Vilket är det bättre verktyget för eSignaturer?

Elektroniska signaturer eller e-signaturer är användbara för att göra affärer med partners, distansarbetare och internationella kunder.

Kommer du ihåg senast du skrev under med penna och papper?

En penna-papperssignatur kräver skanning, utskrift, personliga möten, utskick, faxning och mer till berörd personal. Hela processen kan vara arbetsintensiv, tidskrävande och tråkig.

Det är där den elektroniska signaturen kommer in i bilden.

Dropbox Sign och DocuSign är två fantastiska eSignature-verktyg som du kan prova.

Så låt oss jämföra dessa två eSignature-plattformar för att förstå vilken som är bättre för dina krav.

Vad är en e-signatur?

En elektronisk signatur (eSignatur) är ett lagligt och effektivt sätt att få dokument signerade elektroniskt och snabbt. Den är betrodd över hela världen eftersom den är säker. e-signaturer kan ersätta handskrivna signaturer i olika processer.

Enkelt uttryckt är en elektronisk signatur en signatur i elektronisk form. Du kan använda datorer eller elektroniska enheter för att autentisera undertecknaren och garantera dokumentets säkerhet.

Vi kan säga att en elektronisk indikation på en persons avsikt att acceptera villkoren i dokumentet eller en uppsättning data och återställa dessa data med en e-signatur är känd som en elektronisk signatur. Det finns tre typer av e-signaturer:

  • Enkla e-signaturer
  • Avancerade e-signaturer
  • Kvalificerade e-signaturer

Den kan användas i olika situationer, såsom transaktioner, kontrakt och administrativa procedurer. e-signaturer är pålitliga, verkställbara och lagliga över hela världen. Det hjälper dig att påskynda din signeringsprocess, och du kan spara timmar på den här processen.

Elektroniska signaturer är det nya sättet att göra affärer med dina kunder, varför du måste ha en elektronisk signaturapplikation som du kan lita på.

Med verktyget eSignatur kan du få ett bekvämt och snabbt sätt att lösa signaturproblem. Du kan garantera dina kunders säkerhet och enkelt returnera dokumenten utan att flytta någonstans.

Det är snarare ett miljövänligt tillvägagångssätt som kan spara miljontals pappersutskrifter. Dessutom hjälper det att hålla ditt dokument organiserat, redovisat och tillgängligt.

Dessutom kan e-signaturer spara mycket tid och pengar. Det effektiviserar också ditt företags arbetsflöden och kan ge effektivitet till branschen eller avdelningen.

eSignaturer kan användas i olika branscher som försäljning, HR, finansiella tjänster, IT, life science, myndigheter och mer.

Låt oss jämföra Dropbox Sign och DocuSign, och börjar med Dropbox Sign.

Vad är Dropbox Sign?

Dropbox Sign (tidigare känt som HelloSign) är en applikation för elektronisk signatur och digital transaktionshantering som inkluderar signaturspårning, signaturhistorik, dokumentsignering, regelefterlevnad och mer.

Det låter dig begära elektroniska signaturer och lägga till juridiskt bindande signaturer till dokumenten. Det ägs av Dropbox, som lovar att låta kunderna avsluta affärer snabbare, fylla i nöddokument i tid utan fel, ombord nyanställa omedelbart och mer.

Dropbox Sign är en användbar lösning för frilansare. Frilansare kan enkelt skicka dokument till sina kunder och ta emot dokument som avtal att signera elektroniskt. Plattformen är robust, med flera integrationer, anpassade varumärkesfunktioner och mer.

Från privata användare till stora företag kan använda denna plattform utan krångel. Oavsett om du vill använda den på din mobil eller stationära dator, stöds dess applikation av alla enheter så att du kan använda den var du vill.

Dessutom är Dropbox Sign tillgängligt på mer än 20 språk och kan integreras med populära verktyg som Salesforce, Slack, HubSpot och mer. Dessutom förenklar det arbetsflödena och underlättar kommunikationen mellan kunder, leverantörer och kollegor.

Med Dropbox Sign kan du:

  • Samla elektroniska signaturer säkert och säkert med datakryptering
  • Avsluta affärer snabbt med automatiserade processer för undertecknande av förslag och kontrakt
  • Automatisera uppgifter, stärk efterlevnaden och hantera risker i dess AI-funktioner
  • Dirigera dokument till dina tilldelade arbetare för att hantera interna arbetsflöden
  • Skapa och redigera dina kontrakt med hjälp av återanvändbara och anpassningsbara mallar
  • Gå från hektiskt pappersarbete till papperslöst arbete för att rädda träd

Dropbox Sign erbjuder ett gratispaket som innehåller grundläggande funktioner och tre signaturförfrågningar varje månad. Detta gör det till ett bra alternativ för dem som har behov av signering med låg volym.

Dropbox Sign-funktioner

Dropbox Sign har unika funktioner, vilket gör det till ett utmärkt val för alla. Det fokuserar vanligtvis på att förenkla processen för användare och organisationer. Låt oss diskutera dess funktioner:

#1. Mallar

Du kan förvandla dina ofta använda dokument till Dropbox Sign-mallar för att effektivisera varje signaturförfrågan. Du kan formatera dokumenten på några minuter för att göra varje sändning enkel och snabb.

Allt du behöver är fyra steg att följa när du formaterar dokumenten:

  • Ladda upp ditt dokument: Välj ett dokument som du skickar upprepade gånger, som ett sekretessavtal eller ett W2-avtal.
  • Bestäm vem som ska signera: Tilldela en undertecknarroll, som en kund, företagsägare, anställd, hyresgäst, etc.
  • Placera fält eller mellanslag: För varje roll, dra och släpp signaturfälten där du vill att undertecknaren ska fylla den delen.
  • Spara, skicka och återanvänd: När du väl har skapat en mall blir det enkelt att skicka dokumentet snabbt och sömlöst utan upprepningar.

Med den här funktionen kan du automatisera ditt tråkiga jobb, förenkla masssändningar med hjälp av multisignerfunktioner och få dokumenten redo att signeras omedelbart.

#2. Dokumentredigering

En funktion som en dokumentredigerare är en mycket vanlig funktion i varje applikation. Med hjälp av verktyget kan du lägga till fält i dina dokument så att undertecknaren kan fylla i den information som krävs. Den innehåller navigeringsfunktioner som är en unik funktion i Dropbox Sign.

Dropbox Sign låter dig lägga till anpassat varumärke och anpassa programmets språk. Detta hjälper ditt företag att lyfta sitt varumärke och förbättra kommunikationen med intressenter. När du lägger till e-postelement måste du ladda upp en företagslogotyp, lägga till en företagstagline, redigera avsändarens namn och en e-postsignatur.

#3. Dokumentsändning

Det finns flera sätt att skicka dokument. Dropbox Sign kan ladda upp en CSV-fil som genererar en signeringslänk eller en CSV-fil för masssignaturer och personlig signering.

När du skickar dokument via e-post kan du anpassa dokumenttiteln, begära bilagor, anpassa ett meddelande för undertecknarna och tilldela CC.

#4. Dokumentsignering och lagring

Dropbox Sign ger värdefulla funktioner, inklusive en ”Nästa”-knapp som vägleder mottagarna till det tomma fältet för att signera direkt.

När du har utfört dokumenten måste de nås enkelt och effektivt. Dropbox Sign är en molnbaserad dokumentlagringsplattform som lagrar alla dina dokument och ger dig tillgång att använda när du vill.

#5. säkerhet

Programvara för elektroniska signaturer måste levereras med speciell säkerhet och laglig efterlevnad. Dropbox Sign erbjuder SSL-kryptering, tvåfaktorsautentisering, efterlevnad av internationell lag, HIPAA-efterlevnad, ESIGN-efterlevnad och säker dokumentlagring.

Verktyget tillhandahåller revisionsrapporter för att spåra varje dokuments väsentliga förändringar och aktiviteter. De bifogas automatiskt till de undertecknade dokumenten.

#6. Integrationer och API

Dropbox Sign har många integrationer och ett API som hjälper till att effektivisera dokumentarbetsflöden. Du kan integrera dina favoritverktyg med Dropbox Sign och bygga anpassade applikationer via Dropbox Signs funktioner.

#7. Kundsupport

Dropbox Sign har bättre kundsupport. Den använder livechatt och e-postkanaler för att kommunicera med sina kunder. Supporten är tillgänglig 24/7, och du kommer att få en applikationsstatussida, resurser som stöds och plattformsuppdateringsmeddelanden.

Vad är DocuSign?

DocuSign, som grundades 2003, är en av de första eSignatur-applikationerna, med över 1 miljon kunder, 44 språk och 400 integrationer.

eSignature-verktyget samlar in och hanterar dokument från platsen eller enheten effektivt, tillhandahåller granskningsspår och effektiviserar dina arbetsflöden. Med DocuSign kan du enkelt skicka, attestera och signera digitala dokument.

Dessutom kan du enkelt dirigera dokument till de tilldelade arbetarna för att organisera interna arbetsflöden. Det hjälper till att automatisera uppgifter, stärka efterlevnaden och hantera risker med hjälp av dess kontraktslivscykelhantering och dynamiska artificiell intelligens.

Skapa ett brett utbud av kontrakt och redigera dem efter din användning med hjälp av anpassningsbara och återanvändbara mallar.

DocuSign är skräddarsydd för flera branscher, affärssektorer och mer. Om du behöver dokument som måste undertecknas regelbundet och inte har något emot att betala för dem, är DocuSign ditt alternativ.

Med robusta valfria integrationer kan du integrera DocuSign med dina affärsverktyg för att effektivisera affärsprocesser. Dessutom kommer obegränsade mallmöjligheter att vara till stor nytta eftersom det sparar olika dokument för att signera och låter obegränsade varianter av en liknande mall utan att ändra någonting.

DocuSign erbjuder 99,99 % drifttid och över 180 länder använder det för att underteckna avtal. Om du vill se kontraktet och underteckna det, kommer DocuSign att förbereda allt med sin överlägsna mobilapplikation och stöd i webbläsaren.

Det är dags för dig att bli en hjälte i ditt företag genom att minska manuella uppgifter och effektivisera processerna för att skicka, signera och hantera dokument med DocuSign.

DocuSign-funktioner

DocuSign erbjuder flexibla funktioner som hjälper medelstora och stora företag att lagra och redigera sina dokument på nolltid. Funktioner som mallar, revisionsrapporter, personlig signering, flerpartssignering, juridiskt bindande signaturer och mer gör att du kan frigöra dig från ditt vanliga manuella jobb.

Låt oss diskutera några av dess funktioner i detalj:

#1. Skapande av dokument

Med miljontals användare över hela världen bearbetar DocuSign över en miljon dokument dagligen. Det gör dokumentet allmänt tillgängligt och kompatibelt. Det ger:

  • Omfattande filtypsstöd: DocuSign stöder alla typer av dokumentfiltyper, som Microsoft Excel, Word och PowerPoint, så att du kan skicka dokument för signatur. Den stöder även .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx och mer.
  • PDF-formulärkonvertering: Förbered dokument på nolltid med PDF-formulärkonvertering. När du laddar upp en PDF-fil känner DocuSign igen och konverterar filen automatiskt till undertecknarfälten.
  • 20+ standard- och anpassade taggar och fält: Med den här funktionen kan du vägleda dina kunder eller proffs att logga in på rätt ställen utan krångel. Dessutom kan du skicka standardtaggar för att få signaturer, titlar, initialer, företagsnamn, texter, nummer, namn och mer.
  • Ritning: Detta fält låter undertecknare och avsändare ladda upp undertecknare och bilder direkt till dokumentet.

DocuSign erbjuder också molnlagringsintegrationer, automatisk taggplacering, PowerForms och kompletterande dokument i det här avsnittet.

#2. Datafält

DocuSigns avancerade fältvalideringsfunktioner automatiserar affärslogiken och effektiviserar processen för undertecknare. Du kan integrera DocuSign sömlöst med andra applikationer för att förfylla formulär.

  • Fullständig formulärfunktionalitet: Designa formar som du vill med kraftfull formulärfunktionalitet som inkluderar kryssrutor, rullgardinstaggar, text, valutafält, numeriska fält, alternativknappar, etc.
  • Tredjepartsdatafält: Du kan länka dina fält till data från tredjepartstjänster. Data uppdateras automatiskt från tredjepartssystemet till dokumentet och vice versa, vilket eliminerar hårt arbete.
  • Datavalidering: Begränsa datatypen som anges i det valda fältet för att minimera transaktioner som inte är i god ordning. Detta kommer att eliminera omsändning av dokument och datainmatningsfel. Det inkluderar e-post, telefonnummer, 9-siffrigt postnummer, text, datum, 5-siffrigt postnummer, maskering av reguljära uttryck och personnummer.
  • Fältformatering och logik: Du kan använda villkorliga fält för att dölja data och avslöja dem när det behövs. Värden beräknas dynamiskt med de beräknade fälten baserat på indata till de andra fälten. Dessutom säkrar låsta fält data, och länkade fält säkerställer att alla ändringar återspeglas i liknande fält.
  • Fält- och dokumentmarkering: DocuSign gör att vissa fält kan redigeras. Den kan hantera förfrågningar och ändra initialerna som görs. Med transaktionshistorik kan du spåra alla ändringar.

#3. Undertecknande arbetsflöde

DocuSign låter dig specificera och beställa antalet undertecknare. Du kan tilldela mottagare olika roller och åtkomst, och du kommer att ha kontroll över varje steg.

Det inkluderar seriell, parallell, blandad routing, masssändning, mottagarbehörigheter, korrekta dokument, påminnelser och meddelanden, dokumentsynlighet och mallar.

#4. Signerautentisering

Med flera nivåer av autentisering kan du säkerställa att undertecknarna är riktiga. Det ökar de trösklar som krävs för att undertecknare ska kunna bekräfta sin identitet innan de ges åtkomst till filerna.

Det inkluderar e-postbaserad, åtkomstkodautentisering, SMS, telefon, kunskapsbaserad autentisering, ID-verifiering, tredje parts autentisering och mer.

#5. Erfarenhet av att skicka och signera

Skicka dokument enkelt med DocuSign och låt din kund signera och skicka tillbaka dokumentet inom några minuter. DocuSign gör det snabbt och enkelt att skicka och logga in.

Det inkluderar responsiv signering, SMS-aviseringar, offlinesignering och sändning, mobilapplikationer, delad åtkomst, elastisk signering, varumärkesbyggande och mer.

#6. Rapportering

Kraftfull produktrapportering gör ditt jobb superenkelt. Det låter kontoadministratörer och DocuSign-användare få tydlig insyn i kontot.

Företagsstatistik är alltid tillgänglig och tillgänglig med realtidsåtkomst och utökad schemalagd rapportering. Det inkluderar realtidsstatus, signeringsinsikter, dataexport, dokument, kontorapporter och mer.

Dessutom erbjuder DocuSign ett brett utbud av funktioner som efterlevnad, tilläggstjänster, arkivering och dokumentlagring, tillgänglighet, säkerhet, internationell administration, lösenordspolicyer och mer.

Dropbox Sign vs. DocuSign

Båda eSignatur-verktygen erbjuder liknande utdata. I slutändan skickar du dokumentet för att signeras av din klient med hjälp av verktyget. De största skillnaderna vi kan visualisera mellan DocuSign och Dropbox Sign är deras funktioner, prissättning och support. Låt oss se hur båda skiljer sig från varandra på några punkter.

Dropbox SignDocuSignDet tillåter integrationer i sina högre planerDen tillåter integrationer i varje planDen har standardfunktionerDen har avancerade funktionerMer lämplig för små företagMer lämplig för medelstora och stora företagDropbox Sign är billigareDocuSign är dyrareEtt begränsat antal mallarÅteranvändbara mallar på de valda planernaDet gör det inte ha ett kontakthanteringsalternativDu kan hantera kontakterInget alternativ för dokumentjämförelseDu kan jämföra dokumentDu kan inte schemalägga din fildelningstidDu kan schemalägga din filsändningstidAnvändare och avsändare kan skicka och signera dokumenten på 22 olika språkDu kan skicka dokument på 14 olika språk , och dina mottagare kan logga in på 44 olika språkMed ett enda klick kan du skicka dokument till en stor lista med mottagare i högre planer.Den skickar automatiskt e-post och unika dokument efter att ha importerat en lista med mottagareDen erbjuder e-post och webbsupportDen erbjuder e-post, telefon och webbsupport

Slutord

Båda eSignature-verktygen, Dropbox Sign och DocuSign, har utmärkta funktioner som kan gynna olika typer av företag. Dropbox Sign är ett utmärkt alternativ för småföretag eftersom det är mer prisvärt och har standardfunktioner som du kan behöva. Men om du behöver fler funktioner och har ett större företag, kanske du vill prova DocuSign.

Därför, om du vill veta hur dessa verktyg kan gynna ditt företag, prova dem själv. Att testa verktygen hjälper dig att avgöra vilket som är bäst för ditt användningsfall.

Det fina är att båda verktygen har gratis provversioner för att hjälpa dig komma igång snabbt och bestämma vilket som fungerar bäst för dig.

Därefter kan du kontrollera hur du lägger till en signatur i ett Word-dokument.