Att ha en god förståelse för hur en (framtida) framgång för ett projekt ser ut nu bör alltid vara det yttersta målet för varje projekts kick-off.
En sak som säkert kan föra dig dit är en väldefinierad projektomfattning. Att skapa en sådan är dock inte en trivial aktivitet.
Projektets omfattning är inte bara en beskrivning av dina projektmål och milstolpar, en lista över leveranser, obligatoriska uppgifter att hantera, uppräknade nedbrutna kostnader, nödvändiga resurser eller fastställda deadlines att uppfylla.
Ofta beskriver den också specifikt vad projektet inte kommer att leverera. Detta kan låta lite knepigt, eftersom jag skulle hävda att ett projekt inte ska leverera utöver vad som är i omfattning. Hur som helst, vissa människor gillar att lyfta fram det bara för den personliga säkerhetens skull.
Det är dokumentation som anger avtalen mellan alla intressenter och förväntan är att alla kommer att referera till dem under hela projektets varaktighet. Så låt oss ta en titt på hur vi kan närma oss konstruktionen av ett sådant dokument.
Innehållsförteckning
Utveckla räckvidden
Innan något existerar måste du ha ett tillvägagångssätt för att generera en bra mängd idéer och innehåll som kommer att utgöra den potentiella framtida projektomfattningen. Det finns flera tekniker som du kan använda för det, och här är en lista över några av dem.
#1. Brainstorming
Det är en metod som är så gammal att alla förmodligen redan har hört talas om den, men ändå, att se en bra brainstorming, i verkligheten, är lika mycket av en överraskning som det var för 20 år sedan.
Avsikten är att samla en grupp intressenter och generera så många idéer som möjligt. Gå sedan igenom dem en gång till, finslipa det som är nödvändigt, prioritera resultaten och kom slutligen överens om den slutliga uppsättningen av uttalanden som utgör projektkrav.
Moderatorn för en sådan diskussion är en mycket viktig del av framgången, eftersom diskussionen alltid ska gå framåt och rätt mot målet samtidigt som idéfriheten bevaras.
Du kan också skapa fokusgrupper och göra i princip samma sak men med fler grupper av intressenter än bara en. Kanske har intressenterna få framstående kompetensområden, och då kan detta vara vettigt.
#2. Intervjuer
Ett annat tillvägagångssätt kan vara att sätta upp dedikerade en-till-en-sessioner där du intervjuar intressenter en efter varandra separat. Detta kan eliminera en del kaos på vägen, men det kräver också höga förväntningar från intervjuaren.
#3. Undersökningar
En mindre effektiv men ändå möjlig metod är att genomföra några detaljerade undersökningar med fördefinierade alternativ för svaren. Detta kommer att ta bort en god del av äkthet från intressenterna. Men hallå, du kanske känner till alternativen bättre än de gör, och då kommer det här att vara vettigt igen.
#4. Benchmarking
Du kan undersöka och samla in projektomfattningsresultat från flera liknande projekt som det du ska starta. Att sedan samla in bästa praxis och potentiella utmaningar kan förenkla hela processen. Du kommer inte heller att involvera något särskilt genombrott, men om det är ditt slutmål, så är det.
#5. Prototypframställning
Detta är en mycket intressant metod, som förmodligen inte används tillräckligt ofta. Det går runt att skapa en mockup av det slutliga projektet och identifiera kraven och till och med potentiella problem direkt från denna (redan funktionella) prototyp. Detta kommer att ge dig en känsla av information som du bokstavligen kan röra innan projektet ens startar.
#6. Work Breakdown Structure (WBS)
WBS är en gammaldags teknik för hur man strukturerar framtida uppgifter i projektet. Problemet med detta är att det kräver att du känner till och förutser alla uppgifter du behöver under projektet redan i början.
Naturligtvis är detta sällan fallet, så WBS uppdateras, omarbetas eller omarbetas under projektets gång. Så det tappar liksom sitt ursprungssyfte. Ändå är det ett giltigt sätt att definiera omfattningen av projektet genom att lista ner alla förväntade uppgifter som projektet kommer att göra.
Varför är projektets omfattning viktigt?
Projektets omfattning definierar projektets gränser och sätter förväntningar på vad projektet kommer att leverera. Här är några mer specifika skäl till varför projektets omfattning är viktig:
#1. Klarhet
En tydlig förståelse för hur leveransen ska se ut är väsentlig. Utan denna vision kan ingen tydligt säga hur det goda ska se ut.
#2. Sätta förväntningar
Omfattningen anger förväntningarna på teamet, intressenter och användare. Det tar bort eller (åtminstone) avsevärt minimerar framtida konflikter eller missförstånd. Den definierar vad man ska göra i en hörnsituation (som ingen antar kommer att hända, men naturligtvis kommer det att hända).
#3. Riktlinje
En bra projektomfattning kommer att definiera riktlinjerna för beslut. Det slutliga målet är att varje beslut ska överensstämma med projektmålen.
Riktlinjer kommer också att hjälpa projektet att hålla sig inom de ursprungliga gränserna och att inte expandera utanför dem.
#4. Resurshantering
Projektets omfattning hanterar resurser genom att identifiera de uppgifter och leveranser som krävs för att slutföra projektet. Detta bidrar i sin tur till att säkerställa lämplig resursallokering.
Komponenter i projektets omfattning
Nu när vi vet hur vi ska börja utveckla omfattningen och varför vi behöver det, är det viktigt att förstå vilka komponenter som en bra projektomfattning bör innehålla.
- De beskriver projektets övergripande mål och syfte och exakt vad projektet ska uppnå.
- Lista över dokument, tjänster eller kompletta produkter som är en del av det förväntade resultatet av projektet.
- Även om projektschemat är för en specifik tidsram, finns det viktiga tidshöjdpunkter eller kontrollpunkter i projektets tidslinje, som kommer att förklara rätt framsteg för hela projektet. Deras exakta definition säkerställer att om milstolparna uppnås så är projektet på rätt spår.
- Detta är en uttrycklig definition av vad som är inom räckvidden och vad som potentiellt är utanför räckvidden. Det är rättvist att inkludera i listan som inte omfattas av, särskilt de punkter som annars vissa av intressenterna skulle kunna anta att de verkligen fortfarande är inom omfattningen.
- Dokumentera eventuella antaganden som har gjorts om projektet. Dessa kan till exempel inkludera tidslinjer, milstolpar, budgetförutsägelser eller resursallokering under projektets period. Det kan också inkludera innehållsrelaterade antaganden om de specifika leveranserna.
- Om det finns några begränsningar som kan påverka projektets framsteg, lista dem här.
- Du ska identifiera eventuella risker som kan äventyra eller till stor del påverka projektet om de blir verkliga problem. Ännu viktigare är att definiera strategier för hur sådana risker kan mildra projektet.
- I det här avsnittet vill du identifiera alla nyckelintressenter som deltar i projektet tillsammans med deras roller och ansvar.
- Detta är ett kritiskt avsnitt som definierar när exakt leveransen anses vara framgångsrik eller komplett. Vad exakt måste uppfyllas för att markera projektet som avslutat?
Mall för att skapa projektomfattning
Att sammanföra allt kommer att bilda en mall för hur man framgångsrikt skapar en projektomfattning som kommer att definiera hela livslängden för ett projekt. Här är en steg-för-steg-metod för att skapa en beskrivning av projektets omfattning för ett program-, app- eller webbutvecklingsprojekt:
➡️ Definiera projektmålen med hjälp av en av utvecklingsteknikerna som beskrivs ovan. Börja med att definiera de övergripande målen och konvertera sedan till specifika krav. Detta bör innehålla en definition av vad programvaran eller webbplatsen ska uppnå som slutresultat.
➡️ Identifiera projektresultaten såsom produkter, dokument, tjänster eller någon viktig aktivitet under projektet som är föremål för måttet på framgång. Detta kan inkludera en lista över alla funktioner och funktioner i programvaran eller webbplatsen.
➡️ Definiera gränserna för projektet, inklusive vad som ingår och vad som inte ingår i projektets omfattning. Detta bör innehålla en tydlig beskrivning av projektets begränsningar och undantag.
➡️ Identifiera de projektantaganden som är giltiga för projektet, såsom antaganden om resurser, tidslinjer eller budgetar.
➡️ Definiera de projektbegränsningar som kan påverka projektet. Detta kan till och med inkludera liknande områden som antaganden, men denna gång ur begränsningssynpunkt (tänk om det eller det kommer att hända istället för vad som överenskommits tidigare).
➡️ Identifiera projektriskerna och strategierna för att övervinna dem. Risker är i princip ännu inte utvecklade problem, så det är bra att lösa dem innan de blir verkliga problem.
➡️ Lista ner projektets intressenter som är involverade i projektet, inklusive deras roller och ansvar.
➡️ Definiera kriterierna för projektacceptans som måste uppfyllas för att projektet ska anses vara komplett och framgångsrikt. Detta är i grunden en heltäckande beskrivning av vad det innebär att få ett framgångsrikt resultat för projektet.
Bästa metoder för att skapa en projektomfattning
Medan du följer den här mallen och konstruerar den perfekta omfattningen för ditt nästa projekt, är det alltid bra att överväga några erfarenheter från det förflutna.
I slutändan var det redan många projekt levererade, och med rätta; du kan anta att detta ämne redan är mycket utforskat, och varje ny projektdefinition måste därför bli en framgång.
Det är intressant att veta att detta faktiskt är långt ifrån sanningen. Ändå, även idag, finns det en enorm mängd projekt som inte är framgångsrika. Det kan finnas många anledningar till det, men en av dem är verkligen den svaga definitionen av projektets omfattning. Så här är några bästa metoder för att skapa en pålitlig projektomfattning.
#1. Involvera intressenterna
Involvera alla intressenter så tidigt som möjligt och så mycket som möjligt. Ju färre antaganden och ju mer verkliga fakta, desto bättre för projektet. Att lägga idéerna och önskemålen från nyckelintressenter åt sidan har potential att leda till betydande problem under projektets varaktighet.
De flesta av dem kommer att dyka upp under projektets acceptanskriterier, vilket är den sämsta tiden att åtgärda problemen inom projektets ursprungliga tidslinjer.
#2. Håll dig till mallarna och processerna
Ju mindre solida processer, desto mer acceptans av kaos och oförutsägbarhet. Processer kommer att ge projektet en struktur. Mallar kommer implicit att definiera formförväntningarna, och det är då mer sannolikt att leveranserna accepteras tidigare.
#3. Var specifik och mätbar
Använd ett välkänt språk som är bekant för alla intressenter. Kommunicera med specifika fakta, inte med känslor eller suddiga uttalanden. Formulera inte uttalandet på ett sådant sätt att det kan täcka någons rygg ifall något inte går enligt önskemål. Om formuleringen är öppen, ärlig och mätbar för alla delar är detta den bästa försäkran om en bra relation du kan få.
#4. Samarbetssätt
Varje gång ett beslut är nödvändigt, använd ett samarbetssätt. Involvera så många parter och intressenter som möjligt, även för att uttrycka sina ståndpunkter. Sedan kan du ta dem och överväga dem när du formulerar slutsatserna. Allas visioner och ståndpunkter är viktiga på ett eller annat sätt. Så sök förståelse innan intressenterna kan förstå dig.
#5. Granska och uppdatera ofta
Gör revideringar och uppdateringar av omfattningen så tidigt som möjligt inom projektets tidslinje. Ju senare sådana förändringar kommer på plats, desto svårare blir det att lösa de konsekvenser de kommer att medföra. Att vänta med de potentiella problemen för att se om de kommer att försvinna av sig själva visade sig aldrig vara rätt strategi, så gör precis tvärtom i alla tillämpliga situationer.
Fördelar med ett bra projektomfattning
Så du följde alla goda råd ovan, skapade en solid mall och processer, involverade alla intressenter och bildade en exakt strukturerad projektomfattning. Om du nu frågar vad som kommer att vara fördelarna med allt detta goda ansträngning och arbete, så här är några av de verkliga fördelarna som du kanske märker förr eller senare.
För det första kan du förvänta dig stora förbättringar i projektplaneringen. Eftersom du redan har investerat en hel del tid i planerna ändå (till exempel med WBS-definitionen), är du bättre förberedd för precis alla planeringsaktiviteter under projektets gång.
Du kanske också ser bättre kommunikation över hela spektrumet av parter och intressenter, inte bara inom ditt interna team. Enkelt uttryckt är alla på samma sida och har tydliga mål i åtanke, som är lika för alla. Om personerna beskriver framgången med samma ord, betyder det att du är synk inom portföljen.
Minskningen av oplanerade risker är en annan stor bieffekt av en bra projektomfattning. Ju mer ansträngning man lägger ner på definitionen av risker och deras begränsning inom projektets omfattning, desto mindre sannolikt är det att ett annat oväntat riskscenario inträffar. Du är också bättre positionerad för att dynamiskt utföra ändringarna i projektplanen om den aktuella situationen kräver det.
Sedan finns det en förbättring av resurshanteringen. En bra plan resulterar i optimal allokering av rätt personer för rätt faser av projekten. Detta är inte magi utan ett naturligt implicit resultat av god projektplanering.
En annan direkt bieffekt är att dina intressenter blir nöjda, och mätningen av nöjdhet kommer att nå höga siffror. Människor kommer att gilla att arbeta med projektet, och de kommer sannolikt att investera mer kreativ tid i projektet eftersom de bara kommer att känna att detta är rätt sak att göra. Det kommer att vara så vettigt. Uppenbarligen leder dålig definition av projektets omfattning direkt till åsikter som inte spelar någon roll eftersom det i alla fall inte fungerar bra.
Slutligen kommer dina projektresultat att öka i kvalitet. Resultaten är ett direkt resultat av de aktiviteter du utför under projektets tidslinje. Om aktiviteterna har en bra plan och beskrivning är det mycket mer sannolikt att resultaten kommer att följa ledningen.
Slutsats
Där har du det. En konkret plan för hur man ska närma sig skapandet av en projektomfattning. Uppenbarligen är det inte allt du behöver för att lyckas med den här uppgiften, men förhoppningsvis kommer det att ge dig en viktig vägledning som visar dig rätt väg.
Kolla sedan in de bästa projektchartermallarna för en smidig start på ditt projekt.