Surfar du på internet efter ett projektledningsverktyg som passar ditt team och din verksamhet bäst?
Kanske befinner du dig vid ett vägskäl, oavsett om du vill välja den visuellt intuitiva, fullständiga Kanban-metoden hos Trello eller de sidorienterade, minimalistiska och databascentrerade egenskaperna hos Notion.
Då är du på rätt plats! Jag kommer från en gedigen bakgrund inom mjukvarutestning och granskning, och idag ska jag jämföra de populära projekt- och arbetsledningsverktygen Trello och Notion.
Läs denna ultimata guide till slutet när jag väger styrkorna och svagheterna hos Trello kontra Notion, vilket ger dig möjlighet att göra ett välgrundat och självsäkert val.
Innehållsförteckning
Vad är Trello?
Trello är ett modernt, dynamiskt och visuellt projektledningsverktyg lämpligt för privatpersoner, företag, byråer och företag. Det erbjuder ett visuellt och no-code-sätt för uppgifts- och projektspårning, planering, uppgiftstilldelning och kommentarer, och frilansare eller spelningsarbetare älskar att använda det av dessa skäl.
Du kan skapa anslagstavlor, listor och kort för att representera olika aspekter av ditt personliga eller professionella liv och enkelt hantera uppgifter med dra-och-släpp-gränssnittet.
Ur affärs- och byråsynpunkt utmärker Trello sig som ett samarbetsverktyg för projektledning och teamkoordinering. Dess delade styrelser, uppgiftstilldelningar och plattformskommunikation hjälper företag och byråer att hantera projekt och personal på avlägsna, på plats och hybridarbetsplatser.
Läs också: Trello vs monday.com: Jämför de bästa projektledningsverktygen
Trello som ett projektledningsverktyg (PM).
Projektledning, som de som använder tråkiga Gantt-diagram i Excel, borde inte vara det ultimata valet för dig. Du förtjänar mer, och här kommer Trello som ett visuellt projektledningsverktyg.
Oavsett om du bara behöver hantera hemsysslor eller ett företag som sysselsätter tusentals anställda, erbjuder Trello dig allt du behöver – vilket är enkelhet, intuitivt användargränssnitt, toppmoderna PM-verktygsfunktioner och prisvärdhet.
Nedan hittar du PM-funktionerna som gör Trello till ett måste-verktyg för alla:
- Trello PM-mallar hjälper dig att kickstarta projekt utan att slösa tid på planering.
- Du kan automatisera Kanban-kort eller andra projektvyer med knappar, kommandon och regler med Butler-automatisering.
- Gör Trello till det enda verktyget för dig och dina anställda genom att länka andra appar med hjälp av Power-Ups.
- Utforska unika sätt att bli produktiv och lönsam i projekt med hjälp av Trello Integrations.
- Sju olika visualiseringar av uppgifter och deluppgifter:
- Dra och släpp Kanban-tavlor
- Tidslinjevy för bättre förståelse av projektets framsteg
- Kalendervy för att schemalägga, schemalägga och uppskatta vecko- eller månadsutnyttjande av personalstyrkan
- Tabellvy för den allmänna publiken med tillgång till mer information om uppgifterna
- Dashboardvy ger dig ett fågelperspektiv över ett eller flera projekt på Trello
- Arbetsytavyer för att visualisera projekt från olika avdelningar eller team
- Kartvyer för att få ett perspektiv på uppgifter och projekt ur regional synvinkel
Hur fungerar Trello?
Din projektledningsresa på Trello börjar med att skapa en ny arbetsyta. Inuti en Trello-arbetsyta kan du skapa brädor, och inom dessa Trello-brädor kan du lägga till så många listor och kort du vill. Du kan dock även lägga till Trello Boards direkt, men du måste ändå välja en överordnad arbetsyta.
Du hittar Trello-navigeringsknapparna i det övre vänstra verktygsfältet såväl som på panelen till vänster. När du väl har skapat en ny arbetsyta byter Trello vyn till den nyskapade arbetsytan. För att hitta de befintliga eller utforska förkonfigurerade Trello-mallar kan du klicka på alternativ som Workpaces, Recent, Starred och Templates i Trello-verktygsfältet.
När du väl är inne i en arbetsyta kan du använda navigeringsfönstret till vänster för att bläddra genom projektets Kanban-kort, se vem som arbetar med ett projekt från fliken Medlemmar eller växla till alternativa projektvyer som Tabell eller Kalender.
Fördelarna med Trello i PM
Trello har praktiskt taget ingen inlärningskurva eftersom det är ett PM-verktyg, och det är den främsta fördelen med denna magnifika programvara för arbetshantering.
Andra stora fördelar är som nämns nedan:
- Du kan säkra professionella dokument och affärsdokument online tack vare den flerriktade krypteringsstrategin i Trello-appen. Den krypterar data i vila och under överföring.
- Oavsett om du arbetar från en stationär PC, Chrome Book eller smartphone finns det dedikerade appar och alla appar synkroniserar data mellan dem. Så du kan pausa arbetet med Trello Android-appen och återuppta arbetet på din Windows-dator när som helst och var som helst.
- Det finns en gratis provperiod, så du kan prova den innan du köper den.
- Trello är mycket anpassningsbar och kan användas för olika typer av projekt, från personliga uppgifter till komplexa affärsprojekt.
Begränsningar för Trello som ett PM-verktyg
- En inbyggd Gantt-diagrambaserad projekttidslinje är inte tillgänglig i Trello. Du kan dock installera en Trello Power-Up för att skapa en.
- Du kan inte ställa in automatiska uppgiftssekvenser eller enkelt visualisera beroenden mellan uppgifter.
- Trellos rapporteringsmöjligheter är grundläggande jämfört med dedikerade projektledningsverktyg.
Läs också: Trello vs ClickUp: Välja den bästa programvaran för projektledning
Vad är Notion?
Begrepp är ett blockbaserat produktivitetsverktyg. Du kan använda det bra när du skapar organisationswikis, produktutvecklingsfärdplaner, sidor för mål och nyckelresultat (OKR), mötesanteckningar eller en semesterplanerare.
Eftersom Notion är en blockbaserad innehållsredigerare kan du lägga till nästan vad som helst i din projektledning. Du kan till exempel lägga till block för texter, siffror, rubriker, tabeller, citat, bildtexter, bilder etc.
Det bästa med Notion är att du kan publicera ditt arbete som en offentlig webbplats så att alla kan komma åt det säkert utan att ändra innehållet. Så om du ska lansera crowdfunding eller projekt av allmänt intresse ger Notion dig en plattform för att skapa projektstyrelserna och publicera projektet som en webbplats.
The Notion lämpar sig bäst för både privatpersoner och företag. Du kan också utveckla anpassade vyer och arbetsflöden på Notion med hjälp av dess lågkodsutvecklingsmetod. Den här funktionen är praktisk när du vill skapa en unik upplevelse för dina kunder eller klienter.
Begreppet som ett projektledningsverktyg (PM).
Notion är ett fullserviceverktyg för projektledning. Du kan få alla typer av funktioner för ett PM-verktyg, som Blocks in Notion. Oavsett om det är projektvyer, sortering och filtrering, projektberoenden, undergrupper, databas och projektegenskaper, du har allt du behöver.
Eftersom Notion är ett minimalistiskt verktyg för produktivitet med låg kod, kanske du tycker att det är lite knepigt att börja hantera projekt på det redan första dagen. Här kommer Notion Template-funktionen till din räddning. Du hittar hundratals relevanta mallar gratis på Notion Templates. Eller så kan du gå online och leta efter premium- och betalmallar gjorda av expertutvecklare av Notion.
Hur fungerar Notion?
Notion fungerar som ett flexibelt media för att skapa innehåll som använder ett blockbaserat system. Du kan skapa projektbrädor genom att arrangera och anpassa dessa block. Block kan representera olika typer av information som text, databaser, kalendrar, vyer och mer.
Notion anpassar sig efter dina specifika behov, som att byta ett Kanban-kort för projektledning till en databas eller vice versa med några få klick.
För affärsbehov på distans erbjuder den samarbetsarbetsytor där du kan bjuda in interna och externa medlemmar. Tvärtom, du kan bara använda den som en personlig produktivitetsarbetsyta för att hantera hemsysslor, professionella uppgifter och hobbyer.
Du kan börja hantera projekt genom att lägga till en tom sida på Notion. Sedan kan du fylla i andra fält som tabeller, anslagstavlor, kalendrar, gallerier och mer från blockredigerarens arbetsyta. Om du har flera projekt eller avdelningar i ditt företag kan du skapa individuella Notion Teamspaces och lägga till Notion Pages inom dessa arbetsytor.
Fördelar med Notion i PM
Den främsta fördelen med Notion är dess utvecklingsfunktion med lågt teckensnitt. Du måste använda det här verktyget om du har erfarenhet av projektledning och vill skapa unika vyer som ingen annan verksamhet använder. Du har också flexibiliteten att omvandla en Notion-sida till olika format som wikis, databaser, webbplatser, instrumentpaneler, automatiserade arbetsflöden och så vidare.
Nedan hittar du andra viktiga fördelar med detta verktyg:
- Gratis provperiod för det kostnadsfria projektet.
- Den kostnadsfria provperioden innehåller alla grundläggande funktioner som behövs för att hantera komplexa projekt.
- Publicera sidor som verkliga webbplatser utan att betala några värdavgifter.
- Minimalistisk och distraktionsfri projektledningsplattform.
Begränsningar av begreppet som ett PM-verktyg
- Notion kommer med en brant inlärningskurva.
- Dess flexibilitet och anpassning kan vara överväldigande för nya användare.
- Det kommer inte med en klassisk Gantt-liknande tidslinje.
- Att skapa en projekttidslinje i Notion kräver expertis och mycket manuell ansträngning om du inte vill använda någon av Notions mallar.
Trello vs Notion: A Feature-Wise Comparison
Den här tabellen hjälper dig att förstå om du behöver Trello eller Notion för ett kommande projekt:
Jämförda funktionerTrelloNotionAutomation Att skapa automation är enkelt med vägledning på skärmen Automatisera projektarbetsflöden är en utmanande uppgift MallarEn stor samling relevanta PM-mallar för många nischer.Notion erbjuder huvudsakligen grundläggande mallar gratis; Du måste köpa avancerade PM-mallar från tredje parts Notion-utvecklare Filöverföringskapacitet Obegränsad från gränsen för gratisplanen5 MB i gratisplanen och obegränsad för alla betalplanerFiluppladdningsstorlek10 MB/fil för gratisplanen och 250 MB/fil för alla betalplaner5 GB endast per bilaga i betalda planer Sidhistorik och aktivitetslogg Logg eller historik för projektarbetsytor är tillgängliga under en livstid.Notion tar bort historik efter 7 dagar för gratisnivån, 30 dagar för plusnivån och 90 dagar för affärsnivån; Obegränsad sidhistorik är endast tillgänglig för Enterprise-planen Webbsida FunktionDu kan inte publicera Trello-tavlor som webbsidorDu kan publicera Notion-sidor som webbplatser Anpassade domänerDu kan inte publicera Trello-tavlor som webbsidorDu kan köpa anpassade notion.site-domäner för offentliga webbplatserGantt-diagram och tidslinjerDu kan skapa enkelt Gantt-diagram eller tidslinjer i Trello med fritt tillgängliga Power-Ups.Du kan bara anpassa en tidslinje på Notion själv eller använda någon av de betalda mallarna som köpts från en tredjepartskällaWorkspace AdminTillgänglig för Premium- och Enterprise-planenEndast tillgänglig för Enterprise-planenAPI AccessNot tillgängligTillgängligDatabasautomationInte tillgängligTillgängligSkapa projektbudgetarStöds inteStödsSkapa räkningar och fakturorIntestödsStödsFå tillgång till hjälp och supportLättUtmanande
Projektledning Användningsfall av Trello
Trello passar projekt som Marknadsföring, Design, Engineering, Human Resources, Product Management, etc. Här är de två användningsfallen där jag framgångsrikt använde Trello:
#1. Planering av innehållskalender
Trello utmärker sig inom innehållskalenderhantering för marknadsföring. Dina marknadsföringsteam kan skapa Trello Boards för planeringsändamål.
I anslagstavlor kan du lägga till listor för att organisera stadier av innehållsskapande som idéskapande, utkast, redigering och publicering. Kort kan representera enskilda innehållsdelar (t.ex. blogginlägg, uppdateringar på sociala medier), med uppdrag och förfallodatum för att hålla deadlines.
#2. Lead Tracking och Sales Pipeline
Spårning av potentiella kunder och övervakning av försäljningspipeline är också enkelt med Trello. Du bör skapa olika styrelser för olika försäljningsprojekt. Skapa sedan dessa listor för att representera en försäljningspipeline eller arbetsflöde: generering av potentiella kunder, kvalificering, förhandling och slutna affärer. Individuella Trello-kort kan representera potentiella kunder eller potentiella kunder. Du kan också tilldela kort till olika säljare.
Projektledning Användningsfall
Du kan använda Notion för att hantera projekt från nischer som design, tillverkning, konstruktion och utveckling av produkter. Här är ett exempel där jag nyligen använde Notion:
#1. Produktens färdplan och funktionsplanering
Produkt- och mjukvaruutvecklingsteam använder ofta Notion för grundläggande och komplexa skeden av sina projekt. Du kan skapa en databas för att spåra funktioner eller användarberättelser, inklusive detaljer som prioritet, status, tilldelade och deadlines. Länka sedan databaskomponenter med projektelement som tabellvyer, styrelsevyer, tidslinjevyer och kalendervyer för omedelbar visualisering.
Dessutom tillåter Notions anpassade egenskaper, relationer och filter fördjupad kategorisering och prioritering av produktfunktioner. Slutligen kan du integrera dokument, mockups och mötesanteckningar med Notion.
Trello vs Notion: The Verdict
Om du enbart letar efter grundläggande till avancerad projektledning är Trello det bästa valet.
För det första är det ett enkelt PM-verktyg som alla kan använda. Som ny användare kan du använda småskalig projektledning med personliga hobbyer, att-göra-listor, delning av små dokumentbilagor, småskaligt samarbete, etc.
Tvärtom kräver Notion övning för både nya och befintliga projektledare. Du måste förstå användningen av projekttidslinjer, projektfält, uppgifter, uppgiftsberoenden och blockegenskaper innan du framgångsrikt kan hantera projekt på Notion.
För det andra är prissättningen för Trello också mer överkomlig än Notion. Du får en anständig mängd funktioner för att hantera kommersiella projekt på Trello med ett litet team gratis. Å andra sidan är de kostnadsfria funktionerna i Notion ganska begränsade och endast för enskilda användare.
När man överväger betalda planer erbjuder Trellos standardprenumerationsplan många fler funktioner till en överkomlig kostnad än samma prenumeration på Notion.
Nästa upp, Jira mjukvarualternativ att prova för sömlös projektledning.