Känner du att du ständigt saknar tid och dina kunder får vänta? Då kan lösningen vara att effektivisera din samtalshantering med hjälp av en virtuell receptionstjänst.
Virtuella receptionstjänster är en utmärkt metod för att sänka dina driftskostnader och samtidigt förbättra företagets produktivitet. Med dessa tjänster kan du frigöra värdefull tid och fokusera på andra viktiga affärsuppgifter.
Denna artikel ger dig information som hjälper dig att identifiera de bästa virtuella receptionstjänsterna, som tar hand om dina samtal även när du inte är tillgänglig.
Låt oss utforska detta mer i detalj.
Vad innebär virtuella receptionstjänster?
Telefonsamtal spelar en avgörande roll när det gäller förfrågningar och generering av leads för alla företag. Det är nödvändigt att besvara och hantera samtal från kunder, och det går inte att undvika, även om du är upptagen med andra affärsuppgifter.
Större företag med större budgetar anställer ofta en receptionist på heltid för att hantera inkommande samtal och kundservice. Men för mindre företag med en begränsad budget kan en intern receptionist innebära en stor kostnad.
Det är här virtuella receptionstjänster kommer in i bilden.
Virtuella receptionstjänster erbjuder riktiga, mänskliga receptionister som tar emot samtal och förstår vad det gäller. Efter att ha analyserat den information som ges, vidarebefordras samtalen till lämpliga teammedlemmar, vilket bidrar till en förbättrad kundinteraktion med företaget.
Oftast erbjuder dessa tjänster 24/7 live-operatörer för både inkommande samtal och textmeddelanden. Detta säkerställer att inga kundsamtal går förlorade.
Varför bör du överväga en virtuell receptionist?
Om du ska anlita en virtuell receptionist eller inte är ett individuellt beslut. Det beror på om du föredrar en intern medarbetare eller om du vill outsourca arbetet.
Större företag har oftast egna dedikerade team av receptionister, men det är inte vanligt bland småföretagare och nystartade bolag. För att sänka kostnaderna bör mindre företag istället överväga att använda en virtuell receptionstjänst.
Låt oss ta en titt på några av fördelarna med att anlita en virtuell receptionist:
- Ökar professionalismen: Ett professionellt inspelat välkomstmeddelande som möter dina kunder ger ett bra intryck av ditt företag. Det skapar ett förtroende att de inte har att göra med ett oerfaret företag.
- Kostnadseffektivt: Virtuella receptionister är billigare och saknar långa bindningstider. Du kan snabbt och enkelt aktivera en samtalssvarstjänst som tar hand om kundförfrågningar.
- Förbättrad kundhantering: Professionella receptionister är utbildade att hantera samtal och kundfrågor på ett effektivt sätt. De har erfarenhet av olika situationer och hjälper dig att öka effektiviteten i verksamheten.
- Anpassningsbart: Virtuella receptionstjänster ger dig möjlighet att ändra dina regler för samtalshantering, välkomstmeddelanden och andra kommunikationsdetaljer.
- Tillgänglighet: Interna receptionister är normalt bara tillgängliga under kontorstid. Virtuella receptionister kan arbeta dygnet runt och erbjuda en 24/7 live-tjänst för dina kunder.
- Integrationer: Integrera dina virtuella receptionstjänster med dina kommunikationsverktyg som Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams med flera.
Nu när du känner till fördelarna med att använda virtuella receptionstjänster, låt oss gå vidare till vår lista.
ReceptionHQ
ReceptionHQ är en global ledare för småföretag som vill öka sin tidseffektivitet, men samtidigt ha en dedikerad kontaktperson i sitt team. Deras virtuella receptionstjänster inkluderar 24/7-svar på samtal och hantering av inkommande samtal, e-post och sms. De kan också hantera utgående samtal och andra uppgifter som att boka möten och skicka påminnelser.
ReceptionHQ hanterar en stor del av samtalen för företag i USA under högtrafik. De erbjuder tvåspråkig service utan bindningstid, så du kan prova en riskfri 7-dagars testperiod.
Jodel.io
Yodel.io är ett etablerat företag inom virtuella receptionstjänster som har funnits i över 15 år. De erbjuder en helautomatiserad IVR-assistent eller en mänsklig receptionist som arbetar på distans för att ta hand om dina samtal. Bland Yodels funktioner finns intelligenta röst-IVR-system, samtalsscreening och integration med kommunikationsverktyg som Hubspot, Zendesk, Intercom och Slack.
De erbjuder en kostnadsfri testperiod utan bindningstid. Om du vill fortsätta använda deras tjänster efter testperioden, erbjuder de olika abonnemang som är anpassade efter dina behov.
Grasshopper
Om du söker en virtuell receptionstjänst som ger dig ett separat telefonnummer och möjlighet att ta emot samtal var som helst i världen, är Grasshopper ett bra alternativ. De erbjuder också ett virtuellt telefonnummer för att svara på inkommande samtal via dator eller mobilenhet. Detta skyddar ditt privata nummer och ger dig möjlighet att fokusera på din verksamhet utan störningar.
Tjänsten erbjuder en 7-dagars testperiod, utan krav på avtal, så det finns inga förpliktelser om det inte fungerar för dig.
MyReceptionist
MyReceptionist tillhandahåller virtuella receptions- och supporttjänster för att företag ska ha tillgänglighet dygnet runt, till en lägre kostnad än att anställa en receptionist på plats. Du får alla fördelar med personliga receptionister som hjälper dig att hantera inkommande samtal, boka möten och resor, utan de problem som kan uppstå med intern personal.
MyReceptionist erbjuder flera olika paket beroende på hur mycket hjälp du behöver per vecka eller månad för att hantera kundsamtal inom ditt företag.
Ruby
Ruby Receptionists ger dig professionell telefonsupport för ditt företag genom att använda artificiell intelligens (AI) för att hantera inkommande samtal från företag över hela världen. De kan besvara frågor om ditt företag i realtid, svara på kunder och till och med boka in möten åt dig.
Med Ruby får du en mobilapp där du kan kontrollera samtalshantering och meddelanden som tas emot från kunder. Du kan enkelt synkronisera dina dagliga scheman med Rubys kalenderintegration.
Conversational
Conversational är en virtuell receptionstjänst för företag som behöver en fullservicetjänst eller har flera kontor och behöver hantera samtal från hela världen.
Med Conversational får du tre huvudsakliga funktioner: receptionshantering, samtalshantering och röstmeddelanden (till exempel automatisk reception), samt en onlinebokningsplattform och e-postmarknadsföring.
Du kan också använda Conversational utöver befintliga telefonsystem som Microsoft Lync eller Cisco Jabber.
AnswerForce
AnswerForce är en komplett virtuell receptionstjänst som ger dig möjlighet att hantera inkommande samtal med deras 24/7 receptionstjänster. Den har många funktioner, inklusive en anpassningsbar instrumentpanel där du kan se och hantera inkommande samtal.
Du kan även integrera AnswerForce med ett IVR-system som IVRX eller Intercom om du vill ha ytterligare kontroll över hur inkommande samtal hanteras både på företagets kontor och via mobiler.
AnswerConnect
AnswerConnect är ett telefoni företag som har funnits sedan 2001 och tillhandahåller virtuella receptionstjänster. Det är medlem i Better Business Bureau, National Association of Professional Women med mera.
Du kan välja mellan två typer av virtuella receptionister: Live Chat och Instant Messaging (IM). AnswerConnect ger användarna en fördel genom att du kan välja vilken typ som bäst passar dina specifika behov.
Oavsett om du är arbetsgivare, företagsägare eller en privatperson som behöver hjälp med att svara på samtal, kan AnswerConnect skräddarsys efter dina krav.
Helpware
Helpware är en virtuell receptionstjänst för små och medelstora företag. De erbjuder en rad tjänster som bokning av möten, samtalshantering, röstbrevlåda och e-postsupport.
Helpware är en webbaserad virtuell receptionstjänst som låter dig hantera inkommande samtal var som helst och när som helst. Du kan även konfigurera automatiska svar baserat på den som ringer (som att boka ett möte) eller lägga till funktioner som automatisk reception som tar anteckningar under möten med potentiella kunder.
Abby
Abby är en virtuell receptionstjänst från Zendesk som kan användas för att hantera inkommande samtal, e-postmeddelanden och chattar. Du kan ställa in automatiska svar på kundförfrågningar om beställningar eller leveranstider.
Med Abby får du en notifikation när en ny kund registrerar sig för ditt nyhetsbrev och du kan skicka tackbrev till kunder som ger feedback om sin upplevelse.
MoneyPenny
Moneypenny är en 24/7-telefonsvarare med huvudkontor i Storbritannien och USA sedan år 2000. Du får möjlighet att välja engagerad personal från deras team och Moneypenny utbildar dem i att hantera dina företagssamtal och ge live-chatthjälp, samtalshantering samt integration med CRM och kalender.
Du kan uppdatera din tillgänglighet i deras portal för att hantera schemalagda samtal och även kontrollera historiken över tidigare samtal och meddelanden.
Avslutande tankar
Låt oss sammanfatta med att prata om hur viktigt det är med relationsbyggande med dina kunder.
Det är avgörande att skapa rätt ton i början av varje samtal. Annars kan kunderna uppleva att de talar med ett automatiserat system som inte ens kommer ihåg deras namn.
Genom att välja något av ovanstående företag som erbjuder virtuella receptionstjänster kan du få ditt företag att verka mer professionellt och effektivisera hanteringen av kundförfrågningar.
Vi hoppas att den här artikeln har gett dig en bättre förståelse för hur virtuella receptionstjänster kan hjälpa dig att fokusera på företagets tillväxt, utan att behöva oroa dig för hur samtal hanteras.
Glöm inte att kolla in vår lista över bästa IT-helpdesklösningar för att minimera effekterna av problem på verksamheten.