Digitala signaturer, eller e-signaturer, är ett ovärderligt verktyg för att underlätta affärstransaktioner med samarbetspartners, distansarbetare och kunder över hela världen.
Minns du senaste gången du använde penna och papper för att signera ett dokument?
En traditionell signatur med penna och papper kräver inte bara utskrift och skanning, utan även personliga möten, posthantering och ibland faxning, vilket ofta involverar flera personer. Denna process kan vara både tidsödande och ineffektiv.
Det är här den elektroniska signaturen kommer in som en lösning.
Dropbox Sign och DocuSign är två ledande plattformar för e-signaturer som är värda att utforska.
Låt oss jämföra dessa två system för att avgöra vilken som bäst möter dina behov.
Vad är en e-signatur?
En elektronisk signatur (e-signatur) är en juridiskt giltig och effektiv metod för att få dokument signerade digitalt och snabbt. Den åtnjuter globalt förtroende tack vare sin säkerhet och kan ersätta handskrivna signaturer i många processer.
Enkelt uttryckt är en e-signatur en signatur i elektroniskt format. Du använder datorer eller mobila enheter för att autentisera den som signerar och för att säkra dokumentet.
Man kan säga att en elektronisk markering av en persons avsikt att acceptera villkoren i ett dokument, eller ett dataset som knyts till dessa data via en e-signatur, definierar den elektroniska signaturen. Det finns tre huvudtyper:
- Enkla e-signaturer
- Avancerade e-signaturer
- Kvalificerade e-signaturer
De används inom diverse områden som transaktioner, avtal och administrativa ärenden. E-signaturer är tillförlitliga, verkställbara och erkänns juridiskt över hela världen. De bidrar till en snabbare signeringsprocess och kan spara dig åtskilliga timmar.
Elektroniska signaturer är framtidens sätt att hantera affärer med kunder, och därför är det viktigt att ha en pålitlig applikation för detta.
Med ett e-signaturverktyg får du en smidig och snabb lösning på signaturproblematiken. Det garanterar säkerheten för dina kunder och underlättar hanteringen av dokument utan fysiska möten.
Det är även ett miljövänligt alternativ som kan spara miljontals pappersutskrifter. Dessutom bidrar det till en bättre organisation, redovisning och tillgänglighet av dina dokument.
E-signaturer kan minska kostnader och spara tid. De effektiviserar arbetsflöden och ökar produktiviteten inom alla branscher och avdelningar.
De används i en mängd olika branscher såsom försäljning, HR, finansiella tjänster, IT, läkemedelsindustrin och myndigheter.
Låt oss nu jämföra Dropbox Sign och DocuSign, och vi börjar med Dropbox Sign.
Vad är Dropbox Sign?
Dropbox Sign (tidigare känt som HelloSign) är en plattform för e-signaturer och hantering av digitala transaktioner, med funktioner för spårning av signaturer, dokumenthantering, efterlevnad av regelverk och mycket mer.
Det ger dig möjlighet att begära e-signaturer och lägga till juridiskt bindande signaturer till dina dokument. Dropbox, som äger tjänsten, utlovar att hjälpa sina användare att slutföra affärer snabbare, fylla i nödvändiga dokument i tid, smidigt hantera onboarding av nyanställda och mycket mer.
Dropbox Sign är en praktisk lösning för frilansare. De kan enkelt skicka avtal och dokument till kunder för elektronisk signering. Plattformen är robust med många integrationer, varumärkesanpassningar och mer.
Både enskilda användare och stora företag kan använda plattformen utan problem. Oavsett om du föredrar mobil eller dator, så är applikationen kompatibel med alla enheter.
Dessutom finns Dropbox Sign tillgängligt på över 20 språk och kan integreras med populära verktyg som Salesforce, Slack och HubSpot. Detta bidrar till förenklade arbetsflöden och underlättar kommunikationen mellan kunder, leverantörer och kollegor.
Med Dropbox Sign kan du:
- Samla in e-signaturer tryggt och säkert med datakryptering.
- Slutföra affärer snabbt med automatiserade processer för signering av förslag och avtal.
- Automatisera uppgifter, förbättra efterlevnaden och hantera risker med hjälp av AI-funktioner.
- Dirigera dokument till berörda medarbetare för intern hantering.
- Skapa och redigera avtal med återanvändbara mallar.
- Gå från pappersarbete till en papperslös miljö, vilket är bra för planeten.
Dropbox Sign erbjuder ett gratis abonnemang som inkluderar basfunktioner och tre signaturförfrågningar varje månad. Det är ett bra alternativ för den som har ett mindre behov av signering.
Funktioner i Dropbox Sign
Dropbox Sign har unika funktioner som gör det till ett attraktivt val för många. Fokus ligger på att förenkla processen för både användare och organisationer. Låt oss undersöka några av dess viktigaste funktioner:
#1. Mallar
Du kan omvandla ofta använda dokument till Dropbox Sign-mallar för att snabba upp signaturförfrågningar. Dokument kan formatteras på några minuter, vilket gör varje utskick enkelt och snabbt.
Det finns fyra enkla steg att följa vid formatering av dokument:
- Ladda upp dokumentet: Välj ett dokument som du ofta skickar, till exempel ett sekretessavtal.
- Bestäm vem som ska signera: Tilldela en roll, som kund, företagsägare, anställd eller hyresgäst.
- Placera ut fält: För varje roll, dra och släpp signaturfälten där du vill att undertecknaren ska fylla i.
- Spara, skicka och återanvänd: När mallen är skapad blir det enkelt att snabbt skicka dokumentet igen utan att behöva upprepa processen.
Med den här funktionen kan du automatisera rutinuppgifter, förenkla massutskick med hjälp av funktionen för multisignering och få dokument redo att signeras omgående.
#2. Dokumentredigering
En dokumentredigeringsfunktion är standard i många applikationer. Med hjälp av verktyget kan du lägga till fält i dina dokument så att undertecknaren enkelt kan fylla i nödvändig information. Navigationsfunktioner är också en unik egenskap hos Dropbox Sign.
Dropbox Sign tillåter anpassning av varumärke och gränssnittets språk. Detta hjälper ditt företag att profilera sitt varumärke och förbättra kommunikationen med intressenter. Vid e-postmeddelanden kan du ladda upp en företagslogotyp, lägga till en företagsmotto, redigera avsändarnamn och inkludera en e-postsignatur.
#3. Utskick av dokument
Det finns flera sätt att skicka dokument. Dropbox Sign kan ladda upp en CSV-fil som genererar en signeringslänk eller en CSV-fil för massignering och personlig signering.
När du skickar dokument via e-post kan du anpassa dokumenttiteln, begära bilagor, anpassa meddelanden för mottagare och lägga till CC.
#4. Signering och lagring
Dropbox Sign tillhandahåller funktioner som ”Nästa”-knappen, som leder mottagarna till nästa fält för signering.
Efter att dokumenten är färdiga måste de vara lättillgängliga. Dropbox Sign lagrar alla dina dokument molnbaserat så att du kan komma åt dem när som helst.
#5. Säkerhet
Programvaror för elektroniska signaturer måste vara säkra och följa gällande lagar. Dropbox Sign erbjuder SSL-kryptering, tvåfaktorsautentisering, internationell lag, HIPAA-efterlevnad, ESIGN-efterlevnad och säker dokumentlagring.
Verktyget tillhandahåller revisionsrapporter för att spåra väsentliga ändringar och aktiviteter som gjorts på varje dokument. De bifogas automatiskt till de signerade dokumenten.
#6. Integrationer och API
Dropbox Sign har många integrationer och ett API som hjälper till att effektivisera arbetsflöden för dokumenthantering. Du kan integrera dina favoritverktyg med Dropbox Sign och utveckla anpassade applikationer via funktionerna i Dropbox Sign.
#7. Kundsupport
Dropbox Sign erbjuder bra kundsupport. De använder chatt och e-post för att kommunicera med kunderna. Supporten är tillgänglig dygnet runt. Användarna har också tillgång till en statussida för applikationen, resurser och meddelanden om plattformsuppdateringar.
Vad är DocuSign?
DocuSign grundades 2003 och är en av de första applikationerna för e-signaturer med över 1 miljon kunder, 44 språk och 400 integrationer.
e-Signaturverktyget hanterar dokument effektivt oavsett plats eller enhet. Det tillhandahåller revisionsspår och effektiviserar dina arbetsflöden. Med DocuSign kan du enkelt skicka, attestera och signera digitala dokument.
Du kan även enkelt dirigera dokument till relevanta medarbetare för att organisera interna arbetsflöden. Det automatiserar uppgifter, förstärker efterlevnad och hanterar risker med hjälp av AI.
Skapa olika typer av kontrakt och redigera dem efter behov med anpassningsbara och återanvändbara mallar.
DocuSign är skräddarsytt för flera branscher och affärsområden. Om du regelbundet hanterar dokument som måste signeras, och inte har något emot kostnaden, kan DocuSign vara ditt alternativ.
Med robusta integrationer kan DocuSign kopplas till dina affärsverktyg för att effektivisera affärsprocesser. Dessutom är obegränsade mallar en stor fördel, då man kan spara flera dokument att signera och använda flera varianter av en och samma mall utan att behöva ändra något.
DocuSign erbjuder 99,99% drifttid och används i över 180 länder för att signera avtal. DocuSign fungerar både via webbläsaren och som app.
Det är dags att bli hjälte på ditt företag genom att minska manuella uppgifter och effektivisera hanteringen av dokument med DocuSign.
Funktioner i DocuSign
DocuSign erbjuder flexibla funktioner som hjälper medelstora och stora företag att lagra och redigera dokument på nolltid. Funktioner som mallar, revisionsrapporter, personlig signering, signering med flera parter och juridiskt bindande signaturer hjälper till att frigöra tid från manuella rutiner.
Låt oss ta en närmare titt på några av funktionerna:
#1. Skapande av dokument
DocuSign har miljontals användare världen över och hanterar över en miljon dokument dagligen. Det gör dokumenten allmänt tillgängliga och kompatibla. Det erbjuder:
- Stöd för flera filtyper: DocuSign stöder många filtyper som Microsoft Excel, Word och PowerPoint, vilket gör det enkelt att skicka dokument för signering. Det stöder även .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx och fler.
- PDF-formulärkonvertering: Förbered dokument snabbt med PDF-formulärkonvertering. När du laddar upp en PDF känner DocuSign automatiskt igen och konverterar filen till signaturfält.
- 20+ standard- och anpassade taggar och fält: Denna funktion hjälper dina kunder att enkelt fylla i dokumenten på rätt platser. Du kan använda standardtaggar för att samla in signaturer, titlar, initialer, företagsnamn, texter, nummer, namn och mer.
- Ritfunktion: Mottagare och avsändare kan ladda upp signaturer och bilder direkt till dokumentet.
DocuSign erbjuder även molnlagringsintegrationer, automatisk placering av taggar, PowerForms och andra tilläggsdokument.
#2. Datafält
DocuSigns avancerade funktioner för fältvalidering automatiserar affärslogiken och förenklar processen för undertecknare. DocuSign kan sömlöst integreras med andra applikationer för att fylla i formulär i förväg.
- Fullständig formulärfunktionalitet: Utforma formulär som du vill med kraftfull formulärfunktionalitet, inklusive kryssrutor, rullgardinsmenyer, textfält, valutafält, numeriska fält, alternativknappar etc.
- Tredjepartsdatafält: Du kan länka dina fält till data från tredjepartstjänster. Data uppdateras automatiskt från tredjepartssystemet till dokumentet och vice versa, vilket minskar manuell administration.
- Datavalidering: Begränsa den datatyp som matas in i ett valt fält för att minimera fel. Detta förhindrar att dokument behöver skickas om. Det inkluderar validering för e-post, telefonnummer, postnummer, text, datum, personnummer med mera.
- Fältformatering och logik: Du kan använda villkorliga fält för att dölja data och visa den när det behövs. Värden beräknas dynamiskt med beräknade fält baserade på indata till andra fält. Låsta fält säkerställer data, och länkade fält ser till att ändringar speglas i liknande fält.
- Fält- och dokumentmarkering: DocuSign gör det möjligt att redigera vissa fält. Du kan hantera förfrågningar och ändra initialer. Med hjälp av en transaktionshistorik kan du spåra alla ändringar.
#3. Arbetsflöde för signering
Med DocuSign kan du ange antalet undertecknare och ordningen på dem. Du kan tilldela mottagarna olika roller och behörigheter, vilket ger dig kontroll över varje steg.
Det inkluderar seriell, parallell eller blandad routing, massutskick, mottagarbehörigheter, korrekta dokument, påminnelser och meddelanden, dokumentsynlighet och mallar.
#4. Autentisering av undertecknare
Med flera autentiseringsnivåer kan du säkerställa att undertecknarna är de de utger sig för att vara. Det höjer tröskeln för undertecknare att bekräfta sin identitet innan de får tillgång till filerna.
Det inkluderar e-postbaserad autentisering, åtkomstkod, SMS, telefon, kunskapsbaserad autentisering, ID-verifiering, tredjepartsautentisering med mera.
#5. Upplevelse av att skicka och signera
Skicka enkelt dokument med DocuSign och låt din kund signera och skicka tillbaka det på några minuter. DocuSign gör det snabbt och enkelt att skicka och logga in.
Det inkluderar responsiv signering, SMS-aviseringar, offline-signering, mobilapplikationer, delad åtkomst, varumärkesanpassning och mer.
#6. Rapportering
Med bra rapportering blir ditt jobb enkelt. Kontoadministratörer och DocuSign-användare kan få tydlig överblick över kontot.
Företagsstatistik är tillgänglig i realtid och kan utökas med schemalagd rapportering. Det inkluderar realtidsstatus, signeringsstatistik, dataexport, dokument, kontorapporter och mycket mer.
DocuSign erbjuder dessutom funktioner som efterlevnad, tilläggstjänster, arkivering och dokumentlagring, tillgänglighet, säkerhet, internationell administration och lösenordspolicyer.
Dropbox Sign vs. DocuSign
Båda e-signaturverktygen erbjuder liknande grundläggande funktioner. I slutändan skickar du dokument till en kund för signering via verktyget. De största skillnaderna mellan DocuSign och Dropbox Sign är funktioner, prissättning och support. Låt oss se hur de skiljer sig åt:
| Dropbox Sign | DocuSign | |
| Integrationer | Tillåter integrationer i högre abonnemang. | Tillåter integrationer i alla abonnemang. |
| Funktioner | Har standardfunktioner. | Har avancerade funktioner. |
| Lämplighet | Mer lämplig för småföretag. | Mer lämplig för medelstora och stora företag. |
| Pris | Dropbox Sign är billigare. | DocuSign är dyrare. |
| Mallar | Ett begränsat antal mallar. | Återanvändbara mallar i utvalda planer. |
| Kontakthantering | Inget alternativ för kontakthantering. | Möjlighet att hantera kontakter. |
| Dokumentjämförelse | Inget alternativ för dokumentjämförelse. | Möjlighet att jämföra dokument. |
| Schemaläggning | Inte möjligt att schemalägga filutskick. | Möjlighet att schemalägga filutskick. |
| Språkstöd | Användare och avsändare kan skicka och signera dokument på 22 språk. | Du kan skicka dokument på 14 språk, och dina mottagare kan signera på 44 språk. |
| Massutskick | Med ett klick kan du skicka dokument till en stor lista av mottagare i högre planer. | Skickar automatiskt e-post och unika dokument efter import av en mottagarlista. |
| Support | Erbjuder e-post och webbsupport. | Erbjuder e-post, telefon och webbsupport. |
Slutord
Båda e-signaturverktygen, Dropbox Sign och DocuSign, har utmärkta funktioner som kan gynna olika typer av företag. Dropbox Sign är ett bra alternativ för småföretag, då det är billigare och erbjuder standardfunktioner. Men om du behöver fler funktioner och har ett större företag kan DocuSign vara ett bättre val.
För att veta hur dessa verktyg kan gynna ditt företag, testa dem själv. Det hjälper dig att avgöra vilket som bäst passar dina behov.
Båda verktygen erbjuder gratis provperioder som kan hjälpa dig att komma igång snabbt och ta reda på vilket som passar dig bäst.
Du kan därefter kontrollera hur du lägger till en signatur i ett Word-dokument.