Inbox Zero är en bas i digitala produktivitetsråd. ”Acheving Inbox Zero” är kunskapsarbetarens motsvarighet till ”att nå upplysning.” Men Inbox Zero betyder inte att ha en tom inkorg – det handlar om att minska stressen med e-post.
Innehållsförteckning
Varför Inbox Zero Matters
Låt oss först ta itu med den andra delen av frågan: Varför ska du bry dig om vad Inbox Zero är?
Om du har något intresse av att tämja din inkorg eller mer allmänt av att vara effektiv och produktiv, är Inbox Zero något du behöver veta om. Inbox Zero är en stor sak som har funnits sedan 2006. Det har varit föremål för många presentationer och till och med böcker.
Att söka efter Inbox Zero ger tillbaka 108 miljoner sökresultat i Google, och det kommer att fortsätta att vara en av de kulturella prövostenarna för produktivitet under mycket lång tid framöver – även när det bleknar in och ut ur modet. Om du har något intresse alls för produktivitet är det värt att veta om. Och hej, det kan hjälpa dig!
Vad är Inbox Zero?
Inbox Zero är en produktivitetsfilosofi om att hantera en konstant, livslång ström av e-post. Det uttrycktes först av Merlin Mann på hans 43Folders-webbplats, som för närvarande (och förhoppningsvis tillfälligt) inte är tillgänglig men är speglad av Internet Archive. Inbox Zero var så populär att en separat sida – InboxZero.com – skapades för att hålla Manns Inbox Zero-artiklar. Den sidan är inte heller tillgänglig för närvarande men är det speglad på archive.org också.
Det finns tio artiklar i Inbox Zero-serien, varav de flesta handlar om tekniker för att hantera e-post effektivt. De är intressanta och användbara, och vi uppmuntrar dig att läsa dem om du inte har gjort det tidigare.
Men hjärtat i Inbox Zero är inte dessa praktiska tips. Det handlar inte ens om att ha noll mejl i inkorgen, trots namnet.
Inbox Zero handlar inte om att ha en tom inkorg
Om du antog att ”Inkorgen noll” innebar att du inte hade några e-postmeddelanden i din inkorg, oroa dig inte eftersom du inte är ensam. Vi sökte på webben efter ”Vad är Inbox Zero?” och hittade många webbplatser som säger att Inbox Zero handlar om att ha en tom inkorg.
De är alla felaktiga.
Hela poängen med Inbox Zero är att e-post är en aldrig sinande ström. En tom inkorg är alltid tillfälligt, så att göra en tom inkorg till ditt mål är ett dum ärende. Du är utlämnad till andra människor som skickar e-post till dig. Det enda säkra sättet att ha en tom inkorg är att blockera all e-post, vilket är funktionellt detsamma som att inte ha en inkorg alls.
Eller, för att hålla din inkorg på noll, kanske du måste titta på den som en hök och hantera varje e-postmeddelande så fort det kommer in.
Detta är orealistiskt.
Istället antar Inbox Zero-filosofin att din inkorg är en källa till stress. Inbox Zero försöker göra det mindre stressigt och ta upp så lite av ditt fokus som möjligt. Det är därför alla praktiska tips handlar om att göra det enklare att hantera din e-post och att automatisera saker.
Här är vad Merlin Manns Inbox Zero-webbplats – nu tyvärr offline men fortfarande tillgänglig i arkiverad form— sa om Inbox Zero:
Det handlar om hur du återtar din e-post, din uppmärksamhet och ditt liv. Den där ”nollan?” Det är inte hur många meddelanden som finns i din inkorg – det är hur mycket av din egen hjärna som finns i inkorgen. Speciellt när man inte vill att det ska vara det. Det är allt.
Återigen, Inbox Zero handlar inte om hur många meddelanden som finns i din inkorg. Det citatet är från Merlin Mann själv, och du kan inte bli mer auktoritativ än så.
Hur man uppnår Inbox Zero
I slutändan, som alla goda filosofier, är Inbox Zero en attityd och ett sinnestillstånd snarare än en uppsättning specifika handlingar. Det finns ingen speciell uppsättning steg för att uppnå Inbox Zero lika lite som det finns för att uppnå upplysning.
Därmed inte sagt att att följa de praktiska tipsen Mann ger dig för att hantera din post inte kommer att sluta med att du har en bokstavligen tom inkorg – långt ifrån! För de flesta är den minst stressande inkorgen en tom inkorg och mer kraft till dig om du har klarat det. Men imorgon kommer det post i den igen.
Mann föreslår praktiska åtgärder som att ställa in filter, använda standardsvar och flytta e-post till olika mappar som en del av en metod för att minska stressen som e-post kan orsaka. En tom inkorg är bara en potentiell bieffekt av denna metod, inte det slutliga målet.
Det yttersta målet är att din inkorg inte är en källa till stress.
Så om du någonsin hör folk säga att Inbox Zero är orealistiskt eller ouppnåeligt, kan du vara säker på att de inte har förstått det. Det handlar inte om att inte ha några mejl. Det handlar om att inte stressa av mejl.
Det är därför vi rekommenderar att du använder OHIO (Only Handle It Once) för att triage dina e-postmeddelanden. Istället för att fokusera på ett dunkelt mål med ”Inbox Zero” – något som ofta misstolkas – kommer bara att hantera e-postmeddelanden en gång att spara tid och stress. Genom att fokusera på OHIO kommer du närmare den faktiska filosofin för Inbox Zero.