Om du har använt verktyget för att städa brevlåde så har du sett knappen Autoarkivera, men du kan vara försiktig med hur det fungerar och vad det kommer att göra. Här är vad den gör och hur du kan använda den.
Om du klickar på AutoArchive-knappen kan en process svänga igenom alla mappar i Outlook och tillämpa alla AutoArchive-regler som du har ställt in (oroa dig inte, standard AutoArchive-regeln är att inte göra någonting, så du kan inte göra någon skada genom att klicka på knappen). Men om du vill flytta dina äldre föremål till ett arkiv där de är ur vägen, är AutoArchive hur du automatiserar processen. Låt oss gå igenom att installera och köra det.
Innehållsförteckning
Hur man aktiverar autoarkivering
Först måste du aktivera AutoArchive och välja dess inställningar. Gå till Arkiv > Alternativ > Avancerat och klicka sedan på knappen ”Inställningar för automatisk arkivering”.
Så länge alternativet ”Kör AutoArchive every” är avstängt (vilket är standard), kommer AutoArchive aldrig att köras.
När du aktiverar alternativet ”Kör autoarkivera varje” är alla alternativ nu tillgängliga.
Till skillnad från mapprensning, som har ett fönster med inställningar i filalternativ och sedan låter dig köra dessa inställningar mot vilken mapp du vill som en manuell uppgift, är inställningarna för automatisk arkivering som visas här standardinställningarna. Varje mapp som har AutoArchive aktiverat kan använda dessa standardinställningar, eller så kan du använda olika inställningar för olika mappar om du vill. Vi kommer att gå igenom hur man gör det senare, men för nu, låt oss titta på standardinställningarna.
Hur man ställer in AutoArchive
Det första att lägga märke till är att när AutoArchive väl är påslagen kommer det att köras var 14:e dag. Du kan ändra det med hjälp av upp- och nedpilarna eller genom att skriva in ett nummer, och du kan välja vilket värde som helst från 1 till 60 dagar. Du kan skriva in valfritt tvåsiffrigt tal, men om det är fler än 60 kommer Outlook att visa ett felmeddelande när du klickar på ”OK” och du måste ändra värdet innan du kan spara.
Nästa alternativ – ”Fråga innan AutoArchive körs” – ger dig valet att låta Outlook visa dig en prompt innan AutoArchive sker. Den här uppmaningen låter dig granska inställningarna eller avbryta körningen av AutoArchive om du vill.
Resten av inställningarna relaterar till vilka objekt som kommer att arkiveras och vad som händer under arkiveringsprocessen. Det första alternativet här – ”Ta bort utgångna objekt (endast e-postmapp)” – avser e-postmeddelanden som har ett utgångsdatum lagt till. Detta kommer inte att påverka uppgifter eller händelser, även om du aktiverar AutoArchive för dessa mappar.
Resten av inställningarna gäller alla objekt, inte bara e-post. Detta innebär kalenderhändelser, uppgifter, anteckningar och journalanteckningar.
Förutsatt att du lämnar ”Arkivera eller ta bort gamla objekt” påslaget, är standardinställningarna att Outlook flyttar objekt som är äldre än 6 månader till en ny, separat .pst-fil med namnet Arkiv (som standard), och gör detta synligt i navigeringsfönstret i Outlook så att du kan komma åt de arkiverade objekten när du vill. Du kan ändra värdet ”Rensa ut objekt som är äldre än” till allt från 1 dag till 60 månader, välja en annan .pst-fil att arkivera objekten i eller välja ”Ta bort gamla objekt permanent.”
Varnas för att denna radering går förbi mappen Borttagna objekt och dina objekt kommer att raderas helt från Outlook. Du kanske fortfarande kan komma åt den på din e-postserver, beroende på dina inställningar, men du bör inte lita på detta. Välj bara det här alternativet om du vill ta bort objekten för alltid.
När du klickar på ”OK” kommer AutoArchive att aktiveras. Det kommer att köras i linje med värdet ”Kör autoarkivera varje” som du har valt (var 14:e dag som standard), från och med idag. Så när du väl slår på den bör du förvänta dig att den kör ganska snabbt. I våra tester tog det mindre än tio minuter mellan att slå på den och att vi fick meddelandet om att AutoArchive skulle köras. AutoArchive körs bara som standard på ett fåtal mappar, så om du vill att det ska köras på specifika mappar – eller om du vill anpassa hur det körs på olika mappar – fortsätt läsa.
Hur man aktiverar och anpassar autoarkivering för olika mappar
När du aktiverar AutoArchive körs den bara som standard mot följande mappar:
Skickade föremål
Raderade föremål
Kalender
Uppgifter
Om du vill att den ska köras på någon annan mapp måste du aktivera den för varje mapp (eller stänga av den på någon av de fyra mapparna som du inte vill att den ska köras mot). Gör detta genom att högerklicka på mappen i navigeringsfönstret och klicka på ”Egenskaper”.
Du kan också komma åt mappegenskaper genom att välja Mapp > Mappegenskaper i menyfliksområdet. (För mappar som Kalender och Uppgifter som inte visas i navigeringsfönstret är detta det enda sättet att komma åt mappegenskaperna.) Det finns också möjligheten att gå direkt till AutoArchive Settings, vilket sparar dig ett steg när du återfinns i mappens egenskaper.
I fönstret Mappegenskaper klickar du på fliken Autoarkiv för att komma åt inställningarna för den mappen.
För de flesta mappar är inställningen ”Arkivera inte objekt i den här mappen” på som standard. Detta innebär att när AutoArchive-processen körs kommer mappen att ignoreras och inga objekt i den kommer att arkiveras. Om du vill att mappen ska inkluderas, slå på alternativet ”Arkivera objekt i den här mappen med standardinställningarna”.
Alternativt, om du vill att autoarkiveringsinställningarna för den här mappen ska skilja sig från standardinställningarna, slå på ”Arkivera den här mappen med dessa inställningar” och ändra inställningarna efter dina önskemål.
Om du vid något tillfälle vill återställa alla mappar för att använda standardinställningarna kan du gå tillbaka till Arkiv > Alternativ > Avancerat > Autoarkiveringsinställningar och klicka på knappen ”Använd dessa inställningar på alla mappar nu”. Det kommer att ändra alla mappar som har ”Arkivera den här mappen med de här inställningarna” påslagen så att ”Arkivera objekt i den här mappen med standardinställningarna” är aktiverat istället.
När du väl har fått standardinställningarna för AutoArchive, och inställningarna per mapp, konfigurerade som du vill, kan du låta processen arbeta tyst i bakgrunden, frigöra utrymme för dig och förhindra att dina mappar blir för uppsvällda.