Vad det är och hur det fungerar

Spread the love

För att hålla jämna steg med utvecklande scenarier är förbättring av affärsprocesser (BPI) avgörande för varje organisation.

Varje företag måste hantera hundratals affärsprocesser. Ingen entreprenör kan kalla dessa processer 100% idiotsäkra, eftersom det alltid finns några flaskhalsar som kostar dem tid och pengar.

Att optimera eller förbättra dessa affärsprocesser kan hjälpa till att eliminera alla problem som orsakar olägenheter för ditt team eller kunder. Låt oss titta på hur förbättring av affärsprocesser fungerar och hur det hjälper ditt företag att blomstra.

Vad är affärsprocessförbättring?

Affärsprocesser är de uppgifter du gör för att driva ditt företag. Du måste förbättra dessa processer för att förbli stark i denna konkurrensutsatta värld. Så, förbättring av affärsprocesser innebär att kontinuerligt optimera affärsprocesser för högre produktivitet och effektivitet.

Ett företags affärsprocesser innefattar tre typer av aktiviteter:

  • Operationell uppgift: De repetitiva uppgifter som företag behöver utföra varje dag, som tillverkning, logistik och rapportering.
  • Ledaruppgifter: Dessa uppgifter inkluderar budgetering, administration och HR-utveckling.
  • Stöduppgifter: De återstående uppgifterna faller under denna kategori, såsom teknisk support, rekrytering, redovisning, etc.

Alla uppgifter som hör till dessa kategorier måste genomgå regelbunden utvärdering och korrigering för att förhindra ineffektivitet. Genom BPI kan företag kontinuerligt göra positiva förändringar i dessa verksamheter enligt input från interna och externa intressenter.

Dessa förbättringar introducerar antingen nya sätt att göra saker på eller tar bort brister från de nuvarande processerna. I båda fallen är syftet att effektivisera processen.

Vikten av förbättring av affärsprocesser

Oavsett vilken bransch din organisation tillhör måste du anpassa dig till förändringarna för att överleva konkurrensen. Förbättring av affärsprocesser gör att du kan göra den förändringen.

Under denna process kan företag fastställa vilka områden som behöver förbättras och lokalisera eventuell ineffektivitet som behöver avlägsnas. Det hjälper organisationer att förstå systemet och utvecklas enligt gällande industristandarder.

Dessutom erbjuder den en ny syn på din affärsprocess för att förbättra produktivitet, kvalitet, kundrelationer och kompetensutveckling.

  Skapa vackert linjediagram med dessa 5 verktyg [Free Templates]

Hur fungerar förbättring av affärsprocesser?

#1. Välj en process

Först måste du bestämma de områden eller processer som behöver förbättras. Medan många affärsprocesser pågår i ett företag kan du prioritera de repetitiva processerna för förbättring.

#2. Kartprocessproblem

Fokusera på den valda processen för att identifiera de problem som behöver elimineras. Kartläggning innebär att visualisera hela verksamheten och ta reda på flaskhalsarna.

#3. Analysera affärsprocesser

Nu måste du analysera smärtpunkterna för att hitta de problem som kan förbättras. Du kan ställa relaterade frågor till ansvariga personer för att få svaren.

#4. Gör om processen

I det här skedet måste du designa om processen för att göra den bättre. Använd den mest lämpade metoden för att eliminera de identifierade problemen och göra dina processer mer effektiva.

#5. Skaffa resurser

För någon form av förbättring av affärsprocessen måste företagen säkra de nödvändiga resurserna. Det kan vara att skaffa ny mjukvara, hårdvara eller arbetskraft. För alla dessa, få godkännande från ledningen.

#6. Testa den nya processen

Innan du tillämpar BPI-systemet i din organisation är testning en obligatorisk process. Kontrollera varje arbetsflödessteg så att du inte missar något kritiskt. Om du behöver några ändringar är det här steget för att göra det.

#7. Implementera metoden

Efter framgångsrik testning och ledningsgodkännande är det dags att implementera metodiken för förbättring av affärsprocesser. Du kan börja i liten skala och utöka omfattningen för bättre resultat.

#8. Granska och förfina

Ditt arbete slutar inte med implementeringsfasen. Du måste hela tiden övervaka om de nya metoderna förbättrar din process eller inte. Förfining kan ibland vara nödvändigt, och du måste implementera det därefter.

Metoder för förbättring av affärsprocesser

Beroende på din affärsprocess och bransch kan du välja följande metoder för BPI.

#1. Agil metodik

Denna metod befriar ett projekt från att ha en strikt deadline och låter dig införliva fler iterationer. Baserat på feedback från teamet och kunderna låter Agile dig fixa de markerade problemen. Det förbättrar också kommunikationen och samarbetet mellan alla parter.

#2. Lean Manufacturing

Syftet med denna metod är att eliminera avfall och därmed minska kostnaderna. Förutom tillverkningsindustrin kan andra också implementera dess kärnprinciper. Här måste teamen förstå köparens uppfattning för att eliminera slöseri och redundans.

#3. Six Sigma

Detta populära tillvägagångssätt kan minska variationer och fel genom att utnyttja data och statistik samtidigt som värdet maximeras. Six Sigma innebär att använda DMAIC och DMADV för att uppnå en strömlinjeformad process och ökad ROI.

#4. Total Quality Management (TQM)

Företag som använder denna metod måste få med hela sitt team för att förbättra kundnöjdheten. Det erbjuder medarbetarna en miljö och arbetskultur där erfarenheter uppskattas och de uppmuntras att ha ett gemensamt affärsmål.

#5. Teorin om begränsningar

Theory of Constraints-metoden används ofta när det finns ett behov av omedelbar förbättring. Det kan fastställa processflaskhalsarna och förbättra dem tills de elimineras.

  12 bästa aktiemarknads-API:er för att bygga finansiella produkter

#6. Kaizen

Denna metodik för förbättring av affärsprocesser fokuserar på lean och agila metoder. Det ändrar något på ditt arbete och företagskultur för förbättrad kvalitet och produktivitet i processer.

#7. Kanban

Kanban är en visuell arbetsflödesteknik som låter dig identifiera problem och eliminera flaskhalsar. Som ett resultat kan du öka effektiviteten och övervaka framstegen i ditt initiativ.

#8. Precis i tid

Denna metod är idealisk för tillverkningsföretag som vill minimera lagerkostnaderna genom att producera varor efter efterfrågan. I de flesta fall används den med Kanban-metoden för noggrann prognostisering och undvikande av arbetsöverkapacitet.

#9. Processkartläggning

Företag kan kartlägga en processförbättringsplan med denna teknik för visualisering av arbetsflöden. Du kan också använda den för att utveckla kartor för specifika roller eller affärsmål.

#10. PDCA

Denna modell står för planera, gör, kontrollera och agera. Genom att vara en del av Kaizen-metoden hjälper den organisationer att hitta ineffektiva processer.

Fördelar med förbättring av affärsprocesser

Business Agility

Genom förbättring av affärsprocesser kan företag bli mer kapabla att möta kundernas ständigt föränderliga krav. De kan snabbt svara på kraven och förfina projekten därefter.

Bättre insyn i processer

För att implementera BPI måste företag visualisera hela arbetsflödet. Det låter dem övervaka affärsprocesserna och mäta effektiviteten i varje steg.

Kostnadseffektivt💰

Syftet med att förbättra affärsprocesser är att ta bort flaskhalsar och ineffektivitet. Eftersom det låter dig identifiera och eliminera onödiga utgifter, kommer den totala kostnaden automatiskt att minska.

Mer produktivitet

För att göra dina processer effektiva tar BPI bort alla repetitiva och onödiga uppgifter från arbetsflödet. Som ett resultat ökar de anställdas produktivitet många gånger.

Efterlevnad och säkerhet

Att implementera förbättringar av affärsprocesser innebär att ha en ordentligt reglerad och hanterad arbetsplats. Därför kan dessa företag följa föreskrifter och nödvändiga säkerhetsåtgärder på plats.

Kund- och medarbetarnöjdhet

Varje improviserad process kommer att tillföra värde för kunderna. Med nöjda kunder kan du ha en blomstrande verksamhet. Det gör också ditt team effektivt och produktivt genom att eliminera onödiga uppgifter.

Utmaningar för förbättring av affärsprocesser

#1. Motstånd från anställda

Den största utmaningen som BPI står inför är motstånd från anställda. De flesta är emot alla förändringar och gillar att fortsätta arbeta traditionellt. Därför måste företag få de anställda att förstå fördelen med denna förbättring. Annars kommer initiativet att förvandlas till totalt misslyckande.

#2. Oförmåga att sätta upp mål

Under denna process bör ledarskapet ha tydliga och specifika mål. Utan tydliga mål kommer de inte att kunna få en helhetsbild av företagets inriktning. Även om mål kommer att låta dig veta var du ska lägga din tid och resurser, kommer brist på dem att orsaka svårigheter att förbättra affärsprocesser.

#3. Tidsjustering⏲️

För att få saker att fungera måste du ge det lite tid. Många företag tror att processförbättringar är omöjliga på grund av deras dagliga aktiviteter. Men det är ofta möjligt att effektivisera arbetsflödena och tilldela en person att implementera denna process. Men företag kan till och med anställa en entreprenör eller frilansare för att analysera processen.

  Hur man tar bort Hulu-konto

#4. Introduktion av ny teknik

De flesta förbättringar av affärsprocesser kräver att man tar farväl av äldre applikationer och antar ny teknik. De flesta företag tycker att detta är mycket utmanande. Förutom att vara kostsamt måste du också göra dina anställda bekanta med den innovativa tekniken.

Lärresurser

Fundamentals of Business Process Improvement: Udemy

Denna kurs i Fundamentals of Business Process Improvement lär dig de ramar och steg som krävs för BPI. Att anpassa affärsprocesser med mål och hitta praktiska förbättringslösningar ingår också i denna kurs.

Du kan också lära dig att använda olika verktyg för att skapa nya affärsprocesser och tekniker för att mäta dina mål från denna resurs.

Effektiv förbättring av affärsprocesser: Udemy

Den här kursen i effektiv affärsprocessförbättring lär dig effekten av förbättring av affärsprocesser så att du kan omarbeta dina organisatoriska processer.

Att utveckla BPI-modellen, implementera den i projektet och mäta framstegen lärs ut i denna kurs. Det inkluderar 2,5 timmar on-demand-video och ett certifikat efter avslutad kurs.

Förbättring av affärsprocesser

Den här boken om Business Process Improvement berättar hur du implementerar kvalitetsförbättringstekniker i tjänstebranschen.

Den berättar allt du bör veta för att starta BPI direkt. Från den här resursen kan du också lära dig att skapa och träna team för BPI, förenkla processen, minska tid och spåra framsteg.

Verktygslåda för förbättring av affärsprocesser

Den här boken om Verktyg för förbättring av affärsprocesser ger dig en praktisk och omfattande inblick i att utveckla ett sammanhängande BPI-system.

Den diskuterar BPI-modellen med hjälp av prestationsmätning och introducerar dig för lämpliga verktyg. Dessutom kan du lära dig hur du använder dessa verktyg och få några mallar för implementering.

Slutord

Utan förbättring av affärsprocesser är det omöjligt att hålla sig i konkurrensen. Det låter dig ta reda på dina svagheter och ineffektiviteter så att du kan implementera nya metoder för att förbättra dem.

Här diskuterade vi hur affärsprocessförbättringsvärlden tillsammans med några användbara kurser och böcker för att lära sig det. När du har tillräcklig kunskap, börja göra de nödvändiga förbättringarna för att ta ditt företag till nästa nivå.

Du kan också lära dig om programvara för hantering av affärsprocesser.