Resurshantering: En Översikt
Resurshantering utgör en central process för resursförvaltare och företag som strävar efter att effektivt styra sina tillgångar för att nå uppsatta mål, vare sig det rör sig om organisatoriska målsättningar eller specifika projekt. Dessa resurser kan ta sig formen av personal, tid, utrustning eller ekonomiska medel.
Genom att implementera en välfungerande resurshanteringsstrategi, ökar möjligheten att leda projekt med minskade kostnader och inom den avsatta budgeten.
Ett ändamålsenligt verktyg för resurshantering är avgörande för att kunna fördela rätt resurser till de mest lämpliga uppgifterna och projekten, vilket säkerställer att arbetet slutförs i tid och utan betydande hinder eller komplikationer.
Bildkälla: wikimedia.org
Vikten av Resurshantering
En kritisk aspekt inom resurshantering är korrekt resursallokering. Över- eller underbelastning av medarbetare kan leda till utbrändhet, vilket i sin tur kan resultera i hög personalomsättning.
Genom att integrera processer och teknologi för automation kan resurshanteringen genomföras både effektivt och ändamålsenligt. Korrekt utförd resurshantering tillåter ledningen att optimalt fördela resurser och personal inom en given budget. Enligt en studie publicerad av PMI Pulse, kan dålig resurshantering resultera i att företag förlorar upp till 11,4 % av sina resurser.
Den globala pandemin och den ökade trenden med arbete hemifrån har lett till att företag i allt större utsträckning anammar resurshanteringsverktyg. Detta för att kunna hantera sina resurser och genomföra projekt inom givna ramar och tidslinjer.
Sammanfattningsvis är resursplanering en av de mest centrala aspekterna för att kunna uppfylla åtaganden inom projektleverans. Den underlättar projektplanering, ger transparens kring nödvändiga resurser och färdigheter, tillåter omfördelning av resurser efter behov, och gör det möjligt att prioritera aktiviteter för att hålla projektdeadlines.
Hur Genomförs Resurshantering?
Med teknologiska framsteg har tidigare metoder för resurshantering blivit mindre vanliga eller är åtminstone inte att föredra i dagens situation.
Tidigare användes traditionella kalendrar, Excel-ark, Microsoft Access och Word-dokument för att hantera, tilldela och schemalägga resurser.
Bildkälla: quickscrum.com
Traditionella eller manuella metoder för resurshantering kan vara tidskrävande och inte ge förväntade resultat, speciellt i sammanhang där man hanterar flera projekt och team på olika platser, samt i en kultur med hemarbete.
Dagens resurshanteringsverktyg ger en bättre överblick över projekt och arbetsuppgifter, resursernas tillgänglighet och scheman. Reala tidsanslutningar möjliggör för chefer, medarbetare och intressenter att hålla sig uppdaterade om pågående projekt och projekt i planeringen. Detta underlättar väl underbyggda beslut och milstolpar.
Här följer några av fördelarna med resurshanteringsverktyg:
- Fastställa förväntningar och uppföljning för att slutföra uppgifter.
- Öka flexibiliteten vid hantering av team på distans.
- Förenkla schemaläggning och planering med korta möten.
- Realtidsövervakning av medarbetares arbetsstatus.
- Tillgänglighet och kontakt för team och chefer när behov uppstår.
- Minskar behovet av mikrohantering, vilket leder till ökad allmän tillfredsställelse.
Varför Behöver Små och Medelstora Företag (SMF) Programvara för Resurshantering (RMS)?
Resurser är en tillgång för alla organisationer, oavsett deras storlek. Om resurserna allokeras på rätt sätt bör det inte uppstå eskalering, avbrott, misslyckanden, och framför allt, förlust av intäkter. RMS och andra CRM-verktyg hjälper företag att uppnå sina affärsmål och upprätthålla en konkurrenskraftig ställning på dagens marknad.
Kostnader, bristande kompetens och synlighet är de faktorer som tvingar små och medelstora företag att använda RMS för att hantera sin verksamhet. Med introduktionen av SaaS (Software-as-a-Service) baserad RMS har scenariot förändrats idag.
Den ökande genomförbarheten med prenumerationsbaserad prissättning på RMS uppmuntrar även små och medelstora företag att implementera RMS för förbättrad effektivitet.
RMS underlättar planeringen och tilldelningen av uppgifter, ökar transparensen, möjliggör automatisering, upprätthåller digital transformation, ökar konkurrenskraften, förbättrar arbetsflödet, löser problem relaterade till resursallokering och reducerar komplexiteten i flera projekt samt främjar individuellt ansvar och hög kontroll, etc.
I följande avsnitt kommer vi att undersöka några av de främsta programvarulösningarna för resurshantering som är fördelaktiga för små och medelstora företag.
Teamdeck
Teamdeck är en omfattande allt-i-ett-lösning för resurshantering. Enligt företaget själva används deras applikation för resurshantering av team i Nordamerika, Sydamerika, Europa, Australien, Mellanöstern, Fjärran Östern och Afrika.
Verktyget erbjuder alla nödvändiga funktioner för resurshantering, som planering, schemaläggning, tidsregistrering och hantering av ledigheter. Dess användarvänliga kalendervy gör det lätt att spåra otilldelade resurser, tilldela dem aktiviteter och övervaka deras scheman.
Ledare kan använda det för att beräkna nyckeltal (KPI:er) och avkastning på investering (ROI) baserat på intäkter eller fakturering, och dess anpassningsbara rapporter ger insikter om teamets engagemang.
Programvarans instrumentpanel hjälper till att förutse framtida projektbehov baserat på de projekt som är i planeringen.
Funktioner
- Utökade rapporteringsmöjligheter, inklusive budget- och lönerapporter.
- Hantering av resurser med precision, inklusive spårning av arbetstimmar och ledigheter.
- Hantering av resursledigheter, inklusive godkännande/avslag, helgdagar, resursfrånvaro och skäl.
- Övervakning av resursutnyttjande genom olika projekt.
I grund och botten kan hela teamets arbete planeras och styras med denna programvara. Dataledda beslut kan fattas genom avancerade rapporteringsstrukturer. Det är en prenumerationsbaserad programvara med ett lägre pris än många andra i samma kategori, från 0,9 USD per månad. Dock ger inte detta pris tillgång till mobilappen.
Wrike
Wrike är en del av det globalt erkända virtualiserings- och molnföretaget Citrix. Den erbjuder omfattande funktionalitet som säkerställer att resurser och teamchefer kan upprätthålla strukturen under projektets hela livscykel.
Programvaran skapar visuella projekt med hjälp av Kanban-tavlor och Gantt-scheman, vilket möjliggör ett smidigt samarbete i geografiskt spridda miljöer och projekt.
Instrumentpanelen delar upp arbetet i tre huvudområden: Uppgifter, projekt och mappar. Mappar används för att organisera uppgifter inom projekt på ett hierarkiskt sätt. Varje projekt har en specifik struktur. Projektledaren kan tilldela specifika uppgifter till enskilda resurser med deadlines.
Programvaran innehåller färdiga mallar som hjälper till att optimera resurs- och projektproduktiviteten på flera sätt, inklusive att skapa produktplaner, öka synligheten för inkommande projekt, utveckla effektiva kommunikationsplaner, och dela upp komplexa projekt i hanterbara faser.
Funktioner
- Projektautomatisering och riskbedömning
- Ger en 360-graders vy av slutförda aktiviteter.
- Skräddarsydda verktyg för alla team och branscher.
- Avancerade funktioner som röstkommandon och smarta svar.
Wrike-plattformen har stöd för över 400 integrationer, inklusive Salesforce, olika CRM-verktyg, Slack och Microsoft Teams, som underlättar ett smidigt genomförande av projekt. Programvaran är prenumerationsbaserad och kostar från $9,8 per användare/månad. Det finns även en 14-dagars testperiod.
detta borde gå till #3
Smartsheet
Smartsheet gör dig till en expert på resurshantering genom att ge en övergripande överblick av din organisations dagliga aktiviteter.
Dess avancerade tidsspårningsfunktion ger en detaljerad översikt över arbetsstyrkan. Under ”Personer” får du tillgång till rollbaserad åtkomst som kan hjälpa dig att hantera både anställda och konsulter.
Du kan även granska varje projektöversikt och få en indikation på om resurser används för mycket eller för lite.
Smartsheet stöder också 100 ångra-gör om operationer för schemaläggning i en aktiv webbläsarsession.
Med hjälp av projektmallarna kan du uppdatera eller importera flera projekt samtidigt.
Slutligen gör tids-, kostnads-, budget- och användningsrapporterna det enkelt att analysera den övergripande prestandan och förbättra processer för kommande projekt.
Du kan uppleva allt detta och mer med en kostnadsfri 14-dagars provperiod, utan krav på kreditkort.
Forecast
Forecast är en prisbelönt plattform. Den har erhållit flertalet utmärkelser från den ledande utvärderingsplattformen G2, för bästa projektledning, resurshantering, uppgiftshantering med mera.
Det är en komplett mjukvara för projektledning som hjälper till att säkerställa utförandet av aktiviteter och absorption av kapacitet från alla resurser. Dess övriga moduler, som hantering av projekt, teamsamarbete, tidsplanering, affärsintelligens och AI-driven arbetsautomatisering kan enkelt integreras med dess resurshanteringsplattform.
En av dess unika egenskaper är dess snabba implementering. SMB-team kan implementera den snabbt och börja leverera. Den har en högre användaradaptionsgrad än andra programvaror i samma kategori.
Funktioner
- Snabbare tidsregistrering av resurser baserat på förslag från artificiell intelligens
- Realtidsvy av utnyttjande och kapacitet för alla resurser.
- Justering av arbetsbelastning för att undvika problem.
- Automatisk beräkning av resursanvändning för att bättre förstå tidsåtgången.
Mjukvaran Forecast hjälper resurs- eller projektledare att planera och justera aktiviteter för att hantera flaskhalsar och sätta standarder för att möta deadlines. Priset börjar på $29/användare/månad för minst 10 användare. Det finns en 14-dagars testperiod.
Activecollab
Activecollab är ytterligare en lättanvänd programvara som hanterar alla faser av projektledning, inklusive arbetsledning, teamsamarbete, tids- och resurshantering, kundhantering och lönsamhet.
Chefer eller direktörer kan använda denna programvara för att planera projektaktiviteter och hantera resurser från start till mål.
Det är en enkel plattform som främjar effektiv kommunikation och samarbete inom team, med andra chefer och med kunder. Det är kostnadsfritt för små projekt med en gräns på 3 användare.
Funktioner
- Automatiserad uppgiftsplanering.
- Importera projekt från andra applikationer och integrationer via Zapier, Slack, Webhooks.
- Uppgiftslista och Kanban-vy.
- Integrering med molnlagring.
Enkel plattform för att utvärdera projektstatus, resursanvändning och företagets lönsamhet, vilket bidrar till att projekt hålls inom budget. Priset börjar vid $7,5 för tre användare. Du kan testa programvaran gratis i 14 dagar innan du implementerar den i din arbetsmiljö.
Float
Float har utvecklats specifikt för resurshantering, schemaläggning och kapacitetsplanering. Den hjälper till att skapa och fördela uppgifter, lägga till projektfaser och deadlines, tilldela resurser och hantera teamkapacitet.
Enligt företaget används mjukvaran inom olika branscher, inklusive byråer, konsultfirmor, arkitektkontor och IT-företag.
Plattformen möjliggör integrering av befintliga arbetsflöden för projektledning, schemaläggning och uppdateringar med mera. Förutom visualisering av resurskapacitet och projektrapporter kan denna programvara också hantera komplexa projektkrav.
Funktioner
- Denna plattform tillhandahåller resursplanering som visar projektuppskattningar mot faktiska värden.
- En förifylld tidsrapport hjälper resurser att slutföra uppgifter enkelt.
- Flexibilitet i resursplanering för chefer och att logga tid oavsett plats.
- Personuppgiftsskydd med stöd av GDPR och SOC2-efterlevnad.
Float är en av de mest populära resurshanteringsplattformarna i denna kategori. Den är enkel att använda och implementera, och kostar från 6 USD per månad. Det finns också en 30-dagars testperiod.
Saviom
Saviom är en avancerad programvara för resurshantering med anpassningsbara konfigurationsalternativ som kan justeras efter projektkraven. Programvaran kan hjälpa till att minska resurskostnaderna med 10 till 30 % och öka resursutnyttjandet med 10 till 20 %.
En unik egenskap är plattformens förutsägelse om resursanvändning, inklusive behov, obetalda resurser, över- och underutnyttjande samt kapacitetsplanering med hjälp av flerdimensionell realtidsanalys.
Detta är en omfattande plattform för resurshantering som hjälper små och medelstora företag att förutse resursbehov baserat på utbud och efterfrågan.
Programvaran hjälper dig att snabbt identifiera och allokera de rätta resurserna i tid, baserat på kompetens, plats och intresseområden, med mera.
Funktioner
- Överblick över projektets ekonomi inklusive kostnader, intäkter och vinstmarginaler.
- Optimering av ofakturerade resurser för ökat utnyttjande.
- Identifiering av skillnader mellan resurser, faktiska och prognostiserade.
- Intelligent affärsinstrumentpanel för analys och rapportering.
Saviom är det bästa valet om du söker en komplett lösning för resurshantering inom teknik, redovisning, IT, konstruktion och konsultverksamhet. Det hjälper till med resursplanering, kapacitetsplanering, rapportering och analys, samt integration med andra arbetsflödesplattformar. Prisuppgifter finns på begäran.
Process
Process är en programvara för hantering av arbete och resurser. Det är ett användarvänligt verktyg för att skapa flera arbetsflöden, tilldela resurser och spåra framsteg.
En viktig del av arbetsflödeshantering är dokumentorganisation. Denna programvara erbjuder ett enkelt gränssnitt för att skapa, organisera och dela dokument inom team.
Med hjälp av dra-och-släpp-funktionen kan chefer skapa och tilldela uppgifter till team på några minuter, spåra framsteg och ta emot aviseringar via instrumentpaneler. En unik funktion är möjligheten att skapa uppgifter baserat på uppfyllda villkor.
Funktioner
- Skapa arbetsflöden baserat på godkännandematris, med ett eller flera steg.
- Möjlighet att integrera med över 1000 applikationer.
- Automatisera schemaläggning och tilldelning av arbetsflöden, med uppdatering av andra appar.
- Integrerade formulär för automatisk datainsamling från andra applikationer.
Detta är en komplett mjukvara för teamsamarbete och arbetsflödeshantering med funktioner som automatisering av uppgifter, inbäddade schemalagda arbetsflöden och andra automationsmoduler. Det underlättar skapandet, tilldelningen och spårningen av arbetsflöden och resurser. Programvaran kan användas kostnadsfritt i 14 dagar. Därefter kostar det från 25 USD per månad/användare.
Instagantt
Instagantt är en plattform för projektledning med Gantt-scheman. Ett Gantt-schema är en stapeldiagrammetod för att planera, schemalägga och spåra projekt i alla storlekar.
Förutom att vara en plattform för stapeldiagram, har den olika funktioner för att hantera uppgifter, team och budgetar, vilket bidrar till att göra projekt framgångsrika.
Det är en komplett mjukvara för projektledning som underlättar planering av projektdeadlines, fastställande av beroenden, tilldelning av resurser och samarbete i team.
Dess funktion för hantering av arbetsbelastning säkerställer att resurser inte över- eller underutnyttjas, vilket främjar ett balanserat team och arbetsbelastning.
Funktioner
- Snabbare Gantt-scheman med en intuitiv plattform.
- Interaktiv instrumentpanel för visualisering av deadlines, framsteg och resurser för varje projekt.
- Enkel integration med Asana-projekt.
Denna mjukvara är det rätta valet om du letar efter en prisbelönt mjukvara för resurs- och projektledning som är baserad på ett Gantt-schemasystem. Denna avancerade Gantt-schemalösning är tillgänglig till överkomliga priser, från 5 USD/månad. Det finns också en 7-dagars testperiod.
Mavenlink
Mavenlink är en prisbelönt programvara för dynamisk resursoptimering. Den utsågs till nummer ett inom resurs-, projekt- och arbetsledning av G2 Grids 2021.
Den används för att fördela team i realtid, baserat på affärsscenarier med olika behov. Programvaran hjälper dig att se vilken påverkan justeringar på resursnivå har på produktivitet och vinst.
En unik egenskap är dess förmåga att förutse resursbehov för kommande projekt. Den hjälper även till att analysera krav och lönsamhet för pågående projekt.
Denna programvara har allt du behöver för att hantera resurser i realtid och möta ständigt ökande förväntningar.
Funktioner
- Utformad för att ge kontinuerliga förbättringar med respons i realtid.
- Definiera områden för hållbar utveckling.
- Balansera resurskompetenser baserat på projektefterfrågan.
- Utvärdera flera planer samtidigt.
Mavenlink har fått flera utmärkelser. Det är inte bara en avancerad mjukvara för resurshantering, utan erbjuder även en plattform för omfattande projekt- och uppgiftshantering med planering för framtida resursbehov. Prisuppgifter finns på begäran.
Hubplanner
Hubplanner erbjuder en komplett lösning med flera centrala funktioner, som resursplanering, uppgiftsplanering, tidsplanering och projekthantering i en användarvänlig instrumentpanel som är lätt att implementera och använda.
Den användarvänliga instrumentpanelen ger full insyn i hela teamets schema för projekt och evenemang. Rapporteringsstrukturen är utvecklad för att möta företagens behov, och erbjuder omfattande indikatorer för att spåra användningen.
Den har en separat planeringsmodul som kan integreras i resurshanteringen. En unik egenskap är att chefer kan planera projektbudget, ange faktureringsavgifter och beräkna projektkostnader.
Funktioner
- Enkelt dra-och-släpp-schema för projektteam.
- Möjlighet att övervaka genomförandet av enskilda resurser eller projekt.
- Realtidsanalys av alla projekt och resurser.
- Hantering av ledigheter och semester, med arbetsflöden för begäran och godkännande.
Denna programvara kan användas kostnadsfritt i 60 dagar. Hubplanner täcker alla aspekter av resurshantering. Priset börjar vid 7 USD per resurs/månad.
Sammanfattning
Resurshantering är en av de mest krävande uppgifterna inom projektledning, men rätt verktyg och programvara kan underlätta processen betydligt.
De resurshanteringsverktyg som diskuterats ovan är nästan alla prisbelönta, har snarlik funktionalitet och är SaaS-baserade, med vissa variationer i funktioner. Små och medelstora företag kan prova dessa verktyg innan de slutför ett köp.
Är du intresserad av att anställa en virtuell assistent? Titta närmare på virtuella assistenter för ditt företag från dessa plattformar.
Skapa en KPI-instrumentpanel med hjälp av dessa verktyg.