Att organisera sin tid kan vara en utmaning. Det krävs stor självdisciplin för att vara produktiv varje dag, och många saknar den motivation som behövs. Detta har lett till att människor söker olika lösningar, både digitala och analoga, för att hantera dessa problem.
Även stora företag har försökt svara på denna ständiga fråga. Google Kalender är ett sådant svar. Denna webbaserade applikation har genomgått många förändringar, vilket väcker frågan om hur användare kan dela sina kalendrar år 2021. Det är detta vi kommer att förklara.
Dela din kalender med andra Google-användare
Google Kalender erbjuder möjligheten att dela din kalender med specifika personer. Förutsättningen är att de också använder Google-konton, och funktionen är endast tillgänglig via en dator. Så här ger du dem tillgång till din kalender:
- Öppna Google Kalender genom att gå till https://calendar.google.com. Alternativt, om du redan använder en annan Google-applikation, kan du komma åt kalendern via Google Apps-menyn i det övre högra hörnet.
- I din Google Kalender finner du en lista över kalendrar under rubriken ”Mina kalendrar” till vänster. Håll muspekaren över den kalender du vill dela. Tre punkter kommer att visas bredvid. Klicka på dessa.
- I menyn som dyker upp, välj ”Inställningar och delning”.
- Du kommer nu till inställningsmenyn. Leta efter alternativet ”Dela med specifika personer”. Du kan antingen scrolla ner eller använda sidomenyn till vänster för att hitta det.
- När du har hittat alternativet, klicka på knappen ”Lägg till personer”.
- Ett popupfönster med titeln ”Dela med specifika personer” visas. Du behöver ange e-postadress eller namn direkt, samtidigt som systemet föreslår kontakter som du tidigare haft utbyte med. Google identifierar enbart namn på användare som har aktiverat Kalender i sitt Google-konto.
- Efter att ha valt de kontakter du vill dela kalendern med, ställer du in behörighetsnivå genom att ändra inställningen ”Behörigheter”. ”Se endast ledig/upptagen (dölj detaljer)” ger mottagaren insyn i din tillgänglighet, utan detaljer om specifika händelser. ”Se alla händelsedetaljer” ger full insyn i alla händelser, men utan redigeringsmöjligheter. ”Gör ändringar i händelser” tillåter redigering av alla händelser, men inte delning. ”Gör ändringar och hantera delning” ger nästan fullständig kontroll över kalendern, inklusive möjligheten att dela. Notera: dessa inställningar kan anpassas individuellt för varje person och ändras vid behov.
- Klicka på den blå ”Skicka”-knappen i fönstrets nedre högra hörn. Fönstret stängs och du återgår till kalenderinställningarna. De inbjudna personerna kommer också att läggas till i listan över de som kan se eller har tillgång till din kalender.
Om du använder Google-grupper, kan du även dela din Google-kalender med hela gruppen. Det enda du behöver göra är att ange gruppens e-postadress i fönstret ”Dela med specifika personer”.
För att avbryta delningen av en kalender med en person eller grupp, klicka på ”X”-knappen bredvid deras namn.
Dela din kalender med personer utan Google Kalender
För att dela din kalender med personer som inte använder Google Kalender, måste du göra din kalender offentlig och dela en länk med dem. Följ stegen nedan för att göra detta efter att du gått in i dina kalenderinställningar på samma sätt som tidigare:
- Under kalenderinställningarna, hitta alternativet ”Åtkomstbehörigheter”. Du kan antingen scrolla ner eller använda sidomenyn till vänster för snabbare åtkomst.
- Du behöver först göra kalendern offentligt tillgänglig. Klicka i kryssrutan bredvid alternativet ”Gör tillgänglig för allmänheten”.
- Google kommer att varna dig om att alla kan se dina kalenderhändelser samt hitta din kalender via Google-sökningar. Om du godkänner detta, klicka på ”OK”.
- Din kalender är nu delad publikt, men det har i sig inte så stor betydelse. Du behöver skicka en länk till de personer som inte använder Google Kalender. För att få länken, klicka på knappen ”Hämta delbar länk” under alternativet du just har använt.
- En kalenderlänk samt en ”Kopiera länk”-knapp visas. Klicka på knappen för att kopiera länken. Ett meddelande som bekräftar att länken har kopierats till urklipp kommer att visas längst ner på skärmen.
För att sluta dela din kalender offentligt, avmarkera kryssrutan ”Gör tillgänglig för allmänheten”.
Hantera Inbjudningar
En annan användbar funktion med delade kalendrar är hantering av inbjudningar. När du delar en kalender med personer som har behörighet att se händelseinformation, kan du bestämma hur deras inbjudningar ska hanteras.
Med standardalternativet ”Lägg till alla inbjudningar automatiskt i den här kalendern” blir alla inbjudningar till nya händelser synliga, även om de sammanfaller i tid. Om du istället väljer ”Acceptera automatiskt inbjudningar som inte står i konflikt”, kommer endast händelser som inte krockar med befintliga bokningar att accepteras.
Schemaläggning
Att dela din Google-kalender kan vara till stor hjälp för att visa din tillgänglighet, både för vänner och i arbetssammanhang. Förhoppningsvis vet du nu hur du går tillväga.
Vad tycker du om att dela din kalender med andra? Om du redan delar den, hur hjälper det dig med din tidsplanering? Låt oss veta i kommentarerna nedan.