Excel är den analfabete mannens (och kvinnans) favoritverktyg för datamanipulation. De läskunniga, dvs de som kan koda, behöver inte oroa sig mycket för kolumner, rader och den korrekta formeln och dess syntax eftersom dessa guider har sina egna enheter. För alla andra, praktiskt taget alla i en chefsposition, är Excel ett viktigt arbetsverktyg. Trots detta blir många människor, särskilt de som bara kliver in i ett jobb, ofta skrämda av det. I verkligheten, om du lär dig Excel tillräckligt bra, kan du använda den för att hålla tidsbaserade register som uppdateras automatiskt, använda den för att lagra inventering och till och med genomföra undersökningar. Som sagt, här är fem mycket grundläggande Excel-funktioner som varje nybörjare behöver känna till.
Innehållsförteckning
Auto-Complete Series & Auto Fyll formler
Att ange data, särskilt en lång uppsättning data, är tidskrävande med en utmärkt chans att ett mänskligt fel inträffar. Det är därför, där det är möjligt, Excel förutsäger texten du försöker skriva in och ger dig möjlighet att fylla i den åt dig.
Ta till exempel att du vill ange serienummer eller medarbetar-ID-nummer som följer en sekvens. Istället för att ange dem manuellt kan du ange de första tre eller fyra siffrorna, markera cellerna med de angivna siffrorna. Flytta markören till den nedre högra delen av den sista cellen och vänta tills den förvandlas till ett svart plustecken. Dra ut den och du kommer att kunna se värdet varje cell kommer att hålla. Excel kommer automatiskt att öka värdet för dig. Det här tricket används bäst med formler eftersom formeln kommer att uppdateras automatiskt för att läsa motsvarande celler i rad istället för att ha ett absolut värde som kopiera/klistras in formler skulle ha.
Autofyll
Detta trick kommer garanterat att plockas upp när du anger data. Excel kan fylla i data automatiskt i en cell om data du anger har skrivits in i en tidigare cell i samma kolumn. Tryck bara på enter och fyll i den.
Smart alfabetisk sortering
Excel kan sortera data i alfabetisk ordning, men en nybörjare kanske tvekar att använda sorteringsalternativet eftersom data i intilliggande kolumner är relaterade till det och omordning av data kommer att störa relationen. Du har till exempel namn, avdelningar, adresser, telefonnummer och blodgrupper, allt i enskilda kolumner. Du vill sortera namnen i alfabetisk ordning men vill fortfarande att de intilliggande cellerna ska läsa rätt adress, telefonnummer och blodgrupp för den personen.
Du kan gå vidare och använda alternativet Sortera A till Ö eftersom Excel kommer att fråga om du vill utöka urvalet för att inkludera data i intilliggande kolumner. Detta låter dig sortera en kolumn alfabetiskt och få motsvarande data i andra kolumner att sortera sig själv. Denna smarta sortering fungerar för alla typer av regler du kan använda.
Omvandla raddata till kolumndata
Många gånger är data inte ens i rätt layout för att någon ska kunna börja analysera den. Formatet som det samlades in i skapades inte med något specifikt syfte i åtanke och du kanske ofta upptäcker att du behöver överföra data från en rad till en kolumn eller vice versa. Istället för att kopiera och klistra in varje enskilt värde kan du använda en Paste Special-funktion som heter Transpose för att göra just det.
Välj och kopiera kolumnen du vill klistra in som en rad. Välj den första cellen i raden du vill kopiera data till. Klicka på den lilla pilen under knappen Klistra in och välj Klistra in special. I alternativrutan som dyker upp, markera alternativet ”Transponera” och klicka på OK.
Separera för- och efternamn
Excel 2013 har en riktigt smart autofyll-funktion som fungerar mellan kolumner. Ta det mycket vanliga exemplet med en kolumn som innehåller både för- och efternamn. Du kanske vill separera för- och efternamn och i äldre Excel-versioner innebar det att man använde sammanlänkningsfunktionen på ett mycket smart/knepigt sätt.
Med Excel 2013 är allt du behöver göra att börja skriva förnamnet i nästa kolumn. Gör detta för de två eller tre första posterna och Excel kommer att lära sig vad dina separationskriterier är och lista data för alla motsvarande värden i kolumnen åt dig. Allt du behöver göra är att trycka på enter. Detta fungerar för nästan alla typer av data.
Känner du till ett Excel-trick som du använder ofta på jobbet, eller ett som eliminerar överflödigt arbete? Dela med oss i kommentarerna.