Har du inte tid att låta kunderna vänta? Effektivisera dina samtalshanteringsuppgifter med virtuella receptionisttjänster.
Virtuella receptionisttjänster är det bästa sättet att spara på arbetskostnader och öka företagets produktivitet. Dessa tjänster hjälper dig att frigöra tid och fokusera på att lösa andra viktiga affärsproblem.
Den här artikeln hjälper dig att hitta de bästa virtuella receptionisttjänsterna för att ta emot dina samtal även när du inte är tillgänglig.
Låt oss dyka in i fler detaljer.
Innehållsförteckning
Vad är virtuella receptionisttjänster?
Telefonsamtal är avgörande för förfrågningar och nivåer upp leadsgenereringsprocessen för alla företag. Att besvara och hantera kundtjänstsamtal är avgörande och kan inte undvikas även om du är upptagen med att driva affärsverksamhet.
Traditionellt anlitar storskaliga företag med en stor budget en receptionist på heltid för att ta hand om inkommande samtal och kundservice. Men en intern receptionist blir en overheadkostnad för småföretag med begränsade medlemmar.
Det är där de virtuella receptionisttjänsterna kommer in i bilden.
Virtuella receptionisttjänster tillhandahåller levande mänskliga receptionister för att hälsa på uppringare och förstå orsaken till deras samtal. Efter att ha analyserat den tillhandahållna informationen dirigeras dessa samtal till lämpliga teammedlemmar, vilket förbättrar kundens interaktion med företaget.
I allmänhet tillhandahåller dessa tjänster 24/7 livetelefonister för inkommande samtal och textmeddelanden. På så sätt kan du vara säker på att inga kundsamtal missas.
Varför ska du anlita en virtuell receptionist?
Att anställa en virtuell receptionist är en subjektiv fråga. Det beror på om du vill ha en intern teammedlem eller om du kan lägga ut arbetet på entreprenad.
Även om stora företag kan ha ett dedikerat team av receptionister, är det inte fallet med småföretagare och nystartade företag. För att minska driftskostnaderna bör små företag välja en virtuell receptionisttjänst.
Med det sagt, låt oss titta på några av fördelarna med att anlita virtuella receptionisttjänster:
- Lägger till professionalism: Att välkomna dina kunders inkommande samtal med ett professionellt inspelat hälsningsmeddelande ger en långvarig inverkan på ditt företag. Det skapar en känsla av tillit att de inte har att göra med en rookie.
- Kostnadseffektivt: Virtuella receptionister är billigare och har ingen bindningstid. Du kan aktivera och ställa in en samtalssvarstjänst som tar hand om kundfrågor.
- Förbättrad kundhantering: Professionella receptionister utbildas i att hantera samtal och kundförfrågningar effektivt. De har erfarenhet av att hantera olika situationer och hjälper dig att öka verksamhetens effektivitet.
- Anpassningsvänlig: Virtuella receptionisttjänster låter dig ändra dina regler för vidarekoppling av samtal, välkomsthälsningsmeddelande och andra affärskommunikationsdetaljer.
- Tillgänglighet: Interna receptionister kan endast ta emot inkommande samtal under kontorstid. Medan virtuella receptionister kan arbeta hela dagen, varje dag, och tillhandahålla en 24/7 live-samtalssvarstjänst till dina kunder.
- Integrationer: Integrera virtuella receptionisttjänster med dina affärskommunikationsverktyg som Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams och många fler.
Nu när du vet fördelarna med att anlita virtuella receptionisttjänster, låt oss börja med vår lista.
ReceptionHQ
ReceptionHQ är en global ledare för småföretag som vill vara mer tidseffektiva men ändå ha en heltidsanställd i sitt team. Deras virtuella receptionisttjänster inkluderar 24/7 livesvar och hantering av inkommande samtal, e-postmeddelanden och sms. De kan också hantera utgående samtal och andra uppgifter, som att schemalägga möten och skicka påminnelser.
ReceptionHQ hanterar majoriteten av samtalen för företag i USA under högtrafik. De erbjuder tvåspråkig service utan något inlåsningsavtal, så att du kan börja med deras riskfria provperiod för 7-dagarstjänster.
Jodel.io
Yodel.io är ett virtuellt receptionistföretag som har funnits i över 15 år, så de vet vad de gör. Du kan välja mellan en helautomatisk IVR-assistent eller en mänsklig receptionist som arbetar på distans för att hantera dina samtal. Några anmärkningsvärda funktioner hos Yodel inkluderar intelligenta röst IVR-system, samtalsscreening och integration med kommunikationsverktyg som Hubspot, Zendesk, Intercom och Slack.
De erbjuder en gratis provperiod utan något avtal. Men om du vill fortsätta använda deras tjänster efter att testperioden är slut, har de olika planer beroende på dina behov.
gräshoppa
Om du letar efter en virtuell receptionisttjänst som gör att du kan använda ett separat telefonnummer och ta emot samtal från var som helst i världen, är Grasshopper ett utmärkt alternativ. Den tillhandahåller också ett virtuellt telefonnummer för att svara på inkommande samtal på din dator eller mobila enhet. På så sätt förblir ditt nummer privat och du kan fokusera på att göra dina affärssysslor utan avbrott.
Tjänsten startar en 7-dagars gratis provperiod, utan något kontrakt krävs, så om det inte fungerar för dig, är det inget åtagande inblandat.
MinReceptionist
MyReceptionist erbjuder virtuella receptionist- och receptionssupporttjänster för att ge företagstillgänglighet 24/7 till ett lägre pris än att hyra en receptionist på plats. Du får alla fördelar med personliga receptionister för att hjälpa dig hantera inkommande samtal, boka möten eller möten och boka researrangemang, utan några av de krångel du kan möta när du anställer en intern anställd.
MyReceptionist erbjuder många olika paket beroende på hur mycket tid per vecka eller månad du behöver hjälp med att hantera kundsamtal på ditt företag.
Rubin
Ruby Receptionists ger dig professionell telefonsupport för ditt företag genom att använda kraften i artificiell intelligens (AI) för att hantera inkommande samtal från företag över hela världen. De kan svara på frågor om ditt företag i realtid, svara på kunder för ditt företags räkning och till och med boka in möten åt dig.
Med Ruby får du en dedikerad mobilapp för att kontrollera samtalshanteringsaktiviteter och textmeddelanden som tas emot från kunder. Du kan enkelt synkronisera dina dagliga scheman med Rubys kalenderintegrationer.
Konversation
Conversational är en virtuell receptionisttjänst för företag som behöver en virtuell receptionist med full service eller de som har flera platser och behöver någon som hanterar deras inkommande samtal från hela världen.
Med Conversational får du tre huvudkomponenter: receptionshantering, samtalsdirigering och hantering av röstmeddelanden (till exempel konfigurering av automatiska receptionister), samt en onlinebokning av möten och e-postmarknadsföringsplattform.
Du kan också använda konversationstjänster utöver dina befintliga telefonsystem som Microsoft Lync eller Cisco Jabber.
AnswerForce
AnswerForce är en fullfjädrad virtuell receptionist som låter dig hantera inkommande samtal med deras 24/7 receptionisttjänster. Den har många funktioner, inklusive en anpassningsbar instrumentpanel där du kan se inkommande samtal och hantera dem från en plats.
Du kan också integrera AnswerForce med ett IVR-system som IVRX eller Intercom om du vill ha ännu mer kontroll över hur uppringare blir bemötta när de ringer in på företagets kontor eller via sina mobiltelefoner.
AnswerConnect
AnswerConnect är ett telefoniföretag som har funnits sedan 2001 och tillhandahåller virtuella receptionisttjänster. Det är medlem i Better Business Bureau, National Association of Professional Women och mer.
Du kan välja mellan två typer av virtuella receptionister: Live Chat och Instant Messaging (IM). AnswerConnect ger användarna en fördel eftersom du kan välja vilken typ du vill ha baserat på dina specifika behov.
Oavsett om du är arbetsgivare eller företagsägare, eller en individ som vill ha hjälp med att svara på samtal, kan AnswerConnect skräddarsys för att passa dina krav.
Hjälpprogram
Helpware är en virtuell receptionisttjänst för små och medelstora företag. Det erbjuder en rad tjänster, inklusive schemaläggning av möten, vidarekoppling av samtal, röstbrevlåda och e-postsupport.
Helpware är en webbaserad virtuell receptionisttjänst som låter dig hantera inkommande samtal var som helst och när som helst. Du kan också ställa in automatiska svar beroende på uppringarens behov (som att ställa in ett möte) eller lägga till funktioner som automatiska receptionister som tar anteckningar under möten med potentiella kunder så att du inte behöver göra det själv.
Abby
Abby är en virtuell receptionisttjänst från Zendesk som kan användas för att hantera inkommande samtal, e-postmeddelanden och chattar. Du kan ställa in automatiska svar för kundförfrågningar om beställningar eller leveranstider.
Med Abby får du ett meddelande när en ny kund registrerar sig för ditt nyhetsbrev, och du kan skicka ett tackbrev till kunder som ger feedback om sin upplevelse.
MoneyPenny
Moneypenny är en 24/7 telefonsvarare med sitt huvudkontor i Storbritannien och USA sedan 2000. Du får friheten att välja engagerade personer från sitt team, och Moneypenny kommer att utbilda dem att svara på dina företagssamtal och ge livechatthjälp, ring överföring, CRM och kalenderintegrationer.
Du kan uppdatera din tillgänglighet på deras portal för att svara på schemalagda samtal och även kontrollera historiken för tidigare samtal och meddelanden med en fingertoppsröra.
Slutanteckning
Låt oss sammanfatta att vi pratar om relationsbyggande med dina kunder.
Det är viktigt att sätta rätt ton i början av varje samtal, eller så kanske kunderna känner att de har blivit omtalade av ett automatiserat system som inte ens kommer ihåg deras namn.
Att välja vilket företag som helst från ovanstående virtuella receptionistlista är tillräckligt för att få dina företag att se mer professionella ut och effektivisera förfrågningsprocessen.
Vi hoppas att den här artikeln har hjälpt dig att lära dig mer om hur virtuella receptionisttjänster kan hjälpa dig att fokusera på att växa ditt företag utan att oroa dig för hur saker och ting hanteras bakom kulisserna.
Glöm inte att kolla vår lista över bästa IT-helpdesklösningar för att minimera inverkan av problem på affärsverksamheten.