Mjukvara för att registrera medarbetares närvaro har snabbt tagit över från traditionella metoder, tack vare att den är enkel att hantera, oberoende av tid och plats.
Tiden då man behövde fysiska register eller komplexa kalkylblad för att hålla koll på anställdas närvaro är förbi. Nu kan medarbetare registrera sin närvaro digitalt, utan fysisk inblandning, medan chefer kan följa sina anställdas aktiviteter via sina mobiltelefoner. Detta är en fördelaktig lösning för både anställda och ledning.
Låt oss undersöka hur närvaroapplikationer är användbara verktyg för att optimera arbetsflöden inom en organisation.
Flexibilitet
Det uppstår situationer där anställda behöver arbeta utanför kontoret. Det kan innebära arbete hemifrån eller deltagande i möten på annan plats. Det kan vara svårt att övervaka alla aktiviteter hos dina medarbetare när de inte är på kontoret. Med hjälp av närvaroapplikationer kan de anställda registrera sina arbetstider och chefer kan dela arbetsscheman.
Noggrannhet
Denna typ av applikation minskar risken för manuella misstag och registrerar tid med stor precision.
Produktivitet
Närvarohanteringsprogram minskar den administrativa tiden som läggs på att övervaka och kontrollera anställdas närvaro. Den automatiserar hanteringen av pappersarbete och stämpelklockor, vilket sparar tid och resurser.
Närvarorapporter
Rapporter över alla utförda eller tilldelade uppgifter är tillgängliga i appen. Centraliserad data ger en tydligare bild av medarbetarnas prestationer och historik.
Integration
Appen kan integreras med tredjepartshardvara, såsom kortläsare eller biometriska system. Närvaroregler kan anpassas för att passa organisationens specifika krav.
Spårning i realtid
Applikationer för medarbetarnärvaro är ofta molnbaserade, vilket ger möjlighet att övervaka personalens position i realtid.
Låt oss nu titta på några av de bästa verktygen för att hålla koll på anställdas närvaro.
Clockify
Clockify erbjuder en programvara för tidrapportering som gör det möjligt för dig och ditt team att registrera arbetstider i olika projekt. Användare får obegränsad tillgång, och det bästa är att tjänsten är kostnadsfri. Data synkroniseras automatiskt online och är tillgänglig på alla enheter.
Funktioner
Tidsregistrering: Hjälper till att registrera tid som spenderas på uppgifter, manuellt eller automatiskt. Programmet registrerar tid med hjälp av ett stoppur i timerläge. Vid manuellt val kan du lägga till timmar i efterhand.
Hantering av tidrapporter: Med detta verktyg kan du rapportera en hel veckas arbete på kort tid. Skapa en plan med definierade uppgifter och håll koll på den totala tiden för varje dag eller aktivitet.
Projekt- och teamledning: Denna funktion hjälper dig att avgöra var du lägger mest tid och vad ditt team arbetar med. Du kan också dela eller ladda ned rapporter i PDF, Excel eller CSV-format.
Zoho People
Zoho People erbjuder en effektiv lösning för att koordinera HR-administrativa uppgifter centralt. Den tillhandahåller databashantering för anställda, hantering av tid och ledighet, prestationshantering, resehantering och generering av lönebesked.
Funktioner
Hantering av ledighet: Genom Zoho People kan man registrera och övervaka alla typer av ledighet, såsom utbildning, semester och sjukfrånvaro. Det är även möjligt att analysera mönster av ledighet för att upprätthålla medarbetarnas effektivitet.
Närvarohantering: Du kan hålla koll på medarbetarnas in- och utcheckningstider var som helst med hjälp av Zoho People (en molnbaserad applikation). Det finns också en funktion för geolokalisering som möjliggör in- och utcheckning via mobila enheter. Chefer kan även ange IP-restriktioner för att reglera tid och plats för medarbetares incheckning.
Tidsregistrering: Zoho People inkluderar en funktion som kallas tidsregistrering som hjälper företag att hålla reda på anställdas uppgifter och platser. Det gör att du regelbundet kan kontrollera teamets effektivitet och förbättra den totala produktiviteten.
Prestationsutvärdering: Detta verktyg hjälper dig att utvärdera medarbetares förmågor och prestationer. Zoho People stöder även prestationsbedömningsprocessen för att säkerställa att den genomförs effektivt.
Jibble
Jibble är en molnbaserad applikation som erbjuder enkel tidshantering samt spårning av personal och närvaro. Den har ett användarvänligt gränssnitt som kan förenkla tidsregistreringen inom Slack- och Microsoft Teams.
Funktioner
- Använd ansiktsigenkänning för att låsa upp applikationen.
- Övervaka anställdas plats och arbetstid med hjälp av GPS.
- Använd pinkoder för in- och utcheckning för att minimera mänskliga fel.
Appen erbjuder en gratis plan med obegränsat antal användare. Betalplanerna startar från $2 per användare och månad.
QuickBooks
QuickBooks är ett effektivt system för tid- och närvarohantering, särskilt för företag med mobil personal (exempelvis distansarbetare, externa medarbetare eller fältservicepersonal). Företag med anställda som ofta är i rörelse behöver ett automatiserat system som underlättar hanteringen av deras arbetstider utanför kontorsmiljön.
QuickBooks är en molnbaserad lösning som användare kan använda via mobil eller webbläsare för att checka in och ut från arbetet, se scheman och ansöka om ledighet.
Företag med distanspersonal behöver system för att kontrollera att medarbetarna befinner sig på rätt plats vid rätt tidpunkt. QuickBooks tillhandahåller detta genom GPS-spårning i realtid. Du kan också skapa geofences för att säkerställa att anställda endast checkar in och ut från angivna zoner.
QuickBooks ger chefer möjlighet att skapa arbetsscheman baserade på uppdrag eller skift. Kommunikationen med anställda underlättas för att säkerställa att alla har samma information. Programvaran kan användas för att godkänna eller neka ledighetsansökningar, skicka påminnelser om in- och utcheckning samt ändra koder för arbetsuppgifter.
QuickBooks erbjuder även mer omfattande spårning av projekt än många konkurrenter. Det ger dig möjlighet att följa projektets framsteg, jämföra uppskattningar med faktiska utgifter, skicka meddelanden och hålla koll på projektets status och kostnader.
Systemet kan integreras med tredjepartsprogramvara, vilket möjliggör överföring av personalens tidsregistreringsdata till din löne- och redovisningsprogramvara.
Buddy Punch
Buddy Punch har olika funktioner för tid- och närvarohantering som hjälper företag att följa interna policyer och lagar relaterade till anställning och arbete. Exempelvis tillhandahåller den automatisk övertidsberäkning för att säkerställa korrekt betalning, automatiska pauser och utcheckning samt webbkamerabilder vid stämpling. Dessa verktyg minskar risken för fusk och säkerställer korrekta uppgifter om tid och betalning.
Du kan se till att dina anställda arbetar enligt reglerna genom att begränsa stämpling till specifika tider eller schemalagda skift. Möjlighet finns även att blockera vissa IP-adresser och enheter. Om du har mobil personal kan du se till att de checkar in på rätt plats med GPS-övervakning och geofencing.
Buddy Punch effektiviserar tid- och närvaroregistreringen genom godkännandeflöden, chefstillstånd och godkännandearbetsflöden. Det integreras också med löne- och redovisningssystem för att minska administrativa fel.
Om du behöver information om närvaro och tid erbjuder Buddy Punch olika rapporter. Dessutom har programvaran larm, påminnelser och meddelandefunktioner för att hålla dig uppdaterad om medarbetarnas närvaro.
TrackSmart
TrackSmart är särskilt lämplig för små företag i olika branscher med upp till 100 anställda.
Det är ett effektivt verktyg för företag att enkelt hålla koll på anställdas ledighet, arbetstimmar och andra lediga dagar. Den användarvänliga webbaserade lösningen inkluderar de senaste funktionerna, som kalendrar för närvarospårning och tidrapporter för medarbetare.
Den innehåller alla funktioner från pappersbaserade formulär, men med automatisk rapportering och loggning av ledighetsansökningar samt ett verktyg för godkännandeprocedurer.
Funktioner
- Hantering av frånvaro
- Kalenderhantering
- FMLA-spårning
- Övertidsspårning
- Självbetjäningsportal
- Tidrapporter
- Semester-/ledighetsspårning
Årliga abonnemang börjar på $169 per år. Gratis provperioder finns tillgängliga. Systemet är molnbaserat och idealiskt för ägare, HR-personal och chefer. Det hjälper även företag att hålla koll på övertiden.
factoHR
factoHR är en ledande leverantör av HR-administrationssystem, med över 1000 kunder och 1 miljon anställda över hela världen. Företaget strävar efter att tillhandahålla högsta möjliga support till sina kunder eftersom de anser att långsiktiga kundrelationer är den mest effektiva metoden för att utveckla verksamheten.
Funktioner
Närvarofunktionen erbjuder automatiskt realtidsdata från olika läsare och beräknar förseningar, tidig avgång och övertidsersättning. Andra funktioner för närvarohantering är:
- Biometrisk integration
- Webb in-/utcheckning
- Hantering av ledighet
- Hantering av tidrapporter
factoHR bygger på över tjugo års erfarenhet och har kunder från olika branscher. Det har även utsetts till ”HR Software Provider of the Year” av World HRD Congress för att ha den bästa lösningen för grundläggande och väsentliga företagsbehov i olika branscher.
MyAttendanceTracker
MyAttendanceTracker hjälper till att registrera elevers närvaro på alla enheter. Du kan anpassa närvarospårningen med de termer du önskar använda.
Funktioner
Integrerad studentbetygsbok: Nu kan du inkludera helt anpassningsbara bedömningar i varje klass för att hålla koll på både betyg och deltagande.
Kommunikation lärare/förälder: Automatiska meddelanden skickas till föräldrar om frånvaro, betygändringar eller problematiskt beteende. Du kan skicka meddelanden individuellt, per klass eller för hela skolan via sms och e-post.
Betygsöversikter: Håll koll på allt som händer i varje klass och med eleverna genom att granska enkla mätvärden direkt på översikterna för elev och klass. Du kan skapa anpassade rapporter för djupare insikt i hur eleverna presterar.
Kompatibel med alla enheter: Registrering av all nödvändig information kan ske med några få tryck på skärmen med din surfplatta eller telefon. Appen är utformad för att fungera lika bra på smartphones som på större skärmar.
Spåra elevers framsteg: Varje klass har sin egen översiktssida där du enkelt kan skapa och följa upp bedömningar, se klassens aktuella framsteg, lägga till eller ta bort elever och göra snabba anteckningar för granskning.
Task Hours
Registrera medarbetare och skapa konton för din personal med Task Hours. De kan ladda ned program för datorn, logga in och spåra sina aktiviteter. Det är så enkelt. Skapa rapporteringshierarkier för bättre kontroll på alla nivåer i företaget.
Funktioner
Automatisk tidsregistrering: Med Task Hours sker tidsregistreringen via datorprogrammet automatiskt. Inga långa formulär behöver fyllas i och manuellt genererade tidrapporter behövs inte. Dina teammedlemmar kan koncentrera sig på sina huvudsakliga uppgifter.
Automatiska skärmdumpar: Övervaka aktiviteter med automatiska skärmdumpar som spelas in endast när åtgärder registreras. Det fungerar även offline! Ingen loggning av personlig tid på datorn, vilket minskar risken för integritetsproblem.
Manuella tidrapporter: Dina teammedlemmar kan manuellt registrera sin tid om de inte använder Task Hours datorprogram under sina uppgifter. Kontrollera och godkänn de rapporterade tiderna.
Intelligent analys: Task Hours intelligenta analys hjälper dig att identifiera anställdas beteende- och produktivitetszoner, vilket är viktigt för HR-relaterade beslut.
Omfattande rapportering: Flexibel rapportering gör det möjligt att följa upp och analysera teamets effektivitet och prestation. Du kan identifiera vilka medarbetare som presterar bäst.
Smarta aviseringar: Du får meddelanden om varje uppgift som påbörjas, slutförs eller stoppas. Task Hours påminner automatiskt teammedlemmarna om att använda systemet. Du får dagliga tidrapporter i din inkorg. Det finns inget mer effektivt sätt att hålla sig informerad.
Livesupport: Live-supporten ger svar på frågor om funktionerna i Task Hours. Kontakta supporten om du har specifika frågor. E-postsupport finns tillgänglig under helgerna.
Tidsanteckningar
Tidsanteckningar är en smart och enkel applikation för närvarospårning som hjälper dig att hålla koll på medarbetares närvaro och arbete. Den eliminerar besväret med pappersrapporter genom att registrera och lagra informationen åt dig.
Hur fungerar det? När en medarbetare registrerar sig väljer hen uppgift och fyller i nödvändig information. Därefter kan du omedelbart se arbetsloggarna i rapporter och exportera dem till önskat format.
Med verktyget är det möjligt att spåra närvaro och ledighet, se vem som arbetade med vad, hur mycket vinst de genererade och hur mycket de ska ha i lön.
Funktioner
Anpassningsbar: Tack vare de omfattande anpassningsmöjligheterna kan Timenotes justeras för att möta både medarbetarnas och företagets specifika behov.
Rapporter och översikter: Skapa filter och välj specifika tidsperioder för anställdas närvaro för att ladda ned filer i Excel-, PDF- och CSV-format. Skapa rapporter för fakturering av kunder, löner eller ledning med några få klick.
Håll koll på teamets ledighet: Se till att dina anställda är närvarande genom att granska den planerade ledigheten. Du kan enkelt hantera anställdas närvaro och bekräfta ledighetsansökningar.
Spårning i realtid: Spåra arbetsrelaterade loggar och aktiviteter i realtid med ett par klick.
Slutord
För att skapa en kultur där din personal känner sig bemyndigad och stöttad behövs en djup förståelse för hur man hanterar personalen och processen. Det krävs förmåga att mäta medarbetarnas prestationer, hantera deras dagliga uppgifter och få den typ av insikt som hjälper till att bygga en handlingsplan.
Programvara för närvarospårning kan tillhandahålla allt ovanstående, vilket ger dig de verktyg som behövs för att stärka din företagskultur och leda organisationen framåt.
Du kanske också är intresserad av Time Tracking Software for Teams.