Excel: Ett oumbärligt verktyg, inte bara för siffror
Excel är ofta det föredragna verktyget för många, oavsett deras datakunskaper, när det gäller att hantera och bearbeta data. Medan de som behärskar programmering kanske inte behöver bekymra sig lika mycket om kolumner, rader och exakta formler (eftersom de har andra verktyg för detta), är Excel ett fundamentalt verktyg för de flesta, särskilt i ledande befattningar. Många, speciellt de som är nya på sina jobb, kan dock känna sig överväldigade av det vid första anblicken. I själva verket, om man lär sig Excel ordentligt, kan det användas för en rad olika uppgifter: från att hantera tidrapporter som uppdateras automatiskt, till att sköta lagerhantering och genomföra enkäter. Med det sagt, här är fem grundläggande Excel-funktioner som varje nybörjare borde känna till.
Automatiska Serier och Formelfyllning
Att mata in data, i synnerhet stora mängder data, kan vara tidskrävande och det finns en stor risk för att mänskliga misstag uppstår. Därför är det väldigt praktiskt att Excel, när det är möjligt, förutsäger texten du försöker skriva och kan fylla i den automatiskt.
Tänk dig att du vill mata in en serie nummer, till exempel löpnummer eller personal-ID, som följer en sekvens. Istället för att skriva in dem manuellt, kan du skriva in de första tre eller fyra siffrorna, markera dessa celler. Flytta sedan markören till det nedre högra hörnet av den sista markerade cellen, där den förvandlas till ett svart plustecken. Dra ut den, och du ser hur värdet i varje cell kommer att öka stegvis. Excel justerar automatiskt värdet. Det här knepet är särskilt användbart för formler, eftersom formeln automatiskt kommer att referera till motsvarande celler i raden, istället för att ha ett fast värde som vid vanlig kopiera/klistra in.
Automatisk Fyllning
Detta är ett smidigt trick som du snabbt kommer att upptäcka under datainmatning. Excel kan automatiskt fylla i en cell om den data du skriver redan har använts i en tidigare cell i samma kolumn. Tryck bara på enter och den fylls i.
Smart Sortering
Excel kan sortera data alfabetiskt, men många nybörjare kan tveka att använda sorteringsfunktionen. Detta beror på att data i intilliggande kolumner ofta är relaterad till den sorterade kolumnen, och en omordning kan därför störa dessa relationer. Låt oss säga att du har namn, avdelningar, adresser, telefonnummer och blodgrupper i separata kolumner. Du vill sortera namnen alfabetiskt men samtidigt behålla rätt adress, telefonnummer och blodgrupp för varje person.
Du kan lugnt använda ”Sortera A till Ö” funktionen, eftersom Excel frågar om du vill ”utöka urvalet” för att inkludera information i intilliggande kolumner. På så sätt kan du sortera en kolumn alfabetiskt, medan informationen i de andra kolumnerna automatiskt sorteras på ett logiskt sätt. Denna smarta sortering kan användas med olika typer av sorteringsregler.
Konvertera Raddata till Kolumndata
Ofta kan data vara oorganiserad, och inte vara i rätt format för analys. Data kanske inte samlats in med ett tydligt syfte. Ibland behöver du flytta information från en rad till en kolumn eller vice versa. Istället för att kopiera och klistra in varje värde, kan du använda ”Klistra in special” och funktionen ”Transponera”.
Markera och kopiera den kolumn som du vill klistra in som en rad. Välj den första cellen i raden där du vill klistra in datan. Klicka på den lilla pilen under ”Klistra in” och välj ”Klistra in special”. I fönstret som öppnas, markera alternativet ”Transponera” och tryck på OK.
Separera För- och Efternamn
Excel 2013 introducerade en smart automatisk fyllningsfunktion som fungerar mellan kolumner. Ett vanligt exempel är att ha en kolumn med både för- och efternamn. Om du vill separera dessa i separata kolumner var du i äldre Excel-versioner tvungen att använda sammanlänkningsfunktionen på ett komplicerat sätt.
I Excel 2013 behöver du bara börja skriva in förnamnet i nästa kolumn. Gör detta för de två eller tre första raderna och Excel kommer att lära sig hur du vill separera datan och sedan visa resultatet för alla motsvarande rader. Allt du behöver göra är att trycka på enter. Denna funktion fungerar för de flesta typer av data.
Har du några egna favorit-Excel-tips som du använder regelbundet eller som sparar mycket onödigt arbete? Dela dem gärna i kommentarerna!