Ett program för hantering av utgifter ger företag nödvändig kontroll, transparens och efterlevnad, samt dokumentation. Det hjälper till att reducera onödiga kostnader och säkerställa att leverantörer och anställda betalas i tid.
Företag avsätter en budget för diverse aktiviteter som försäkringar, investeringar i utrustning och lagerhantering. Budgetavvikelser kan dock negativt påverka företagets lönsamhet om utgifterna inte övervakas effektivt.
Dessutom, i takt med att verksamheten expanderar, ökar även antalet relaterade problem, vilket kan hota företagets lönsamhet. Därför använder företag av alla storlekar verktyg för utgiftshantering för att få kontroll över sina utflöden av pengar och säkerställa att de håller sig inom budget.
Vad innebär utgiftshantering?
Utgiftshantering är processen att kontrollera företagets alla inköp och betalningar till leverantörer. Huvudsyftet är att ha koll på varje krona som lämnar företagets konto och maximera värdet av dessa utgifter.
En effektiv utgiftshanteringspolicy bör automatisera och integrera alla utgiftsrelaterade processer, från inköp till avstämning. Detta säkerställer att upphandlingar genomförs enligt plan och att betalningar till leverantörer och andra tredje parter sker i enlighet med avtal.
Varför är utgiftshantering viktigt?
Standardiserad utgiftshantering ger flera fördelar:
- Ökad verksamhetseffektivitet genom automatisering av kostnads- och utgiftsspårning, vilket minskar manuellt arbete och risken för fel.
- Minskade risker och kostnader genom ökad transparens i inköp, inklusive information om produkter, leverantörer och kostnader.
- Förbättrat samarbete mellan interna resurser och tredje parter genom en standardiserad process och digitala verktyg för utgiftshantering.
- Ökad produktivitet genom att frigöra tid för anställda att fokusera på intäktsgenererande aktiviteter istället för administrativa uppgifter.
Nedan följer några av de främsta verktygen som hjälper dig att hantera dina utgifter och maximera värdet för pengarna:
Airbase
Airbase är en omfattande lösning för utgiftshantering som riktar sig till olika typer av företag, från nystartade till stora företag. Den erbjuder avancerade funktioner för utgiftskontroll, granskning och övervakning.
Airbase har bland annat en modul för kvittohantering som säkerställer efterlevnad, förenklar bifogandet av kvitton och tillhandahåller e-postmeddelanden för kvittohantering. Säkerhets- och bedrägerimodulen erbjuder funktioner för kortkontroll, spärrning, bedrägeriupptäckt och krypterad delning av virtuella kortuppgifter.
Spendesk
Spendesk utmärker sig med sitt användarvänliga gränssnitt och många praktiska funktioner, inklusive integrationer och optisk teckenigenkänning (OCR). Med Spendesk kan företag automatisera återkommande utgifter och matcha kostnadsanspråk mot fakturor, vilket sparar tid.
Spendesk är flexibelt och kan anpassas till företagets specifika behov. Det möjliggör tilldelning av betalkort för specifika utgifter till enskilda anställda och engångsvirtuella kort. Pushnotiser för betalningsgodkännande, integration med redovisningsverktyg, en realtidsöversikt av utgifter och en omfattande analys finns också tillgängliga.
Coupa
Coupa är ett annat populärt verktyg för affärsutgiftshantering (BSM) med molnbaserad åtkomst. Det hanterar utgifter inom olika områden som betalningar, logistik, inköp och finansiell styrning. Coupa är uppdelat i tre lager av verktyg för en bekväm utgiftshantering.
Applikationslagret täcker viktiga moduler som inköp, fakturahantering, utgifter, lönehantering, kontraktshantering och utgiftsanalys. BSM-plattformen fokuserar på användarintegritet, säkerhet och integrationer, medan Coupa-företaget erbjuder funktioner som ett öppet affärsnätverk och AI-drivna verktyg.
Emburse
Emburse erbjuder kompletta lösningar för utgiftshantering för företag i alla storlekar, från startups till multinationella bolag. Deras lösningar omfattar utgiftshantering, fakturahantering, inköpsautomation, betalningssystem, revision, resehantering och dataanalys.
Emburse erbjuder virtuella kort via sin plattform Emburse Spend. Dessa virtuella kort integreras med redovisnings- och AP-system som Emburse Chrome River och Emburse Certify. Med Emburse Go kan reseansvariga övervaka sina resenärer och utgifter. Emburses modulära approach anpassas till olika företagsstorlekar. Emburse Tallie fungerar bra för små till medelstora företag, Emburse Certify är lämpligt för USA-baserade företag, medan Emburse Chrome River passar större företag med global verksamhet.
Mesh Payments
Mesh Payments är ytterligare en mjukvara som kan stoppa utgiftsläckage. Funktionen Spend Insights ger värdefull dataanalys, och mobilappen visar besparingsmöjligheter, utgiftsprognoser med mera. Modulen Spend Controls ger realtidsvarningar för betalningsförfrågningar, utgiftsbegränsningar och möjlighet att avbryta prenumerationer centralt.
Andra funktioner inkluderar utgiftsoptimering, realtidsrapportering och automatisering av betalningsflöden.
Ramp
Ramp har delat upp sitt utgiftshanteringssystem i fyra moduler: Starta, Skala, Effektivisera och Spara. Startmodulen ger tillgång till verktyg för att hantera flera kort, fakturabetalningar, utgiftsspårning i realtid och korrekt redovisning.
Skalamodulen möjliggör implementering av företagspolicyer för utgifter och utlägg. Du kan till exempel använda utgiftspolicyer för att skapa regler och kontroller för att säkerställa att riktlinjerna följs. Effektiviseringsmodulen erbjuder arbetsflöden för onboarding, samarbete och redovisning, samt integration med andra affärsverktyg. Slutligen ger Sparmodulen funktioner för kvittomatchning, utgiftskategorisering och besparingsanalys.
Brex
Brex fokuserar på att påskynda företagets ekonomi samtidigt som man följer policys för utgifter. Genom att underlätta för anställda att rapportera utgifter korrekt och för redovisningsteamet att granska dem, främjar Brex en kultur av ekonomisk disciplin.
Brex erbjuder företagslösningar för utgiftshantering som kreditkort, företagskonton, utgiftsspårning och integrationer. Utgiftshanteringsfunktioner ingår i Brex Empower-abonnemanget.
Workday
Workday, känt för sin programvara för hantering av humankapital, erbjuder också ett verktyg för hantering av affärsutgifter. Med ett intuitivt gränssnitt ger Workday en centraliserad plattform för utgiftshantering.
Användargränssnittet är uppdelat i tre flikar: Källa till betalning, Lager och KPI:er. Källa till betalning-modulen ger dataanalys om leverantörsutgifter, hanterade och ohanterade utgifter, leverantörsprestanda och fakturahantering. Eftersom Workday är molnbaserat kan du och dina intressenter övervaka utgifter från vilken enhet som helst med internetanslutning.
PayEm
PayEm fokuserar på avancerad automatisering inom utgiftshantering, med en plattform för hantering av leverantörs- och SaaS-prenumerationer.
I PayEm kan du skapa virtuella kreditkort för leverantörer och tilldela ansvariga personer för utgiftshantering. Du kan även använda samma metod för programvaruprenumerationer. PayEm ger kontroll över utgifterna och hjälper till att minska onödiga kostnader genom att avbryta prenumerationer eller ta bort inaktiva konton.
Teampay
Teampays molnbaserade app ger ekonomiavdelningen överblick över alla utgifter. Intressenter kan se realtidsdata och göra nödvändiga utgiftsbegränsningar.
Med ett konversationsgränssnitt kan anställda få hjälp från ekonomiavdelningen i realtid med köpprocesser och transaktionsgodkännanden. Istället för att vänta på nästa månadsrapport kan du följa utgifterna i realtid.
JAGGAER ONE
JAGGAER ONE är en populär lösning för Source-to-Pay-aktiviteter som samlar alla utgifter från olika delar av verksamheten på en plats. Med detta verktyg hanterar du både direkta och indirekta utgifter.
JAGGAER ONE kombinerar AI och Robotic Process Automation (RPA) för att ge avancerad dataanalys och insikter, vilket hjälper dig att optimera utgiftshanteringsprocesser, som att skapa en upphandlingskatalog för hela verksamheten.
RealPage
RealPage hjälper dig att hantera leverantörer, fakturor och inköp effektivt. Utöver utgiftsspårning samlar RealPage in utgifts- och intäktsdata för alla affärsområden och erbjuder datainsikter för smarta upphandlingar.
Verktyget automatiserar inköpsordrar (PO) och godkännandeprocesser med dataöverföring i realtid till en central instrumentpanel för utgiftsanalys.
Concur Expense
Concur Expense från SAP integrerar och automatiserar hanteringen av företagsutgifter genom att koppla flera Source-to-Pay-transaktioner.
Verktyget är fördelaktigt för både anställda och arbetsgivare. Till exempel kan anställda rapportera utlägg från mobilen. Concurs intelligenta program kontrollerar utgifterna och skickar meddelanden så att du snabbt kan godkänna dem.
Slutord
Med hjälp av en programvara för utgiftshantering kan du stoppa omedvetna pengaflöden som kan underminera företagets lönsamhet. Ett bra utgiftsspårningsverktyg är också nödvändigt för att hantera återkommande betalningar till anställda eller leverantörer.