Vikten av notarisering och framväxten av digitala lösningar
Notariseringar spelar ofta en avgörande roll i viktiga livshändelser. Oavsett om det handlar om att köpa en bostad, adoptera ett barn, ingå äktenskap eller upprätta ett testamente, kan en notarius publicus vara nödvändig för att säkerställa att allt pappersarbete sköts korrekt.
Enligt den senaste rapporten från National Notary Association fanns det över 4,4 miljoner notarier i USA under 2021.
Under de senaste åren har användningen av notarietjänster online ökat markant. Samma höga servicenivå som erbjuds vid personliga möten kan nu uppnås digitalt. Detta ger en rad alternativ för de som söker de mest effektiva notarietjänsterna online.
Vi har genomfört omfattande undersökningar för att identifiera de mest pålitliga leverantörerna inom området. Vårt fokus har legat på företagens bakgrund, deras rykte, användarvänligheten hos deras plattformar, processerna de använder och deras prismodeller.
Nedan presenterar vi några av de mest tillförlitliga metoderna för att få dokument attesterade utan att lämna hemmet. Innan vi går in på de specifika verktygen, låt oss först klargöra några grundläggande aspekter.
Vad är Notarieprogramvara (e-notarier)?
E-notarieprogramvara är en lösning som möjliggör för notarier, jurister och andra aktörer att på ett säkert sätt signera dokument elektroniskt. Detta är en viktig resurs för alla som behöver hantera digitala signaturer.
E-notarius publicus erbjuder ökad säkerhet och användarvänlighet för både företag och enskilda individer som behöver notariseringar. Programvaran underlättar hanteringen av dokument som väntar på attestering och kontrollerar vem som har tillgång till konfidentiell information.
E-notarieprogramvara används flitigt av företag och yrkesgrupper som kräver notarietjänster. Bland de vanligaste dokumenten som legaliseras genom e-notarietjänster finns fastighetsdokument, försäkringsavtal och intyg.
Genom att använda e-notarieprogramvara istället för traditionella metoder kan man spara både tid och pengar. Den bidrar även till att skydda känslig information i konfidentiella dokument. Vissa e-notariesystem, särskilt de som använder webbkonferenser, möjliggör attestering av dokument på distans.
Många e-notarieprogram inkluderar även funktioner för elektroniska notarierecord, vilket gör notariens arbete enklare och mer effektivt. Oftast integreras e-notarieprogramvara med andra system för e-signaturer, avtalshantering och webbkonferenser.
För att klassificeras som e-notarieprogramvara måste produkten uppfylla följande kriterier:
- Stödja notarier och privatpersoner att underteckna dokument med hjälp av digitala eller elektroniska signaturer.
- Erbjuda autentiseringsmetoder och andra säkerhetsåtgärder.
- Generera en elektronisk stämpel för mottagaren som är giltig i domstol, samt ett intyg som endast är knutet till den specifika notarien.
- Underlätta fjärrnotarisering genom webbkonferenser.
Fördelarna med e-notarieprogramvara
Det finns många fördelar med e-notarieprogramvara, men här är de fyra mest betydande:
- För det första slipper man personliga möten med en notarius publicus. Detta innebär att tillgång till auktoriserade notarier blir enklare och mer tids- och platsflexibelt.
- Förbättrad digital identitetsverifiering minskar risken för bedrägeri.
- Digitala signaturer sparar tid, vilket är värdefullt för alla inblandade.
- Online-notarieprogramvara underlättar revision, vilket innebär att säkerheten är inbyggd i systemet.
Sammanfattningsvis godkänns inte dokument av onlinenotarieprogram om de inte är tillförlitliga. Fjärr-e-notarisering via livevideo- och ljudkonferenser gör det möjligt att signera dokument från var som helst i världen.
Denna teknik gör det enklare och snabbare för människor att få kontakt med dig, vilket ger dig en konkurrensfördel. Dessutom är det mycket användarvänligt!
Vad gör onlinenotarieprogramvara till ett idealiskt val?
Kombinationen av multifaktorautentisering, autentiseringsanalys och dynamisk nyckelbaserad autentisering skapar ett starkt skydd för onlinenotariseringar på distans.
Vid valet av notarieprogram online är det också viktigt att överväga följande aspekter. Dessa frågor kan vara till hjälp när man undersöker företag som utvecklar programvara för fjärrnotarisering:
- Är det ett krav att notarier genomför dessa kontroller?
- Uppfyller notarieprogrammet HIPAA-reglerna?
- Säkerställer programvaran att alla notarier har de nödvändiga tillstånden och befinner sig på platser där onlinenotariseringar är lagliga?
Riksnotarieförbundet genomför årliga bakgrundskontroller av sina medlemmar. De notarieverktyg som finns tillgängliga bör kunna ge svar på alla dessa frågor.
Onlinenotarietjänster är tillgängliga dygnet runt. De använder en säker plattform som snabbar på affärsprocesser och minskar den tid som krävs för manuella åtgärder.
Företag kan använda plattformen för att erbjuda sina kunder ett snabbt, digitalt sätt att få viktiga dokument attesterade. Kunden laddar först upp ett elektroniskt dokument.
Sedan använder de ett foto-ID utfärdat av myndigheten för att bekräfta sin identitet. Därefter kommunicerar de via en säker videolänk med en behörig notarie. Slutligen laddar de ner det attesterade dokumentet.
Dessa tekniker är mycket kraftfulla med många användningsområden. Därför är det viktigt att välja en onlinenotarieprogramvara som gör det enkelt och säkert för dina kunder att få sina dokument attesterade.
PandaDoc Notarie
Med PandaDoc Notary är det nu lika enkelt att notarisera ett dokument som att e-signera det. Företag använder onlinenotarisering främst när personliga möten inte är möjliga, exempelvis när undertecknaren befinner sig på sjukhus eller utomlands.
PandaDoc Notary gör det möjligt för företag att flytta notariseringen online, vilket sparar både tid och pengar jämfört med traditionella metoder. Dessutom krävs endast ett program för hela processen.
PandaDoc Notary garanterar säker dokumenthantering och lagring med hjälp av avancerad kryptering. Det innebär att informationen är skyddad mot stöld.
PandaDoc Notary använder olika metoder för att säkerställa identitetsverifiering och registerförs all notarieverksamhet enligt gällande lagstiftning. Detta bidrar till att minska bedrägerier och risker. Som ett resultat är signaturen alltid laglig och verkställbar enligt lag.
Säker signering
Secured Signing är ett säkert och pålitligt elektroniskt signaturverktyg för företag som värdesätter säker dokumenthantering. Både kunder och personal uppskattar den snabba och intuitiva användningen.
Det finns också avancerade funktioner för att skydda företagets papper, signaturer och verksamhet. Digitala signaturer från Secured Signing är mer än bara en digital signatur med en tidsstämpel. Systemet är enkelt att installera och använda.
Både kunder och medarbetare gillar verktyget. Eftersom man slipper skanna och signera papper, sparar det tid för alla inblandade. Den anpassningsbara formulärbyggaren underlättar hanteringen av digitala formulär.
Secured Signings avancerade digitala signaturfunktioner verifierar undertecknarens identitet, dokumentintegritet och tidsstämpling, vilket garanterar att affärsdokument är giltiga och juridiskt bindande.
Secured Signings team arbetar kontinuerligt med att utveckla innovativa sätt att engagera användare genom att lägga till nya funktioner och förbättra plattformen.
DocuSign
DocuSign är en molnbaserad elektronisk signaturtjänst som gör det möjligt för företag av alla storlekar att kommunicera, underteckna och hantera kontrakt oavsett tidpunkt och enhet.
Det är en digital signaturplattform som används av över 250 000 företag i 188 länder. Den gör det möjligt för kunder att signera olika dokument, inklusive skoltillstånd, affärskontrakt, avtal och godkännanden.
DocuSign-användare kan även skicka dokument via e-post och signera dem på flera språk. Tjänsten har även en mobilapp för Android-, iOS- och Windows-enheter.
DocuSign eNotary flyttar notariseringsprocessen till den digitala världen, oavsett om ditt företag hanterar dokument, avsändare, undertecknare eller notarier. Det tillåter en notarie att signera ett elektroniskt dokument som personligt vittne. Det erbjuds även en 30-dagars gratis testperiod.
Den personliga planen kostar $10 per månad och användare, standardplanen kostar $25 per månad och användare och premiumplanen kostar $40 per månad och användare.
SigNiX
SIGNiX:s programvara för fjärrnotarisering (RON) är säkrare än traditionella metoder. Den digitala krypterade dokumenthanteringen eliminerar behovet av pappersdokument och förhindrar obehörig manipulation.
SigNiX möjliggör identitetsverifiering, digitala signaturer, videoinspelning, obegränsat antal kopior av attesterade dokument och säker elektronisk journalföring. Programvaran erbjuder alla funktioner som behövs för säker och elektronisk notarisering.
Eftersom lösningen för fjärrnotarisering är molnbaserad, behöver notarier ingen speciell utrustning. Vem som helst kan genomföra en notarisering från vilken enhet som helst med en webbläsare.
eNotaryDoX använder SIGNiX digitala signaturplattform, vilket innebär att varje signatur är krypterad med juridisk bevisföring. Detta säkerställer att dokumentet inte kan manipuleras efter att det har undertecknats av en notarie.
Legitifiera
Legitify gör det möjligt för kunder att notarisera dokument online, på distans och var som helst. Det är en AI-driven lösning som använder ljud- och videoautentisering. Detta eliminerar behovet av personliga möten med en notarie.
För närvarande erbjuder Legitify en ”betala per användning” tjänst med en avgift på 35 € per session. Prenumerationer och företagsplaner kommer snart att lanseras.
Med Legitify kan du ladda upp dokument, boka tid online, träffa notarien i ett ljud- och videosamtal och få dokumentet attesterat under sessionen.
Legitifys heltäckande plattform säkerställer att onlinenotariseringsprocessen är säker och uppfyller de senaste säkerhetsstandarderna inom branschen.
LMI Notarie
LMI Notary Service samarbetar med Notary Hub, som tillhandahåller den nödvändiga RON-programvaran för att notarisera dokument online. De erbjuder allt som behövs för att bli notarie, inklusive utbildning, försäkringar och tillgång till fjärrnotarie online. För att skydda notarier erbjuder de även ansvarsförsäkringar.
Du kan även utveckla nödvändiga kunskaper för arbetet som notarie med hjälp av deras tjänster, inklusive hur man utför fjärrnotarisering online. De är verksamma i USA i New Hampshire, Rhode Island, New Jersey, Maryland, Vermont, Massachusetts, Connecticut, Delaware och District of Columbia.
Slutsats
För att bli elektronisk notarie behöver du aktivera ditt konto. Om du är osäker på om din stat tillåter att notarier genomför elektroniska notariseringar, bör du kontrollera myndigheternas webbplatser för att bekräfta detta. Du kan även jämföra olika erbjudanden och välja det alternativ som passar dig bäst!
Det finns även andra leverantörer av juridiska dokumenttjänster för små och medelstora företag.