammedlemmar och chefer kan skapa virtuella chattrum, konfigurera trådar, övervaka uppgiftsframsteg och göra uppföljningar.
Varje chattrum har separata alternativ för chatt, fildelning samt tilldelning och färdigställande av uppgifter. Det underlättar åtkomst till filer som delas av dig och dina kollegor. Dessutom kan du tilldela uppgifter till andra och se uppgifter som tilldelats dig själv. Utöver detta finns det knappar för att utföra olika uppgifter som att ladda upp bilagor, infoga emojis och animerade GIF-filer samt att starta videosamtal med Google Meet.
Google Chat stöder både direktmeddelanden och gruppkonversationer. Anställda kan aktivera notifieringar för att bli meddelade när kollegor delar filer, länkar eller kommentarer i Google Docs, Sheets eller Slides. Företag kan enkelt synkronisera meddelandeappen med Google Calendar, vilket underlättar planering av möten baserat på teammedlemmarnas tillgänglighet. Google Chat uppfyller GDPR-, HIPAA-, ISO- och AICPA-regler och policyer och tillåter användare att ställa in inloggningsmetod eller tvåfaktorautentisering för ökad säkerhet.
Google Chat har API-stöd, vilket innebär att den kan integreras med GSuite-applikationer och andra tredjepartsverktyg och applikationer. Chattplattformen har även en sökfunktion i inkorgen som ger användare möjlighet att snabbt söka efter gamla meddelanden och delade filer i konversationerna.
Google Chat är plattformsoberoende och kan användas via webbläsare och som app på Windows, Mac, Android-smartphones och iPhones. För att använda Google Chat krävs ett Google Workspace-konto.
Användare med ett Gmail-konto har redan tillgång till ett Google Workspace-konto. Google Chat ingår i Google Workspace och kan användas gratis. Användare som vill ha tillgång till fler funktioner kan uppgradera till premiumversionen av Google Workspace, som kostar $6 per person och månad.
Slack
Slack är en populär applikation för meddelanden och kommunikation på arbetsplatsen. Den hjälper företag att förbättra kommunikationen och samarbetet mellan teammedlemmarna, oavsett var de befinner sig. Slack erbjuder kanaler som grupperar teammedlemmar baserat på projekt, avdelning, kontorsplats eller andra relevanta kategorier. På så sätt kan användare enkelt hålla sig uppdaterade om ämnen som är av intresse för dem.
Alla kan få tillgång till de publika kanalerna, vilket ger insyn i vad andra team jobbar med. Detta underlättar onboarding för nya medarbetare som snabbt kan sätta sig in i arbetet.
Slack erbjuder öppna diskussioner, privata grupper, direktmeddelanden, meddelandearkivering, fildelning och sökfunktion. Den kan synkroniseras med andra verktyg och tjänster som används av företaget för att samla meddelanden, filer och annan data på ett ställe. Detta eliminerar behovet av att byta mellan olika flikar, komma ihåg inloggningsuppgifter och jonglera mellan olika arbetsverktyg.
Slack är designad för att integreras med verktyg som MailChimp, Dropbox och Google Drive, vilket hjälper användare att arbeta smartare och fatta effektiva beslut. Appen indexerar och arkiverar automatiskt all information, vilket underlättar skapandet av en omfattande kunskapsbas. Förutom dessa funktioner, som är vanliga bland de flesta meddelandeplattformar, har Slack tre unika funktioner:
- Schemalägg utskick: Slack ger dig möjlighet att schemalägga meddelanden så att de skickas vid en viss tidpunkt i framtiden.
- Slack Huddles: Denna funktion gör det möjligt för medlemmar att snabbt bjuda in andra som deltar i en kanal eller grupp att delta i ett ljud- eller videosamtal. Den är praktisk när du vill ha en snabb diskussion.
- Slack Connect DMs: Slack Connect DMs är endast tillgängligt för premiumkonton och ger dig möjlighet att bjuda in användare som inte ingår i gruppen för direktkommunikation.
Den kostnadsfria versionen av Slack ger endast tillgång till grundläggande funktioner. Pro-versionen, som kostar $2,67 per användare, ger tillgång till fler funktioner för mindre team och Business+-versionen kostar $5 per användare och hjälper till att skala upp verksamheten. Slack erbjuder även en Enterprise-version som är lämplig för stora företag som behöver mer avancerade funktioner.
Mattermost
Mattermost är en kraftfull kommunikationslösning som är utformad för att tillåta utvecklare att samarbeta utan att kompromissa med säkerheten. Den innehåller tre nyckelplattformar:
- Kanaler – Ger teamet möjlighet att kommunicera en-till-en och via gruppmeddelanden.
- Playbooks – Hjälper företag att standardisera processer och uppnå förväntade resultat.
- Styrelser – Mattermost inkluderar strukturer för Kanban-styrelser som underlättar projekt- och uppgiftshantering för att hjälpa till att uppnå viktiga milstolpar.
Mattermosts kanalbaserade samarbetsmöjligheter hjälper till att sammanföra företagets anställda, processer och alla verktyg på ett ställe. Denna unika öppna källkodsapplikation är plattformsoberoende och finns tillgänglig som webbläsarbaserad app, skrivbordsklient och mobilapp.
Mattermosts kanalplattform innehåller omfattande funktioner, såsom efterlevnadsrapporter, chattarkivering och meddelandesökning. Utöver dessa erbjuder Mattermost även privata/gruppchattar, fil- och länkdelning, anpassade emojis, stöd för flera språk, snedstreckkommandon, sökbar meddelandehistorik, webhooks och mer.
Dessa funktioner gör Mattermost till en viktig kommunikationsplattform för företag som önskar sömlös kommunikation utan komplikationer och förvirring.
Utöver dessa funktioner erbjuder Enterprise-versionen av kommunikationsplattformen flera tillägg, inklusive Single Sign On (SSO), avancerade behörigheter och multifaktorautentisering (MFA), prestandaövervakningsfunktioner, efterlevnadsrapporter, anpassat varumärke och företagssökfunktioner.
Andra höjdpunkter:
- Mattermost uppfyller alla organisationers säkerhetskrav och ger maximal kontroll över företagets känsliga data.
- Plattformen är mycket skalbar och kompatibel med en mängd tredjepartsapplikationer och integrationer.
- Stödjer rik textformatering och kodsyntaxmarkering för att underlätta kommunikation mellan utvecklare.
- Integrerade röst-/videokonferenser gör det enkelt att byta till ansikte-mot-ansikte-kommunikation med en knapptryckning.
Startversionen av Mattermost är tillgänglig utan kostnad och lämpar sig för mindre team som behöver begränsade funktioner. Om du behöver fler funktioner kan du använda Professional-versionen som kostar $10 per användare och månad. För att använda Enterprise-versionen behöver du begära en offert.
Mattermost finns också tillgängligt som en egenvärdad lösning, vilket innebär att du kan driftsätta den på valfri molnserver eller hos Kamatera från så lite som $6 per månad.
Sammanfattning
Vi hoppas att du har fått en bättre bild av de bästa chattapplikationerna som kan förbättra kommunikationen och samarbetet mellan teammedlemmarna i ditt företag, särskilt för de som arbetar på distans. Oavsett vilken chattapplikation du väljer kommer samarbetet på arbetsplatsen att förbättras, särskilt i en miljö där distansarbete är allt vanligare.