Vad du inte visste om projektkostnadsuppskattning

Projektkostnadsuppskattning är inte enkel matematik utan en komplex process.

För att projektledningen ska bli framgångsrik krävs en bra kostnadsuppskattning. Många kostnader dyker upp under hela projektets livscykel, men den exakta uppskattningsmetoden gör hela skillnaden från en misslyckad plan till en framgångsrik.

Det involverar direkt kundinput och låter projektledaren och teamet slå ihop sina huvuden för en perfekt förståelse av affärsvärdet, funktionsprioriteringar, listor med trevliga att ha, etc.

I den här artikeln kommer du att lära dig hur du hanterar dessa risker och relaterade problem genom att förstå kostnadsuppskattning, dess betydelse, hur du börjar med det, dess tekniker och andra viktiga saker.

Låt oss börja!

Vad är kostnadsuppskattning för ett projekt?

Kostnadsuppskattning tar hänsyn till direkta kostnader, indirekta kostnader och många andra faktorer för att beräkna en projektbudget som uppfyller ditt ekonomiska åtagande. Detta är verkligen ett viktigt steg för ett framgångsrikt projekt.

Från att bygga en väg till att utveckla en applikation, tekniker för uppskattning av projektkostnader kan tillämpas inom alla områden. I projektledningslivscykeln är kostnadsuppskattning tillägg av individuella kostnader med hjälp av uppskattningsmetoder och giltiga data. Detta används för att uppskatta framtida kostnader för ett projekt baserat på dagens erfarenheter.

För att göra detta måste du följa några enkla steg:

  • Tydlig identifiering av uppgifterna
  • Medverkan i upprättande av kostnadskalkyler
  • Tillgänglighet av rätt data
  • Standardiserade strukturer för kostnadsberäkningar
  • Avsättningar för framtida osäkerheter
  • Exklusive kostnader
  • Oberoende uppskattningar recensioner
  • Revidering av uppskattningar

Enkelt uttryckt visar kostnadsuppskattning de ekonomi och resurser du behöver för att slutföra ett projekt i förväg med en definierad omfattning. En projektledare och teamet måste överväga direkta och indirekta kostnader för att gå vidare med en uppskattning.

Några typiska element du behöver tänka på är arbete, anläggningar, resurser, material, utrustning, leverantörer, risker och tid.

Varför är kostnadsuppskattning viktig?

Uppskattning av en projektkostnad är möjlig genom att använda kostnadsuppskattningstekniker och en arbetsnedbrytningsstruktur (WBS). Detta används för att visualisera omfattningen av ditt projekt och fördela kostnader till varje projektuppgift.

Genom projektkostnadsuppskattning kan en kund bedöma hur en projektledare kommer att kunna hantera projektet och uppnå projektets mål och mål. På så sätt förutsäger projektintressenter och chefer vilken kvalitet de kommer att få efter det att det är klart.

För ett framgångsrikt slutförande av projekt måste intressenter planera en budget som ytterligare accepteras av intressenterna för att uppfylla kvalitetsförväntningarna. En sund projektuppskattning är nödvändig för att säkerställa den faktiska insatsen. Detta hjälper dig att hålla koll och schemalägga.

När ska man göra kostnadsberäkning?

Jo, kostnadsuppskattning används för att prognostisera kostnaden, priset och kvantiteten av de resurser som krävs för att slutföra ett projekt. Noggrannheten i projektkostnadsberäkningen beror på projektets nivåer, projektet, projektets utformning och förutsättningar samt de uppskattade värdena för de resurser du behöver.

När du har resurser, utrustning, arbetskraft och mer kan du börja uppskatta den totala kostnaden för projektet genom att nämna projektets omfattning och kvalitet. Det kräver alltså tekniker, varaktighet, uppgifter och mer för att förutse den totala kostnaden.

Hur uppskattar man kostnaden exakt?

När du uppskattar ett projekts kostnader måste du dela upp projektet i individuella uppgifter och ta reda på vilket team som ska göra vad. När ett projekt är klart är huvudmålet att se till att du inte går över budgeten.

Att utföra kostnadsuppskattning innebär några enkla steg. Låt oss diskutera dem en efter en.

Sammanställ en lista över uppgifter och resurser som krävs

Det första steget i kostnadsuppskattningsprocessen är att ta reda på vilka resurser och uppgifter du behöver. För att göra detta kan du dela upp hela projektet i små bitar. Det involverar forskning, design, front-end eller back-end utveckling, copywriting, testning eller buggfixar, lansering och mer.

Uppgiftslistan varierar beroende på projekt, men stegen förblir desamma. När du delar upp arbetet mellan olika teammedlemmar enligt timpriset blir det lättare för dig att beräkna arbetskostnaden och tiden som krävs för att skicka in projektet.

Identifiera och fördela resurser

Du måste se till att du har tillräckligt många personer med rätt kompetens som krävs för att projektet ska kunna allokera resurser. Du måste lista de tillgängliga medlemmarna och tilldela uppgifter enligt deras expertis. Detta resulterar i adekvat resursplanering, vilket leder till ett framgångsrikt slutförande av projektet.

Uppskatta uppgiftens längd

Här måste du uppskatta längden på uppgiften för att skapa ditt projektschema med någon buffert. Eftersom du inte kan förutsäga framtiden för en person, är det mer troligt att ditt team tar en extra buffert så att projektet kommer att slutföras vid rätt tidpunkt utan stress.

Med hjälp av tidsspårningsmetoden kan du plotta projektets varaktighet exakt. Du kan inte förvänta dig en utnyttjandegrad på 100 % från ditt team. Uppenbarligen kommer detta att leda till utmattning. Så den idealiska utnyttjandegraden för varje lag är 80 %, vilket lämnar lite ledig tid för ditt lag.

Beräkna projektkostnaden

Många gånger finns det liknande poster som du hittar i din databas. Du kan använda tidigare poster för att analysera hur lång tid varje uppgift tog och kostnaden.

Om du inte har några måste du räkna ut det från början. Först måste du göra en grov uppskattning så att ditt team kan träffas och bestämma exakt tid och kostnad.

Använd verktyg för kostnadsberäkning

Det är avgörande att ha koll på allt. För att undvika spårning måste du fokusera på ändringarna och uppdatera dem därefter. Med hanteringsverktyg kan du hantera ditt teams uppgifter dagligen utan krångel, vilket resulterar i framgångsrikt projektavslut.

På så sätt kan du också spåra budgeten. Enligt loggtimmen för varje medlem prognostiserar verktyget projektets status. Således kan du spåra hur mycket projekt som ännu inte har slutförts och tiden kvar.

Uppskattning vs. Citat: Skillnad

Uppskattningar och offerter tjänar liknande syften, men villkoren är inte utbytbara. Båda är olika när det kommer till vad du presenterar i listan. Att använda rätt term vid rätt tidpunkt säkerställer att din klient har rätt information de behöver för att bestämma sig.

Uppskatta

En uppskattning är en utbildad eller grov gissning av hur mycket ett specifikt jobb kommer att kosta. Den baseras på den information som finns tillgänglig vid den tidpunkten. Uppskattningen kan ändras när du får uppdaterad information.

Anta att du tar kontraktet för ombyggnad av ett hus och kunden behöver veta kostnaden. Först måste du kontrollera storleken på huset och rummen, hur mycket arbete som behöver göras och vad du ska lägga till och subtrahera. I det här fallet kan du ge en uppskattning baserat på deras krav, låt oss säga $30 000.

När man börjar arbetet ser man plötsligt priset på färgen stiga något på grund av kvaliteten på färgen som kunden efterfrågar. Vid den tidpunkten kommer din uppskattning att uppdateras något i enlighet med detta.

Citat

Å andra sidan är en offert ett fast uttalande av jobbet inom en viss tidsram. Det är juridiskt bindande och kan inte ändras om inte din klient ber om något arbete utanför jobbet. Om omfattningen ändras måste du uppdatera ändringsordningen därefter och komma överens.

Låt oss ta samma exempel. Om kunden ber om en offert istället för en uppskattning i början av arbetet, måste du noggrant studera priset på arbete, material, tid etc., för att ge en slutlig offert till din kund, som inte kan ändras senare om inte uppdragsgivaren önskar något extraarbete som inte nämns i offertlistan.

Uppskattning är dock den bästa praxis när du är osäker på priset på material och kundens förväntningar. Men när du tillhandahåller regelbunden service, känner till priset på dina tjänster och material mycket väl och vill skydda dig från extraarbete, kan en offert vara det bättre valet.

Uppskattningar är också förhandlingsbara, medan offerter är exakta och juridiskt bindande.

Vanligt utövade tekniker för kostnadsberäkning

Beroende på projektets storlek och typ, chefens och intressenternas förväntningar, faktureringsmetod och andra faktorer, kan olika verktyg och tekniker användas för att göra en kostnadsuppskattning av projektet. De är följande:

  • Analog uppskattning: Den här tekniken visar prejudikat som hjälper dig att definiera framtida kostnader i de tidiga stadierna av ditt projekt genom att använda historiska data.
  • Bottom-up-uppskattning: Bottom-up-teknik är ett mer detaljerat tillvägagångssätt som uppskattar enskilda uppgifter och sedan summerar dem för att få den totala kostnaden för ett projekt. Denna metod används i komplexa projekt där variablerna är ännu fler, såsom byggprojekt, mjukvaruutveckling etc.
  • Uppskattning uppifrån: Uppskattningsteknik uppifrån och ned är en enkel teknik för att bestämma omfattningen av arbetet efter att ha tagit reda på den totala projektkostnaden. Denna metod används vanligtvis för att uppskatta olika element på ett fast pris som initialt specificerats av kunden.

  • Parametrisk uppskattning: Parametrisk uppskattning är en statistisk modelleringsmetod som använder historiska data från några viktiga kostnadsdrivare för att beräkna den nya uppgiftskostnaden.
  • Trepunktsuppskattning: Denna teknik kommer med tre olika scenarier, inklusive mest sannolika, optimistiska och pessimistiska. Dessa sätts in i ekvationen för att få den slutliga uppskattningen.
  • Reservanalys: Denna teknik talar om hur mycket reserv som måste tilldelas. Denna metod försöker undvika osäkerhet.
  • Kvalitetskostnad: Detta tillvägagångssätt använder pengar som spenderas på eller under projektet för att hoppa över misslyckanden. Detta använder också pengar som appliceras efter det framgångsrika projektet för att åtgärda misslyckanden.

Kostnadsuppskattningsparametrar

Du måste tillfredsställa din kund med dina uppskattningar så att din kund förutsäger projektkvaliteten. Men många projekt möter misslyckanden på grund av dålig kostnadsuppskattning.

Låt oss diskutera parametrarna du behöver tänka på när du uppskattar din projektkostnad.

Tid

Tiden är en viktig faktor när man uppskattar projektkostnaden. Tid är direkt proportionell mot ansträngning. Summan av all tid som lagts ner på projektet är lagets totala ansträngning för att avsluta projektet. Den tid som krävs för att slutföra enskilda uppgifter, tillsammans med bufferttid, är ett nödvändigt steg för att presentera korrekt kostnadsuppskattning.

Ansträngning

Insatsen är också en nyckelparameter i projektkostnadsuppskattningen. Men den ansträngning som krävs för att avsluta ett projekt ger dig en tydlig uppfattning om kostnaden. Här måste en projektledare överväga vilka resurser ett team kommer att få för att avsluta projektet, och insatserna kan beräknas efter resurserna. Färre resurser ger mer ansträngning och mer resurser leder till mindre ansträngning.

Resurser

Som diskuterats tidigare i den här artikeln beaktas också resurser samtidigt som kostnaden uppskattas. Resurshantering är en process för att ha rätt faktorer vid behov för en specifik uppgift i ett projekt. Med begränsade resurser är det svårt att beräkna den totala kostnaden för ett projekt.

Noggrannhet

Ett projekts kostnadsberäkning kan endast accepteras om den är korrekt. Genom att använda den mest lämpliga kostnadsuppskattningstekniken, förbereda sig för oväntade kostnader och revidera projektuppskattningar under hela projektet, kan du uppnå precision.

Dokumentation

Medan du brainstormar idéer med ditt team är det nödvändigt att dokumentera allt så att du kan fatta rätt beslut vid rätt tidpunkt. Du måste registrera alla antaganden för att förhindra missförstånd samtidigt som teamet kan förstå en motivering av uppskattningen.

Trovärdighet

Generellt är uppskattningen av projektkostnaden baserad på tidigare erfarenheter eller fakta. När du beräknar utgifterna kan du öka uppskattningens trovärdighet genom att lägga till historiska data och expertutlåtanden.

Verifiering

Verifiera alltid innan du går vidare till det slutliga beslutet. Du kan verifiera de matematiska operationerna som används för uppskattning av projektkostnad och kontrollera om de är korrekta. Du kan lita på dokumentationen för att säkerställa att beräkningarna är korrekta.

Risk identifiering

Du kan planera för risker medan du gör uppskattningen. Detta är en avgörande faktor som måste beaktas. Vissa risker är ofta, medan vissa är oavsiktliga. Du måste hantera uppskattningen effektivt genom att lägga till lite bufferttid. Detta säkerställer korrekt slutförande av projektet inom den givna tiden och tillräckliga medel vid tidpunkten för brådskande behov.

Några steg i kostnadsuppskattning

För giltiga och tillförlitliga kostnadsuppskattningar måste du följa några enkla steg.

  • Definiera syftet med projektet
  • Utveckla en grov plan genom att arrangera ett möte med dina teammedlemmar
  • Definiera systemets egenskaper, prestanda och syfte
  • Bestäm en lämplig kostnadsuppskattningsteknik
  • Identifiera antaganden, härska och skaffa data
  • Utveckla punktuppskattning
  • Genomför känslighetsanalys
  • Genomföra osäkerhets- och riskanalyser
  • Dokumentera uppskattningen
  • Uppdatera uppskattningen i tid enligt ansträngning och resurser

Slutsats

Kostnadsuppskattning används för att förutsäga den totala projektkostnaden tillsammans med priset och kvantiteten av de resurser som behövs inom ramen för ett projekt. Det görs för att fatta effektiva investeringsbeslut. För detta måste du dela upp hela projektet i mindre delar för att göra en bättre uppskattning av resurser, arbete och tid.

Kostnadsuppskattning är dock lättare sagt än gjort. Att fastställa en korrekt teknik kommer därför att hjälpa dig att skapa en framgångsrik kostnadsuppskattningsplan för din kund.

Du kan också utforska några av de bästa program- och projekthanteringsprogramvaran.