Virtuella kontor: Din väg till flexibelt företagande
Genom att registrera dig för ett virtuellt kontor via någon av de plattformar som nämns nedan, får du tillgång till alla de bekvämligheter och fördelar som ett traditionellt kontor erbjuder. Det kan ibland vara en utmaning för mikro-, små-, medelstora företag och frilansare att hyra fysiska kontorslokaler. Du måste betala en fast månadshyra som dessutom tenderar att öka för varje år. Allt detta bara för en företagsadress och brevlåda.
Om du driver ditt företag online men behöver en företagsadress för fakturering, skatteändamål och regelverk, kanske du undrar om det finns andra alternativ än att betala hyra för ett fysiskt kontor. Det finns det! Du kan nämligen investera i abonnemang för virtuella kontor.
Läs vidare för att lära dig mer om virtuella kontor, deras centrala funktioner och några av de bästa lösningarna som finns tillgängliga på marknaden just nu.
Distansarbete och hybrida arbetslösningar i en postpandemisk värld
Under Covid-19-pandemin tvingades företag att skicka hem sin personal på grund av globala nedstängningar. IT-utvecklare inom teknikområdet förnyade verktyg för onlinearbete under de två åren av Covid-19-pandemin (2020-2021).
Företag upplevde en ökning av användningen av applikationer som Zoom, Slack, Asana, Teams, Google Workspace, Google Meet och olika whiteboard-appar.
Företag upptäckte också att distansarbete minskade kostnader som kontorslokaler, arbetsstationer, restauranger och gym. Dessutom upplevde man att anställda blev mer aktiva och produktiva när de arbetade på distans.
Eventuella säkerhetsproblem löstes också genom robusta säkerhetslösningar för slutpunkter, applikationer för hantering av identitet och åtkomst samt desktopvirtualisering.
Efter pandemin valde många företag att inte kalla tillbaka alla anställda till arbetsplatsen. Istället har man anammat en hybrid arbetsmodell.
I den hybrida modellen arbetar vissa anställda hemifrån medan andra går till kontoret. Alla anställda håller kontakten genom onlinearbetsytor från Google, Microsoft, Facebook med flera.
Olika IT-företag har lanserat nya affärsprodukter för att tillgodose nästa generations digitala företag. Det handlar om virtuella kontor, virtuella kontorsassistenter, adresser för vidarebefordran av post, röstbrevlåda för officiella fasta telefoner och så vidare.
Nystartade och moderna digitala företag kan ta del av allt detta i ett enkelt och prisvärt paket som tillgodoser alla krav på regelverk och kundefterlevnad.
Vad är ett virtuellt kontor?
Dessa hanterade tjänster ger ditt företag en fysisk adress, utöver din hemadress. Du kan få kontorsrelaterade funktioner som telefonsvarare, postadress, vidarebefordran av post, videokonferenser och mötesrum.
Vissa leverantörer av virtuella kontor erbjuder även tillfälliga konferensvärdtjänster på en fysisk arbetsplats.
Med dessa tjänster slipper du krångel med hyresavtal, lokalvård, månadshyror och liknande.
Små företag och nystartade företag använder ofta dessa tjänster för att minska drifts- och omkostnader. Det gör det också möjligt för dig att fokusera på att generera intäkter istället för att hantera administrativa uppgifter.
Viktiga egenskaper hos leverantörer av virtuella kontor
#1. Företagsadresser
Tjänsteleverantören ska kunna erbjuda dig företagsadresser som inte är svartlistade för företag- och skatteregistrering.
#2. Brevlåda och vidarebefordran av post
Leverantören bör ta hand om all inkommande fysisk post och vidarebefordra den till din hemadress.
#3. Fasta telefonnummer och virtuella telefonsvarare
Det ska finnas ett officiellt telefonnummer som kunder och potentiella kunder kan ringa till. Samtalen bör inte lämnas obesvarade. Det kan finnas en live-receptionist eller en virtuell receptionist som kan svara på samtalen.
#4. Ingen inlåsning till leverantör
Det bör inte finnas komplicerade avtal eller dolda avgifter. Leverantören bör kunna erbjuda dig fler resurser om du planerar att skala upp din verksamhet.
#5. Höghastighetsinternet
Om leverantören erbjuder samarbetsutrymmen för tillfälliga möten, bör det finnas höghastighetsinternet som kan hantera flera enheter online.
#6. Audio/videoutrustning för konferenser
Du kommer också att behöva audiovisuella system för virtuella hybrida arbetsytor, för både personliga och distansmöten.
#7. Webbplats och chattverktyg
Det är en fördel om leverantören även erbjuder webbplatsregistrering, webbhotell och chattjänster för ditt växande företag.
#8. Lokaler för evenemang och möten
Om du behöver hålla aktieägarmöten, kundmöten, konferenser med mera, ska leverantören kunna tillgodose dessa behov.
#9. Utskrifts- och skanningstjänster
Hybridkontoret bör också ha funktioner för utskrift vid behov samt verktyg för utskriftshantering. Företag kan inte alltid slutföra sina affärer utan att kunna skriva ut kontrakt.
Här nedanför hittar du några populära kontorslösningar online som du kan överväga för ditt företag:
InCitySpace virtuella kontor
Seattle är den viktigaste affärsstaden i delstaten Washington, USA. De flesta utländska företag vill ha en Seattle-adress för att stärka varumärket, få skatteförmåner och öka sin status. Genom att ha en företagsadress i Seattle, USA, kan du också använda checkkonton.
InCitySpace Virtual Office kan tillgodose dina behov av virtuella företagsadresser i Seattle. ICS erbjuder riktiga gatuadresser, inte virtuella adresser som myndigheter inte kan verifiera.
ICS har de nödvändiga licenserna för att driva sådana företag i USA, vilket innebär att du automatiskt följer alla statliga och federala lagar.
Alliance Virtual Offices
Alliance Virtual Offices är en av de ledande aktörerna inom denna bransch. De erbjuder onlinekontor med riktiga adresser i populära länder där många företag vill etablera sig.
Du anger var du vill ha ditt virtuella kontor, och Alliance kommer snabbt att lista olika alternativ till rimliga månads- eller årspriser.
Anmärkningsvärda egenskaper hos Alliance är:
- Receptionisttjänster i realtid
- En virtuell företagsadress i USA
- Virtuella fasta telefonnummer
- Samarbetsutrymmen för evenemang och tillfällen
- Bokning av mötesrum
- Över 1200 internationella platser med fler än 4000 globala mötesrum
WeWork
WeWork revolutionerar konceptet med det virtuella kontoret. De erbjuder arbetsplatser att hyra per timme, dag, vecka eller månad. Deras samarbetsytor inkluderar internet, telefoner, mötestillbehör och utskriftstjänster.
WeWorks anmärkningsvärda funktioner är:
- Dedikerade skrivbord i ett delat kontor
- Privata kontor
- Kontor i svitstorlek med privata bekvämligheter
- Kontor med en hel våning
- Månatliga medlemskap i coworking spaces
WeWork är också populärt bland anställda som arbetar digitalt eftersom de erbjuder dedikerad bandbredd, VPN-åtkomst, LAN-åtkomst och Wi-Fi-täckning. Alla deras IT-tjänster har dessutom säkerhetsåtgärder i företagsklass.
Kumospace
Kumospace tar onlinekontor till en ny nivå genom att erbjuda en visuell miljö där du kan skapa ett kontor i ett virtuellt utrymme. Du kan se vem som arbetar inom en golvliknande arkitektur. Där finns skrivbord, stolar, skiljeväggar och allt annat som fanns på din gamla arbetsplats, fast allt finns i molnet.
Kollegor kan interagera med varandra via sina avatarer i det visuella gränssnittet. Du kan se om någon inte sitter vid sitt skrivbord med hjälp av en rörelsefunktion. Andra anmärkningsvärda funktioner i Kumospace är:
- Rumsligt ljud för flera konversationer, precis som på fysiska arbetsplatser
- Dela dokument via snabblänkar
- Onlinespel som på kontoret
- Dela skärmar med kollegorna
- Whiteboardtavlor för brainstorming
- Kaffepauser
Clevver.io
Clevver.io låter dig bygga upp ett helt företag online och skapa en företagsadress i 50 länder runt om i världen. Hittills är det den mest robusta onlineleverantören av kontors- och företagstjänster som vi har undersökt.
De erbjuder tjänster som företagsregistrering, bankkonton, beskattning, redovisning och digitala postlådor.
Intelligent Office
Oavsett om du äger ett stort eller litet företag erbjuder Intelligent Office dig virtuella företagslösningar som hjälper dig att driva verksamheten mer effektivt och lönsamt. Anskaffa de virtuella kontorslokaler du vill ha och se ditt företag växa med en professionell framtoning.
De låter dig ha en prestigefylld virtuell adress för att ta emot post oavsett var du befinner dig. Du kan även använda telefonsvararen för att få bättre kundinteraktion. Företag kan även ansluta en utbildad virtuell assistent till sitt team som kan ta hand om verksamheten.
Regus
Med Regus kan företag öka sin synlighet i hela världen. Välj ett av deras virtuella kontor i valfri storstad och presentera ditt företag på ett professionellt sätt.
Utöver en virtuell adress kan du även få vidarebefordran av post och samtalstjänster som ingår i tjänsten.
Anmärkningsvärda egenskaper hos Regus är:
- Omedelbar företagsadress
- Professionell receptionist
- Vidarebefordran av post dagligen, veckovis, månadsvis eller vid behov
- Lokalt eller nationellt företagstelefonnummer
- Professionell receptionistservice
- Kontor eller coworking space vid behov
- Administrativt stöd
Opus VO
Opus VO är plattformen där du kan få alla de tjänster som ditt företag behöver till en bra kostnad. Du kan välja mellan över 650 platser i USA, inklusive Atlanta, Beverly Hills, Chicago, Brooklyn, Los Angeles, New York och Miami. Några utmärkande funktioner hos Opus VO är:
- Företagets postadress
- Företagets telefonnummer
- Premium vidarebefordran av samtal
- Företagets faxnummer
- Live receptionist
- Röstbrevlåda konverterad till e-post
- Fax-till-e-posttjänst
- Bygga upp företagets kreditvärdighet
Du kan även använda funktioner som sms, avgiftsfria nummer och ljudkonferensbryggor mot en extra avgift.
virtualoffice.team
Virtualoffice.team är den digitala arbetsytan som är dedikerad till distribuerade team. Även om alla dina medarbetare arbetar från olika platser, kan den här plattformen hjälpa dig att förbättra kommunikationen och lagandan. Både team som jobbar helt på distans och hybridteam kan dra nytta av det här programmet.
Du kan designa ditt virtuella kontor och placera ditt skrivbord var du vill. Det är enkelt att kommunicera och samarbeta med andra, precis som på ett riktigt kontor. Du kan även träffa dina kollegor i ett virtuellt mötesrum och bjuda in gäster på bara några sekunder.
Davinci Virtual
Vill du ha tillgång till tusentals virtuella kontorslokaler från olika delar av världen? Davinci Virtual är lösningen som erbjuder allt du förväntar dig av en företagsadress.
De låter dig ha ett virtuellt kontor med en riktig postadress, vilket hjälper dig att ge ett bra intryck på dina kunder. Du kan välja mellan 5500 företagslokaler för företagstillstånd, registrering och förteckning i internetkataloger.
Du kan använda samma adress för att ta emot affärskorrespondens som personalen sedan säkert förvarar för avhämtning eller vidarebefordran. Företag kan även nämnas i lobbykatalogen för att få ökad trovärdighet.
Lokalen kan även användas för affärsmöten eftersom de har höghastighetsinternet, smartboards, LCD-projektorer, plasmaskärmar och andra presentationsverktyg.
Stark Office Suites virtuella kontor
Med hjälp av Stark Office Suites Virtual Offices kan du skapa ett smart och framgångsrikt image för ditt företag eller din professionella verksamhet. Oavsett om du vill ha en väletablerad affärsnärvaro eller minska kostnaderna för en permanent kontorsyta, finns den här virtuella kontorslösningen här för att ta ditt företag till nästa nivå.
Om du väljer den här tjänsten kan du välja bland de bästa företagsadresserna i Westchester, Long Island, Midtown Manhattan och Connecticut. Lösningen som erbjuds av det här företaget inkluderar postadresser, kontorsutrymmen och en personlig receptionist.
Om det behövs kan ditt företag även använda Stark Office Suites för att hålla möten och konferenser. För personer som alltid är på språng erbjuder de en receptionstjänst som kan sköta uppgifter som att hälsa, screena och vidarekoppla samtal.
Servcorp virtuella kontor
Servcorp Virtual Office låter dig driva ditt företag från någon av deras 150 globala platser. Några populära platser är New York, Washington, DC, Chicago, Houston, London, Paris, Berlin, Tokyo och Osaka.
När du väljer det här alternativet får du en adress och ett telefonnummer i ditt namn direkt.
Du kan använda den här prestigefyllda adressen för din företagsregistrering och posthantering. Post som tas emot på adressen kommer att vidarebefordras till valfri plats.
Dedikerade receptionister, interaktiv röstbrevlåda dygnet runt och säkra fax-till-e-posttjänster är ytterligare funktioner som den här lösningen erbjuder.
Om du behöver utföra vanliga kontorsärenden som utskrift, finns sekreterare tillgängliga på begäran för att tillgodose dina behov. De ger även tillgång till mötesutrymmen, videokonferenser, styrelserum, coworkinglounger med Wi-Fi och privata kontor.
Slutord
Efter att ha läst den här artikeln bör du ha fått en bra överblick över de bästa virtuella kontorslösningarna som finns. Kolla in deras webbplatser för demonstrationer, gratis provperioder och säljdiskussioner.
Dessa alternativ har alla standardfunktioner som en leverantör av virtuella arbetsytor bör ha.
Kolla även in några ståbord för distansarbete.